推動(dòng)資料檔案信息化管理的策略

趙志紅

【摘 要】 檔案信息化使檔案管理工作的效率得到了很大提高，使檔案信息的獲取與利用更加方便快捷，許多前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)層出不窮，管理對(duì)象的數(shù)字化，管理手段的現(xiàn)代化，管理模式的多樣化，都促進(jìn)了檔案管理的理念與方法逐步發(fā)生著策略。

【關(guān)鍵詞】 推動(dòng)資料 檔案信息化 管理策略

1、實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案資料信息化管理的意義

實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案資料信息化管理，將會(huì)提升技術(shù)資料管理的安全性、穩(wěn)定性，最大限度的提高工作效率。技術(shù)資料管理信息化的最大優(yōu)點(diǎn)是計(jì)算機(jī)的處理能力非常強(qiáng)，通過建立相關(guān)系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)資料信息化軟件的強(qiáng)大處理功能，使技術(shù)資料的收集、統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔存儲(chǔ)、借閱查閱和更新維護(hù)等工作都變得非常方便、有序，避免了人力、財(cái)力、物力的過多浪費(fèi)，提高了管理人員的工作效率。具體簡(jiǎn)要?dú)w納如下：

1.1 有利于技術(shù)資料管理簡(jiǎn)潔化、規(guī)范化，提高工作效率

在現(xiàn)有技術(shù)資料管理過程中，需要進(jìn)行大量的整理及管理工作，耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力，并且查找不方便，管理起來復(fù)雜。采用技術(shù)資料信息化管理，資料以信息的形式存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，管理非常簡(jiǎn)潔。并且杳詢速度快、檢索能力強(qiáng)。利用信息技術(shù)提供的便利，能提高技術(shù)資料管理的工作效率，確保項(xiàng)目歸檔資料的完整性和可靠性，提升了技術(shù)資料管理的質(zhì)量。

1.2 有利于日常業(yè)務(wù)工作中技術(shù)資料的查詢、應(yīng)用

完整的技術(shù)資料是進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)和日后運(yùn)行、維護(hù)以及進(jìn)行改造的重要依據(jù)（例如：各類建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備技術(shù)說明、安裝記錄、調(diào)試試運(yùn)行記錄等。）。實(shí)現(xiàn)對(duì)這些技術(shù)檔案資料方便、快捷的查詢和應(yīng)用，為項(xiàng)目的進(jìn)一步建設(shè)或改造以及項(xiàng)目系統(tǒng)的合理、安全運(yùn)行奠定了基礎(chǔ)。

2、檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的需求

2.1 檔案信息化的概述

檔案信息化有多種表述，一般來說是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的活動(dòng)。

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)舉足輕重的要素，正逐漸引起各方面的密切關(guān)注。國家資源戰(zhàn)略已將現(xiàn)代的檔案事業(yè)置于一個(gè)集理念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中，對(duì)檔案信息化的前景也越來越看好。

2.2 推進(jìn)檔案信息化，保證檔案管理工作與社會(huì)同步、協(xié)調(diào)發(fā)展

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)等各種科技手段已在社會(huì)生活中得到廣泛運(yùn)用，人類社會(huì)步入了嶄新的信息化時(shí)代，其顯著標(biāo)志就是幾乎所有的信息都可以轉(zhuǎn)化為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的電子文檔，這給檔案工作帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)。為了能應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，使檔案工作更好地與社會(huì)同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)也就成為歷史發(fā)展的必然。建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的目的在于使信息的傳遞網(wǎng)絡(luò)化，信息的檢索智能化，用戶使用共享化，逐步建立起以數(shù)字化信息為檔案管理內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案管理體系，使其更好地為檔案管理服務(wù)。當(dāng)前，檔案部門的工作應(yīng)以電子政務(wù)工程為契機(jī)，把現(xiàn)行公開文件信息納入檔案信息化建設(shè)中來，加快檔案工作的數(shù)字化步伐，有計(jì)劃、有步驟地建立公開的文件目錄信息和全文信息數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)公開文件的計(jì)算機(jī)查詢、觸摸屏自助查詢以及網(wǎng)上查系統(tǒng)，同時(shí)，加強(qiáng)區(qū)域公開文件信息共享建設(shè)，構(gòu)建共享信息網(wǎng)絡(luò)。

