簡述事業(yè)單位人事檔案管理的重要價(jià)值

王濤

摘 要：人事檔案管理在事業(yè)單位中具有自身的重要地位，其主要的工作內(nèi)容在于對事業(yè)單位內(nèi)部員工的工作情況的評估、記錄，以便于后續(xù)的查找、查閱，已經(jīng)形成了一定的規(guī)模，并且成為人事管理的重要方面。檔案作為個(gè)人信息的重要載體，是工作情況的重要結(jié)果反饋，是人才調(diào)動(dòng)、使用的參考工具，對事業(yè)單位人力資源管理體系的優(yōu)化、改善有著重要影響。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 價(jià)值 管理水平

隨著我國社會(huì)主義的進(jìn)步，發(fā)展，事業(yè)單位的管理制度也在不斷的改革中，其中認(rèn)識管理制度、檔案管理工作備受關(guān)注，并且面臨著較大的調(diào)整格局。檔案管理是對一個(gè)人的成長經(jīng)歷的匯總，從學(xué)習(xí)情況到工作情況，更是企業(yè)選拔人才的重要依據(jù)。因此，檔案管理工作會(huì)影響到個(gè)人的發(fā)展、也會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展。本文將針對事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行具體的討論分析，探究其存在的重要價(jià)值。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的主要特征

1、真實(shí)性

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，通常會(huì)對所有的信息進(jìn)行嚴(yán)格的保管，確保每個(gè)資料均具有真實(shí)性。無論是人事信息的內(nèi)容，還是來源，都要防止其出現(xiàn)弄虛作假的問題，這樣才能夠保證在信息調(diào)用查看中所具有的實(shí)際價(jià)值。在人事檔案中所記錄的內(nèi)容要具有客觀性、真實(shí)性，從而反應(yīng)員工的工作情況，這也會(huì)對個(gè)人的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，有利于企業(yè)在人員任用過程中發(fā)揮檔案的參考價(jià)值。

2、機(jī)密性

人事檔案管理工作中，非常重要的一個(gè)特征就是機(jī)密性。無論是領(lǐng)導(dǎo)的檔案還是員工的檔案，均具有機(jī)密性的特征，一般人員未經(jīng)過允許使不得調(diào)閱和查看的。在事業(yè)單位，檔案管理需要按照相應(yīng)的制度進(jìn)行管理，特別是保密工作，無論是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及個(gè)人行為，這些都不能輕易的泄露，必須保護(hù)好個(gè)人的隱私，包括身份證號碼、住址、電話等基礎(chǔ)信息，嚴(yán)格杜絕檔案信息泄露問題的發(fā)生[1]。

3、動(dòng)態(tài)性

檔案管理的動(dòng)態(tài)性主要是說其內(nèi)容會(huì)根據(jù)個(gè)人的學(xué)習(xí)變化、工作經(jīng)歷、崗位變動(dòng)以及職位調(diào)整進(jìn)行更新，在不斷完善的過程中更好的體現(xiàn)個(gè)人能力、經(jīng)歷。因此，在檔案管理過程中也需要做好更新工作，對相應(yīng)的資料內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，對遺失的、不全面的資料進(jìn)行補(bǔ)充。故而，人事檔案管理不是一成不變的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展、更新的過程。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位人事檔案管理工作具有自身的特殊性，重要性。對檔案管理的高度重視也是由于上述幾個(gè)特點(diǎn)所引起的。對于人事檔案的管理不僅需求按照一定的規(guī)章制度執(zhí)行，也需要管理人員提升自身專業(yè)能力[2]。例如：在開展人事檔案管理的過程中，需要提升檔案管理的實(shí)際水腫，針對管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行揭露和解決。人事檔案作為人才信息、人力資源的重要載體之一，對人才的去留、企業(yè)的發(fā)展有著非凡的意義。與此同時(shí)，人事檔案也為個(gè)人的評估、調(diào)動(dòng)提供了基礎(chǔ)資料，是一條完整的個(gè)人事業(yè)發(fā)展的信息鏈。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要作用

