淺談高等職業(yè)院校的檔案管理工作

劉洋

摘 要

論文簡(jiǎn)要地介紹了高等職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案制度建設(shè)、提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平以及推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)水平等對(duì)策來(lái)推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理正規(guī)化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)院校；檔案管理；對(duì)策

高等職業(yè)院校的檔案詳細(xì)地記載了學(xué)校的各個(gè)職能部門(mén)在學(xué)校的各個(gè)發(fā)展階段所經(jīng)歷的重要事件，對(duì)高等職業(yè)院校的發(fā)展將產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。論文列舉了高等職業(yè)院校檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題，并提出了解決這些問(wèn)題的對(duì)策和方案。

1 高等職業(yè)院校檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題

1.1 兼職檔案管理工作者業(yè)務(wù)生疏

高等職業(yè)院校一般設(shè)置綜合檔案室，負(fù)責(zé)收集各個(gè)部門(mén)提交的部門(mén)檔案；學(xué)校的各個(gè)部門(mén)配備有兼職的檔案管理工作者，負(fù)責(zé)本部門(mén)重要文件的歸檔。兼職的檔案管理工作者沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理的業(yè)務(wù)比較生疏。一般來(lái)說(shuō)，這些同志的日常工作比較繁忙，只是在每年規(guī)定的時(shí)間將本部門(mén)的檔案材料上交綜合檔案室，因此不可避免地在檔案整理過(guò)程中存在一些疏漏。比如：在檔案記載的格式上與學(xué)院的規(guī)定不符，紙制檔案的歸檔日期填寫(xiě)錯(cuò)誤，檔案袋內(nèi)的檔案件數(shù)與檔案袋上的記載不符合等。

1.2 教職員工不了解學(xué)校的檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作上的不便。

高等職業(yè)院校檔案管理部門(mén)往往有嚴(yán)格的借閱規(guī)定，要求各個(gè)職能部門(mén)的在職工作人員攜帶蓋有部門(mén)公章的檔案借閱單方能夠查閱本部門(mén)存檔的文書(shū)檔案。部分學(xué)校的教職員工不了解上述的檔案借閱規(guī)定，隨時(shí)隨地地到學(xué)校檔案管理部門(mén)要求查閱檔案。檔案管理部門(mén)的工作人員需要向這些同志耐心地介紹檔案管理的相關(guān)制度，這些同志才悻悻地離開(kāi)。更有甚者，某些職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)無(wú)視學(xué)校的相關(guān)檔案管理制度，打個(gè)電話到檔案管理部門(mén)來(lái)就要求查詢(xún)相關(guān)的信息。此時(shí)，檔案管理部門(mén)的工作人員必須予以拒絕，并向這些領(lǐng)導(dǎo)做出合理的解釋。

1.3 檔案管理崗位人員編制不足，檔案管理工作強(qiáng)度較大。

高等職業(yè)院校往往以教學(xué)工作為中心，加之辦學(xué)經(jīng)費(fèi)比較緊張，因此主要招聘一線教師，限制招聘教輔人員。檔案管理人員屬于教輔人員，這樣高等職業(yè)院校通常嚴(yán)格地限制檔案管理崗位人員的編制，因此高等職業(yè)院校非常缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。高等職業(yè)院校的檔案涵蓋教學(xué)工作檔案、學(xué)生工作檔案、職工人事檔案、退休職工檔案以及畢業(yè)生檔案等。幾個(gè)檔案管理人員面對(duì)數(shù)百教工的文書(shū)檔案和數(shù)千學(xué)生的紙制檔案的管理工作，工作強(qiáng)度之大可想而知。

2 改進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理工作的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案制度建設(shè)

高等職業(yè)院校檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)高等職業(yè)院校檔案制度建設(shè)，嚴(yán)格地規(guī)范各部門(mén)兼職檔案管理工作者的檔案建立、檔案編目以及檔案提交工作。檔案管理部門(mén)要在主管校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合高等職業(yè)院校的實(shí)際情況，制訂專(zhuān)任檔案管理人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使得文書(shū)檔案的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷(xiāo)毀、移交、借閱等一系列工作有條不紊地開(kāi)展。學(xué)校方面應(yīng)該表彰優(yōu)秀的兼職檔案管理工作者，同時(shí)對(duì)在檔案整理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)疏忽的兼職檔案管理人員進(jìn)行批評(píng)和教育。為了引起高等職業(yè)院校各個(gè)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視，學(xué)校方面可以考慮將部門(mén)檔案管理工作作為該部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)年度述職考核的內(nèi)容之一。建設(shè)和完善檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，完善檔案工作各項(xiàng)制度，《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案室管理制度》等。學(xué)?？梢蚤_(kāi)展專(zhuān)門(mén)的宣傳活動(dòng)，大力地宣傳學(xué)校的檔案管理制度，使得全校的師生員工都了解檔案查閱的基本流程，避免因不了解制度而誤解學(xué)校檔案管理人員的情況。

2.2 提高檔案管理人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作整天和無(wú)聲的紙張打交道，工作性質(zhì)枯燥乏味。檔案管理人員長(zhǎng)期地從事這種枯燥的工作，不免產(chǎn)生習(xí)慣性的職業(yè)倦怠。首先，學(xué)校應(yīng)該定期地對(duì)檔案管理人員開(kāi)展工作責(zé)任心方面的教育，要求他們?cè)谌粘５臋n案管理工作中做到一絲不茍，熱情地接待來(lái)訪的檔案借閱人員，遇到緊急任務(wù)時(shí)需要有奉獻(xiàn)精神。如在教育廳職業(yè)教育實(shí)習(xí)基地建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中，我校檔案部門(mén)的工作人員克服了時(shí)間緊迫和任務(wù)繁重的困難，利用下班時(shí)間整理文書(shū)檔案，受到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。其次，高等職業(yè)院校要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案安全意識(shí)。檔案安全意識(shí)體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是做到檔案內(nèi)容不要泄密，二是文書(shū)檔案保管的安全性，避免檔案遭受引燃、盜竊、水淹以及蟲(chóng)蛀等方面的危害。

2.3 推進(jìn)高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)水平

高等職業(yè)院校應(yīng)該招聘具備信息管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才來(lái)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理工作者。另外，高等職業(yè)院校應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)奠定網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。同時(shí)，高等職業(yè)院校應(yīng)該加大硬件設(shè)備的經(jīng)費(fèi)投入，為檔案管理部門(mén)購(gòu)置嶄新的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)奠定硬件基礎(chǔ)。

總之，高等職業(yè)院校的檔案管理工作為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。我們要充分地認(rèn)識(shí)到高等職業(yè)院校檔案管理工作的重要意義，使檔案資料更好地為高等職業(yè)院校的健康發(fā)展服務(wù)。

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作者單位

黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院 黑龍江省哈爾濱市 150025endprint