會計師事務(wù)所信息化建設(shè)難點、原因及應(yīng)對策略

廣東正中珠江會計師事務(wù)所 馮琨琮

會計師事務(wù)所信息化建設(shè)難點、原因及應(yīng)對策略

廣東正中珠江會計師事務(wù)所 馮琨琮

行業(yè)信息化專題

一、前言

當前，中國正在逐步融入全球經(jīng)濟一體化進程中，中國經(jīng)濟的高速發(fā)展，對中國注冊會計師行業(yè)提出了更高的要求：需要中國注冊會計師更加獨立、更加專業(yè)、更加誠信，需要會計師事務(wù)所（特別是內(nèi)資所）一體化、規(guī)?；?、國際化，更好達成服務(wù)國家經(jīng)濟建設(shè)的主題目標，為中國經(jīng)濟發(fā)展保駕護航。

隨著事務(wù)所規(guī)模的不斷擴大，特別是不斷擴充的異地分所模式，讓事務(wù)所的各種管理問題一一凸顯：制度與流程一致性遵循，大量人員的計劃、招聘、考核、晉升管理，人員的分層培訓(xùn)管理，項目的風(fēng)險管理，審計作業(yè)過程管理，報告的質(zhì)控管理、內(nèi)部溝通管理等等。如果還是依賴原有的類似“計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制”這種比較強調(diào)管理者個人作用、行為和干預(yù)的人治及流程表格化管理模式，已很難應(yīng)對事務(wù)所一體化、規(guī)?；?、國際化中所遇到的各類問題，這就要求事務(wù)所的內(nèi)部治理及經(jīng)營管理必須也只能依賴信息技術(shù)。

信息技術(shù)是利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等所設(shè)計并實施的應(yīng)用系統(tǒng)來快速高效管理和處理信息的各種技術(shù)的總稱。其固有的邏輯控制、規(guī)范運作、強大的計算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計能力以及信息的快速交換等特性，正好彌補了人治模式的短板。目前，國內(nèi)大中型的會計師事務(wù)所都在積極運用信息技術(shù)加快自身變革，通過流程再造，運用信息技術(shù)，將業(yè)務(wù)流程集成到應(yīng)用系統(tǒng)中，以管控事務(wù)所的日常經(jīng)營運作，收集業(yè)務(wù)活動中的關(guān)鍵信息，自動歸集和統(tǒng)計，并向管理層提供運營管理報表，進行管理決策。通過規(guī)范治理來控制業(yè)務(wù)質(zhì)量、提升管理水平、工作效率和業(yè)務(wù)利潤等，以期提高事務(wù)所的核心競爭力，保持事務(wù)所穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

圖1 事務(wù)所信息化架構(gòu)

圖2 IT架構(gòu)體系

二、事務(wù)所信息化建設(shè)中的問題、產(chǎn)生原因及其應(yīng)對

結(jié)合事務(wù)所信息化建設(shè)的發(fā)展歷程，以及事務(wù)所普遍對信息化建設(shè)的需求，分析事務(wù)所信息化建設(shè)中存在的問題及產(chǎn)生原因，并探討應(yīng)對問題的策略。

（一）信息化建設(shè)中各個資源維度及要素的關(guān)系

1.從信息技術(shù)的視角來說

信息資源包括：人、硬件基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是人與系統(tǒng)和數(shù)據(jù)之間的交互式設(shè)備，為應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)提供運算、承載及傳輸環(huán)境；應(yīng)用系統(tǒng)負責管控硬件基礎(chǔ)設(shè)施并對人輸入的數(shù)據(jù)進行響應(yīng)、傳輸和加工，轉(zhuǎn)換為我們所期望的目標數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)是運用IT的最終目標，確保其為我們提供期望的結(jié)果；人負責配置硬件基礎(chǔ)設(shè)施、操作應(yīng)用系統(tǒng)并通過有效的權(quán)限來訪問、操作數(shù)據(jù)并利用數(shù)據(jù)進行決策。從如圖2的關(guān)系可以看出，這四個維度缺一不可，任何一個環(huán)節(jié)的缺失，都無法確保信息系統(tǒng)正常運行。

