淺析社區(qū)檔案管理工作中的難點(diǎn)及對(duì)策

陳夢(mèng)

【摘要】對(duì)社區(qū)檔案的管理是為了更好地為社區(qū)居民提供服務(wù)，是營(yíng)造一個(gè)溫馨、和諧社區(qū)的重要前提。所以要科學(xué)合理地進(jìn)行社區(qū)檔案管理工作，將工作中的難點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步研究分析，根據(jù)社區(qū)的實(shí)際情況找出相應(yīng)的對(duì)策，更好地管理社區(qū)檔案資料。

【關(guān)鍵詞】社區(qū)檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

引言

實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案管理是為了更好地對(duì)社區(qū)進(jìn)行管理，保證社區(qū)發(fā)展井然有序。在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，社區(qū)檔案管理是時(shí)代發(fā)展的基本要求，檔案管理的重要性也受到了政府重視，不過當(dāng)前社區(qū)檔案管理工作中還存在著一些難點(diǎn)需要解決，所以在對(duì)檔案管理過程中要根據(jù)社區(qū)的實(shí)際情感制定相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、社區(qū)檔案管理的內(nèi)涵

社區(qū)檔案信息資源也屬于整個(gè)社會(huì)信息中的一部分，同時(shí)它與各個(gè)城市的社區(qū)之間的信息也是緊密相連的，政府可以了解到每個(gè)社區(qū)的信息，并且社區(qū)的檔案信息是一個(gè)社區(qū)生產(chǎn)力以及發(fā)展?fàn)顩r的體現(xiàn)。社區(qū)的相關(guān)信息是有專門人員進(jìn)行管理，將獲取到的信息進(jìn)行管理與分析，最終使其成為信息資源，將人力管理充分應(yīng)用到社區(qū)檔案信息資源的形成與發(fā)展中，讓信息資源更好的反映社區(qū)的整體發(fā)展?fàn)顩r。由于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展，信息資源共享已經(jīng)成為不可或缺的一部分，并且科技技術(shù)在社區(qū)信息管理中發(fā)揮重要作用，是使檔案信息達(dá)到最完整狀態(tài)的步驟。而社區(qū)檔案信息的管理主要是以圖件文本為主向、以電子檔案信息為主的形式呈現(xiàn)，不過這樣的方式進(jìn)行管理是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過程，需要跟隨時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步而發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率最優(yōu)化。

二、社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)與問題

1.社區(qū)檔案意識(shí)薄弱，檔案管理責(zé)任沒有落實(shí)。社區(qū)管理起來事情還是比較繁多，一些社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)往往都是忙于其他一些繁雜的工作，或是精力都用在了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行視察、相關(guān)的考核等任務(wù)上，就沒有過多的時(shí)間進(jìn)行對(duì)社區(qū)檔案信息檢查與管理，這樣就容易造成一系列問題：一是負(fù)責(zé)管理社區(qū)檔案信息的人員只會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查時(shí)開始準(zhǔn)備資料，每次的檔案信息都是保存在活頁(yè)冊(cè)里，沒有裝訂成冊(cè)，這樣就容易遺失部分的信息，對(duì)于檔案的管理會(huì)造成一系列不必要的麻煩；二是沒有將對(duì)檔案信息的考核納入到社區(qū)管理的相關(guān)規(guī)章制度中，這樣就讓檔案資料負(fù)責(zé)有機(jī)可乘、趁機(jī)偷懶，并且各崗位的工作人員就會(huì)各做各的，相互之間的聯(lián)系減少，那么檔案難以形成系統(tǒng)化的管理，以及檔案信息也會(huì)不完整。

2.檔案基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，“缺檔斷檔”嚴(yán)重。由于社區(qū)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案信息管理不夠重視以及相關(guān)的條件不足，沒能為檔案信息管理與保存制定一個(gè)單獨(dú)的辦公室或保管室，這樣檔案信息就與其他信息資料一同堆放，而且現(xiàn)在大多數(shù)社區(qū)是由原來的幾個(gè)小社區(qū)組合而成，在組合過程中需要不斷的搬家，一些檔案資料就直接裝箱堆在倉(cāng)庫(kù)，幾乎無人過問，這樣就會(huì)造成檔案信息的缺失，甚至導(dǎo)致社區(qū)的組合會(huì)導(dǎo)致檔案信息的對(duì)接不上，使社區(qū)工作中缺乏優(yōu)質(zhì)的信息資源以提高更優(yōu)化的服務(wù)。

