網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合研究

王玉玲

摘 要：近年來，伴隨著社會(huì)信息量的不斷增加，檔案信息資源的需求量也發(fā)生了變化，在快速地增長。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的信息資源發(fā)生了很大的變化，檔案信息資源需要通過整合完成信息資源的共享，這是檔案界需要解決的課題。本文分析了在網(wǎng)絡(luò)條件下如何進(jìn)行檔案信息資源的整合，以促進(jìn)檔案信息資源的利用質(zhì)量和開發(fā)效果的全面提升。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息；資源整合

1 檔案信息資源整合的必要性

伴隨著社會(huì)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，對(duì)于檔案信息資源的需求量也在不斷增長，在這種形勢(shì)下，檔案信息資源的管理也要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行轉(zhuǎn)變。雖然檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)提高了，但是檔案信息資源通常會(huì)受到不同館屬的制約和地區(qū)的限制， 這種條件下不能適應(yīng)檔案管理的發(fā)展，不能滿足在當(dāng)前信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的背景下大眾對(duì)信息資源的需要。因此，原有的信息資源管理系統(tǒng)需要更新，可以和檔案信息資源進(jìn)行整合。原有的檔案信息存在著相對(duì)封閉、功能單一的特點(diǎn)，通過整合可以將檔案信息的內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)變，內(nèi)容可以更加豐富，更便于公眾獲取相關(guān)的檔案信息，檔案信息資源可以實(shí)現(xiàn)社會(huì)化和資源共享的轉(zhuǎn)變。對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合然后再開發(fā)利用是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中需要解決的問題?；ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展給檔案信息資源的利用和開發(fā)創(chuàng)造了條件帶來了機(jī)會(huì)，如何通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合，具有非常重要的意義。

檔案信息資源建設(shè)的核心是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的整合。檔案信息資源的整合是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)和高效利用，通過資源整合，檔案信息資源所包含的知識(shí)內(nèi)容得到了擴(kuò)充和利用。所以有必要對(duì)檔案信息資源實(shí)施橫向范圍的擴(kuò)大和縱向深層次的挖掘，結(jié)合檔案資源的特點(diǎn)運(yùn)用相應(yīng)的技術(shù)完成不同類別、不同內(nèi)容的檔案信息資源開發(fā)和整合，最大限度將檔案信息資源的服務(wù)功能體現(xiàn)出來。

2 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合需要解決的問題

2.1 如何實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的問題

在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合的過程中， 一個(gè)需要重點(diǎn)解決的問題是標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。在整合過程中，需要高度重視標(biāo)準(zhǔn)問題，有了標(biāo)準(zhǔn)才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。但是在目前條件下，由于缺少相關(guān)的機(jī)構(gòu)完成標(biāo)準(zhǔn)的制定，標(biāo)準(zhǔn)問題還沒有實(shí)現(xiàn)真正地解決。標(biāo)準(zhǔn)問題反映在數(shù)據(jù)處理方式、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系、數(shù)據(jù)庫中檔案的結(jié)構(gòu)、信息用什么樣的格式存儲(chǔ)，軟硬件之間互相兼容等多個(gè)方面的問題。對(duì)于這些問題，缺少相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)，國家標(biāo)準(zhǔn)的制定出現(xiàn)了滯后現(xiàn)象。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源在整合過程中會(huì)出現(xiàn)瓶頸問題，不同檔案資源之間的相互整合出現(xiàn)了障礙，很難實(shí)現(xiàn)資源的互聯(lián)互通以及相互共享。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日趨開放的背景下，需要通過標(biāo)準(zhǔn)的制定實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高質(zhì)量傳輸和數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，在信息安全上要從根本上進(jìn)行解決，消除網(wǎng)絡(luò)資源中存在的不安全因素， 這是標(biāo)準(zhǔn)制定過程中需要重點(diǎn)解決的問題。

2.2 如何進(jìn)行技術(shù)選擇的問題

在檔案信息資源的整合中，相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)在檔案信息資源整合技術(shù)的選用上， 普遍存在著缺乏互通性、合理性、統(tǒng)一性、規(guī)范化等一系列問題，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種障礙，無法完成有效的整合。受到技術(shù)的限制，在整合檔案信息資源整合的過程，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)部門按照自己的方式自行選擇，技術(shù)的形式多種多樣，這種局面不僅嚴(yán)重浪費(fèi)了資源， 并且對(duì)檔案信息資源的整合進(jìn)程帶來不利的影響。

2.3 整合主體問題

在當(dāng)前條件下， 我國許多地方的檔案信息管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式中，管理方式實(shí)行分級(jí)別進(jìn)行管理的模式。這種管理模式存在著很大的弊病， 檔案信息資源存在著分散管理，不能統(tǒng)一。在檔案信息的管理中， 會(huì)受到“條塊分割” 的影響和束縛， 不同的管理機(jī)構(gòu)之間缺少相互協(xié)作和溝通，各類管理規(guī)定無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。這種局面導(dǎo)致了在檔案信息資源整合中沒有主體存在。

