BPM優(yōu)化出版社管理信息系統(tǒng)探析

邱雷+李琴

出版社管理信息系統(tǒng)是出版社信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)將出版社生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的大量的信息進(jìn)行系統(tǒng)處理，可以消除信息壁壘，減少信息流失，提高信息利用率。

業(yè)務(wù)流程管理（Business ProcessManagement，簡稱BPM），是指根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，采用IT工具推進(jìn)人與人之間、人與系統(tǒng)之間以及系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合，以及調(diào)整經(jīng)營方法與解決方案。

BPM的主要技術(shù)特點(diǎn)包括有針對性的表單應(yīng)用設(shè)計(jì)，靈活的流程定義，適用多種場景，易與其他系統(tǒng)的整合，敏捷的自主實(shí)施和易于操作的開發(fā)平臺。

一、運(yùn)用BPM提高工作效率

運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)優(yōu)化出版社管理信息系統(tǒng)，可通過對所研發(fā)的管理信息系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況以及績效表現(xiàn)進(jìn)行分析診斷，發(fā)現(xiàn)出版活動中一些流于形式的規(guī)章制度、各個(gè)相關(guān)部門之間的接口不順暢而導(dǎo)致重復(fù)返工、采用落后的流程導(dǎo)致工作效率低下等問題，并有效地解決，為出版活動的信息儲藏和管理、日常經(jīng)營活動、經(jīng)營管理的宏觀決策、提高管理水平等工作提供諸多便利。

（一）運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)優(yōu)化人與系統(tǒng)之間的整合，便于將各類信息進(jìn)行系統(tǒng)地儲存和管理，提高信息利用率。優(yōu)化人與系統(tǒng)之間的整合，可將出版社生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的大量的圖書制作信息、產(chǎn)品銷售信息、出版政策信息、財(cái)務(wù)信息、人力資源等信息納入出版社管理信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)地儲存，并將這些原始狀態(tài)為零星散亂、不成體系的信息進(jìn)行系統(tǒng)地處理。例如，編輯可利用出版管理信息系統(tǒng)的開放式的框架和資源庫，通過“成本核算”軟件提供圖書的用紙品種、開本、印數(shù)、頁面數(shù)、裝幀形式等，便可知道自己負(fù)責(zé)編輯的圖書的紙張?jiān)牧腺M(fèi)用、制版費(fèi)用、印裝（制作）費(fèi)用等直接成本，以及間接成本、期間費(fèi)用和全額成本盈（虧）點(diǎn)等情況；通過“發(fā)行管家”軟件進(jìn)入“征訂管理”子系統(tǒng)的開放性框架上傳新書征訂信息、進(jìn)入“圖書銷售”子系統(tǒng)了解圖書銷量等動態(tài)情況；也可以和發(fā)行員通過“財(cái)務(wù)”軟件查看編輯售書和銷售單位回款情況。為日后的選題策劃、市場調(diào)研、成本控制等積累有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

（二）運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)優(yōu)化人與人之間的整合，有助于協(xié)調(diào)和控制日常經(jīng)營管理活動，保證出版工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。圖書的出版是一個(gè)系統(tǒng)工程，全程涉及編輯、加工、出版制作、營銷發(fā)行等多個(gè)部門。運(yùn)用出版社管理信息系統(tǒng)的集成業(yè)務(wù)流程分析，優(yōu)化人與人之間的整合，就能及時(shí)得到系統(tǒng)反饋提示的書稿編輯的工作量與后道工序提供的工作量發(fā)生嚴(yán)重不匹配等問題，管理者即可及時(shí)發(fā)現(xiàn)出版社經(jīng)營活動中的各種問題并采取應(yīng)對措施，確保流程順暢運(yùn)行、目標(biāo)順利實(shí)施。

