淺談醫(yī)院檔案創(chuàng)新管理工作方法

樸英玉

【中圖分類(lèi)號(hào)】R271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-6851（2017）10--01

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的影響下，信息化技術(shù)水平也在不斷提高。在我國(guó)發(fā)展的現(xiàn)階段，醫(yī)院在運(yùn)行模式上進(jìn)行了快速的轉(zhuǎn)型，獲得了一定程度上的發(fā)展。醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展，醫(yī)院在日常運(yùn)行中需要對(duì)內(nèi)部的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，確保檔案管理能夠在醫(yī)院的整體發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生重要的作用。因此，作為醫(yī)院，需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案的管理，針對(duì)以往管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，需要及時(shí)采取有效的措施予以解決，不斷進(jìn)行管理思路方面的創(chuàng)新，從而提升醫(yī)院的運(yùn)行效率。信息化管理醫(yī)院檔案，不僅是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是提高醫(yī)院管理水平的重要途徑。使用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，我們必須要確保這個(gè)技術(shù)在使用的過(guò)程中的安全性，保證信息不被泄漏。對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可以幫助檔案管理沿著規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，為醫(yī)院的某些重要決策提供理論的指導(dǎo)，有利于領(lǐng)導(dǎo)人做出正確的決策，同時(shí)促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)水平的進(jìn)一步提升，在很大程度上帶動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。因此，對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理是檔案管理發(fā)展規(guī)律的基本要求。

一、醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵

1.檔案創(chuàng)新管理的定義 醫(yī)院的管理文件、會(huì)議記錄、各類(lèi)報(bào)表、病歷檔案、化驗(yàn)單據(jù)等都屬于醫(yī)院檔案的管理范疇，醫(yī)院檔案可以對(duì)這些資料進(jìn)行記錄、查詢等，同時(shí)它也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行決策的重要依據(jù)。通過(guò)參考醫(yī)院檔案，我們可以了解醫(yī)院的相關(guān)治療水平和管理水平，這為病人選擇醫(yī)院提供了有效的依據(jù)。對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理，我們可以采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這三者之間相結(jié)合的方法，進(jìn)一步的提高醫(yī)院檔案管理[1-5]。

2.檔案創(chuàng)新管理的內(nèi)容 檔案創(chuàng)新管理包括數(shù)據(jù)資料信息化、工作流程信息化和辦公檢索信息化這三個(gè)方面。對(duì)于數(shù)據(jù)資料信息化，就是把相關(guān)的文件、資料信息都輸入到計(jì)算機(jī)中，再進(jìn)行統(tǒng)一的整理。工作流程信息化，就是利用信息技術(shù)將需要整理的信息進(jìn)行系統(tǒng)集成、有序分類(lèi)、便于查詢，同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行編目、排序、檢索和歸檔保存等相關(guān)方面的處理，確保整個(gè)流程的規(guī)范化。檔案檢索信息化，是在實(shí)行分級(jí)檢索制度的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)可以準(zhǔn)確的檢索出所需要的相關(guān)資料。

3.檔案創(chuàng)新管理的條件 首先，醫(yī)院必須要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┍憬?、方便的檔案信息管理服務(wù)。其次，加快醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)，這對(duì)于醫(yī)院工作人員進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理至關(guān)重要。此外，我們需要建立檔案用戶的信息庫(kù)，這樣便于以后數(shù)據(jù)的查詢。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.觀念陳舊，開(kāi)發(fā)意識(shí)淡薄 對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用是檔案的基本目的，但是由于外界各種因素的影響，檔案管理工作“重管理輕應(yīng)用”的現(xiàn)象十分普遍，醫(yī)院把所有的重心都放在了檔案的收集、整理和保管等方面，而對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用沒(méi)有重視。管理者對(duì)于檔案的作用認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)它所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更是不清楚，這樣久而久之，醫(yī)院檔案管理也就沒(méi)有體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值，因此也就失去了管理的意義。

2.檔案的分散管理 一個(gè)醫(yī)院是由很多不同的科室組裝成，然而每個(gè)科室的檔案都是分開(kāi)進(jìn)行管理的，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣既造成了人力的浪費(fèi)，同時(shí)也造成了信息的不完全。目前很多醫(yī)院都存在這種現(xiàn)象，每個(gè)科室之間界限分明，都有自己的一套管理方法，以至于在工作中信息了解的不完全，嚴(yán)重影響了正常的工作[6]。這樣的分散管理，使得各個(gè)科室之間的溝通少，機(jī)制不順、權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，而且容易產(chǎn)生檔案材料缺失的現(xiàn)象，使得檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，資料不能得到最有效的利用。

3.檔案管理制度不健全 醫(yī)院的檔案管理制度，需要根據(jù)衛(wèi)生部的要求制定一套適用于醫(yī)院檔案的管理制度，各類(lèi)工作人員在執(zhí)行自己本職工作的同時(shí)，要堅(jiān)守這個(gè)管理制度。但是由于目前各項(xiàng)有關(guān)檔案管理的崗位比較少，管理體系的不完善，檔案管理沒(méi)有制定一套完整的管理制度。社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容日漸豐富，它的重要性也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，之前檔案管理只負(fù)責(zé)一些文書(shū)檔案、照片檔案、病歷檔案和人事檔案，現(xiàn)如今逐漸擴(kuò)展到科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、圖文檔案、聲像檔案和計(jì)算機(jī)磁盤(pán)檔案等，針對(duì)這么多的內(nèi)容，沒(méi)有制定出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)具體內(nèi)容沒(méi)有做出詳細(xì)的說(shuō)明，這些都使得在進(jìn)行檔案管理時(shí)容易產(chǎn)生各類(lèi)問(wèn)題。

