檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

王天珍+張清貴

摘要：檔案館中的檔案統(tǒng)計(jì)指的是采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法管理相應(yīng)檔案的工作，并對(duì)其過(guò)程展開(kāi)分析，以此對(duì)檔案館現(xiàn)階段真實(shí)的檔案工作情況了解、掌握。在檔案管理中，檔案統(tǒng)計(jì)有著不可忽視的作用，檔案管理領(lǐng)域中統(tǒng)計(jì)方法的應(yīng)用能進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率、秩序。對(duì)此，本文從檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用入手，在與社會(huì)發(fā)展實(shí)際相結(jié)合的情況下探討如何將檔案館檔案管理中檔案統(tǒng)計(jì)的作用充分發(fā)揮，并提出針對(duì)性的改進(jìn)建議、措施。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；作用

檔案館所開(kāi)展的檔案管理工作服務(wù)對(duì)象為社會(huì)中的各個(gè)事業(yè)單位、部門(mén)，該工作具有較強(qiáng)的管理性質(zhì)。在現(xiàn)代檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計(jì)的應(yīng)用極為廣泛，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，檔案統(tǒng)計(jì)能使檔案管理工作的效率有效提升，并且還能使該工作有理有序。對(duì)此，我們不難發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中檔案統(tǒng)計(jì)的重要性。而如何將檔案統(tǒng)計(jì)的重要性充分發(fā)揮，使其能為檔案管理提供更好的服務(wù)是目前絕大部分檔案管理人員都在不斷研究的內(nèi)容。

1檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用

檔案收集、整理、歸納、保管、編目和檢索以及統(tǒng)計(jì)等是檔案管理工作的主要內(nèi)容，而檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作得以做好的有機(jī)組成部分，該內(nèi)容指的是應(yīng)用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)方法以數(shù)字與表層的形式具體化檔案工作中產(chǎn)生的各類(lèi)現(xiàn)象、趨勢(shì)和工作流程，能使檔案管理工作人員將檔案工作總體情況更及時(shí)、更全面的掌握。檔案統(tǒng)計(jì)工作的目的相同，而該工作通常可分為綜合性檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作和臨時(shí)性檔案統(tǒng)計(jì)工作。每種統(tǒng)計(jì)方法都有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)，兩者相結(jié)合能將有效的工作情況數(shù)字化反饋給統(tǒng)計(jì)工作，使其能夠更順利的開(kāi)展。

1.1為檔案管理提供一個(gè)分析數(shù)據(jù)的藍(lán)本

檔案統(tǒng)計(jì)工作所能產(chǎn)生的作用中最重要的一點(diǎn)便是能將重要的材料提供給領(lǐng)導(dǎo)階層使其順利完成檔案工作的指導(dǎo)，發(fā)揮了類(lèi)似于“參謀”的作用。同時(shí)，也能幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步了解、發(fā)展整個(gè)工作情況。檔案統(tǒng)計(jì)工作需要簡(jiǎn)單的了解各個(gè)部門(mén)所制定的工作計(jì)劃、各個(gè)部門(mén)工作人員的數(shù)量和編制以及行政單位或整個(gè)企業(yè)的規(guī)章制度、規(guī)定條文等，同時(shí)也要統(tǒng)計(jì)好設(shè)備的數(shù)量。充分了解這些內(nèi)容能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案統(tǒng)計(jì)工作，這也對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員提出了不斷實(shí)踐、積累經(jīng)驗(yàn)并總結(jié)的要求、檔案統(tǒng)計(jì)工作人員在完成這些工作后能為各個(gè)工作的發(fā)展提供參考，也能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成本單位工作大局的指導(dǎo)工作。領(lǐng)導(dǎo)借助統(tǒng)計(jì)工作中所提供的統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)能進(jìn)一步了解行政單位或整個(gè)企業(yè)的具體發(fā)展情況，并以此展開(kāi)分析。