（三）運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)調(diào)整經(jīng)營方法，及時(shí)為經(jīng)營管理的宏觀決策提供依據(jù)，提高生產(chǎn)經(jīng)營效能和效益。信息時(shí)代的出版社經(jīng)營管理，必然要依賴準(zhǔn)確、及時(shí)、有價(jià)值的信息作為決策的依據(jù)。出版社管理信息系統(tǒng)能夠?qū)Τ霭嫔绺黝愋畔⒓皶r(shí)進(jìn)行分類、計(jì)算、匯總、綜合，迅速提供各種數(shù)據(jù)。出版社的決策層通過這些有價(jià)值信息的使用，就能夠更為迅速、正確地作出決策，從而提高生產(chǎn)經(jīng)營的效能和效益。例如，出版社管理信息系統(tǒng)顯示，一種暢銷圖書的銷量在一周內(nèi)突然迅速下降，或一種長銷圖書的銷量連續(xù)兩個(gè)月呈下滑的趨勢，決策層便要對該圖書品種的經(jīng)營方式作出新的決策：或是針對它的生命周期，調(diào)整市場營銷策略；或是改進(jìn)它的構(gòu)成因素，如增改內(nèi)容，推出修訂版；或是改進(jìn)圖書的形態(tài)結(jié)構(gòu)及面封制作材料，便于讀者攜帶和使用，以此延長它的經(jīng)濟(jì)壽命和市場壽命；或是自然淘汰該品種，以免造成不必要的浪費(fèi)。

（四）運(yùn)用BPM的理論優(yōu)化系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合，有利于提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。筆者認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)的競爭力主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：高品質(zhì)的產(chǎn)品、穩(wěn)定的市場、通暢的信息。管理信息系統(tǒng)建設(shè)的程度側(cè)面反應(yīng)出版社競爭力的強(qiáng)弱，管理信息系統(tǒng)建設(shè)的水平直接反映出版社管理水平。出版社若將一個(gè)集成的系統(tǒng)統(tǒng)一存放在數(shù)據(jù)庫中管理，通過系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合，讓網(wǎng)絡(luò)在一個(gè)集成的環(huán)境下工作，方便有相應(yīng)權(quán)限的人共享，可達(dá)到信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。

此外，出版社的外部供應(yīng)鏈也對出版社管理的信息化提出更多需求。例如，銷售商要求網(wǎng)站提供電子書目及其MARK數(shù)據(jù)等采購信息的下載服務(wù)，讀者要求網(wǎng)站提供新書瀏覽、圖書購買等服務(wù)。這都要求出版社加快管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，通過對集成業(yè)務(wù)流程的分析，來提高管理水平。

二、建設(shè)出版社管理信息系統(tǒng)必須注意的問題

出版社在實(shí)施管理信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，首先要依靠專業(yè)的管理信息系統(tǒng)開發(fā)商或?qū)Ｓ蒙虅?wù)軟件供應(yīng)商的幫助。其次要明確自己的需求、目標(biāo)，需對開發(fā)商、供應(yīng)商所提供的服務(wù)與產(chǎn)品進(jìn)行充分的調(diào)研、考察和評估后，擇優(yōu)選擇適合自己的合作商，并要對合作項(xiàng)目實(shí)施嚴(yán)格的項(xiàng)目管理。為此必須重視以下問題。

（一）需要制定可行性的長遠(yuǎn)規(guī)劃

在管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，要充分考慮出版社今后的發(fā)展需要，系統(tǒng)對內(nèi)、對外都需留有可擴(kuò)展的接口，以利于不斷優(yōu)化完善。

在管理信息系統(tǒng)建設(shè)和使用之時(shí)，一是要對因建設(shè)周期長而涉及各個(gè)部門出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，二是要對面臨的形形色色難以解決的問題制定應(yīng)對預(yù)案。比如，一旦出版社管理信息系統(tǒng)投入使用，就要改變原先的管理模式和生產(chǎn)流程，可能會因此出現(xiàn)一系列問題，需由決策層來承擔(dān)因這種改變而帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)解決問題。以此保證信息系統(tǒng)順利建設(shè)和運(yùn)行。

