智慧檔案館探析

■孫亞楠

智慧檔案館探析

■孫亞楠

物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)背景下孕育了智慧檔案館這新一代檔案館的出現(xiàn)，是繼數(shù)字檔案館后的又一新形態(tài)。本文闡述了智慧檔案館的概念、特征、體系構(gòu)成，論述了智慧檔案與數(shù)字檔案館之間的關(guān)系，分析了智慧檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀，提出了智慧檔案館的建設(shè)措施，并展望了智慧檔案館的發(fā)展前景。

智慧檔案館

引言

2008年11月，IBM首席執(zhí)行官彭明盛在美國紐約外國關(guān)系理事會(huì)上的演講報(bào)告中正式提出“智慧地球”的概念，隨之對(duì)“智慧地球”“智慧城市”“智慧圖書館”的研究逐步展開，“智慧檔案館”也應(yīng)運(yùn)而生，成為繼數(shù)字檔案館之后的又一檔案館新形態(tài)。

1 智慧檔案館概述

1.1 智慧檔案館的定義

智慧檔案館作為一個(gè)較新概念，目前國內(nèi)尚未形成統(tǒng)一的定義，學(xué)者們從不同角度進(jìn)行表述。筆者比較贊同“智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式?！盵1]因?yàn)樵摱x采用的是被定義概念=種差+鄰近屬概念的組合式方法，同時(shí)突出了“智慧”的內(nèi)涵。

1.2 智慧檔案館的特征

智慧檔案館具有如下特征：第一，深度感知。檔案館的感知系統(tǒng)，表現(xiàn)出的是對(duì)檔案館內(nèi)、館際之間存在的物與物、物與人、人與人的相互感知及檔案館對(duì)全社會(huì)的全面和深度的感知。第二，立體互聯(lián)。全方位、立體的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案與用戶、檔案與館舍、檔案與設(shè)備、檔案與工作人員、用戶與用戶、用戶與工作人員等的互聯(lián)互通，同時(shí)體現(xiàn)的是信息的深度共享。第三，無線泛在。即無時(shí)不在、無處不在，實(shí)現(xiàn)檔案利用功能的全方位覆蓋，檔案利用工作隨時(shí)隨處都可進(jìn)行。第四，以人為本。第五，持續(xù)發(fā)展創(chuàng)新。

1.3 智慧檔案館的體系構(gòu)成

圖1 智慧檔案館基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)圖

如圖1，構(gòu)建了智慧檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了智慧檔案館全面現(xiàn)代化管理的新特征。技術(shù)層通過支撐保障系統(tǒng)、檔案?jìng)}儲(chǔ)系統(tǒng)來保證檔案館對(duì)人、事、物的智慧感知；并將這些感知經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、通信網(wǎng)傳遞到海量數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集約管理和全面整合；應(yīng)用層通智慧服務(wù)系統(tǒng)和智慧管理系統(tǒng)來滿足智慧城市的服務(wù)需求，提供檔案信息的集成服務(wù)和智慧啟迪。[2]

2 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系

關(guān)于智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系，目前學(xué)術(shù)界大致存在兩種不同的觀點(diǎn)。一種認(rèn)為數(shù)字檔案館是智慧檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)，智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級(jí)（如圖2所示）。智慧檔案館以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，加入館舍智能化和感知等技術(shù)，升級(jí)為智慧檔案館，使之更加智慧化、智能化、人性化。另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為智慧檔案館與數(shù)字檔案館是并行發(fā)展、略有交叉（如圖3所示）。以陶水龍為代表的學(xué)者提出“智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知等技術(shù)服務(wù)，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持”。[3]即智慧檔案館的核心是感知技術(shù)，數(shù)字檔案館的核心是數(shù)據(jù)處理技術(shù)。二者核心技術(shù)不盡相同，則側(cè)重點(diǎn)就有所差別。

圖2 智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級(jí)示意圖

圖3 智慧檔案館與數(shù)字檔案館并行存在示意圖

筆者認(rèn)為以上兩種觀點(diǎn)均具其合理性，雖然二者核心技術(shù)、內(nèi)容指向有所不同，但智慧檔案館是在數(shù)字檔案館原有的基礎(chǔ)上增加新技術(shù)發(fā)展而來的。智慧檔案館和數(shù)字檔案館可以看作是檔案館在信息化不同發(fā)展階段的不同呈現(xiàn)形式，隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案館逐漸呈現(xiàn)出其局限性，智慧檔案館在數(shù)字檔案館的功能、資源整合挖掘再生及技術(shù)等方面做了提升，但同時(shí)數(shù)字檔案館又為智慧檔案館提供了數(shù)據(jù)支持。[4]數(shù)字檔案館是智慧檔案館的基礎(chǔ)和前提，智慧檔案館也是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。

