基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)探索與實踐

■楊劍云

基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)探索與實踐

■楊劍云

文章針對移動數(shù)字終端與檔案信息服務(wù)融合進(jìn)行SWTO分析，設(shè)計了基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)體系架構(gòu)，并提出了移動數(shù)字終端與檔案信息服務(wù)融合的良性發(fā)展戰(zhàn)略。

移動數(shù)字終端 檔案信息服務(wù)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，要求檔案信息服務(wù)方式與手段必須隨之變革，使深化檔案信息服務(wù)內(nèi)涵、創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式等均可獲得技術(shù)應(yīng)用平臺的支撐。將現(xiàn)代信息技術(shù)“嵌入”檔案信息服務(wù)的便捷、實用、可行途徑是將其與移動數(shù)字終端相融合。本文主要探討通過移動數(shù)字終端等現(xiàn)代信息技術(shù)手段、借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)與檔案利用者之間的即時互動交流的新型檔案信息服務(wù)方式，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)在移動數(shù)字技術(shù)領(lǐng)域融合發(fā)展的體現(xiàn)。將檔案信息服務(wù)與現(xiàn)代信息技術(shù)融合，以期達(dá)到拓寬檔案信息服務(wù)渠道、創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式、最大限度地滿足社會檔案信息需求的目的。

1 移動數(shù)字終端與檔案信息服務(wù)融合的SWTO分析

SWTO分析法即態(tài)勢分析法，是20世紀(jì)80年代初美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授韋里克提出來的，用來確定企業(yè)自身的競爭優(yōu)勢（strengths）、競爭劣勢（weaknesses）、機(jī)會（opportunities）和威脅挑戰(zhàn)（threats）的。依據(jù)SWTO分析法筆者認(rèn)為移動數(shù)字終端與檔案信息服務(wù)融合的優(yōu)勢、劣勢及機(jī)遇和挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)有幾個方面，如下圖所示：

2 基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)體系架構(gòu)

鑒于目前對移動數(shù)字終端與檔案信息服務(wù)二者融合的“頂層設(shè)計”不足，筆者借鑒智能檔案館、數(shù)字檔案館已有的研究成果，主要依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，借助平臺化的思維方式，設(shè)計了“基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)體系構(gòu)架”，充分提升檔案信息開發(fā)和服務(wù)能力。

數(shù)字檔案館的體系架構(gòu)可以分為數(shù)據(jù)層、服務(wù)層、應(yīng)用層（如圖1所示）。數(shù)據(jù)層以各個數(shù)字檔案館的資源數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，基于目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、管理過程庫、元數(shù)據(jù)庫等來實現(xiàn)各類服務(wù)。服務(wù)層由檔案工作者利用短信、微信、APP等方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的獲取、管理、組織、發(fā)布、推送等功能，可參考開發(fā)以下服務(wù)功能：（1）設(shè)置用戶注冊登錄頁面，可以在注冊后享受個人中心功能，體驗個性化檔案信息服務(wù)，包括預(yù)約查詢、檔案查詢、個人中心等功能。（2）根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)自身特色，設(shè)立地區(qū)大事記、歷史檔案老照片、深度閱讀、精品典藏類服務(wù)功能，弘揚(yáng)區(qū)域歷史文化，增進(jìn)網(wǎng)絡(luò)用戶對該地區(qū)的歷史內(nèi)涵的了解，欣賞檔案機(jī)構(gòu)推出的專題展覽。（3）設(shè)置視頻觀看區(qū)，以直觀的表現(xiàn)手法讓網(wǎng)絡(luò)用戶了解該機(jī)構(gòu)的檔案信息資源。比如說，可以在APP上提供文件、視頻、課件三大功能，為想要了解檔案機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)辦事服務(wù)流程的網(wǎng)絡(luò)用戶提供解答。（4）設(shè)立檔案資訊、辦事指南類功能區(qū)，支持網(wǎng)絡(luò)用戶的日常瀏覽需要，滿足休閑層面的網(wǎng)絡(luò)用戶服務(wù)需求。（5）檔案信息服務(wù)的重點就是能夠提供檔案信息服務(wù)途徑，在注冊后，要充分發(fā)揮移動端的優(yōu)勢，及時進(jìn)行恢復(fù)，最大程度的降低用戶等待時間?？傊?，檔案信息服務(wù)的開發(fā)、完善和推廣要根據(jù)用戶的需求建議不斷進(jìn)行研究和調(diào)試。