2.從事務(wù)所的信息化需求方面來說：

（1）事務(wù)所管理層需要一個良好的管理系統(tǒng)來統(tǒng)一一體化管理并規(guī)范業(yè)務(wù)流程運作，控制業(yè)務(wù)風(fēng)險，記錄在各個業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)，并能生成為其進行決策的匯總分析數(shù)據(jù)；

（2）事務(wù)所業(yè)務(wù)人員需要一個良好的審計作業(yè)系統(tǒng)來規(guī)范管控作業(yè)流程，能輔助獲取客戶數(shù)據(jù)并轉(zhuǎn)化為工作底稿所需記錄的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，最終生成報告，并對電子底稿進行有效管理，以便將更多有效時間花費在分析性復(fù)核及風(fēng)險判斷上；

（3）事務(wù)所的IT部門需要一個良好的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)架構(gòu)及完善可操作的信息化相關(guān)規(guī)程來確保整體信息系統(tǒng)安全、完整、有效運行。

（二）信息化建設(shè)中容易出現(xiàn)的問題、產(chǎn)生原因及應(yīng)對策略

事務(wù)所的信息化建設(shè)，并不是一蹴而就的，也是針對事務(wù)所發(fā)展的各個階段的不同需求，逐步應(yīng)對解決的。例如我們事務(wù)所當前使用的管理系統(tǒng)是第三次改版，每次全新版本的升級，在開發(fā)技術(shù)、功能模塊、前端界面及操作便捷性方面都較前一個版本有大的提升。我們在信息化建設(shè)的不斷摸索過程中，也遇到許許多多的問題、困難和挑戰(zhàn)，需要運用各種方法進行解決?？偨Y(jié)起來有以下四點：

1.事務(wù)所管理層信息化建設(shè)的理念、思維不統(tǒng)一

從IT治理的理論角度來說，企業(yè)的IT戰(zhàn)略一定要符合業(yè)務(wù)戰(zhàn)略。因此，事務(wù)所的信息化理念、思維歸根到底就是事務(wù)所的戰(zhàn)略思維、管理思維和文化思維。事務(wù)所要實現(xiàn)信息化管理，最終需要靠系統(tǒng)落地而實現(xiàn)，系統(tǒng)的落地其實就是事務(wù)所管理模式、業(yè)務(wù)流程的落地。事務(wù)所管理模式、業(yè)務(wù)流程應(yīng)該取得管理層或者是大部分管理層領(lǐng)導(dǎo)的一致確認，管理層必須在事務(wù)所運作中遵循該確認的流程，方可實施。接下來就需要把管理模式和業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為標準的信息化系統(tǒng)，通過授權(quán)、配置等進行系統(tǒng)的訪問與操作。

目前，許多會計師事務(wù)所都面臨一個現(xiàn)實問題：事務(wù)所的合并。合并前各事務(wù)所都有符合自身特色及習(xí)慣化的管理模式，當前使用的已規(guī)范化的信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程可能無法得到其他新加入事務(wù)所管理層的全盤認可，或者新加入的事務(wù)所有自己的管理系統(tǒng)，在轉(zhuǎn)換新系統(tǒng)的使用過程中需要付出較大的學(xué)習(xí)和適應(yīng)成本，這樣就會使事務(wù)所一體化管理和信息系統(tǒng)在實際運作中的執(zhí)行情況大打折扣。因此，信息化并不是某個部門或者某些人的事情，它一定是事務(wù)所管理層信息化思維統(tǒng)一后的統(tǒng)一決策和部署。管理層對信息化重視程度各異，無法達成一致性決策，必將阻礙信息化建設(shè)的進程。