4.對(duì)檔案管理工作不夠重視

部分醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程對(duì)檔案管理方面沒(méi)有引起足夠的重視，缺乏對(duì)檔案管理相關(guān)法律的認(rèn)識(shí)。檔案管理作為國(guó)家重要的項(xiàng)目，是我國(guó)珍貴財(cái)富的重要組成部分。由于部分醫(yī)院在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)，造成醫(yī)院在運(yùn)行的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，使得單位內(nèi)部各項(xiàng)工作無(wú)法正常開(kāi)展，給醫(yī)院未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案創(chuàng)新管理的方法

1.提高檔案管理者的意識(shí) 檔案管理者的個(gè)人素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作能否順利展開(kāi)至關(guān)重要。檔案管理作為醫(yī)院一項(xiàng)至關(guān)重要的內(nèi)容，必須要重視它的發(fā)展。檔案管理者應(yīng)該具備思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)，不僅要有敬業(yè)精神和創(chuàng)新精神，還要不斷加強(qiáng)自身的技能培訓(xùn)，努力提高管理水平。此外，對(duì)于管理者，希望他能夠做到以下四個(gè)方面：在制定工作計(jì)劃的時(shí)候牢記檔案工作；在檢查工作的時(shí)候牢記檔案工作；在總結(jié)工作的時(shí)候牢記檔案工作；在安排財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的時(shí)候牢記檔案工作?？偠灾?，不論在做什么，都要把檔案工作擺在第一位，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理方面的知識(shí)。同時(shí)我們可以在醫(yī)院內(nèi)部開(kāi)展培訓(xùn)，要求一些專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，盡可能的提高管理人員的技能和素質(zhì)。讓更多的人意識(shí)到檔案管理的重要性。

2.提高檔案管理質(zhì)量 檔案管理的質(zhì)量，是檔案工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)和保障。首先，對(duì)于需要存儲(chǔ)到檔案中的資料，必須要先進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，要求存儲(chǔ)的資料分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、標(biāo)題簡(jiǎn)明，這樣便于進(jìn)行資料整理，在查找資料的時(shí)候也便于查詢。在案卷歸檔后，我們要將其妥善的保存，不能隨意的弄丟、損毀[7]。對(duì)于沒(méi)有價(jià)值的文檔，在經(jīng)過(guò)審批之后再將其銷(xiāo)毀，以防產(chǎn)生不必要的麻煩。某些重要的文檔，必須保證它的完整性。endprint

3.建立健全管理的規(guī)章制度

一套完整的規(guī)章制度對(duì)于管理人員進(jìn)行檔案管理是必須的。我們可以根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，依法治檔，按章辦事。如若出現(xiàn)檔案丟失、折損的情況，我們可以根據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)破壞檔案的人給予不同程度的處罰，并且對(duì)這個(gè)問(wèn)題采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整性。在檔案管理的過(guò)程中，不斷完善檔案的保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀和保密等方面的管理制度，使得檔案的管理工作變得越來(lái)越規(guī)范。醫(yī)院要想提升整體的發(fā)展水平，需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案的管理，采取科學(xué)合理的方法對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的檔案進(jìn)行集中的管理。與此同時(shí)，醫(yī)院需要建立健全完善的管理制度，立足于醫(yī)院自身發(fā)展特色，確保檔案管理制度在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中具有可操作性，為單位內(nèi)部的檔案管理提供充分的理論依據(jù)。作為醫(yī)院的管理階層，需要加強(qiáng)對(duì)自身的建設(shè)，逐步提升內(nèi)部工作人員的地位，共同提高醫(yī)院的發(fā)展水平[4]。此外，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要建立獎(jiǎng)懲制度，在管理制度執(zhí)行的過(guò)程中，確保對(duì)工作人員的公平性，針對(duì)管理能力優(yōu)異的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，針對(duì)管理過(guò)程中造成損失的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，逐步提升醫(yī)院檔案管理總體水平。

4.在醫(yī)院開(kāi)展信息化檔案管理

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被不斷引用到企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中去，使得工作效率大大提升。并且，信息化技術(shù)的使用減少了人力資源的投入，降低了成本，使得效益增加。這時(shí)，醫(yī)院也應(yīng)該在日常檔案管理工作中引進(jìn)信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，這對(duì)醫(yī)院的整體管理水平的提升具有很大的幫助。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案長(zhǎng)期有效，避免檔案在實(shí)際管理過(guò)程中造成丟失，從很大程度上提升了醫(yī)院的檔案管理效率?，F(xiàn)階段，醫(yī)院在檔案管理方面需要進(jìn)行科學(xué)的改革，結(jié)合自身發(fā)展的特點(diǎn)，采取有效的管理制度對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息管理與紙質(zhì)管理并存的管理方式，從而提升醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理工作的創(chuàng)機(jī)關(guān)報(bào)來(lái)說(shuō)，它應(yīng)該從醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，順應(yīng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，并在把握管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，進(jìn)行有步驟、有計(jì)劃的創(chuàng)新，只有這樣，才能不斷發(fā)揮出檔案管理的重要作用，從而有效提高其檔案管理工作的水平。

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