通訊服務(wù)器為互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)的轉(zhuǎn)換提供平臺，資源數(shù)據(jù)通過移動互聯(lián)網(wǎng)傳輸至移動終端設(shè)備，即應(yīng)用層。終端設(shè)備，即應(yīng)用層。通過三層體系架構(gòu)的搭建最終實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在移動終端設(shè)備的利用。云計算為三層體系架構(gòu)的搭建提供技術(shù)保障。移動終端設(shè)備操作系統(tǒng)存在不同的系統(tǒng)架構(gòu)、接口和協(xié)議，使得移動數(shù)字檔案館服務(wù)體系還需整合不同信息資源、構(gòu)建滿足不同操作系統(tǒng)接口協(xié)議、搭建跨系統(tǒng)的服務(wù)平臺。云計算以資源共享為目的，將計算任務(wù)分布在大量計算機(jī)構(gòu)成的資源池上，使各種應(yīng)用系統(tǒng)能夠根據(jù)需要獲取存儲空間和軟件服務(wù)，這種低成本高效能的計算技術(shù)，尤其適用于多層級（國家、省級、市級、區(qū)縣級等）、多種類（文書檔案、科技檔案、城建檔案、歷史檔案、民生檔案等）、多格式（文字、圖片、音視頻等）的檔案資源格局。運(yùn)用云計算技術(shù)搭建移動數(shù)字檔案館云服務(wù)平臺不僅建設(shè)成本低、響應(yīng)速度快，而且使利用者使用更加方便，能夠有效解決不同移動終端設(shè)備的服務(wù)集成問題。

圖1

3 基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)良性發(fā)展戰(zhàn)略

3.1 制定政策法規(guī)，完善上層建筑

隨著移動數(shù)字終端越來越被廣泛的應(yīng)用，不難發(fā)現(xiàn)無論是提供商的技術(shù)水平、管理手段，還是政策法規(guī)以及行業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)，都可能對移動數(shù)字終端的信息資源的安全造成極大影響。目前我國沒有專門關(guān)于移動數(shù)字終端的國家層面上的政策法規(guī)。當(dāng)務(wù)之急是要制定和推進(jìn)一系列強(qiáng)有力的政策、規(guī)劃，為移動數(shù)字終端的檔案信息規(guī)范化建設(shè)保駕護(hù)航。國家層面，應(yīng)由國家檔案局牽頭，與相關(guān)部委辦局協(xié)商合作制定發(fā)布相關(guān)政策法規(guī)。地方層面，地方政府和地方檔案行政管理部門在執(zhí)行國家政策法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合地方實際情況制定相關(guān)政策法規(guī)，切不可盲目開展相關(guān)建設(shè)。

各檔案館應(yīng)該組織相關(guān)力量根據(jù)實際情況研究、制定關(guān)于移動數(shù)字終端應(yīng)用所需要的準(zhǔn)則和規(guī)范，形成一整套本行業(yè)的參考規(guī)范和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)而明確各方職責(zé)和權(quán)利，這也為知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供有力保障。政府應(yīng)敦促各檔案館嚴(yán)格遵守《檔案工作規(guī)范》和《檔案管理辦法》，構(gòu)建適合移動數(shù)字終端環(huán)境下的檔案館服務(wù)體系，包含一套完整的、規(guī)范的體系和標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)而有效規(guī)范檔案館的業(yè)務(wù)流程，科學(xué)配置各種檔案信息資源，合理整合網(wǎng)絡(luò)間間離散的信息資源，從而建立資源豐富、聯(lián)系廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