3、信息化推動(dòng)管理的策略

3.1 觀念策略與認(rèn)識(shí)的提升

檔案信息化是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。開展檔案信息化工作，檔案管理者需要改變一些傳統(tǒng)的觀念，在認(rèn)識(shí)上要有一定的提高，檔案管理者對(duì)信息化工作的認(rèn)識(shí)需要從無到有，由淺入深，對(duì)信息化應(yīng)用系統(tǒng)的使用也應(yīng)從初級(jí)應(yīng)用的階段逐步發(fā)展到能夠提出更多、更深檔案工作業(yè)務(wù)需求的研究與發(fā)展階段。

3.2 行政管理方法的策略

打破檔案?jìng)鹘y(tǒng)的行政管理方法，實(shí)施需求驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略。需求驅(qū)動(dòng)是檔案信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的重要戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)從“分散式”管理向“集中式”管理模式轉(zhuǎn)變，從環(huán)節(jié)式分段管理向無縫式流程管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

檔案信息化工作的有效開展，不僅能夠提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，而且能夠?yàn)闄n案行政管理人員提供新的思路、方法、手段和信息，促進(jìn)行政管理的進(jìn)一步提升。

3.3 工作模式的策略——現(xiàn)代化管理方法的應(yīng)用

3.3.1 提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想是文檔一體化管理的基本要求。文檔一體化的實(shí)質(zhì)是將各部門相對(duì)分散獨(dú)立的文件與檔案統(tǒng)一為一個(gè)有機(jī)的整體實(shí)施集中管理，這不僅能夠加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，更加確保了檔案的質(zhì)量。

3.3.2 加強(qiáng)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。實(shí)施文檔一體化管理對(duì)電子文件與電子檔案之間的關(guān)系更為密切，二者同處于一個(gè)綜合管理信息系統(tǒng)中，統(tǒng)一地組織和控制整個(gè)文件生命周期的全過程。

3.3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)。文檔一體化管理要求檔案工作者不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用各種信息技術(shù)工具來使用檔案管理信息系統(tǒng)，不斷調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)提高技能，加強(qiáng)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。

3.4 人才戰(zhàn)略思維的轉(zhuǎn)變

檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)是采取各種有效措施實(shí)施人才戰(zhàn)略，造就一支具備現(xiàn)代信息素質(zhì)，具有寬廣知識(shí)背景，能夠掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍。傳統(tǒng)的檔案管理模式及其封閉式運(yùn)轉(zhuǎn)體系造成了檔案行業(yè)內(nèi)部人員在信息技術(shù)方面的技能有所欠缺。因此，適時(shí)引進(jìn)綜合素質(zhì)高，檔案意識(shí)強(qiáng)的信息技術(shù)人員到檔案隊(duì)伍中來，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展會(huì)有很大的促進(jìn)作用，對(duì)提高檔案管理人員的技術(shù)技能也有很好的幫助。

總之，檔案信息化過程是一項(xiàng)長期的、艱苦的，專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的過程，而檔案管理的思路與方法也在不斷的推陳出新，無論人類社會(huì)處于哪個(gè)階段，無論采用怎樣的手段來管理檔案，都是為了使檔案得到更好的利用，使它在信息社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮更加重要的作用，讓人類優(yōu)秀的文化和燦爛的文明得以更好的傳承下去，為推動(dòng)人類社會(huì)的發(fā)展做出自己不可磨滅的貢獻(xiàn)！

【參考文獻(xiàn)】

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