淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

王靖怡

摘 要：近年來(lái)，在新形勢(shì)發(fā)展背景下，各個(gè)行業(yè)對(duì)檔案管理工作提出了更高要求，要求必須實(shí)現(xiàn)規(guī)范化?；诖?，本文以檔案管理規(guī)范化為重點(diǎn)，從研究意義及存在問(wèn)題入手，深入分析檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)施策略，對(duì)企事業(yè)單位今后的發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；策略

一直以來(lái)，由于零散檔案具有雜、亂、多、無(wú)序等特征，使得檔案管理工作極為復(fù)雜。檔案管理不僅負(fù)責(zé)工作劃分，還包括檔案的實(shí)體管理和信息管理，從而能夠?yàn)楦餍懈鳂I(yè)及社會(huì)帶來(lái)更好的服務(wù)，整合有效的檔案信息，因此，檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)一定要統(tǒng)一，具有規(guī)范化。再加上新形勢(shì)下對(duì)檔案管理的要求，我們更要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，積極采用先進(jìn)的信息技術(shù)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，為各行業(yè)今后工作的開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

1 檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的意義

（一）檔案管理規(guī)范化與檔案管理工作要求一致

在目前政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷改變的前提下，各個(gè)行業(yè)的運(yùn)營(yíng)環(huán)境也發(fā)生了一定的變化，如果有關(guān)工作不能適應(yīng)，將會(huì)阻礙各個(gè)行業(yè)的有效發(fā)展。作為單位記錄發(fā)展資料的重要手段，檔案管理工作認(rèn)真記錄著它們的發(fā)展歷程，為單位今后的發(fā)展提供了相應(yīng)的借鑒和保障，所以，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，各單位才能更明確自身發(fā)展方向，有利于今后的長(zhǎng)期發(fā)展。

（二）檔案管理規(guī)范化體現(xiàn)企事業(yè)單位自身管理水平

檔案管理工作是每個(gè)單位都要充分了解并認(rèn)真執(zhí)行的工作，不管各行業(yè)規(guī)模是大是小，務(wù)必要重視檔案管理工作，這樣不僅有利于實(shí)現(xiàn)本單位的規(guī)范化發(fā)展，對(duì)于其核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升也具有重要意義。實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理工作的規(guī)范化，對(duì)于工作中出現(xiàn)的失誤能夠有效避免，同時(shí)促進(jìn)本單位向著規(guī)范化的方向不斷發(fā)展，進(jìn)而提升本單位工作的高效性。除此之外，檔案管理工作與單位其他工作之間的關(guān)系非常密切，管理工作的完善程度甚至決定著部門的未來(lái)形象，充分體現(xiàn)了單位自身管理水平。

（三）檔案管理規(guī)范化有利于企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展

在企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，有效的管理方案具有非常重要的作用，其中起到關(guān)鍵性作用就是檔案管理工作。檔案管理工作的實(shí)質(zhì)不僅僅是表面的分類和管理，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，積累之前的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為后期的工作發(fā)展提供有效建議。一般情況下，任何一個(gè)單位都不可能一直一帆風(fēng)順，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，能夠使單位在汲取先前經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，以自身的實(shí)際情況為前提，實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。

2 檔案管理工作規(guī)范性原則

對(duì)于檔案信息管理來(lái)講，對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展具有重要作用，需要不斷提升其管理規(guī)范性。在提升管理規(guī)范性方面，一定要堅(jiān)持相關(guān)的檔案管理工作原則。檔案管理工作，需要對(duì)檔案資料以及數(shù)據(jù)等進(jìn)行收集，及時(shí)將檔案資料歸類整理，同時(shí)按照檔案信息以及數(shù)字等的不同對(duì)檔案進(jìn)行分類，及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行封存，同時(shí)檢查審計(jì)，保證檔案資料統(tǒng)計(jì)期間的準(zhǔn)確性，為檔案資料提供合理利用的途徑。這些工作對(duì)于企業(yè)以及社會(huì)至關(guān)重要，同時(shí)也是文化發(fā)展力量提升的重要?jiǎng)恿ΑＲ虼嗽跈n案管理中，需要堅(jiān)持做到以下幾方面的原則。