1、人事檔案重要信息資源的來源

事業(yè)單位中，人事檔案無疑是重要的信息資料。在人事考核中、晉升中以及工作變動(dòng)的時(shí)候，都會(huì)調(diào)取人事檔案的資料進(jìn)行具體了解，并且對每個(gè)人的工作能力、績效情況、學(xué)習(xí)情況進(jìn)行全面的分析。其中，人員素質(zhì)、業(yè)績都是十分重要且具有參考價(jià)值的信息，能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在人員任用上做出科學(xué)的判斷和決定。因此，筆者認(rèn)為人事檔案能夠作為重要的信息資料的來源，發(fā)揮著重要的作用。

2、事業(yè)單位人事管理的必要工具

事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理的主要目的之一則在于對員工發(fā)展情況的一個(gè)全面的了解，并且在動(dòng)態(tài)記錄的過程中，分析員工的成長路徑，在不同工作崗位中是否得到了歷練，是否存在過工作失誤、是否大成了工作成就，這也會(huì)激發(fā)出員工的潛能。而激發(fā)潛能的前提則是了解員工的發(fā)展現(xiàn)狀，在對其過去經(jīng)歷有一個(gè)全面考核中，能夠得到一些確切有效地結(jié)論。通過信息考察，有助于更好的進(jìn)行人事安排，發(fā)揮出檔案管理的工具性作用[3]。

3、企業(yè)人才資源開發(fā)的重要參考

加強(qiáng)企業(yè)人力資源檔案管理也是對企業(yè)內(nèi)部人才的確認(rèn)，是對人力資源的再次開發(fā)。從檔案中，我們可以了解到員工的成長歷程，能夠?qū)ζ涞墓ぷ髑闆r、能力有一個(gè)初步的認(rèn)知，這也是優(yōu)秀人才篩選的首要步驟之一。根據(jù)檔案中的個(gè)人信息，能夠方面各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)人力資源的有效開發(fā)，選擇適合該崗位的員工進(jìn)行相應(yīng)的工作，更好的為事業(yè)單位的發(fā)展奉獻(xiàn)一份力量，促使每一個(gè)人的工作都是力所能及的，是可以發(fā)揮出自身特長的。

4、優(yōu)化人力資源配置的參照依據(jù)

隨著時(shí)間的變化，事業(yè)單位也會(huì)出現(xiàn)人員的更新和淘汰。通過人事檔案的管理工作可以對人力資源的需求情況進(jìn)行前期的預(yù)測分析，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。故而，我們不能夠忽視人事檔案管理的作用和地位。檔案管理作為人事工作的重要一環(huán)，對企業(yè)的發(fā)展有著重要影響，采取不同的措施來提高人事檔案管理的效率，提高檔案管理水平，切實(shí)的發(fā)揮其作用，能夠體現(xiàn)出其在人力資源配置中的重要價(jià)值。

結(jié)束語：在我國企業(yè)單位不斷改革的背景下，事業(yè)單位的認(rèn)識管理制度也需要革新、優(yōu)化。認(rèn)識檔案管理記錄了個(gè)人的成長經(jīng)歷、職業(yè)發(fā)展方向、個(gè)人工作能力等，這些因素會(huì)影響到其發(fā)展，也成為企業(yè)人才任用選擇的依據(jù)之一。在查閱人事檔案的過程中，具有針對性的鎖定目標(biāo)人群，能夠更好地選拔人才，有利于事業(yè)單位內(nèi)部的人員調(diào)動(dòng)優(yōu)化。故而，人事檔案管理在事業(yè)單位中的價(jià)值是不可小覷的，是有助于人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化的。

參考文獻(xiàn)：

[1] 何麗芬.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：172-173.

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[3] 文艷，姜偉.人事檔案管理中存在的問題及改善措施[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（20）：154-155.