3.檔案員的業(yè)務(wù)水平低，工作穩(wěn)定性差。社區(qū)的工作一般都是比較繁雜，涉及的面比較廣，并且社區(qū)工作人員較少，每個(gè)人的工作量就比較大，經(jīng)常是身兼數(shù)職，而社區(qū)中對(duì)于人員的管理也是相當(dāng)嚴(yán)格，一般三年左右就需要對(duì)人員進(jìn)行更換，造成了人員崗位上的變動(dòng)較大，并且會(huì)造成檔案管理崗位上的人員的素質(zhì)偏低，沒有專業(yè)的檔案管理技能，對(duì)于檔案管理電子技術(shù)也不太熟悉，就會(huì)造成檔案管理的不穩(wěn)定性以及管理的不科學(xué)性。

4.信息安全防護(hù)不到位

隨著經(jīng)濟(jì)科技的快速發(fā)展，信息資源雖然是共享，但是會(huì)比較容易遭到不法分子的侵襲，將信息用在不正當(dāng)?shù)男袨樯?，這對(duì)于國(guó)家的信息安全也造成了較大的威脅與損害，信息安全問題也成為了社區(qū)檔案信息管理中的難點(diǎn)問題。目前我國(guó)在信息安全問題上還存在較大的不足。雖然國(guó)家從其他國(guó)家引進(jìn)先進(jìn)的信息保護(hù)措施與方案，但對(duì)于社區(qū)檔案信息安全管理的作用不大，所以目前社區(qū)檔案信息管理還存在較大問題。

三、針對(duì)社區(qū)檔案管理工作難題提出的對(duì)策

1.加強(qiáng)《檔案法》的宣傳力度，增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)。一些問題的存在主要還是大多數(shù)社區(qū)工作者對(duì)檔案信息管理的不重視，以及沒有嚴(yán)格遵守《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，所以需要大力的宣傳《檔案法》，盡量做到每個(gè)社區(qū)工作人員能過清楚了解，并在工作中能嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求進(jìn)行工作。在實(shí)施過程中可以通過板報(bào)、標(biāo)語(yǔ)、試卷考核等方式將檔案管理意識(shí)加強(qiáng)在負(fù)責(zé)人員心中。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視，是開展社區(qū)檔案工作的保障。社區(qū)檔案管理工作的不到位，主要還是社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的不重視并且在沒有起到監(jiān)督管理的作用。社區(qū)檔案信息工作要想做好，就需要社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持與監(jiān)督，在這個(gè)工程中，社區(qū)檔案管理部門要主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通與交流，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社區(qū)的管理給予重視，這樣在人力、物力等上領(lǐng)導(dǎo)就能給予大力的幫助，更有助于社區(qū)檔案信息以及其他方面的管理。

3.建立與完善檔案管理制度，是管理好社區(qū)檔案信息的基礎(chǔ)。沒有一個(gè)優(yōu)秀且嚴(yán)格的檔案信息管理制度，檔案信息管理人員就會(huì)存在偷懶的現(xiàn)象，社區(qū)檔案管理工作也就不會(huì)有好的成效，所以需要制定完善的檔案管理制度，在進(jìn)行工作中嚴(yán)格按照制度進(jìn)行。當(dāng)檔案收集好后，對(duì)檔案資料的整理與管理就需要建立一套管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)人員的崗位也要有嚴(yán)格的劃分，每個(gè)人就各司其職，做好工作。

4.確保信息安全。信息安全是社區(qū)檔案信息管理中的重要部分，雖然社區(qū)檔案信息可以在各城市的社區(qū)與各級(jí)政府間共享，但是還是需要將信息安全工作做好，不能讓不法分子獲取到他們所需的信息，然后用到不正當(dāng)?shù)男袨樯?。在保護(hù)信息安全的過程中，應(yīng)該進(jìn)行一體化建設(shè)，既要讓信息在相關(guān)部門進(jìn)行共享，又要保證信息的絕對(duì)安全，然后要強(qiáng)化社區(qū)檔案信息工作的安全性，要制定嚴(yán)格的信息安全保障措施以及管理制度。

結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科技發(fā)展越來越迅速，這一方面對(duì)社區(qū)檔案管理提供了方便，同時(shí)也給檔案管理工作中的信息不安全性造成影響，并且社區(qū)檔案信息的管理對(duì)于社區(qū)的發(fā)展也是十分重要，同時(shí)是社區(qū)發(fā)展?fàn)顩r的體現(xiàn)，基于優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源可以幫助社區(qū)更好的發(fā)展。

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