2.事務(wù)所信息系統(tǒng)的需求確認及細節(jié)化管理

從系統(tǒng)開發(fā)的理論和技術(shù)角度來看，要實現(xiàn)一個信息系統(tǒng)，必須要有明確的需求分析及詳細的功能設(shè)計，開發(fā)人員才能按照功能設(shè)計清單開發(fā)出符合預(yù)期的信息系統(tǒng)，并進行測試上線。事務(wù)所獲取一個信息系統(tǒng)，不外乎通過兩種途徑：外購或者自行研發(fā)。不論通過哪種途徑進行信息化建設(shè)，都需要確定需求并設(shè)計詳細的功能說明。

需求分析的路徑相對簡單：即到各需求層級調(diào)研關(guān)鍵數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程—〉討論優(yōu)化調(diào)研結(jié)果—〉確定系統(tǒng)模塊與功能。

然而功能設(shè)計，則需下沉到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)、前端呈現(xiàn)、按鈕功能等等細節(jié)化設(shè)計，這對功能設(shè)計人員提出了很高的要求：即要深刻理解事務(wù)所的管理模式、業(yè)務(wù)流程邏輯，又要具備將這些需求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)層結(jié)構(gòu)以及開發(fā)人員能看懂并理解的數(shù)據(jù)流圖等設(shè)計文檔的深厚功力，同時還要考慮系統(tǒng)運行過程中可能出現(xiàn)的各種意外情況，以及如何確保數(shù)據(jù)間的邏輯完整性等細節(jié)化因素。很可惜的是，現(xiàn)在很多事務(wù)所缺乏這種人才。

同時也延伸出另外一個抉擇問題：事務(wù)所的系統(tǒng)究竟是外購商業(yè)化軟件系統(tǒng)還是自建團隊開發(fā)？在信息系統(tǒng)開發(fā)、運維及使用過程中，有個非常關(guān)鍵的控制——變更管理，任何一個系統(tǒng)開發(fā)出來上線運行后，不可能一成不變，總會遇到各種各樣的變更需求：系統(tǒng)遷移、數(shù)據(jù)遷移、Bug及系統(tǒng)性能的持續(xù)優(yōu)化、新功能的開發(fā)測試并上線等等。如果是外購系統(tǒng)，服務(wù)商對于系統(tǒng)的持續(xù)服務(wù)能力能否得到保證，服務(wù)的響應(yīng)速度和對新需求的理解并實施，這些對很多事務(wù)所的忍耐程度都是一個極大的考驗。因此，事務(wù)所在部署信息系統(tǒng)時，一定要堅持自主研發(fā)，即便不進行自行開發(fā)而外購信息系統(tǒng)，也應(yīng)牢牢掌握自主權(quán)和控制權(quán)。達到一定規(guī)模的事務(wù)所，有條件投入更多的人力物力于信息化建設(shè)的，最佳方式是建立自己的開發(fā)團隊，不但可以對系統(tǒng)量身訂做，在系統(tǒng)的后續(xù)維護、數(shù)據(jù)分析和快速變更上都能體現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢。舉個很簡單的例子，在一個外購的信息系統(tǒng)中，有些一年也用不上幾次，但又必須具備的功能，如：當我們希望增加從系統(tǒng)組合查詢一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)前端沒有實現(xiàn)相應(yīng)功能時，是需要另外支付服務(wù)費用給系統(tǒng)供應(yīng)商來進行建立和完善，而且需要占用不少時間。如果有自己的IT技術(shù)人員甚至研發(fā)團隊，這些問題的解決，是輕而易舉的事情。

有些事務(wù)所或許會擔心IT人員會增加人工成本卻沒有直接創(chuàng)收能力，我們認為一點不用擔心IT團隊在系統(tǒng)建成后的人員閑置問題，現(xiàn)在是信息化高速發(fā)展的時代，各行各業(yè)的信息化都在如火如荼地建設(shè)著，潛在大量IT審計業(yè)務(wù)。