（二）需要調(diào)整與規(guī)范業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)等要素

出版社管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，包括業(yè)務(wù)流程規(guī)范與重組，規(guī)章制度完善與執(zhí)行，組織結(jié)構(gòu)調(diào)整與管理模式轉(zhuǎn)變，崗位設(shè)置與職能調(diào)整等。由此帶來的信息革命必然會影響到集體和個(gè)人的利益得失，在建立、調(diào)試和試用管理信息系統(tǒng)過程中，可能會因新老管理系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行而大大增加員工的工作量，這都需要全員理解和配合。

因此，管理信息系統(tǒng)建設(shè)之初，出版社各級領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要對業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整與規(guī)范，形成一股齊抓共管的合力，同時(shí)動員全體員工給予積極配合。要讓全員認(rèn)識到管理信息系統(tǒng)與自己的工作有著密切的關(guān)聯(lián)。他們是該系統(tǒng)的使用者，一個(gè)功能完善、使用方便、信息齊備的管理信息系統(tǒng)會給選題開發(fā)、成本控制、市場預(yù)測等出版工作帶來極大的便利。他們還是該系統(tǒng)的信息提供者，他們所提供的信息的正確度和完備性直接決定了管理信息系統(tǒng)的使用功能。

（三）需要有專門的資金投入及保障機(jī)制

出版社的管理信息系統(tǒng)建設(shè)需要隨著出版社的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步而不斷優(yōu)化完善。因此，必須有長期的、穩(wěn)定的、專門的資金投入，才能保證出版社管理信息系統(tǒng)持續(xù)有效地運(yùn)行。

在資金投入上，必須對專門的資金實(shí)行“專人管理、專戶儲存、專賬核算、專門使用”，絕不能挪作他用。信息化是個(gè)不斷完善的過程，不可能做到一次到位，應(yīng)本著循序漸進(jìn)的原則，制定出適合本社特點(diǎn)的信息化路線及其投資計(jì)劃。因此，出版社應(yīng)根據(jù)本單位具體情況，不要盲目好大攀高，要充分考慮自己的經(jīng)營規(guī)模和資金能力，以適用、夠用為度。

（四）需要與信息化標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，同時(shí)建立健全信息安全保護(hù)系統(tǒng)

出版社管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，必須與圖書出版標(biāo)準(zhǔn)化委員會、圖書發(fā)行標(biāo)準(zhǔn)化委員會制定的一系列行業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)、流通標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，并能順利對接。自覺維護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不但可避免資源浪費(fèi)，加快圖書產(chǎn)品的流通，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)發(fā)展，而且也為出版社自身的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

標(biāo)準(zhǔn)的使用也可以用來提高系統(tǒng)的可管理性，從而降低信息化系統(tǒng)的使用成本。因此，企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)就是在企業(yè)級架構(gòu)的層面結(jié)合業(yè)界的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，形成適合于企業(yè)自己的標(biāo)準(zhǔn)，而不是簡單的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的堆砌。

建設(shè)出版社管理信息系統(tǒng)時(shí)，出版社要根據(jù)《信息安全等級保護(hù)管理辦法》，結(jié)合出版社實(shí)際情況確定一個(gè)信息安全等級，明確提出信息安全方面要求，同時(shí)還要按《信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求》等國家應(yīng)用類建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范系統(tǒng)的建設(shè)。運(yùn)行出版社管理信息系統(tǒng)時(shí)，要按《信息系統(tǒng)安全管理要求》《信息系統(tǒng)安全工程管理要求》等國家應(yīng)用類管理標(biāo)準(zhǔn)，對外要防范黑客的攻擊；對內(nèi)要有監(jiān)控機(jī)制，可在每個(gè)子系統(tǒng)中設(shè)置“系統(tǒng)維護(hù)”管理系統(tǒng)，用于控制不同部門和不同級別的人進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽或上傳信息的權(quán)限，保障出版工作的安全和順利進(jìn)行。

可見，在日益激烈的競爭環(huán)境中，出版社管理信息系統(tǒng)所發(fā)揮的優(yōu)勢功能已成為增強(qiáng)競爭力的重要保障。出版社唯有在現(xiàn)代信息社會不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理信息化水平，才能提高可持續(xù)發(fā)展水平。endprint