1.2檔案統(tǒng)計(jì)有助于合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作

部分檔案信息在管理過(guò)程中需要檔案管理人員進(jìn)行編輯才能完成保管，而在管理這些數(shù)量龐大的檔案信息時(shí)又帶給了檔案管理人員巨大的挑戰(zhàn)[1]。如何才能將這些復(fù)雜的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單、有條不絮且能使檔案管理在檔案建設(shè)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)與本單位相符合的發(fā)展道路，這些都需要檔案管理中合理地進(jìn)行檔案管理事業(yè)的規(guī)劃布局。檔案統(tǒng)計(jì)能將現(xiàn)階段檔案信息的數(shù)量、結(jié)構(gòu)和使用狀況全面且詳細(xì)地反映。通過(guò)這些信息能進(jìn)一步提高檔案管理中對(duì)檔案管理事業(yè)重要性的認(rèn)識(shí)程度，并以檔案管理現(xiàn)狀為根據(jù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃，確保檔案管理工作能夠得到健康、合理的發(fā)展。在檔案管理中，統(tǒng)計(jì)方法的應(yīng)用不但能將其存在的問(wèn)題有效解決，使檔案管理工作效率進(jìn)一步提高，同時(shí)還能在檔案管理工作合理規(guī)劃的過(guò)程中提供參考依據(jù)。故而，在檔案管理工作中進(jìn)一步發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的作用是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的首要內(nèi)容。

1.3檔案統(tǒng)計(jì)工作有利于提高檔案管理工作效率

將檔案統(tǒng)計(jì)制度應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠?qū)n案管理工作的工作效率進(jìn)一步提升，還能使檔案整理工作、編排工作和數(shù)據(jù)分析工作更完善。檔案工作人員在收集、整理和分析以及編排與分類(lèi)檔案信息數(shù)據(jù)的過(guò)程中應(yīng)用檔案統(tǒng)計(jì)工作，借助檔案統(tǒng)計(jì)制度解決不同時(shí)期不同階段具體的發(fā)展情況。另外，對(duì)于不同類(lèi)型的工作也應(yīng)進(jìn)行不同檔案統(tǒng)計(jì)制度的制定，檔案統(tǒng)計(jì)工作人員在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析時(shí)不能單靠小部分人，不能“怕麻煩”，要統(tǒng)籌全局，要在充分了解大局的情況下對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析。對(duì)于通過(guò)統(tǒng)計(jì)得到的數(shù)據(jù)和分析結(jié)果要對(duì)其進(jìn)行反復(fù)檢查，將其中存在的問(wèn)題、弊端等找出，而在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的進(jìn)行過(guò)程中要加大對(duì)統(tǒng)計(jì)人員的監(jiān)督、管理力度，以此為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性提供有力保障，確保整個(gè)檔案具備真實(shí)性，也使整個(gè)檔案管理工作能夠發(fā)揮真實(shí)、有效的作用?？偟膩?lái)說(shuō)，在檔案管理工作中應(yīng)用檔案統(tǒng)計(jì)制度，不但能使整個(gè)檔案管理工作的工作效率進(jìn)一步提升[2]，同時(shí)還能將檔案管理過(guò)程中存在的誤差等減小，使整個(gè)檔案更具真實(shí)性，也使其所發(fā)揮的作用更真實(shí)、更可靠。

