加強(qiáng)合同管理提升物資管理水平初探

張帆

【摘 要】企業(yè)的管理水平影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，高水平的企業(yè)管理能最大程度發(fā)揮企業(yè)每一位員工的作用，并能提高企業(yè)的工作效率，進(jìn)一步降低企業(yè)生產(chǎn)成本。合同管理與物資管理是密切聯(lián)系的，兩者有著不可分割的關(guān)系。在合同管理中必然涉及到物資方面的合同，在物資管理中“合同”貫穿始終。不可否認(rèn)，加強(qiáng)合同管理對(duì)于企業(yè)提升物資管理水平是具有積極意義的。根據(jù)企業(yè)當(dāng)前合同管理的普遍現(xiàn)狀，研究加強(qiáng)合同管理的辦法，期望能為企業(yè)提升物資管理水平提供有益的助推劑。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；合同管理；物資管理

一、加強(qiáng)合同管理，提升物資管理水平的必要性

合同管理是企業(yè)管理中重要的一部分，通過(guò)有效管理合同能對(duì)企業(yè)的其他管理工作產(chǎn)生促進(jìn)作用。特別是一些大型國(guó)有企業(yè)，每年完成的合同量巨大，物資采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備的壓力也大。企業(yè)有關(guān)物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是從合同中體現(xiàn)出來(lái)，合同管理的加強(qiáng)能對(duì)企業(yè)所需的物質(zhì)采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備行為進(jìn)行優(yōu)化，這種優(yōu)化是以合同為基礎(chǔ)的。加強(qiáng)了企業(yè)的合同管理工作，在一定程度上能提高企業(yè)的物質(zhì)管理水平，這對(duì)于企業(yè)節(jié)約成本，提高管理效率，最大程度利用企業(yè)資源都是有益的。因此，加強(qiáng)合同管理，提升物資管理水平是現(xiàn)代企業(yè)更好立足于本行業(yè)的迫切的需求。

二、關(guān)于加強(qiáng)合同管理，提升物資管理水平存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的合同管理工作制度，對(duì)物資管理水平的提升形成一定制約

從根本上來(lái)說(shuō)，合同是反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的文本，合同是具有法律效力的，從其簽訂到履行再到完成，所涉及的每一個(gè)部分都有很多法律問(wèn)題。因此，合同簽訂、履行、完成需要有一個(gè)完善的合同管理工作制度來(lái)作為保障，以此來(lái)避免在合同進(jìn)行中某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，有效規(guī)避了可能性的損失和風(fēng)險(xiǎn)。從當(dāng)前的情況來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)都制定了相應(yīng)的合同管理工作制度，但是從實(shí)際效果來(lái)看，制度的實(shí)施仍不夠理想。有些企業(yè)現(xiàn)在所實(shí)施的合同管理工作制度已經(jīng)不是用于當(dāng)前大環(huán)境，急需完善。由于缺乏完善的合同管理工作制度，對(duì)物資管理水平的提升形成了一定的制約。

（二）一些企業(yè)仍使用落后的合同管理方式和方法，不利于物資管理效率提升

一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開(kāi)企業(yè)管理方式和方法的發(fā)展。一些企業(yè)，特別是發(fā)展時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)容易存在延續(xù)落后管理方法的現(xiàn)象。從合同管理方面來(lái)看，一些企業(yè)仍使用落后的合同管理方式和方法，合同管理的信息化程度不高，許多合同還是以文本存檔的方式存在，還未轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)保存。同時(shí)，物資合同管理等一些合同的合同量巨大，管理難度很高，在信息化程度不高的合同管理方式下，管理效率低下。一些物資管理合同需要公開(kāi)至相關(guān)部門的，由于合同信息共享性不足，這使得合同的履行效率不高，對(duì)物資管理效率提升也是不利的。

（三）由于企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員方面存在不足，影響了物資管理工作開(kāi)展

當(dāng)前，企業(yè)的合同管理面臨著機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員兩方面的問(wèn)題，一是一些企業(yè)缺乏強(qiáng)有力的合同管理機(jī)構(gòu)，二是企業(yè)的合同管理人員的專業(yè)性有待提升。首先，一些企業(yè)中合同管理機(jī)構(gòu)的職能未充分發(fā)揮出來(lái)，執(zhí)行力不強(qiáng)、權(quán)威性不足，甚至一些企業(yè)缺少專門的合同管理機(jī)構(gòu)，這導(dǎo)致合同管理工作不能集中在某一個(gè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一而規(guī)范地開(kāi)展，導(dǎo)致合同管理工作分散。其次，由于合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)并且復(fù)雜的工作，因此，合同管理人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)。在長(zhǎng)期合同管理工作的不重視企業(yè)中，缺少相應(yīng)的人才，對(duì)于一些管理層及較多的大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，專業(yè)人才仍是缺乏的。

