關(guān)于高校畢業(yè)生檔案管理的思考

陳愛華

摘 要 隨著國內(nèi)各大高校擴生計劃，每年都有成千上萬的學(xué)生走向社會，2017年全國高大招校畢業(yè)生人數(shù)達(dá)到了795萬人，大學(xué)生檔案是記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長過程以及榮譽所得等，從而對于學(xué)生個人的考核、評價工作的開展，讓學(xué)生獲得一個更加公平社會競爭環(huán)境，讓學(xué)生早日找到自己社會位置，具有重要的信息價值。但是，現(xiàn)在大批高校畢業(yè)生涌入勞動力市場，“畢業(yè)即失業(yè)”、“就業(yè)形勢比較嚴(yán)峻”的現(xiàn)在很普遍，“大眾創(chuàng)新，萬眾創(chuàng)業(yè)”，近年來，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：一些畢業(yè)生在用人單位工作多年以后，忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無著落。有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人事部門辦理有關(guān)手續(xù)，等想辦理時，已過了畢業(yè)派遣期限，致使自己的工齡、身份、檔案、保險沒能及時辦理。究其原因，大都認(rèn)為，只要有工作，管他什么工齡、身份、檔案、保險，有沒有人事關(guān)系無所謂，等想到辦理保險、戶口等事宜時，就比較麻煩了。如何加強檔案管理、充分發(fā)揮檔案的社會價值，不斷提升服務(wù)質(zhì)量，成為當(dāng)前必須深入思考的問題。

關(guān)鍵詞 高校畢業(yè)生 檔案管理

中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1高校畢業(yè)生檔案的作用

以前，在國家對高校畢業(yè)生實行統(tǒng)分統(tǒng)包的時候，每到畢業(yè)時期，高校會根據(jù)實際情況，將高校畢業(yè)生的寄往用人單位。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生的檔案由人才市場、人才交流市場或畢業(yè)學(xué)校代管，待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案落實到就業(yè)單位。在很多學(xué)生中常常會出現(xiàn)這樣的情況，出去工作一段時間后，連自己的檔案放在哪里去了也不知道，應(yīng)該找誰來解決這個問題也是一頭霧水。

現(xiàn)在，成千上萬的籌劃著自己的未來的高校畢業(yè)生，對自己的人事檔案的“落腳地”有考慮的不多。對于“人事代理”這個名詞了解的也不是很多。

人事代理是指人事行政部門所屬人才交流服務(wù)機構(gòu)依據(jù)國家有關(guān)人事政策法規(guī)，本著充分尊重單位用人自主權(quán)、個人自主擇業(yè)的原則，接受用人單位或個人委托，對其人事業(yè)務(wù)、人事檔案及相關(guān)事宜實行集中、規(guī)范、統(tǒng)一的社會化管理和系統(tǒng)服務(wù)的新型人事管理方式，是適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的有效模式。

對高校畢業(yè)生而言，辦理人事代理首先解決的是落戶的問題，其次保證了畢業(yè)生不論在何種類型單位（包括私營、三資或民營企業(yè)）工作，其本人的合法權(quán)益、應(yīng)有的社會、政治待遇和人事服務(wù)都能得到保障。人事代理提供的服務(wù)項目主要有：就業(yè)推薦、轉(zhuǎn)正定級、計算工齡、評定職稱、出國政審、接轉(zhuǎn)黨團組織關(guān)系、代辦養(yǎng)老保險、落戶等。

2高校畢業(yè)生檔案管理的思考

在當(dāng)前就業(yè)形勢嚴(yán)峻、就業(yè)結(jié)構(gòu)性矛盾較為突出的情況下，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策、做好就業(yè)服務(wù)工作的重要手段。加大高校畢業(yè)生檔案管理的軟件、硬件建設(shè)力度，可以從以下幾個方面著手：

2.1健全完善檔案管理制度

現(xiàn)有的涉及高校畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)文件有《中華人民共和國檔案法》、中組部、原人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)[1996]118號）、中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字[2012]28號）、《中共中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)[2014]90號）、《湖南省流動人員人事檔案管理暫行辦法》（湘人發(fā)[1998]137號）等，隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，其作用也越來越受到全社會的關(guān)注。高校畢業(yè)生是一支龐大的隊伍，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策、做好就業(yè)服務(wù)工作的重要手段。建議在國家層面出臺全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理政策，細(xì)化檔案的轉(zhuǎn)遞、接收、歸檔、借閱等制度，嚴(yán)格按照政策加強管理，尤其要嚴(yán)把高校畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出關(guān)口。同時，從檔案利用的方式、檔案利用的手續(xù)、出具證明材料的手續(xù)等方面，建立高校畢業(yè)生人事檔案利用制度；強化檔案安全保密管理，徹底杜絕泄密、失密、篡改現(xiàn)象。健全高校畢業(yè)生的檔案管理制度，由籠統(tǒng)到細(xì)化，由零散到系統(tǒng)，不斷促進(jìn)畢業(yè)生多渠道多形式就業(yè)，推進(jìn)“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的就業(yè)方式，為高校畢業(yè)生提供配套服務(wù)，解除后顧之憂。

2.2推動檔案信息技術(shù)應(yīng)用

在中國經(jīng)濟步入“新常態(tài)”的時期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、思維方式和組織原則的滲透，將使傳統(tǒng)行業(yè)更有效地實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，迎來發(fā)展新局面。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為檔案管理提供了新的途徑和方法，也提升了管理工作效率。在新時期，依托于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升檔案管理工作效率，確保人們能在第一時間獲得最準(zhǔn)確的檔案信息資料，接受到快捷的檔案管理服務(wù)，要善于利用多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)等對大學(xué)生檔案中的照片、作品、文本信息等進(jìn)行掃描，實現(xiàn)數(shù)字化處理，形成電子檔案，創(chuàng)建一個電子化的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)格式并存。實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的電子化檢索、歸類與整理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，實現(xiàn)檔案的安全性、保密性、真實性和完整性，進(jìn)一步提升高校畢業(yè)生人事檔案整體服務(wù)水平。湖南省“流動人員人事檔案管理一體化服務(wù)平臺”于2016年元月開始試運行，湖南的高校畢業(yè)生人事檔案的信息化進(jìn)程中走上了一個新的臺階。

2.3加強檔案管理隊伍建設(shè)

高校畢業(yè)生人事檔案管理是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，集服務(wù)性和保密性于一體。一方面是職業(yè)繼續(xù)教育常抓不懈。人社、檔案部門要經(jīng)常組織檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，通過“充電”提升工作人員業(yè)務(wù)技能和管理能力。另一方面，加強專業(yè)技術(shù)人才隊伍建設(shè)，大力宣傳和鼓勵檔案工作人員參加檔案系列職稱的評審，使初、中、高級檔案專業(yè)技術(shù)人員梯度合理，從而使檔案工作走上一條專業(yè)化、理論化道路。

總而言之，在新形勢新條件下，高校畢業(yè)生檔案工作必須緊跟時代發(fā)展的步伐，檔案管理者要從觀念上重視高校畢業(yè)生檔案管理，采取積極有效措施，努力探索管理模式，完善檔案管理服務(wù)，不斷創(chuàng)新管理方法，使高校畢業(yè)生檔案管理朝著科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。endprint