信息化背景下高校會計檔案管理探析

鄧敬萍

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展對高校會計檔案管理工作產(chǎn)生了諸多影響，高校會計檔案工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)。文章通過研究目前高校會計檔案管理工作存在的問題，提出解決問題的途徑，以實現(xiàn)高校會計檔案工作健康有序地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 會計檔案 問題 途徑

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）09-092-02

隨著社會信息化的飛速發(fā)展，帶動各行各業(yè)發(fā)生巨大變革，計算機、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等信息技術(shù)在高校得到廣泛應(yīng)用，高等學校校園信息化逐步發(fā)展完善。絕大多數(shù)高校實現(xiàn)了從傳統(tǒng)手工會計到電算化會計的轉(zhuǎn)變，利用計算機替代人工完成部分賬務(wù)處理和信息分析過程。會計電算化的廣泛運用大大減輕了財務(wù)人員的勞動強度，提高了工作效率，但也存在許多新問題。同時，隨著高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)量和規(guī)模的日益增長，高校會計檔案數(shù)量不斷增加，對高校會計檔案管理工作的要求也越來越高，傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿足高等學校發(fā)展需要，高校會計檔案工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)。要解決好信息化背景下高校會計檔案存在的問題，就需要高校會計檔案工作能夠與時俱進，將先進的計算機技術(shù)手段與現(xiàn)代管理理念相融合，以實現(xiàn)高校會計檔案管理工作的健康有序發(fā)展。

一、信息化對高校會計檔案管理的影響

會計檔案是在財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，以及會計核算電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤及打印輸出的賬、表等史料和證據(jù)，高校會計檔案是反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是進行會計監(jiān)督、分析、決策和制訂計劃不可缺少的依據(jù)和條件。傳統(tǒng)的高校會計檔案工作，是以手工處理為主的紙質(zhì)檔案管理模式，其弊端是雖投入大量人力物力，但工作效率和工作質(zhì)量低下。信息化的發(fā)展使高校會計檔案數(shù)量、形式及管理方式發(fā)生了巨大改變，這種情況下，實現(xiàn)高校會計檔案信息化管理是必然選擇，具體而言，信息化發(fā)展對高校會計檔案管理的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.高校會計檔案管理方式發(fā)生改變。隨著計算機、財務(wù)管理軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校財會部門的廣泛應(yīng)用，會計檔案逐漸實現(xiàn)了信息化管理，所謂高校會計檔案信息化，是指依托計算機數(shù)字化處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)對會計檔案信息資源進行的收集、整理、保管、開發(fā)和利用。高校會計檔案信息化改變了傳統(tǒng)會計信息的處理方法，使得會計人員的職責、會計機構(gòu)的設(shè)置以及會計檔案的管理制度等都發(fā)生了巨大變化。

2.高校會計檔案數(shù)量增加。高校會計檔案信息化以后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并行，無論是財務(wù)管理部門還是檔案部門均需做好對兩種類型檔案的科學保管，檔案數(shù)量增加，檔案保管工作量增加。

3.高校會計檔案服務(wù)高校發(fā)展的效率提高。高校會計檔案實現(xiàn)計算機處理以后，會計檔案信息可以實現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)資源共享，會計部門能根據(jù)學校發(fā)展需要隨時快速、準確地提供會計檔案信息，為廣大師生提供幫助，為各級領(lǐng)導決策服務(wù)，提高了檔案管理部門的服務(wù)效率。

4.高校會計檔案管理制度要求更加嚴格。高校會計檔案信息化后，電子檔案管理過程中存在易修改、不易發(fā)現(xiàn)，檔案損壞不易修復(fù)等特點，因此，高校會計檔案管理制度必須對系統(tǒng)安全性、系統(tǒng)要求、檔案存儲格式、檔案備份方式、檔案管理人員要求等進行嚴格規(guī)范，以防止檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，提高檔案管理質(zhì)量。

