新聞出版科技工程進度管理的實踐與探索

李薇

摘要：本文首先介紹了新聞出版科技工程的研發(fā)背景，其次對項目管理及進度管理進行了簡要說明，探討了新聞出版科技工程進度管理的必要性，并舉例分析了進度管理的實施步驟及方法，提出了新聞出版科技工程進度管理的實施建議，最后指出，進度管理對新聞出版科技工程的順利實施有重要意義。

關鍵詞：新聞出版 進度管理 科技工程 版權工程

新聞出版重大科技工程是“十一五”以來由國家新聞出版廣電總局牽頭的科技類重大工程，包括：國家數(shù)字復合出版系統(tǒng)工程、數(shù)字版權保護技術研發(fā)工程（以下簡稱“版權工程”）、中華字庫工程和國家知識資源數(shù)據(jù)庫工程。目前經(jīng)過行業(yè)內(nèi)外專家反復論證、深入研究，“版權工程”的主體研發(fā)任務已經(jīng)完成，中華字庫工程進入實質(zhì)性研發(fā)階段，國家知識資源數(shù)據(jù)庫工程的研發(fā)已經(jīng)啟動，國家數(shù)字復合出版系統(tǒng)工程V1.0成果前不久已經(jīng)發(fā)布。借助國家政策與財政的支持，大批新聞出版科技工程的科研成果在行業(yè)內(nèi)得到實際應用?！吨腥A人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃綱要》指出：“推進文化業(yè)態(tài)創(chuàng)新，大力發(fā)展創(chuàng)意文化產(chǎn)業(yè)，促進文化與科技、信息、旅游、體育、金融等產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展?！敝卮罂萍脊こ痰膶嵤┦峭苿觽鹘y(tǒng)出版與新興出版融合，實現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的必然要求，是實現(xiàn)新聞出版業(yè)可持續(xù)發(fā)展的迫切需要，是增強國際傳播能力的重要手段。

根據(jù)美國項目管理協(xié)會發(fā)布的《項目管理知識體系指南（PMBOK指南）》，項目管理（Project Management，簡稱PM）是管理項目的科學，是指把各種知識、技能、手段和技術應用于項目活動中，以達到項目的要求。項目管理包括整體管理、范圍管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風險管理、溝通管理、采購管理等九大領域。

進度管理是項目管理的領域之一，進度管理的過程是采用科學的方法確定進度目標，通過編制進度計劃、采用進度管理工具等方法進行項目的進度管理，在與質(zhì)量、費用目標協(xié)調(diào)的基礎上，實現(xiàn)進度目標，在約定的時間內(nèi)交付合格的項目。進度管理的具體過程包括活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制訂進度計劃和進度控制。這些過程不僅彼此相互作用，而且還與項目管理其他知識領域的過程相互作用。

一、加強進度管理是新聞出版科技工程項目順利實施的保障

（一）構建完整的項目管理體系，提高項目管理水平

新聞出版科技工程具有出版行業(yè)的特點，包含了出版業(yè)務流程、出版活動運作的特殊性，可以運用項目管理的方式進行組織與管理。有效的進度管理可以明確新聞出版科技工程的目的與范圍，合理組織各類資源，使項目整體管理的思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化和科學化，從而構建完整的項目管理體系與創(chuàng)新體系，提高項目整體管理水平。

（二）實現(xiàn)合同要求，確保項目順利實施

進度管理是項目管理的重要方面之一，是項目成功的關鍵因素。對于新聞出版科技工程而言，項目復雜程度高，技術難度大，涉及的干系人多，干系人要求高。在項目的實施過程中，存在許多不確定因素或突發(fā)事件。為了使項目管理系統(tǒng)化、規(guī)范化，確保交付的成果滿足合同要求，科學有效的項目進度管理顯得尤為重要。實施有效的進度管理，對預計可能會發(fā)生的突發(fā)事件做好周密的應對策略，能夠確保項目的順利實施。