三、如何通過(guò)加強(qiáng)合同管理，提升物資管理水平

（一）以完善的合同管理工作制度為基礎(chǔ)，提升物資管理水平

物資管理的整個(gè)流程中都必須貫穿“合同”，比如物資供應(yīng)合同、物資采購(gòu)合同、物質(zhì)資設(shè)備合同等等，物資管理水平的提高必須以完善的合同管理工作制度為基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)需要構(gòu)建合同管理工作制度，并根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，借鑒其他企業(yè)、國(guó)外先進(jìn)的合同管理工作制度，改變當(dāng)前的工作模式。另一方面更需要完善整個(gè)制度中的各項(xiàng)流程，特別是合同審查流程。企業(yè)采購(gòu)物資管理工作中，合同管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是加強(qiáng)對(duì)合同的審查，保證合同的簽訂以及內(nèi)容是符合企業(yè)發(fā)展所需的，并且它的執(zhí)行也是符合相關(guān)發(fā)展規(guī)定的，這對(duì)于企業(yè)的一些重大型物資采購(gòu)合同來(lái)說(shuō)尤為重要，因?yàn)檫@類一般涉及到的金額都比較大，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展影響也很大，因此，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)就必須重視它的合同管理工作，對(duì)合同中的各項(xiàng)內(nèi)容設(shè)定都有嚴(yán)格的審查，必要時(shí)還可以由專業(yè)化的法律顧問(wèn)介入其中，減少因?yàn)楹贤a(chǎn)生的糾紛現(xiàn)象發(fā)生，從而維護(hù)企業(yè)的自身合法利益。[1] 合同管理工作制度的完善，帶來(lái)的是合同管理流程的規(guī)范化，這對(duì)企業(yè)提高物質(zhì)采購(gòu)的質(zhì)量，減少物資管理的合同風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化物資相關(guān)合同內(nèi)容的把控都有積極意義。

（二）以信息化的合同管理為補(bǔ)充，提升物資管理水平

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，只要在合同管理上下足夠的功夫，并且能夠規(guī)范并科學(xué)地進(jìn)行合同管理，那么這些工作對(duì)企業(yè)物資管理水平的提升必然是有促進(jìn)作用的。企業(yè)的合同管理要逐漸向信息化的方向發(fā)展，進(jìn)一步去提高物質(zhì)管理效率，在高效率的基礎(chǔ)上提升物資管理水平。例如充分使用ERP管理系統(tǒng)，將客戶、項(xiàng)目、庫(kù)存和采購(gòu)供應(yīng)等管理工作集中到一個(gè)平臺(tái)來(lái)開(kāi)展，國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司對(duì)此做了有益的嘗試。為減少各單位的工作量，合同管理人員加強(qiáng)與物資計(jì)劃部門聯(lián)系，超前了解每個(gè)批次計(jì)劃上報(bào)情況，積極關(guān)注每批次招標(biāo)進(jìn)度，主動(dòng)協(xié)調(diào)回傳中標(biāo)結(jié)果，提前從國(guó)網(wǎng)電網(wǎng)公司MDM平臺(tái)下載新中標(biāo)供應(yīng)商，及時(shí)在ERP系統(tǒng)創(chuàng)建供應(yīng)商，為各單位在ERP中創(chuàng)建訂單提供保障，確保合同及時(shí)、準(zhǔn)確簽訂；同時(shí)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，把多年來(lái)由各單位報(bào)送合同審批表轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^(guò) ERP系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)編制審批表，既減輕了工作量，也達(dá)到對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)的作用。[2]這對(duì)提升企業(yè)物資管理水平有著積極意義。

（三）以堅(jiān)實(shí)的合同管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員為依托，提升物資管理水平

提升物資管理水平，企業(yè)需要以堅(jiān)實(shí)的合同管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員為依托。首先，企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立性較強(qiáng)的合同管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一開(kāi)展企業(yè)的合同管理工作，對(duì)于大型企業(yè)，需要分層級(jí)設(shè)立相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)，使得合同管理工作落實(shí)到部門，落實(shí)到個(gè)人。其次，要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的合同管理人員，不僅在招聘時(shí)就有針對(duì)性的補(bǔ)充到合同管理的隊(duì)伍之中，還應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部多開(kāi)展合同管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)。最后，合同管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員應(yīng)有狠抓合同審核的意識(shí)。在物資合同方面，主要就資金來(lái)源和合法性開(kāi)展審核。加強(qiáng)資金來(lái)源的審核，簽訂合同必須有年度或月度計(jì)劃，沒(méi)有計(jì)劃的，必須要有計(jì)劃變更的審批，這種做法與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃緊密結(jié)合，是合同管理與經(jīng)營(yíng)管理相融合的典型表現(xiàn)，同時(shí)，加強(qiáng)合同合法性審查，合同合法性審查的內(nèi)容有：主體是否合法，內(nèi)容是否合法，標(biāo)的是否合法，意思表示是否真實(shí)，條款是否完備，文字表述是否規(guī)范，審批手續(xù)和形式是否完備。[3]以堅(jiān)實(shí)的合同管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員為依托，提升物資管理水平。

四、啟示

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的大背景下，企業(yè)管理被提到了一個(gè)新的高度。如何加強(qiáng)企業(yè)的合同管理，提高物資管理水平，成為了越來(lái)越多企業(yè)考慮的問(wèn)題。在合同管理和物資管理不可分割的基礎(chǔ)上，企業(yè)需要從合同管理工作制度、合同管理的信息化、合同管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員為切入點(diǎn)，進(jìn)一步以合同管理促進(jìn)物資管理的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳秦文.規(guī)范合同管理提升物資采購(gòu)質(zhì)量[J].科技資訊，2015，26：121-122.

[2]邱愛(ài)軍；劉婉瀾.運(yùn)用信息化手段，提高物資合同管理效率[J].科技信息，2013，36：21-23.

[3]程先民.加強(qiáng)合同管理，規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)[J]. 財(cái)會(huì)研究，2011，09：23-26.endprint