加強合同管理提升物資管理水平初探

張帆

【摘 要】企業(yè)的管理水平影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，高水平的企業(yè)管理能最大程度發(fā)揮企業(yè)每一位員工的作用，并能提高企業(yè)的工作效率，進一步降低企業(yè)生產(chǎn)成本。合同管理與物資管理是密切聯(lián)系的，兩者有著不可分割的關系。在合同管理中必然涉及到物資方面的合同，在物資管理中“合同”貫穿始終。不可否認，加強合同管理對于企業(yè)提升物資管理水平是具有積極意義的。根據(jù)企業(yè)當前合同管理的普遍現(xiàn)狀，研究加強合同管理的辦法，期望能為企業(yè)提升物資管理水平提供有益的助推劑。

【關鍵詞】企業(yè)；合同管理；物資管理

一、加強合同管理，提升物資管理水平的必要性

合同管理是企業(yè)管理中重要的一部分，通過有效管理合同能對企業(yè)的其他管理工作產(chǎn)生促進作用。特別是一些大型國有企業(yè)，每年完成的合同量巨大，物資采購、使用、儲備的壓力也大。企業(yè)有關物資的經(jīng)濟活動是從合同中體現(xiàn)出來，合同管理的加強能對企業(yè)所需的物質(zhì)采購、使用、儲備行為進行優(yōu)化，這種優(yōu)化是以合同為基礎的。加強了企業(yè)的合同管理工作，在一定程度上能提高企業(yè)的物質(zhì)管理水平，這對于企業(yè)節(jié)約成本，提高管理效率，最大程度利用企業(yè)資源都是有益的。因此，加強合同管理，提升物資管理水平是現(xiàn)代企業(yè)更好立足于本行業(yè)的迫切的需求。

二、關于加強合同管理，提升物資管理水平存在的問題

（一）缺乏完善的合同管理工作制度，對物資管理水平的提升形成一定制約

從根本上來說，合同是反映企業(yè)經(jīng)濟活動的文本，合同是具有法律效力的，從其簽訂到履行再到完成，所涉及的每一個部分都有很多法律問題。因此，合同簽訂、履行、完成需要有一個完善的合同管理工作制度來作為保障，以此來避免在合同進行中某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，有效規(guī)避了可能性的損失和風險。從當前的情況來看，大多數(shù)企業(yè)都制定了相應的合同管理工作制度，但是從實際效果來看，制度的實施仍不夠理想。有些企業(yè)現(xiàn)在所實施的合同管理工作制度已經(jīng)不是用于當前大環(huán)境，急需完善。由于缺乏完善的合同管理工作制度，對物資管理水平的提升形成了一定的制約。

（二）一些企業(yè)仍使用落后的合同管理方式和方法，不利于物資管理效率提升

一個企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)管理方式和方法的發(fā)展。一些企業(yè)，特別是發(fā)展時間長的企業(yè)容易存在延續(xù)落后管理方法的現(xiàn)象。從合同管理方面來看，一些企業(yè)仍使用落后的合同管理方式和方法，合同管理的信息化程度不高，許多合同還是以文本存檔的方式存在，還未轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)保存。同時，物資合同管理等一些合同的合同量巨大，管理難度很高，在信息化程度不高的合同管理方式下，管理效率低下。一些物資管理合同需要公開至相關部門的，由于合同信息共享性不足，這使得合同的履行效率不高，對物資管理效率提升也是不利的。

（三）由于企業(yè)合同管理機構和專業(yè)人員方面存在不足，影響了物資管理工作開展

當前，企業(yè)的合同管理面臨著機構和專業(yè)人員兩方面的問題，一是一些企業(yè)缺乏強有力的合同管理機構，二是企業(yè)的合同管理人員的專業(yè)性有待提升。首先，一些企業(yè)中合同管理機構的職能未充分發(fā)揮出來，執(zhí)行力不強、權威性不足，甚至一些企業(yè)缺少專門的合同管理機構，這導致合同管理工作不能集中在某一個機構統(tǒng)一而規(guī)范地開展，導致合同管理工作分散。其次，由于合同管理是一項專業(yè)性較強并且復雜的工作，因此，合同管理人員必須具有較強的專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)。在長期合同管理工作的不重視企業(yè)中，缺少相應的人才，對于一些管理層及較多的大型企業(yè)來說，專業(yè)人才仍是缺乏的。