5.對高校會計檔案管理人員的要求提高。會計管理系統(tǒng)的不斷改進與更新、紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理，這些都要求檔案管理人員在檔案管理過程中不僅要具備檔案管理知識，而且應(yīng)該了解會計工作全過程，同時具備計算機、網(wǎng)絡(luò)安全等多方面的知識和能力。因此，檔案管理人員必須不斷學習新知識，積極參加各種相關(guān)培訓，以適應(yīng)會計檔案管理需要。

二、信息化背景下高校會計檔案管理存在的問題

在高校會計檔案信息化的背景下要做好會計檔案管理工作需要高校各級管理人員相互配合、共同努力，上級領(lǐng)導充分重視并提供人員、設(shè)備、制度等一系列支持。目前我國高校會計檔案管理仍然存在許多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.紙質(zhì)會計檔案管理不規(guī)范。各高校對于傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的管理雖然較為成熟但仍存在不規(guī)范之處，財務(wù)部門和檔案管理部門情況不同，存在的問題也有所區(qū)別。如部分高校財務(wù)部門在日常工作過程中對紙質(zhì)檔案保管收集整理不夠及時，檔案裝訂不規(guī)范，檔案封面填寫不完整，在臨時保管期間未按照國家檔案管理辦法進行規(guī)范管理，沒有配備符合條件的檔案裝具，由于檔案保管場所狹小造成檔案長期疊壓堆放，未按照規(guī)定指定專人管理檔案，部分高校出納人員兼管檔案。檔案查詢未按規(guī)章制度嚴格審查審批程序，也有高校財務(wù)部門沒有按時對會計檔案進行移交。而檔案部門在檔案接收后存在不能及時入庫，檔案查詢制度不健全審批不嚴格等問題，同時在檔案銷毀時存在未按時銷毀，未嚴格履行銷毀程序等問題。

2.電子會計檔案管理亟待加強。隨著電子會計檔案數(shù)量的不斷增加，電子會計檔案管理工作成為各高校財務(wù)部門和檔案管理部門日常工作的重要組成部分。做好電子檔案會計管理需要應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)安全、計算機技術(shù)、會計、檔案管理等多方面知識，既要求較高的設(shè)備條件也需要管理人員具有較高綜合素質(zhì)。受制于以上兩個方面，我國各高校電子會計檔案管理水平發(fā)展很不均衡。目前在電子會計檔案管理中存在的問題主要有：部分高校未單獨制定切實可行的電子會計檔案管理規(guī)定，系統(tǒng)安全性及數(shù)據(jù)安全性急需提高，電子檔案備份不及時，財務(wù)部門只移交紙質(zhì)檔案不移交電子檔案，檔案管理部門對電子檔案管理不規(guī)范等。

三、信息化背景下加強高校會計檔案管理的途徑

以上問題產(chǎn)生的原因，主要是由于領(lǐng)導對會計檔案管理不夠重視，檔案管理人員素質(zhì)不能滿足新時期檔案管理要求，高校會計檔案管理制度不健全等原因造成的。為解決以上問題，筆者認為可以采取以下措施：endprint

1.提高會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。信息化背景下，會計檔案管理人員必須掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)知識同時需要具備檔案管理及財務(wù)管理業(yè)務(wù)能力。財務(wù)部門應(yīng)加強對會計檔案形成過程中相關(guān)人員的檔案基礎(chǔ)知識培訓，同時財務(wù)部門及檔案部門應(yīng)指定綜合素質(zhì)較高的人員負責會計檔案管理，對檔案管理人員應(yīng)建立定期培訓和專業(yè)培訓相結(jié)合的培訓制度，特別是加強有針對性的會計檔案的專業(yè)培訓及信息技術(shù)培訓。在工作過程中應(yīng)加強檔案管理人員工作責任心教育，引導他們養(yǎng)成良好的工作作風和工作習慣。

