淺談新形勢下做好人事檔案管理的重要性

杜麗紅 許楠楠 耿姪娟

摘 要：做好人事檔案管理，可以提高檔案利用率和利用價(jià)值，對促進(jìn)單位管理工作效率與質(zhì)量的提高具有重要意義。本文主要就新形勢下做好人事檔案管理的重要性做分析，并就如何順應(yīng)形勢，有效做好人事檔案管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；重要性；完善策略

人事檔案記錄了工作人員的受教育程度、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)罰經(jīng)歷等各項(xiàng)最重要、最原始的信息，是組織部門與人事部門在選拔、任用干部時(shí)的重要參考資料。在人事檔案管理工作中，干部人事經(jīng)歷是重要內(nèi)容，這部分內(nèi)容是在干部錄用、培養(yǎng)與任用過程中逐漸形成的，能夠反映出干部能力與素質(zhì)，具有重要作用[1]。在新形勢下，做好人事檔案管理，對于加強(qiáng)黨的干部隊(duì)伍建設(shè)具有重要意義。

1 新形勢下做好人事檔案管理的重要性分析

在干部人事檔案中，“三齡兩歷”是重要內(nèi)容。“三齡兩歷”指的是年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷以及工作經(jīng)歷五項(xiàng)內(nèi)容，這五大資料是干部選拔任用、評級(jí)晉升、辦理社保、退休等事項(xiàng)時(shí)重要的參考資料。因此，做好上述人事檔案的收集、整理與管理工作，是推進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展的重要基礎(chǔ)?！饵h政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》中指出：黨政領(lǐng)導(dǎo)干部不準(zhǔn)涂改檔案，或者在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等方面弄虛作假。這意味著，在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，必須嚴(yán)格審查“三齡兩歷”等重要信息，全面確保黨員干部各項(xiàng)人事信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與完整性[2]。首先，年齡是選拔與任用干部時(shí)的首要考慮因素，部分地方與單位將年齡作為任用干部的重要參考信息。其次，工齡是一名工作人員以工資收入作為主要或全部的生活資料來源的工作年限[3]。工齡在選拔任用干部、辦理退休養(yǎng)老各項(xiàng)工作時(shí)也是必要的指標(biāo)。黨齡指的是黨員干部自成為黨員干部那天起，以一名黨員的身份參加政治生活的時(shí)間，黨齡是反映黨員干部任職、發(fā)展的重要參考信息之一[4]。工作經(jīng)歷是選人用人的參考指標(biāo)，是全面了解干部自從業(yè)以來的工作、生活信息，可對干部在每個(gè)階段的聘任、提拔等情況進(jìn)行了解、掌握[5]。學(xué)歷信息是任用與提拔干部、職稱晉升等的重要依據(jù)，必須嚴(yán)格審查、予以落實(shí)。只有做好日常的人事檔案管理，才能保證檔案的真實(shí)性。

2 新形勢下人事檔案管理現(xiàn)狀

新形勢下，做好人事檔案管理工作，對于加強(qiáng)黨的組織建設(shè)，促進(jìn)國家發(fā)展壯大具有重要意義。但目前，人事檔案管理工作還存在一些不足：

2.1 缺乏先進(jìn)的工作理念

干部人事檔案管理工作存在工作理念落后等問題，具體表現(xiàn)為：在新形勢下，人事檔案管理工作的重點(diǎn)依舊是以記錄方式進(jìn)行，較少涉及干部實(shí)際工作情況的材料，在一定程度上會(huì)影響干部檔案的利用價(jià)值。

2.2 缺乏優(yōu)秀的管理人員

人事檔案管理人員是檔案管理的直接實(shí)施者，其能力素質(zhì)直接影響檔案管理效率與質(zhì)量。目前，一部分檔案管理人員為非專業(yè)人員，未經(jīng)專業(yè)、系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí)，存在專業(yè)技能不足、工作理念落后、責(zé)任意識(shí)欠缺等問題。工作人員專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)的不足，會(huì)影響人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3 缺乏科學(xué)、有效的管理方法

人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的資料收集與管理方法，檔案管理工作效率低，效果差。檔案管理人員在管理檔案時(shí)常只注重檢查檔案的數(shù)量，很少詳細(xì)審查檔案內(nèi)容，導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性、完整性得不到保證。

3 新形勢下做到人事檔案管理的策略分析

3.1 優(yōu)化檔案管理方法

在網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，人事檔案管理工作必須著手優(yōu)化檔案管理方法，科學(xué)引進(jìn)各項(xiàng)先進(jìn)的信息技術(shù)，逐步提高檔案管理的信息化與自動(dòng)化程度，提高人事檔案管理質(zhì)量與效率[6]。這就要求檔案管理部門要轉(zhuǎn)變工作觀念，充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，建立起專門的干部人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子掃描、電子存檔，優(yōu)化檔案管理流程，提高人事檔案管理效率。同時(shí)，相關(guān)部門也應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)開發(fā)出專業(yè)的檔案管理軟件，從根本上提高檔案的調(diào)取與管理效率。

3.2 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理意識(shí)

在新形勢下，人事檔案管理工作在加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，提升黨組織純潔性等方面具有重要意義。因此，檔案管理部門必須立足實(shí)際，不斷創(chuàng)新人事檔案管理意識(shí)，通過對人員的教育培訓(xùn)，提升對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，按規(guī)范做好人事檔案管理工作。其次，高層管理者應(yīng)樹立正確的人事檔案管理意識(shí)，通過自身的領(lǐng)導(dǎo)力增強(qiáng)人事檔案工作的影響力，結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀，積極探索新思路、新方法，促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

3.3 提高管理人員能力素質(zhì)

管理人員的能力、素質(zhì)直接影響檔案管理質(zhì)量與效果，因此，在新形式下，要做好人員培養(yǎng)與教育工作，采取科學(xué)有效的教育培養(yǎng)策略，提高管理人員的專業(yè)技能與個(gè)人修養(yǎng)，從根本上提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量，提升人事檔案利用價(jià)值。同時(shí)，人事檔案管理是一項(xiàng)較為瑣碎的工作，要求管理人員能細(xì)心、認(rèn)真、詳細(xì)核實(shí)各項(xiàng)檔案信息，嚴(yán)格按照工作規(guī)范及要求，及時(shí)做好檔案歸檔工作，確保檔案管理的真實(shí)性、時(shí)效性。

3.4 健全檔案管理制度

建立完善的人事檔案管理制度，是提升人事檔案管理效率與質(zhì)量的重要保障。通過制定科學(xué)、規(guī)范的工作制度，督促、約束、指導(dǎo)人事檔案管理工作有序開展。在制度的建立與完善方面，可以通過建立干部人事檔案工作責(zé)任人與聯(lián)絡(luò)員制度，落實(shí)對人事檔案管理的監(jiān)督與管理工作，確保各項(xiàng)新產(chǎn)生的、應(yīng)歸檔的材料，都能及時(shí)歸檔。二是制定人事檔案管理規(guī)范。依照《檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作條例》等規(guī)章、條例相關(guān)要求，制定人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保各項(xiàng)檔案管理工作都能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期，做好人事檔案管理，對于加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)和人才的培養(yǎng)具有重要意義。為此，檔案管理部門以及檔案管理工作人員必須牢固樹立“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)持“四個(gè)自信”，創(chuàng)新工作理念，結(jié)合當(dāng)代先進(jìn)的信息技術(shù)做好干部人事檔案管理工作，使人事檔案的應(yīng)用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

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