3.系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)認可度及操作便捷性

系統(tǒng)實施后，最終是要由各角色用戶在系統(tǒng)中執(zhí)行操作并為系統(tǒng)提供正確的原始數(shù)據(jù)，如果數(shù)據(jù)有問題，那么匯總統(tǒng)計出來的統(tǒng)計分析結(jié)果肯定是不可信賴的。一些信息化非常嚴格的企業(yè)，比如銀行，還需要為人工錄入的數(shù)據(jù)設(shè)置復(fù)核崗位，確保初始數(shù)據(jù)無誤。

事務(wù)所管理系統(tǒng)的核心理念是管控、規(guī)范，這必然與普通業(yè)務(wù)人員的工作模式和期望是矛盾的，他們希望快速完成相關(guān)工作，減少管控環(huán)節(jié)。因此，事務(wù)所的管理系統(tǒng)如何在風(fēng)險控制和流程簡化上取得一個平衡，如何保證系統(tǒng)為操作用戶提供友好界面和操作便捷性功能，都是一個系統(tǒng)能否得到最終用戶認可并接受的關(guān)鍵因素，否則就會出現(xiàn)應(yīng)付式的系統(tǒng)使用的情況，例如隨便填報數(shù)據(jù)、將系統(tǒng)賬號密碼給予他人以盡快完成流程等等，從而導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)錯誤或者訪問非授權(quán)數(shù)據(jù)情況的發(fā)生。

系統(tǒng)能否得到最終用戶認可，依賴于事務(wù)所對流程的不斷優(yōu)化，綜合考量可能產(chǎn)生的各種情況，并給出最優(yōu)化的設(shè)計方案，確保風(fēng)險控制及流程簡化；也依賴于系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計人員和開發(fā)人員的技術(shù)功底，能否在系統(tǒng)及數(shù)據(jù)架構(gòu)、前端界面呈現(xiàn)、按鈕功能、自動化任務(wù)以及數(shù)據(jù)邏輯功能驗證控制上設(shè)計的更為完美。

不少事務(wù)所在前期的系統(tǒng)開發(fā)上，或多或少都會因為經(jīng)驗的不足，在操作界面及功能、數(shù)據(jù)的邏輯控制等等上走不少彎路，甚至推倒重新開發(fā)?？傊到y(tǒng)的開發(fā)設(shè)計也是一個螺旋型不斷提升的過程，是一個不斷按照新情況新需求開發(fā)新功能的迭代優(yōu)化過程，一定要充分考量客戶的需求、操作習(xí)慣及數(shù)據(jù)間的內(nèi)在邏輯關(guān)系。

4.關(guān)于審計作業(yè)系統(tǒng)的建立和部署

審計作業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)了對客戶財務(wù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換、風(fēng)險導(dǎo)向、自動化生成部分電子底稿、電子底稿歸檔管理等功能，對事務(wù)所的審計業(yè)務(wù)管理極為重要。然而，審計作業(yè)系統(tǒng)要對接不同客戶的財務(wù)數(shù)據(jù)、自動化生成許多會計科目的電子底稿、進行許多數(shù)據(jù)運算以及項目組內(nèi)部工作聯(lián)動和與質(zhì)控人員的交互等等，決定了作業(yè)系統(tǒng)的復(fù)雜程度、操作便捷性以及學(xué)習(xí)成本都不會那么簡單。本所之前曾試用和測試過幾款國內(nèi)的商業(yè)化審計作業(yè)軟件，所有演示和標準化財務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入都非常順利，但是實際用到各類型客戶的財務(wù)數(shù)據(jù)上，總會出現(xiàn)各種各樣奇怪的問題，需要不斷與供應(yīng)商溝通解決，有時需要等待，然而在緊張的年報審計期間，這種等待的時間往往大大超出現(xiàn)場審計人員的忍耐程度而不能被接受。