首先是管理的標(biāo)準(zhǔn)性原則。因?yàn)樵跈n案管理中，包含很多檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度，同時(shí)當(dāng)前檔案管理已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理模式，這期間需要很多專業(yè)的檔案管理制度，不管是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還是檔案管理制度，都需要標(biāo)準(zhǔn)性原則作為約束，保證標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才能更好的指導(dǎo)檔案管理工作的開展。尤其是對(duì)于基礎(chǔ)檔案管理來(lái)講，其檔案管理的過(guò)程必須遵循相關(guān)檔案管理基礎(chǔ)規(guī)章制度，當(dāng)前檔案管理中的各種電子技術(shù)需要專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行操作，所以不斷創(chuàng)新這方面的電子技術(shù)形式，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合檔案管理科學(xué)合理要求，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

其次是簡(jiǎn)潔性原則。簡(jiǎn)潔性原則主要是針對(duì)檔案管理信息的歸類、整理等項(xiàng)目，檔案管理中包含各種類型的檔案形式，其中的信息更是紛繁復(fù)雜，加上檔案管理中還包含非常多的檔案數(shù)據(jù)，所以需要根據(jù)檔案管理內(nèi)容的不同對(duì)其進(jìn)行科學(xué)歸類，這就需要遵循檔案管理簡(jiǎn)潔性原則，簡(jiǎn)化檔案管理中比較復(fù)雜的內(nèi)容，比如說(shuō)將檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)歸類，檔案歸檔期間及時(shí)編號(hào)等，都是遵守簡(jiǎn)潔性原則開展檔案管理工作。

再者是統(tǒng)一性原則。檔案管理必須遵循統(tǒng)一性原則，針對(duì)檔案管理目標(biāo)一定要設(shè)立統(tǒng)一的管理目標(biāo)，并且不同類別的檔案管理需要科學(xué)對(duì)其進(jìn)行歸類，嚴(yán)格遵循歸類要求，遵守相統(tǒng)一的管理規(guī)范。同時(shí)檔案相同類型的內(nèi)容需要選擇相同的管理手段。對(duì)于檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)完善，總之，檔案管理統(tǒng)一性原則要求，檔案管理模式以及管理手段需要保證統(tǒng)一性。

最后是通用性原則以及最優(yōu)化原則。通用性原則主要針對(duì)檔案管理中存在很多的重復(fù)管理內(nèi)容，對(duì)于這些重復(fù)管理內(nèi)容來(lái)講，需要對(duì)其應(yīng)用通用性的管理方式科學(xué)管理。比如說(shuō)檔案管理中的檔案編號(hào)或者文書立卷等，都需要通用的程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。所謂最優(yōu)化，主要是針對(duì)檔案管理方法以及管理模式的不斷探索，積極采用現(xiàn)代化檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)各方面管理的最優(yōu)化。建立最強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)，不斷提升檔案管理人員的管理意識(shí)，保證檔案管理人員能夠堅(jiān)持做到負(fù)責(zé)任、高服務(wù)。

3 檔案管理工作規(guī)范化的現(xiàn)狀

（一）忽視檔案管理規(guī)范化

近些年，我國(guó)各個(gè)行業(yè)一直處于快速發(fā)展和改革階段，各單位領(lǐng)導(dǎo)比較注重工作人員的專業(yè)技術(shù)和水平，對(duì)于檔案管理工作中的設(shè)備與現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)是否符合也較為重視，卻忽視檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。面對(duì)這種情況，會(huì)缺少相應(yīng)的管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作規(guī)范化遲緩，甚至?xí)?duì)本單位理工作造成嚴(yán)重影響，不利于本單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案管理工作制度亟待完善

檔案管理工作制度不夠完善也是一個(gè)比較突出的問(wèn)題，需要重點(diǎn)解決。一般情況下，很少有單位會(huì)單獨(dú)為實(shí)現(xiàn)有效的檔案資料管理而制定相應(yīng)的管理制度，所以也就不能更好的監(jiān)督、控制管理工作。同時(shí)，一部分單位的管理人員沒(méi)有安排專門人員進(jìn)行檔案資料的管理，這必然會(huì)對(duì)檔案資料管理的水平造成嚴(yán)重影響，甚至?xí)霈F(xiàn)信息外露的現(xiàn)象。endprint