2充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中重要作用的措施

2.1健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，提高檔案管理水平

我館現(xiàn)有的檔案統(tǒng)計(jì)制度仍有一定缺陷存在，檔案信息混亂或錯(cuò)誤的情況頻頻出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了整個(gè)檔案管理工作。檔案信息的準(zhǔn)確性是無(wú)法被替代的，確保檔案信息收集整理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤是檔案管理最為基本的工作。如果在統(tǒng)計(jì)檔案信息時(shí)有錯(cuò)誤發(fā)生，該工作也就不再擁有應(yīng)有的意義。檔案統(tǒng)計(jì)和新聞工作都有時(shí)效性的要求，檔案統(tǒng)計(jì)工作必須要將統(tǒng)計(jì)的檔案信息及時(shí)上交才不會(huì)使其使用價(jià)值受影響，才不會(huì)對(duì)其他部門(mén)的工作效率造成影響。要想確保工作得以順利開(kāi)展，就必須確保檔案統(tǒng)計(jì)具備時(shí)效性。故而，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)制度建立并健全極其重要。檔案管理人員在統(tǒng)計(jì)制度的制約下能給予檔案統(tǒng)計(jì)信息時(shí)效性、準(zhǔn)確性足夠的重視。同時(shí)，建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度還能使檔案管理水平、工作人員工作積極性進(jìn)一步提升。

2.2加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員自身的素質(zhì)

要想將檔案統(tǒng)計(jì)工作做好，就需要檔案人員有效地整理、管理檔案信息，可以這樣說(shuō)，檔案管理工作人員自身的素質(zhì)與檔案管理工作質(zhì)量有著緊密聯(lián)系。故而，檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)具備高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)統(tǒng)計(jì)知識(shí)和職業(yè)道德精神。專(zhuān)業(yè)指的是統(tǒng)計(jì)工作人員能從容面對(duì)、準(zhǔn)確處理日常工作過(guò)程中的問(wèn)題，職業(yè)道德精神指的是工作人員擁有極高的敬業(yè)精神，且能為檔案信息的真實(shí)與完整性提供安全保障。我們不難發(fā)現(xiàn)，一名優(yōu)秀的統(tǒng)計(jì)工作人員能在一定程度上推動(dòng)檔案管理的健康發(fā)展。在檔案館檔案管理工作開(kāi)展時(shí)[3]，應(yīng)與自身實(shí)際情況相結(jié)合，積極引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有的檔案統(tǒng)計(jì)工作人員開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，以此提升他們各方面的素質(zhì)，也能讓他們對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)所能發(fā)揮的重要從思想上得到正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量、效率。

2.3合理規(guī)劃?rùn)n案統(tǒng)計(jì)工作，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展

在檔案管理中，檔案統(tǒng)計(jì)有著不可取代的地位，而檔案統(tǒng)計(jì)的發(fā)展與檔案管理事業(yè)的發(fā)展也無(wú)法脫離，合理的規(guī)劃能明確檔案統(tǒng)計(jì)的發(fā)展方向。檔案統(tǒng)計(jì)的發(fā)展要求檔案管理人員合理的規(guī)劃?rùn)n案統(tǒng)計(jì)工作，將存在于檔案統(tǒng)計(jì)中的問(wèn)題逐一解決，并以檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)展現(xiàn)狀為根據(jù)進(jìn)行相應(yīng)發(fā)展計(jì)劃的制定。檔案館的發(fā)展應(yīng)以檔案統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)和具體情況為根據(jù)進(jìn)行全面分析，統(tǒng)籌檔案管理工作的全局，制定出有利于檔案館健康發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。以此推動(dòng)檔案館檔案管理水平的進(jìn)一步提升，將檔案館提升到全新的平臺(tái)上。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，在對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、存檔等工作時(shí)檔案統(tǒng)計(jì)的應(yīng)用能夠產(chǎn)生不可忽視的作用，能將檔案管理過(guò)程中的大量問(wèn)題、難題解決，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案館的發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作人員而言，要想保證檔案管理工作能夠有效開(kāi)展，就必須豐富自己的知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)于檔案信息、工作效率、檔案發(fā)展等方面的積極作用，并在檔案管理的過(guò)程中積極采用檔案統(tǒng)計(jì)，為檔案管理工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]高媛媛.統(tǒng)計(jì)檔案管理探析[J].中國(guó)統(tǒng)計(jì)，2016（10）：73-74.

[3]呂杰.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2015（8）：117-118.endprint