3 智慧檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，我國檔案學(xué)界逐步開始了對(duì)智慧檔案館的研究。部分地方檔案部門對(duì)智慧檔案館建設(shè)正在進(jìn)行探索和試行，提出了智慧檔案館的理念，圍繞技術(shù)、服務(wù)等領(lǐng)域開展了很多有益嘗試。

浙江省麗水市在智慧麗水建設(shè)的同時(shí)開始了智慧檔案館建設(shè)，實(shí)行全市檔案資源統(tǒng)籌建設(shè)，各級(jí)檔案館與各部門檔案室進(jìn)行協(xié)同共建，將區(qū)域內(nèi)所有檔案數(shù)據(jù)共享。[5]

浙江省紹興市以其豐富的數(shù)字信息資源作為強(qiáng)大的支撐，以全方位的人性化服務(wù)作為關(guān)鍵要素，注重檔案信息網(wǎng)站的檢索查閱利用綜合功能，創(chuàng)建了“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)平臺(tái)”“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺(tái)”，在建設(shè)智慧檔案的探索之路上邁出堅(jiān)實(shí)的一步。[6]

山東省青島市于2010年建成檔案歷史知識(shí)庫，并于2012年開通使用金宏政務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了與檔案信息網(wǎng)的融合。檔案歷史知識(shí)庫的目標(biāo)是知識(shí)共享，試圖建立一個(gè)功能強(qiáng)大、結(jié)構(gòu)化、模塊化的知識(shí)數(shù)據(jù)庫，通過先進(jìn)的技術(shù)和統(tǒng)一的管理制度整合檔案館的各類資源。[7]

上海市啟動(dòng)了全市18家國家級(jí)綜合性檔案館的館際聯(lián)動(dòng)，實(shí)行全市通辦，可以實(shí)現(xiàn)就地查詢和跨館出證，為構(gòu)建智慧檔案館鋪路。[8]中國移動(dòng)廣東公司提出“五全實(shí)時(shí)智慧檔案管理體系”。北京量子偉業(yè)信息技術(shù)有限公司研發(fā)了國內(nèi)首款智慧檔案管理軟件，即“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。[9]

這反映了國內(nèi)檔案館在智慧檔案館建設(shè)領(lǐng)域的前瞻性，但同時(shí)智慧檔案館尚處在理念提出階段，檔案學(xué)界也僅限于對(duì)云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)領(lǐng)域的關(guān)注，因此，智慧檔案館無論是理論還是實(shí)踐層面都有待于進(jìn)一步探索。國外檔案學(xué)界還沒有引入這一理念，但智慧檔案館所依托的物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)是檔案行業(yè)在全球范圍內(nèi)面臨的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，國外檔案界也在加強(qiáng)研究并逐步探索應(yīng)用。[10]

4 智慧檔案館建設(shè)的實(shí)施

4.1 智慧檔案館的建設(shè)原則

對(duì)于智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)遵循以下原則：第一，政府主導(dǎo)，合力推進(jìn)。重視加強(qiáng)政府在智慧檔案建設(shè)中的主導(dǎo)性作用，尤其是在政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、資源保障、組織推進(jìn)等方面，并形成以檔案部門為主體，機(jī)關(guān)、企業(yè)和公眾等社會(huì)各方力量廣泛參與智慧檔案建設(shè)的推進(jìn)體系。第二，重點(diǎn)突破，示范帶動(dòng)。在社會(huì)各方面建設(shè)、管理與服務(wù)等重點(diǎn)領(lǐng)域，結(jié)合各檔案部門的優(yōu)勢(shì)與特色、發(fā)展戰(zhàn)略方向以及人們最需要、最關(guān)心的領(lǐng)域?yàn)橹攸c(diǎn)，優(yōu)先突破，將條件較為完備的檔案部門作為試點(diǎn)，增強(qiáng)其影響和帶動(dòng)作用，以示范和試點(diǎn)促進(jìn)智慧檔案館建設(shè)的全面推進(jìn)。第三，扎實(shí)基礎(chǔ)，分步實(shí)施。注重檔案信息工作基礎(chǔ)設(shè)施和智慧應(yīng)用基礎(chǔ)的建設(shè)。通過分階段建設(shè)，采取先易后難的方法穩(wěn)步推進(jìn)智慧檔案館的建設(shè)計(jì)劃，逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)各部門對(duì)檔案信息的共享互聯(lián)。[11]第四，創(chuàng)新發(fā)展，惠民便民。智慧檔案建設(shè)不僅是物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用，更是對(duì)檔案管理、利用、服務(wù)模式的創(chuàng)新，更為智慧化、智能化、人性化的服務(wù)將更有利于利用者對(duì)檔案信息和知識(shí)獲取與利用。