（三）無(wú)法發(fā)揮信息化技術(shù)效用

自從邁入21世紀(jì)以來(lái)，我們便進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)，在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)都得到了非常廣泛的應(yīng)用，而且取得了較為明顯的效果。但是，對(duì)于檔案管理工作而言，在時(shí)代發(fā)展的需求下，雖然應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，而應(yīng)用效應(yīng)卻不是十分顯著，沒(méi)有在單位發(fā)展情況和檔案管理工作需求的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的建立，這不僅對(duì)檔案管理水平造成了影響，也忽視了管理工作的安全性和高效性，嚴(yán)重違背了單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展需求。

（四）工作人員素質(zhì)有待提升

工作人員是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展的核心所在，如果工作人員素質(zhì)較低，那么必將會(huì)影響檔案管理工作的效率。在以往的工作過(guò)程中，大部分人都認(rèn)為檔案管理工作非常簡(jiǎn)單，只需要對(duì)各種檔案信息資料進(jìn)行收集、匯總，不必安排專門人員予以管理。該種思想直接影響著檔案管理工作的效果，而且也會(huì)間接表明工作人員的素質(zhì)需要提升。對(duì)于各行業(yè)中大部分管理人員來(lái)說(shuō)，在應(yīng)聘時(shí)十分簡(jiǎn)單，沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的選拔，在這種情況下，后期工作過(guò)程中難免會(huì)產(chǎn)生一些不良后果，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。在面臨這種人員問(wèn)題時(shí)，檔案管理負(fù)責(zé)人員一定要高度重視，從而采取相應(yīng)的措施提升工作人員綜合素質(zhì)。

4 新形勢(shì)下檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的策略

（一）重視檔案管理規(guī)范化

態(tài)度是開展一切工作的關(guān)鍵點(diǎn)，如果想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員及工作人員一定要對(duì)檔案工作加強(qiáng)重視，讓各行各業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)識(shí)到提高檔案管理水平、實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重要性，只有這樣，才能在企事業(yè)發(fā)展過(guò)程中規(guī)范檔案管理工作。尤其是針對(duì)檔案資源開發(fā)和利用，應(yīng)該在規(guī)定章程下進(jìn)行，確保檔案信息的安全性和合理性。另外，檔案管理工作中的具體流程可以分配到個(gè)人，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作嚴(yán)謹(jǐn)性。在新形勢(shì)背景下，經(jīng)濟(jì)全球化以及國(guó)內(nèi)市場(chǎng)對(duì)外開放的力度不斷加大，各個(gè)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)變得越來(lái)越激烈，作為一個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理在提高本單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和提升資源利用率中的重要作用，特別是人力資源使用效率所造成的影響，只有不斷提高檔案管理工作水平，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）建立健全檔案管理體系

建立完善的檔案管理制度及體系，對(duì)于優(yōu)化檔案管理工作十分必要，只有建立健全的檔案管理體系及與之配套的規(guī)章制度，才能引導(dǎo)檔案管理工作一個(gè)向正確的方向進(jìn)步。為了不斷完善檔案管理體系，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在國(guó)家相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上構(gòu)建完善適合本單位的檔案管理制度，同時(shí)確保將其應(yīng)用在在檔案整理和保存過(guò)程中，而且盡量做到在檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有明確的制度，明確的工作人員的職能，在具體工作開展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理體系的構(gòu)建效用在新形勢(shì)下體現(xiàn)的較為明顯，為了防止檔案管理工作在落實(shí)時(shí)出現(xiàn)一些問(wèn)題，可以充分完善管理體系，達(dá)到提高工作效率的目的。除此之外，基于經(jīng)濟(jì)、社會(huì)以及技術(shù)正在快速發(fā)展，檔案管理體系也應(yīng)該及時(shí)更新，并以當(dāng)前的實(shí)際情況為前提進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮屯晟疲瑥亩嵘龣n案管理工作的效率，充分滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。

（三）應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

在新形勢(shì)背景下，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，首要的就是充分發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。在這種情況下，各行各業(yè)應(yīng)該建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，并在構(gòu)建過(guò)程中結(jié)合各企事業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)及運(yùn)營(yíng)需求，在充分借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行不斷研究和探索，從而完成一個(gè)以檔案管理需求為主的信息管理系統(tǒng)。構(gòu)建過(guò)程中一定不能投機(jī)取巧，如果只注重外表而忽視實(shí)際內(nèi)容，不但會(huì)違背管理工作的實(shí)際要求，還會(huì)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)施造成嚴(yán)重影響。