（三）體現(xiàn)管理能力，實現(xiàn)良好效益

為了保證項目進度目標的順利實現(xiàn)，項目實施單位必然按照合同要求及時組織資源，開展項目建設工作，科學地管理項目實施過程，這有利于工作效率的提高和責任制度的落實，為項目內(nèi)部考核提供可靠的依據(jù)。同時，良好的項目進度管理，是實施單位遵守合同約定的一種體現(xiàn)，是誠信的一種表現(xiàn)，必然得到建設單位和社會的認可，從而獲得良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、制訂合理的工作分解結構，避免項目范圍的蔓延和進度延期

目前四大國家新聞出版重大科技工程中，“版權工程”已順利竣工，以“版權工程”的某分包為例，對該分包在項目實施過程中進行進度管理，主要關注制訂合理的工作分解結構（Work Breakdown Structure，WBS）、制訂進度計劃和進度控制三方面的工作。

WBS是面向可交付物的層次型結構，是對完成項目目標、創(chuàng)造可交付物所需執(zhí)行的項目工作的分解，它組織并定義了整個項目范圍。制訂合理的WBS是進度管理的基礎。在前期需求調(diào)研的基礎上，根據(jù)項目管理計劃和范圍說明，對該分包進行活動定義，在此基礎上制訂WBS。以WBS作為開發(fā)工作的依據(jù)，有效避免了項目范圍的蔓延和進度的延期。

該分包的進度與“版權工程”總體進度保持一致，分為以下幾個階段，即啟動階段、需求分析階段、概要設計階段、詳細設計及實施階段、測試階段、集成優(yōu)化階段和驗收總結階段。工作分解結構如圖1所示。

三、制訂進度計劃，進行進度控制，確保如期完成

制訂進度計劃就是決定項目活動的開始時間和完成時間，如果沒有制訂現(xiàn)實可達的進度計劃，項目就不可能如期完成。隨著項目的進展，進度計劃也將不斷更新。

（一）項目計劃制度

在“版權工程”該分包的實施過程中，運用MicrosoftProject編寫項目計劃。將整個分包項目逐層分解成易于控制的管理單元，通過對各種基本任務的控制來控制整個項目進度和結果，以便確認實現(xiàn)項目目標所需的所有工作項。在實施過程中做好跟蹤和監(jiān)控，包括對照已文檔化的估計、約定、計劃評審跟蹤項目完成情況和結果，基于實際的完成情況和結果調(diào)整計劃，并對進度進行控制與更新，以便項目管理人員掌握各種計劃的安排，保證分包的順利進行。

（二）項目報告制度

制訂該分包的周例會、月報告和階段性成果匯報制度。周例會的內(nèi)容包括：本周進度完成情況；檢查工作進度是否偏差并說明原因；質(zhì)量狀態(tài)；風險監(jiān)控情況；其他資源的使用情況；前期問題的解決情況；存在的問題及其解決措施；進度延遲的追趕計劃；下周的工作安排等。endprint

月報告的內(nèi)容包括：本月進度完成情況；存在的問題及其解決措施；進度延遲的追趕計劃；重大問題報告；需求變動情況；人員變動情況；經(jīng)費使用情況；質(zhì)量狀態(tài)；風險監(jiān)控情況；下月的工作安排等。

階段性成果即基線配置項，是指項目文檔或軟件源碼的一個穩(wěn)定版本，它是進一步開發(fā)的基礎。該分包的階段性成果包括系統(tǒng)功能說明書、軟件需求規(guī)格說明書、設計規(guī)格說明書、測試規(guī)格說明、數(shù)據(jù)庫描述、模塊規(guī)格說明、運行系統(tǒng)、用戶文檔、采用的有關標準和規(guī)程等。階段性成果匯報將嚴格遵循項目管理辦公室的匯報流程。

（三）確定進度計劃

制訂進度計劃的核心是確定關鍵路徑。在前期工作的基礎上，根據(jù)各階段工作之問的依賴關系、資金需求、歷時估算和資源使用情況，分析得出該分包的關鍵路徑，用甘特圖描述具體的進度安排（甘特圖是一種能有效顯示活動時問計劃編制的方法，主要用于項目計劃和項目進度安排），如圖2所示。