4.2 智慧檔案館建設(shè)的推進(jìn)途徑

對(duì)于智慧檔案館的建設(shè)工作，可以從以下幾方面入手加以推進(jìn)：

第一，提高智慧檔案館建設(shè)意識(shí)，加大宣傳力度

檔案部門要加深對(duì)智慧檔案館理念的理解，不斷增強(qiáng)智慧檔案館建設(shè)意識(shí)，積極推動(dòng)智慧檔案館列入地區(qū)發(fā)展規(guī)劃。[12]并加大宣傳力度，使得社會(huì)各界力量對(duì)檔案工作加以重視，得到對(duì)智慧檔案館建設(shè)的認(rèn)同與支持。

第二，建立完善智慧檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是智慧檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作之一。檔案管理系統(tǒng)與其它信息系統(tǒng)的對(duì)接，檔案信息資源的有序組織和共建共享，關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。[13]結(jié)合實(shí)際情況和需求，推出具有可行性的實(shí)施細(xì)則，形成本部門智慧檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

第三，建立合理的組織領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展，各檔案部門應(yīng)建立合理完善的管理理念、領(lǐng)導(dǎo)管理體制、組織結(jié)構(gòu)和工作機(jī)制，確定智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃和政策，對(duì)智慧檔案館建設(shè)工作中的重大問題進(jìn)行研究和決策，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系和溝通，協(xié)調(diào)處理相關(guān)事項(xiàng)；[14]建立完善的工作流程，規(guī)范化的工作流程有助于智慧檔案館建設(shè)有條不紊的進(jìn)行；建立評(píng)估體系，強(qiáng)化目標(biāo)考核。

第四，穩(wěn)固科學(xué)技術(shù)支撐，加強(qiáng)科技創(chuàng)新

加強(qiáng)云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、通信與網(wǎng)絡(luò)等新一代核心信息技術(shù)研發(fā)，重視核心科技創(chuàng)新，積極推進(jìn)檔案科技創(chuàng)新，重點(diǎn)突破信息網(wǎng)絡(luò)融合、智能分析決策等領(lǐng)域相關(guān)技術(shù)難題，大力推廣新技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。[15]

第五，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

智慧檔案館的建設(shè)需要大量相關(guān)人才的支撐，高層次領(lǐng)導(dǎo)人才、高層次復(fù)合型人才、專業(yè)技能人才、創(chuàng)新型人才，加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，做好人才的轉(zhuǎn)型，才能為智慧檔案館的建設(shè)提供保障。

第六，增加財(cái)政投入，創(chuàng)新扶持機(jī)制

落實(shí)財(cái)政政策，加大政府投入，引入社會(huì)資本，拓寬融資渠道，創(chuàng)新各項(xiàng)扶持政策，鼓勵(lì)企業(yè)參與智慧檔案館建設(shè)，對(duì)智慧檔案館建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行政策扶持，為智慧檔案館建設(shè)提供物質(zhì)保障。

第七，推進(jìn)智慧檔案館主體系統(tǒng)的構(gòu)建

智慧檔案館主體系統(tǒng)的構(gòu)建主要包括以下幾方面：

首先，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。包括感知系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，檔案云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析處理挖掘系統(tǒng)的建設(shè)及檔案信息安全的基礎(chǔ)建設(shè)。

其次，應(yīng)用體系的建設(shè)。通過對(duì)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，建立深度感知、立體互聯(lián)、無線泛在的管理與利用服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)，為管理者與利用者提供智慧化、人性化的服務(wù)體驗(yàn)。同時(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，以用戶需求為向?qū)?，?duì)智慧檔案館人文環(huán)境加以營造，增強(qiáng)智慧檔案數(shù)據(jù)建設(shè)和整合共享及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的進(jìn)一步分析挖掘，為利用者提供的不僅是信息服務(wù)，而是知識(shí)服務(wù)、智慧服務(wù)。

再次，反饋系統(tǒng)的建設(shè)。對(duì)用戶的使用體驗(yàn)及時(shí)向系統(tǒng)作出反饋并實(shí)時(shí)調(diào)整更新，為用戶提供更滿意的服務(wù)體驗(yàn)。

第八，加強(qiáng)交流與合作

各檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)智慧檔案館建設(shè)的合作與交流溝通，同時(shí)廣泛聽取社會(huì)各方對(duì)智慧檔案館建設(shè)工作的意見和建議，以用戶需求為導(dǎo)向，進(jìn)行全方位的整合與集成，為智慧檔案館的建設(shè)及功能的發(fā)揮提供支持。

5 智慧檔案館前景展望

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，更加智慧化、智能化、人性化將成為檔案館發(fā)展的趨勢(shì)，“以人為本”成為智慧檔案館建設(shè)的核心思想，智慧檔案館將實(shí)現(xiàn)從檔案管理到知識(shí)、智慧管理，從單一利用到多維協(xié)同交互，從人工控制到深度感知，從實(shí)體存在到虛擬泛在，從存檔重地到文化休閑。智慧檔案館將朝著更迅速互聯(lián)、更智慧化、更個(gè)性化、更主動(dòng)的方向繼續(xù)發(fā)展前進(jìn)。

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作者單位：云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院