目前，檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)應(yīng)該從以下幾點(diǎn)入手：① 檔案資料收集規(guī)范化，所有的檔案資料應(yīng)該采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋進(jìn)行包裝，而且在調(diào)用檔案時(shí)，需要出示相應(yīng)的證件。② 檔案資料匯總規(guī)范化，安排專業(yè)人員通過(guò)編碼的方式進(jìn)行檔案資料的匯總和整理，使檔案變得更加有序，在查找檔案時(shí)能夠非常順利，有效降低了工作人員的工作強(qiáng)度。③ 檔案資料儲(chǔ)存規(guī)范化，對(duì)于紙質(zhì)檔案資料應(yīng)該注重除灰、通風(fēng)等處理工作的進(jìn)行，適當(dāng)降低室內(nèi)的空氣濕度，定期給予一定的光照，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)久保存。④ 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使管理人員充分掌握現(xiàn)代化管理模式，領(lǐng)悟現(xiàn)代化檔案管理的方法、理念等，促進(jìn)檔案管理工作能夠更加順利的開展。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

對(duì)于檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，需要有高素質(zhì)工作人員作基礎(chǔ)，也就是說(shuō)，工作人員素質(zhì)決定著檔案管理水平。檔案管理工作人員應(yīng)該確保自身素質(zhì)與實(shí)際工作需求相適應(yīng)，只有符合這一點(diǎn)才能真正提升檔案管理工作的水平。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和實(shí)際能力可以采取以下措施進(jìn)行提升：首先對(duì)于檔案管理工作人員的招聘進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證通過(guò)應(yīng)聘的人員都具有相應(yīng)的基本能力，不但要懂得檔案管理工作的基本知識(shí)，還應(yīng)該在最大程度上滿足檔案管理工作對(duì)其他方面的需求，如檔案管理手段就是一項(xiàng)必須掌握的能力；其次開展一些類似于宣講的教育活動(dòng)，讓檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要性，產(chǎn)生較強(qiáng)的危機(jī)意識(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)；最后要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由于檔案管理工作時(shí)刻發(fā)生著變化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，一定要充分掌握各種管理手段，所以說(shuō)，定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高工作人員業(yè)務(wù)能力和管理水平最關(guān)鍵的舉措，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（五）科學(xué)規(guī)范檔案管理工作

檔案的科學(xué)合理應(yīng)用在掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)律確立企事業(yè)發(fā)展方向等方面具有十分重要的意義，而檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)是為了向社會(huì)及國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更好的服務(wù)。檔案的應(yīng)用是體現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵手段，做好檔案開發(fā)和利用工作是體現(xiàn)檔案管理人員自身價(jià)值的手段，目前，檔案的開發(fā)利用已經(jīng)成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的核心資源，所以檔案信息資源的共享也就顯得十分重要。作為一名檔案管理人員，不僅要高度重視檔案資料搜集等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，還要認(rèn)真做好檔案的檢索、編目、編碼等工作，在企事業(yè)自身特點(diǎn)和實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，采用適當(dāng)?shù)臋z索工具，構(gòu)建完善的檢索體系。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管，在應(yīng)用檔案的過(guò)程中，針對(duì)一些比較特殊的檔案應(yīng)該專門保管，只提供復(fù)制件進(jìn)行應(yīng)用，原始材料一概不外借，在確保資料安全、隱秘的情況下交由管理人員特殊保管，實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整性和安全性。檔案庫(kù)房的設(shè)施建設(shè)也要提上日程，只有這樣才能防止外界條件給檔案帶來(lái)不必要的損壞。在社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)該大力尋找檔案管理新方法，提升檔案應(yīng)用水平，在創(chuàng)造效益的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，對(duì)各個(gè)行業(yè)中的工作都做出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理并達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求，就必須要高度重視檔案管理工作，注重先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高或聘用高素質(zhì)工作人員，構(gòu)建完善的檔案管理體系，掌控檔案管理工作的質(zhì)量。

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