3.2 強(qiáng)化安全管理，進(jìn)行智慧監(jiān)控

為了確保檔案館信息資源的安全儲存和管理。這對于云計算服務(wù)商和數(shù)字檔案館來說，需要采取安全有效的科學(xué)技術(shù)手段。對于服務(wù)商運(yùn)用先進(jìn)的虛擬化海量存儲技術(shù)來進(jìn)行管理和存儲數(shù)據(jù)信息。通過對虛擬盤創(chuàng)建多個副本，來提高數(shù)據(jù)可用性和訪問性，以滿足“云”環(huán)境下的信息海量存儲需求；對于數(shù)字檔案館來說，需要自己對館藏各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時并且全面的更新、維護(hù)、升級，從而保證數(shù)據(jù)長時間、安全的保留。要建立一個網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，保證數(shù)據(jù)、平臺的安全以及各館際間業(yè)務(wù)部門的信息安全，包括“多層次的防火墻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防毒軟件、密鑰技術(shù)等防范能力”，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)；同時要構(gòu)建一個良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境，如“有一個恒溫、恒濕、防靜電的機(jī)房環(huán)境，要具備防火、防潮、防水、防盜能力”，以適應(yīng)云環(huán)境下的海量存儲網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。

3.3 資源共建共享，破解信息孤島

需要破解信息孤島，實現(xiàn)檔案館內(nèi)部、檔案館之間、檔案館與政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)之間的資源共建與共享。通過整合通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)跨地區(qū)檔案館信息資源的縱向集合與檔案館內(nèi)跨部門檔案信息資源的橫向集合。比如，以沈陽市為例，可以以沈陽市檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過政務(wù)云平臺縱向連接各區(qū)縣（市）綜合檔案館，橫向連接各市級立檔單位和社會公眾，提供民生檔案跨館查閱和檔案開放等服務(wù)，逐步實現(xiàn)全市檔案信息資源的整合和共享利用。

3.4 以需求為導(dǎo)向，成果惠及人民

要堅持以需求為導(dǎo)向，立足社會公眾的民生檔案需求和個性化服務(wù)的需要、黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)與咨詢的需求，發(fā)揮檔案信息化對科學(xué)高效配置檔案信息資源的支撐和服務(wù)功能，從而不斷縮小社會群體間的“數(shù)字鴻溝”。堅持以人為本，在“為黨管檔、為國守史”的基礎(chǔ)上，切實做到“為民服務(wù)”。

綜上所述，在移動數(shù)字終端與檔案信息服務(wù)融合的建設(shè)中，建設(shè)條件是前提，建設(shè)原則是指導(dǎo)方向。各地檔案館要深入把握內(nèi)涵，強(qiáng)化政府引導(dǎo)和支持作用，加強(qiáng)培訓(xùn)工作人員和培養(yǎng)人才，求打破以往檔案機(jī)構(gòu)在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案信息服務(wù)過程中，對現(xiàn)代信息技術(shù)的認(rèn)可面僅限于網(wǎng)絡(luò)傳媒渠道、導(dǎo)致“網(wǎng)站式在線服務(wù)”信息服務(wù)手段的現(xiàn)狀，立足現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展與檔案信息服務(wù)工作實際，為實現(xiàn)檔案信息服務(wù)手段方法的創(chuàng)新奠定理論基礎(chǔ)和選擇技術(shù)路徑；打破傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，利用新技術(shù)，搭建基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)平臺，整合離散數(shù)據(jù)信息，形成內(nèi)涵豐富的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，并使檔案信息服務(wù)更加直觀、生動、有趣，用戶更易于接受，滿足不同利用需求，提高檔案信息服務(wù)的社會滿意度。

注：本文系沈陽市社科聯(lián)項目SYSK2017-19-03構(gòu)建移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)模式助力“幸福沈陽”階段性研究成果，遼寧省檔案局科研項目“基于移動數(shù)字終端的檔案信息服務(wù)探索與研究”L-2017-R-6階段性研究成果。

作者單位：沈陽醫(yī)學(xué)院