3 檔案信息資源實(shí)施整合的原則

3.1 保證效益的原則

檔案信息資源進(jìn)行整合的目的是實(shí)現(xiàn)資源共享，通過整合可以最大限度地挖掘檔案的利用價(jià)值。檔案資源只有在用的過程中才能發(fā)揮出效益，體現(xiàn)在檔案資源的服務(wù)功能。保證效益的原則是檔案信息資源進(jìn)行整合首先需要面對(duì)的原則。通常情況下，整合產(chǎn)生的效益可以分為經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，經(jīng)濟(jì)效益是指檔案信息資源完成整合后的直接效益。經(jīng)濟(jì)效益要最大化的實(shí)現(xiàn)，在市場(chǎng)回報(bào)中得到體現(xiàn)。比如根據(jù)市場(chǎng)需求，對(duì)檔案知識(shí)產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)利用。檔案信息資源整合的目的就是要服務(wù)于社會(huì)，產(chǎn)生社會(huì)效益，在檔案信息資源整合中，需要將經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益相互結(jié)合，以效益最大化的原則實(shí)現(xiàn)整合和共享。

3.2 保證整體性的原則

在檔案信息資源整合的過程中，要實(shí)現(xiàn)資源整合效益大于部分資源之和的目標(biāo)。要確保各類檔案信息資源的真實(shí)性、完好性，發(fā)揮檔案信息資源整合的最大優(yōu)勢(shì)。整體性原則還要體現(xiàn)在信息資源整合的結(jié)構(gòu)框架中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體統(tǒng)一，消除信息存在的孤島；通過檔案信息整合后的資源共享發(fā)揮檔案信息資源的整體效應(yīng)，檔案的信息資源可以全面分析利用，可以更好地發(fā)揮檔案的作用。

3.3 保證服務(wù)性的原則

檔案信息資源是為公眾提升資源服務(wù)的，檔案信息資源整合后的共享要依據(jù)服務(wù)公眾的原則，體現(xiàn)出整合后的效果。通過檔案信息資源的整合，公眾可以快速準(zhǔn)確地從網(wǎng)絡(luò)中獲取需要的檔案信息，可以全面深入地利用檔案信息，這會(huì)提高檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和利用效果；通過檔案信息資源的共享，檔案的服務(wù)功能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從被動(dòng)地服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。借助檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)，可以有效發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為公眾提供個(gè)性化、多樣化、多功能的服務(wù)，滿足不同用戶的差異化需求。比如學(xué)生資助工作的歸檔，學(xué)生的每份申請(qǐng)表都有附件（或戶口本復(fù)印件或低保證明），申請(qǐng)表上由班主任簽名，學(xué)校審核意見，一個(gè)班級(jí)一個(gè)文件袋，文件袋上有班級(jí)學(xué)生姓名。

4 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如何實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合

4.1 分步推進(jìn)， 科學(xué)規(guī)劃， 合理整合檔案信息資源

進(jìn)行檔案信息資源整合的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資源的共享，充分開發(fā)利用檔案信息資源可以提升檔案的利用價(jià)值。實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合是一個(gè)長期的過程，需要不斷探索和完善，所以需要進(jìn)行總體的規(guī)則設(shè)計(jì)，依據(jù)整合計(jì)劃，分階段的進(jìn)行。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，檔案服務(wù)的方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，由原來的文字形式轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗝襟w的形式。另外，由于檔案資源的擴(kuò)大，檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也發(fā)生了很大的變化。在對(duì)檔案信息進(jìn)行編輯的過程中，要優(yōu)先考慮檔案信息資源服務(wù)的人群，這樣可以更好地發(fā)揮檔案資源整合的效果。

4.2 充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，強(qiáng)化檔案信息資源的開發(fā)深度

當(dāng)前， 網(wǎng)絡(luò)的普及率在逐漸提高，檔案信息資源的整合要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，通過整合可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的開發(fā)，檔案信息的儲(chǔ)存量會(huì)擴(kuò)大， 檔案信息的質(zhì)量會(huì)提高，檔案信息的結(jié)構(gòu)也會(huì)發(fā)生變化，可以讓檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。

5 結(jié)束語

近年來，伴隨著社會(huì)信息量的不斷增加，檔案信息資源的需求量也發(fā)生了變化，在快速地增長。檔案信息資源整合就是將各處分散的檔案信息進(jìn)行分類和整理，然后統(tǒng)一進(jìn)行存儲(chǔ)，便于公眾查找和利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的信息資源發(fā)生了很大的變化，檔案信息資源需要通過整合完成信息資源的共享，這是檔案界需要解決的課題。本文分析了在網(wǎng)絡(luò)條件下如何進(jìn)行檔案信息資源的整合，以利于檔案信息資源利用質(zhì)量和開發(fā)效果的全面提升。

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