由于沒有成熟并被廣大審計人員認可的審計作業(yè)系統(tǒng)可用，電子底稿管理及歸檔問題隨之產(chǎn)生，在現(xiàn)有運作模式下，實現(xiàn)底稿電子化管理及歸檔也會遇到許多管控方面的問題：電子底稿版本控制、終版電子底稿審核、歸檔管理系統(tǒng)建設(shè)等等。

三、對事務(wù)所信息化建設(shè)未來規(guī)劃的思考

事務(wù)所的信息化建設(shè)在許多方面還有待改進并完善，為確保今后信息化建設(shè)工作的順利進行，在信息化建設(shè)目標、路徑設(shè)計以及機制安排，可以作以下考慮。

（一）目標設(shè)定

1.事務(wù)所內(nèi)部管理應(yīng)全面運用信息化手段，做到信息化無死角，從而實現(xiàn)事務(wù)所一體化管理；

2.事務(wù)所審計作業(yè)系統(tǒng)全面上線，以期達到事務(wù)所按照審計準則的要求執(zhí)行相關(guān)業(yè)務(wù)的規(guī)范性、有效性的目的，確保審計質(zhì)量的不斷提升；

3.考慮建設(shè)云平臺，在服務(wù)器、存儲、安全等基礎(chǔ)設(shè)施方面進行擴容并優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)體系架構(gòu)，確保硬件基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)的可靠性、計算、容量、網(wǎng)絡(luò)等性能能夠支撐本事務(wù)所對信息化的更多需求；

4.強化IT團隊建設(shè)，廣納人才，以備更好適應(yīng)科技技術(shù)高速發(fā)展給注冊會計師行業(yè)和事務(wù)所帶來的新挑戰(zhàn)、新機遇。

（二）路徑設(shè)計

1.事務(wù)所應(yīng)梳理各個內(nèi)部控制和管理流程，梳理各類業(yè)務(wù)和審計作業(yè)各階段的規(guī)范流程，事務(wù)所管理層對流程進行優(yōu)化并確定各管理和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的標準，按照優(yōu)化的標準流程建立和進一步完善信息系統(tǒng)各功能模塊建設(shè)以及審計作業(yè)系統(tǒng)，強化軟件操作培訓(xùn)及流程遵循；

2.加快信息化建設(shè)的步伐，不同的事務(wù)所對管理系統(tǒng)和審計作業(yè)系統(tǒng)可以按照本所人、財、物各要素綜合考慮，選擇自行開發(fā)或自行開發(fā)+部分外購或全部外購的建設(shè)部署模式；

3.充分考慮云服務(wù)部署方案，周密到位地投入相應(yīng)資金進行建設(shè)，做好系統(tǒng)及數(shù)據(jù)遷移工作，以應(yīng)對未來管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的需求；

4.擴大IT專業(yè)人員隊伍，強化IT專業(yè)人員的技術(shù)技能培訓(xùn)，加強外部和內(nèi)部以及跨界的業(yè)務(wù)工作交流和溝通。

（三）機制安排

1.建立有效的IT治理模式，做好事務(wù)所信息化建設(shè)的頂層設(shè)計，成立和充分發(fā)揮事務(wù)所信息化管理委員會作用，特別是加強與管理層及合伙人的交流溝通，統(tǒng)一信息化理念、思維和步調(diào)；

2.嚴格遵循事務(wù)所質(zhì)量控制規(guī)范及中國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范要求，結(jié)合事務(wù)所實際管理需求，執(zhí)行信息化建設(shè)；

3.在信息化建設(shè)各方面（基礎(chǔ)設(shè)施購置、系統(tǒng)需求調(diào)研、IT人員等），特別是資金方面給予足夠的支持與配置，可成立信息化推進工作小組，負責穩(wěn)步推進信息化建設(shè)。