三、如何通過加強合同管理，提升物資管理水平

（一）以完善的合同管理工作制度為基礎，提升物資管理水平

物資管理的整個流程中都必須貫穿“合同”，比如物資供應合同、物資采購合同、物質(zhì)資設備合同等等，物資管理水平的提高必須以完善的合同管理工作制度為基礎。一方面，企業(yè)需要構建合同管理工作制度，并根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實情況，借鑒其他企業(yè)、國外先進的合同管理工作制度，改變當前的工作模式。另一方面更需要完善整個制度中的各項流程，特別是合同審查流程。企業(yè)采購物資管理工作中，合同管理的一項重要內(nèi)容就是加強對合同的審查，保證合同的簽訂以及內(nèi)容是符合企業(yè)發(fā)展所需的，并且它的執(zhí)行也是符合相關發(fā)展規(guī)定的，這對于企業(yè)的一些重大型物資采購合同來說尤為重要，因為這類一般涉及到的金額都比較大，對于企業(yè)的發(fā)展影響也很大，因此，對于企業(yè)來說就必須重視它的合同管理工作，對合同中的各項內(nèi)容設定都有嚴格的審查，必要時還可以由專業(yè)化的法律顧問介入其中，減少因為合同所產(chǎn)生的糾紛現(xiàn)象發(fā)生，從而維護企業(yè)的自身合法利益。[1] 合同管理工作制度的完善，帶來的是合同管理流程的規(guī)范化，這對企業(yè)提高物質(zhì)采購的質(zhì)量，減少物資管理的合同風險，強化物資相關合同內(nèi)容的把控都有積極意義。

（二）以信息化的合同管理為補充，提升物資管理水平

對于一個企業(yè)來說，只要在合同管理上下足夠的功夫，并且能夠規(guī)范并科學地進行合同管理，那么這些工作對企業(yè)物資管理水平的提升必然是有促進作用的。企業(yè)的合同管理要逐漸向信息化的方向發(fā)展，進一步去提高物質(zhì)管理效率，在高效率的基礎上提升物資管理水平。例如充分使用ERP管理系統(tǒng)，將客戶、項目、庫存和采購供應等管理工作集中到一個平臺來開展，國網(wǎng)湖南省電力公司對此做了有益的嘗試。為減少各單位的工作量，合同管理人員加強與物資計劃部門聯(lián)系，超前了解每個批次計劃上報情況，積極關注每批次招標進度，主動協(xié)調(diào)回傳中標結果，提前從國網(wǎng)電網(wǎng)公司MDM平臺下載新中標供應商，及時在ERP系統(tǒng)創(chuàng)建供應商，為各單位在ERP中創(chuàng)建訂單提供保障，確保合同及時、準確簽訂；同時優(yōu)化業(yè)務流程，把多年來由各單位報送合同審批表轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^ ERP系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)編制審批表，既減輕了工作量，也達到對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行校驗的作用。[2]這對提升企業(yè)物資管理水平有著積極意義。

（三）以堅實的合同管理機構和專業(yè)人員為依托，提升物資管理水平

提升物資管理水平，企業(yè)需要以堅實的合同管理機構和專業(yè)人員為依托。首先，企業(yè)應設立獨立性較強的合同管理機構，統(tǒng)一開展企業(yè)的合同管理工作，對于大型企業(yè)，需要分層級設立相應的合同管理機構，使得合同管理工作落實到部門，落實到個人。其次，要引進和培養(yǎng)專業(yè)的合同管理人員，不僅在招聘時就有針對性的補充到合同管理的隊伍之中，還應該在企業(yè)內(nèi)部多開展合同管理的業(yè)務培訓，提高合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)。最后，合同管理機構和專業(yè)人員應有狠抓合同審核的意識。在物資合同方面，主要就資金來源和合法性開展審核。加強資金來源的審核，簽訂合同必須有年度或月度計劃，沒有計劃的，必須要有計劃變更的審批，這種做法與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃緊密結合，是合同管理與經(jīng)營管理相融合的典型表現(xiàn)，同時，加強合同合法性審查，合同合法性審查的內(nèi)容有：主體是否合法，內(nèi)容是否合法，標的是否合法，意思表示是否真實，條款是否完備，文字表述是否規(guī)范，審批手續(xù)和形式是否完備。[3]以堅實的合同管理機構和專業(yè)人員為依托，提升物資管理水平。

四、啟示

在當前經(jīng)濟新常態(tài)的大背景下，企業(yè)管理被提到了一個新的高度。如何加強企業(yè)的合同管理，提高物資管理水平，成為了越來越多企業(yè)考慮的問題。在合同管理和物資管理不可分割的基礎上，企業(yè)需要從合同管理工作制度、合同管理的信息化、合同管理機構和專業(yè)人員為切入點，進一步以合同管理促進物資管理的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]吳秦文.規(guī)范合同管理提升物資采購質(zhì)量[J].科技資訊，2015，26：121-122.

[2]邱愛軍；劉婉瀾.運用信息化手段，提高物資合同管理效率[J].科技信息，2013，36：21-23.

[3]程先民.加強合同管理，規(guī)避經(jīng)營風險[J]. 財會研究，2011，09：23-26.endprint