醫(yī)療機構檔案電子化管理的SWOT分析

張璐+黃圣潔

【中圖分類號】R71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-6851（2017）10--01

SWOT分析是由美國舊金山大學韋里克教授提出來的，是一種綜合考慮組織內部條件和外部環(huán)境的各種因素，進行系統(tǒng)評價，從而選擇最佳經(jīng)營戰(zhàn)略的方法[1]。對醫(yī)療機構檔案電子化管理而言，“S”是指根據(jù)醫(yī)院檔案自身情況的分析，確定實現(xiàn)醫(yī)院檔案電子化管理的內部優(yōu)勢；“W”是指對于醫(yī)療機構檔案電子化管理建立的存在的問題和不利因素；“O”是指有利于醫(yī)療機構檔案電子化管理的客觀環(huán)境的出現(xiàn)；“T”是指出現(xiàn)了醫(yī)療機構檔案電子化管理不利的情況，有可能威脅到醫(yī)療機構檔案電子化管理和發(fā)展。醫(yī)療機構檔案電子化管理的發(fā)展經(jīng)歷一段歷史時期，目前取得了一定的成績，然而，要實現(xiàn)醫(yī)療機構檔案電子化管理，具有一定的優(yōu)勢，當然也存在不足；具有良好的外部環(huán)境，同時也充斥著許多的外部威脅。

1 醫(yī)療機構檔案電子化管理的優(yōu)勢分析

1.1 信息的方便性

電子檔案相對于紙質檔案而言，可以直接由計算機進行處理，使檔案信息的處理極為方便，又能節(jié)省時間。檔案管理者和使用者可以根據(jù)要求使用計算機對文件中的信息進行分類、匯總、打印或復制，將這些信息轉換成自己需要的形式[2]。

1.2 信息的共享性

醫(yī)院的電子化檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，電子化檔案的存儲的多樣性，比如硬盤存儲、醫(yī)院OA管理系統(tǒng)存儲、醫(yī)院FTP的存儲，亦或者是通過云存儲，這樣的存儲方式使得醫(yī)院電子化檔案信息能夠實現(xiàn)在全院甚至是全社會的共享。

1.3 信息的復用性

醫(yī)院的電子化檔案的可變現(xiàn)及共享性，注定信息具有極大的復用性。電子檔案的傳播性快，所有用戶所見的檔案文件與原始檔案文件具有一致性，檔案的使用者即能所見即所得，信息的復用性好，檔案復印機查閱出錯的幾率低。

1.4 信息傳遞的快捷性

電子化檔案可以在網(wǎng)絡上通過數(shù)據(jù)傳輸進行查閱和傳遞，具有比紙質檔案傳播更加方便、快捷和迅速，不受時間和空間的傳播限制，只要有網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)信息傳播途徑，就能實現(xiàn)電子檔案的快捷傳遞。

2 醫(yī)療機構檔案電子化管理的劣勢分析

2.1 缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范

許多醫(yī)療機構在建設檔案信息化過程中往往只重視購置較好的計算機設備和信息系統(tǒng)，忽視電子化檔案信息資源統(tǒng)一標準和規(guī)范化建設[3]。

2.2 檔案管理人員意識問題

較多檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已輕車熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的問題，在一定程度上制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展[4]。

2.3 軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差

許多檔案部門雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用[2]。另外，目前市面上成熟的醫(yī)療機構檔案管理的系統(tǒng)并不多。

2.4 數(shù)據(jù)保護存在風險

醫(yī)院電子化檔案具有所有電子數(shù)據(jù)庫的共性問題，傳播的快速性使得數(shù)據(jù)保護存在一定的風險。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全，容易導致醫(yī)療機構信息的丟失與盜用[5]。

3 醫(yī)療機構檔案電子化管理的機會分析

3.1 管理過程中都存在信息載體的壽命問題

紙質檔案靠紙張這個載體來延續(xù)其保存價值，而紙張壽命具有一定的局限性，經(jīng)過一定的時間之后，紙張就會脫氧泛黃，而且受到保存環(huán)境的影響，對于防火、防潮、防蟲等的條件要求比較高，紙質檔案對于存放空間的要求較高，醫(yī)院的醫(yī)療檔案住院病歷保存30年，門診病歷檔案保存15年，很多醫(yī)療機構需要預留大量的房間作為檔案室。電子檔案的信息載體要求相對而言更加低，占用的現(xiàn)實空間也較少，網(wǎng)絡存儲的壽命更長。

3.2 在管理上可以相互轉化

為實現(xiàn)更便捷的保存但又能最大限度的反應歷史的真實面貌，紙質檔案和電子檔案實現(xiàn)了相互轉化，將計算機中的部分電子文件轉化為紙質文件，使之在實際應用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務實的職業(yè)道德精神。為現(xiàn)有的一些紙質檔案制作電子文件和數(shù)字化副本，其主要出發(fā)點是便于改善和保護信息存儲，滿足異地查閱和實現(xiàn)資源共享。

4 醫(yī)療機構檔案電子化管理的威脅分析

4.1 電子檔案是信息技術的產(chǎn)物

信息技術在大大豐富了檔案的表達形式、結構和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復雜的技術難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。

4.2 檔案管理工作的分布由相對聚集轉變?yōu)榉稚?/p>

在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉功能是嵌入各個自動化業(yè)務系統(tǒng)之中的，對檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務點上。這樣，一部分責任就會由專門文件管理人員轉移到業(yè)務系統(tǒng)中每個節(jié)點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風險就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個檔案形成環(huán)節(jié)中，對于后期可能造成一系列連鎖反應，甚至于無法彌補。

5 醫(yī)療機構檔案電子化管理的戰(zhàn)略分析

5.1 SO策略：依靠內部優(yōu)勢，利用外部機會

紙質檔案與電子檔案應并存紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性[2]。endprint

5.2 WO策略：利用外部機會，彌補內部劣勢

隨著信息化的發(fā)展和計算機、掃描儀等硬件設施的優(yōu)化升級和簡化應用，檔案管理人員在使用的時候操作性更強，使得越來越多的檔案管理人員能夠更好地接受電子化管理檔案，檔案管理人員電子化管理意識越來越高。

5.3 ST策略：利用內部優(yōu)勢，規(guī)避外部威脅

在當今網(wǎng)絡黑客技術飛速發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)檔案的安全性高過電子檔案，因此在檔案管理時，部分保留傳統(tǒng)檔案是必要且意義重大的。對一些重要的電子文件，要有相應的紙質文件，假如發(fā)生意外或特殊情況，致使電子文件賴以存在的計算機系統(tǒng)發(fā)生故障，因此有適當?shù)募堎|文件備份也是極為重要的[2]。

5.4 WT策略：減少內部劣勢，規(guī)避外部威脅

在當前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存的兩種檔案管理和存儲的方式[2]，電子化檔案管理的推進不可能一蹴而就。

醫(yī)院檔案信息化建設是醫(yī)院建設的重要組成部分，擔負著存儲、管理并提供利用醫(yī)院黨務、政務信息系統(tǒng)及數(shù)字化醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能，它是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實記錄，是醫(yī)院生命的年輪[6]。因此，要加快檔案信息資源的數(shù)字化進程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進檔案信息化建設，滿足信息社會對檔案信息資源的需求，對于檔案工作更有效的服務于政務信息公開和物質文明、政治文明和精神文明建設具有重要的意義[6]。

參考文獻：

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胡鳳燕.檔案管理中紙質檔案與電子檔案應并存發(fā)展[J].《工程技術（文摘版）·建筑》2016年第02月09卷，154.

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