2.建立健全會計檔案管理制度體系。高校會計檔案管理制度的健全和規(guī)范是做好會計檔案管理工作的關(guān)鍵。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，各高校均制定了較為健全規(guī)范的管理制度，而電子檔案由于產(chǎn)生時間較短，各單位重視程度不足等原因，多數(shù)高校尚未形成嚴格規(guī)范的管理制度體系。2015年新頒布的《會計檔案管理辦法》對電子檔案的管理進行了細化和規(guī)范，《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》也是指導高校電子檔案工作的重要法規(guī)依據(jù)，各高校應(yīng)該嚴格執(zhí)行以上法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合各高校具體情況制定符合本校實際的電子會計檔案管理制度，形成完善健全、科學規(guī)范的電子會計檔案制度體系，切實做好高校電子會計檔案管理工作。

3.加強會計檔案安全保障。會計檔案安全是做好會計檔案管理的前提和基礎(chǔ)。會計檔案安全包括紙質(zhì)檔案安全和電子檔案安全，主要需要做好紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和電子檔案軟硬件及網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案收集、整理、開發(fā)和利用的必備條件，各高校應(yīng)該嚴格按照檔案管理規(guī)定及歸檔文件整理規(guī)則等法律法規(guī)，配備符合要求的檔案裝具。按照檔案庫房“十防”和消防“八不準”等要求，配備監(jiān)控、門禁和消防設(shè)施，做好檔案庫房的安全保障工作。按照信息化安全標準配置高性能計算機、復(fù)印機、掃描儀、備份存儲設(shè)備，以做好檔案的存儲備份及開發(fā)利用工作。

電子會計檔案的形成、移交、整理、歸檔一系列過程都是依托計算機軟硬件及信息網(wǎng)絡(luò)進行的，做好電子會計檔案安全管理需要嚴格執(zhí)行電子文件管理法律法規(guī)，選擇應(yīng)用符合檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化安全建設(shè)標準的檔案管理軟件，為電子檔案信息交換和共享創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。建立和健全會計檔案管理責任制，通過采取電子文件簽入簽出等一系列措施，保證電子會計檔案在傳遞交接過程中的安全保密。為保證數(shù)據(jù)兼容性，應(yīng)采用符合規(guī)定、科學規(guī)范的財務(wù)管理軟件，以提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性與可續(xù)性。同時，應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，會計檔案管理系統(tǒng)建立之初應(yīng)做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)；財務(wù)部門、檔案部門計算機、網(wǎng)絡(luò)要進行不定期的設(shè)備巡查，確保硬件安全運行；在保證安全工作的同時，對不可控的事件提前進行應(yīng)對，及時進行數(shù)據(jù)備份，通過設(shè)置用戶訪問權(quán)限等措施做好檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。實現(xiàn)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)與外部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)間物理隔離，保持各自獨立。

4.加強檔案開發(fā)利用。檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案價值、發(fā)揮檔案作用的重要途徑。信息資源建設(shè)是提高檔案開發(fā)利用能力的前提。做好會計檔案的開發(fā)利用，首先，應(yīng)該加強應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，研制開發(fā)網(wǎng)上電子檔案安全移交和接收技術(shù)系統(tǒng)，確保接收電子文件的完整性與安全性。統(tǒng)一電子檔案標準規(guī)范，實現(xiàn)電子檔案共享，加強檔案管理網(wǎng)站建設(shè)，做好檔案宣傳和利用。其次，高校會計檔案信息資源建設(shè)，必須將數(shù)據(jù)庫建設(shè)放在突出位置。通過建立已有會計檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)館藏會計檔案的查詢、下載等功能。

面對信息化對高校會計檔案管理工作帶來的諸多問題和挑戰(zhàn)，高校應(yīng)重視會計檔案管理工作，加強會計檔案信息化管理，使會計檔案更好地為高校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：新鄉(xiāng)醫(yī)學院 河南新鄉(xiāng) 453003）（責編：若佳）endprint