新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的創(chuàng)新舉措

程連明

【摘 要】隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，尤其是社會(huì)整體管理水平的提高，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的管理顯得尤為重要；這不僅是因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)業(yè)務(wù)范圍越來(lái)越廣，更是因?yàn)槿裰匾暋⑷駞⑴c的意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)。

【關(guān)鍵詞】檔案 管理 措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.18.174

當(dāng)今的社會(huì)保險(xiǎn)已經(jīng)涉及家家戶戶，關(guān)乎著每個(gè)家庭乃至整個(gè)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。在這樣的背景與現(xiàn)實(shí)條件下，作為關(guān)乎每個(gè)人切身利益的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理就必須與時(shí)俱進(jìn)，而且要?jiǎng)?chuàng)新管理，這樣才能為我們社會(huì)的科學(xué)發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

一、徹底摒棄傳統(tǒng)而落后的檔案管理理念，樹(shù)立服務(wù)型管理思想

傳統(tǒng)的檔案管理，更加強(qiáng)調(diào)文獻(xiàn)與參考功能，靜態(tài)實(shí)錄要大于實(shí)際應(yīng)用。也就說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理更加側(cè)重于保存功能，屬于機(jī)密而保存，一般的個(gè)體是無(wú)緣接觸或者使用檔案的，而現(xiàn)代社會(huì)的管理更強(qiáng)調(diào)檔案管理的應(yīng)用性，一般是作為查閱性、紀(jì)實(shí)性而存在的，因而它提供給每一個(gè)個(gè)體的是強(qiáng)大的服務(wù)功能。所以，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，現(xiàn)代社會(huì)里的檔案管理更加強(qiáng)調(diào)其管理內(nèi)容的公開(kāi)性、開(kāi)放性、公正性、真實(shí)性和服務(wù)性。作為社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，除了必須保證檔案的及時(shí)性、真實(shí)性、公平性、開(kāi)放性外，尤其強(qiáng)調(diào)其服務(wù)性，必須保證所有參保人員能夠及時(shí)準(zhǔn)確了解自己參保的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)信息，了解社會(huì)的方針與政策。這就要求社保檔案管理者及時(shí)提供強(qiáng)大而真實(shí)參保信息，積極主動(dòng)地為所有參保對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理方法

（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過(guò)程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類(lèi)保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來(lái)不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤(pán)。與時(shí)俱進(jìn)，革新觀念，高效管理，提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，本身就是人類(lèi)社會(huì)文明與進(jìn)步的標(biāo)志。

（二）根據(jù)社保檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理

根據(jù)不同檔案的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理，方便查找、儲(chǔ)存，還可以有效防止檔案數(shù)據(jù)的丟失與缺漏。我們應(yīng)針對(duì)不同門(mén)類(lèi)的檔案，確定并采取不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類(lèi)，以便于保管和利用。值得注意的是，立卷原則一旦形成并達(dá)成共識(shí)，所有管理人員就必須嚴(yán)格執(zhí)行這個(gè)剛性原則；即使在工作開(kāi)展過(guò)程中發(fā)生新情況，出現(xiàn)新問(wèn)題，我們也要集體討論研究，根據(jù)實(shí)際情況作出適時(shí)、適當(dāng)?shù)男拚Ｆ浯?，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類(lèi)型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。當(dāng)前，我們國(guó)家人口眾多，社區(qū)劃分相對(duì)比較復(fù)雜，再加上任何一個(gè)社區(qū)的流動(dòng)人口、外來(lái)人口眾多，為了便于實(shí)際的查閱與檢查，我們必須樹(shù)立一個(gè)“方便、快捷、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的建檔原則，這不僅是為了我們自身工作的方便，更是為了向社會(huì)提供更加方便快捷的服務(wù)，從而全面促進(jìn)人類(lèi)文明發(fā)展的進(jìn)程。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限?！坝谰谩薄伴L(zhǎng)期”類(lèi)的檔案，在管理時(shí)應(yīng)格外盡心，堅(jiān)持經(jīng)常性地檢查、補(bǔ)充、核對(duì)，以確保其應(yīng)有的價(jià)值，特別是保存價(jià)值和是使用價(jià)值。

（三）積極主動(dòng)接軌全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹(shù)立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄參保人個(gè)人歷年的工資收入情況。

不僅如此，我們還要加大資金與技術(shù)投入，比如開(kāi)發(fā)并開(kāi)放植根于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的信息查詢端口，定期定時(shí)主動(dòng)提供相關(guān)信息。非但如此，管理者還應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確更新各種信息，并將相關(guān)信息向參保者通報(bào)，同時(shí)要求參保者及時(shí)確認(rèn)屬于自己的信息。考慮到縣級(jí)城市特別是郊區(qū)市民的信息技術(shù)水平現(xiàn)狀，我們管理者還應(yīng)該及時(shí)地將參保者自己確定的信息打印出來(lái)進(jìn)行公示，或者通過(guò)微信群、QQ群進(jìn)行公示。

（四）統(tǒng)一并規(guī)范公民社保檔案管理號(hào)碼，可供查詢

實(shí)行對(duì)每個(gè)公民發(fā)放社會(huì)保障號(hào)碼的制度，讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來(lái)，由國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號(hào)碼上就可以反映出從什么時(shí)候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時(shí)便于投保者本人的查詢。

（五）建立社區(qū)范圍內(nèi)的民主監(jiān)督管理體系

社保檔案的管理內(nèi)容在很大程度上是開(kāi)放的，但是，我們不得不做好參保人員信息的保密工作，積極防止那些有意或者惡意篡改公民參保信息的行為。在這方面，我們除了通過(guò)技術(shù)手段來(lái)強(qiáng)化信息管理的科學(xué)性外，尤其應(yīng)該在我們的管理平臺(tái)上建立一整套科學(xué)而實(shí)用的監(jiān)督系統(tǒng)，充分吸納社會(huì)熱心人士參與監(jiān)督與管理。當(dāng)然，對(duì)于參保人員的重要信息，我們?nèi)匀灰獔?jiān)持信息的保密性，只是允許部分公開(kāi)信息，如各種公示性信息接受社會(huì)的監(jiān)督，力爭(zhēng)在全社會(huì)的監(jiān)督中完善我們的管理。比如參保單位與參保個(gè)人的繳費(fèi)年限、繳費(fèi)金額、繳費(fèi)形式等，我們完全可以在平臺(tái)上公開(kāi)，以接受社會(huì)的監(jiān)督。至于那些依法依規(guī)享受各種優(yōu)惠政策的參保信息，我們也可以進(jìn)行公示與監(jiān)督，一者是為了社會(huì)的公平，二者是為了進(jìn)一步規(guī)范我們的管理行為；透明的、公開(kāi)的、民主的管理舉措才是科學(xué)的，尤其令人民群眾信服，又能凝聚民心，有利于加快社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)的步伐。當(dāng)然，有監(jiān)督機(jī)制就要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)那些惡意篡改公民合法信息或者造謠惑眾者依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，而對(duì)積極監(jiān)督、認(rèn)真履責(zé)，尤其是公民信服、敬佩者要大力表彰，以促進(jìn)他們更好地盡職履責(zé)。endprint