（四）進度控制

項目進度控制是依據(jù)項目進度計劃對項目的實際進展情況進行控制，使項目能夠按時完成?！鞍鏅喙こ獭敝性摲职倪M度控制主要包括及時了解項目進度，獲取項目實時績效，與項目進度計劃比較，進行必要的調(diào)整，做好變更控制。在項目實施過程中，變更不可避免，為了最大程度降低變更產(chǎn)生的負面影響，結合“版權工程”的實施要求，該分包變更操作規(guī)范具體如下：

首先，提出變更申請。按照變更申請的原則，填寫變更申請表，提交項目管理辦公室審批。其次，對變更申請進行審批。項目管理辦公室根據(jù)變更申請的內(nèi)容、大小以及變更的影響程度，組織相關專家對變更申請進行審批，必要時召開變更評審會。再次，變更的實施與確認。相關方對變更內(nèi)容及相關事項達成統(tǒng)一并實施變更，將變更結果告知配置管理員及相關人員。

四、新聞出版科技工程進度管理的實施建議

新聞出版科技類工程是復雜的系統(tǒng)工程，項目分包多、干系人多、技術復雜、難度高、工程周期較長。目前僅“版權工程”的主體研發(fā)任務已完成，其余項目的研發(fā)工作仍在進行中，并且存在著項目延期、階段性成果完成質(zhì)量不高等問題。為了推進項目進度、確保項目順利完成，對項目的進度管理提出以下建議：

一是提高項目團隊的進度管理意識，制訂切實可行的進度管理計劃。

切實可行的進度管理計劃能夠保證按期交付項目成果物，對提高用戶滿意度、降低項目生命周期的維護成本、提高項目的可維護性、穩(wěn)定性等至關重要。制訂進度管理計劃應遵循以下原則：一是內(nèi)容嚴謹，邏輯性強。項目管理人員要根據(jù)新聞出版科技工程的業(yè)務流程和邏輯關系分解工作量，避免工作安排混亂。二是計劃編排要詳細，落實到具體崗位和相關人員。

二是制訂并執(zhí)行進度定期檢查制度。

項目進度計劃確定后，為及時發(fā)現(xiàn)問題，避免項目延期，項目管理辦公室應建立定期例會及匯報制度，定期檢查項目進展及項目階段性成果完成情況。首先，建立例會制度。由項目組長定期組織召開例會，了解項目進度、收集問題、解決項目實施過程中發(fā)現(xiàn)的風險和問題。其次，建立項目階段匯報制度。在項目的重大里程碑處，以召開評審會的形式匯報項目的階段性成果，并邀請業(yè)內(nèi)專家及建設單位相關人員參加。

三是合理分配人力資源，建立良好的溝通機制。

首先，收集項目組成員信息，充分整合現(xiàn)有資源。根據(jù)不同的崗位性質(zhì)對項目組成員分類，落實崗位責任制，使項目組成員充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。其次，建立內(nèi)部溝通和外部溝通機制。在項目實施過程中，溝通是必不可少的環(huán)節(jié)，溝通的效果直接影響項目進度。項目組長在項目組內(nèi)部制訂合理的溝通制度，確保研發(fā)人員、質(zhì)量管理人員、財務人員和行政人員有良好的溝通平臺；并建立與外部專家及建設單位相關人員的溝通、匯報渠道，便于及時反饋、處理項目實施過程中的各類問題，避免風險的發(fā)生，為項目的順利進行提供保證。

進度管理是新聞出版科技工程項目管理中重要的管理工作。在項目實施過程中，從制訂合理的工作分解結構、制訂進度計劃和進度控制等方面，做好項目的進度管理，以項目章程和合同為依據(jù)，對發(fā)生偏離計劃的情況及時分析修改，有序推進項目的實施?？茖W有效的進度管理能夠使項目整體管理更加有序，實現(xiàn)項目的總體目標，對推動新聞出版科技工程的順利實施有重大意義。endprint