公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理

催立志 許陽(yáng)

摘 要：在中共十八召開(kāi)以后，我當(dāng)提出了全面深化改革的戰(zhàn)略部署。部署中明確指出黨政機(jī)關(guān)單位應(yīng)全面推行基礎(chǔ)信息化辦公制度改革，完善基礎(chǔ)信息化建設(shè)、公安部提出了進(jìn)一步的細(xì)化改革政策，在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展基礎(chǔ)信息化、警務(wù)實(shí)戰(zhàn)化、執(zhí)法規(guī)范化、隊(duì)伍正規(guī)化等四項(xiàng)改革建設(shè)措施。全面迎合我黨對(duì)于黨政機(jī)關(guān)單位全面信息化改革的戰(zhàn)略部署，課題研究由此出發(fā)，分析研究我國(guó)基層公安機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問(wèn)題與弊端，并提出全面建設(shè)檔案信息化管理的策略和方法，旨在為我國(guó)公安機(jī)關(guān)全面信息化建設(shè)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：公安機(jī)關(guān) 全面信息化 檔案管理

1、基層公安檔案管理存在問(wèn)題

檔案工作是收錄、保存、管理公安機(jī)關(guān)工作信息以及按鍵信息的重要工作，是公安行政機(jī)關(guān)重要的基礎(chǔ)工作之一，科學(xué)完善的檔案管理工作是提高公安機(jī)關(guān)工作效率以及質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。但現(xiàn)階段，檔案信息管理工作在我國(guó)基層公安機(jī)關(guān)普遍受到輕視，對(duì)檔案管理工作的信息化研究力度較小，在管理中也沒(méi)有給與足夠重視，導(dǎo)致我國(guó)基層公安檔案管理部門(mén)在工作方法以及管理制度上都存在一定程度的欠缺。基層公安機(jī)關(guān)日常工作的開(kāi)展也受到一定程度的影響。以南京市公安局建鄴分局為例，截止到2017年年底，建鄴分局共收錄檔案綜述65941卷。其中以文書(shū)形勢(shì)的檔案為28716.專(zhuān)業(yè)檔案15527剩余為影像、聲音、會(huì)計(jì)、實(shí)物檔案。檔案信息管理仍采用的紙質(zhì)檔案管理為主。檔案根據(jù)類(lèi)型分別保存在公安局以及下屬派出所、看守所等單位。在涉及檔案查閱的工作中，目標(biāo)人員的檔案往往被分別方存在不同的地方，檔案獲取周期漫長(zhǎng)，影響公安機(jī)關(guān)辦公進(jìn)度。同時(shí)紙質(zhì)檔案保存成本和質(zhì)量均不盡人意。我國(guó)基礎(chǔ)層公安機(jī)關(guān)檔案管理工作上普遍存在的問(wèn)題主要如下

四種：

（1）思想認(rèn)識(shí)不足

在我國(guó)基層公安機(jī)關(guān)的日常工作中，檔案管理工作沒(méi)有得到足夠的重視。基層公安局管理層普遍存在著“重辦案、輕檔案的”管理觀念。在大多數(shù)公安機(jī)關(guān)工作人員的思想里，檔案工作屬于輔助工作部門(mén)，對(duì)案件的偵破審理工作無(wú)直接幫助。與其他部門(mén)相比無(wú)重要功能。主觀上的不夠重視導(dǎo)致檔案信息化管理工作在實(shí)際的推行建設(shè)中存在較大障礙。

（2）隊(duì)伍結(jié)構(gòu)縮水

公安機(jī)關(guān)的最重要的使命是打擊違法犯罪行為，維護(hù)社會(huì)治安以及公民合法權(quán)益。由于基層公安局受到人員編制和思想的雙重限制，在警力分配上存在嚴(yán)重的不合理性。多數(shù)基層公安分局在檔案部門(mén)的警力分配上僅僅維持勉強(qiáng)運(yùn)轉(zhuǎn)的最低配置。部分基層公安局甚至沒(méi)有專(zhuān)職的檔案信息管理人員，都試由文職民警或者輔警兼職完成檔案和資料工作。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案部門(mén)的不重視，導(dǎo)致民警在工作中存在較大的隨意性，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員流失嚴(yán)重，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)縮水。阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（3）管理方式老舊

隨著基層公安機(jī)關(guān)對(duì)自身業(yè)務(wù)能力和行政體制的進(jìn)一步完善和優(yōu)化。讓公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，現(xiàn)代化的基層公安工作制度和方法對(duì)檔案管理的信息化、數(shù)字化有迫切需求。但我國(guó)基層公安機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)多數(shù)停留在紙質(zhì)檔案收、存、閱的管理模式中，同時(shí)檔案人員不具備信息化檔案管理模式的所必須的業(yè)務(wù)能力。檔案管理方式的老舊直接影響了基層檔案管理人員的積極性、創(chuàng)新性。

2、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的途徑

（1）頂層設(shè)計(jì)、分步推進(jìn)

基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的推行離不開(kāi)上級(jí)公安機(jī)關(guān)的扶持與幫助，上級(jí)公安機(jī)關(guān)應(yīng)制定詳細(xì)的基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的流程和方法。制定詳細(xì)的建設(shè)計(jì)劃，并從硬件和軟件兩個(gè)方面給與必要支持。首先是強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的建設(shè)，人員素質(zhì)直接決定了檔案工作的最終工作質(zhì)量，公安部門(mén)應(yīng)該引進(jìn)吸納具備信息管理計(jì)算機(jī)和相關(guān)技術(shù)等有較高水平的人員進(jìn)基層公安機(jī)關(guān)，輔助信息部門(mén)人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和提升工作。同時(shí)圍繞檔案信息化對(duì)工作人員業(yè)務(wù)能力的具體要求展開(kāi)專(zhuān)業(yè)的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并委任專(zhuān)職人員對(duì)培訓(xùn)后員工的工作能力提升情況做好尾訪調(diào)查工作。對(duì)頻繁出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，及時(shí)解決信息檔案化建設(shè)中存在的問(wèn)題，切實(shí)提高基層檔案民警的實(shí)際操作能力。

（2）借鑒做法、創(chuàng)新改革

通過(guò)信息化改革、整合檔案資源，服務(wù)基層一線(xiàn)執(zhí)法辦案的民警、首先要效仿先進(jìn)國(guó)家給予計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)建立成熟完善的檔案管理系統(tǒng)，完成檔案信息不同單位間的共享。達(dá)成檔案信息化建設(shè)工作中信息傳遞無(wú)地域性限制的重要目標(biāo)。其次將公安系統(tǒng)其他部門(mén)與檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行整合、將檔案信息系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)納入公安信息警務(wù)平臺(tái)。完成跨平臺(tái)的信息共享工作。制定詳細(xì)的調(diào)取查閱權(quán)限。實(shí)現(xiàn)戶(hù)籍信息、治安信息、禁毒信息、刑偵信息、重點(diǎn)人員以及在押人員個(gè)人檔案等信息的全部門(mén)共享。最后應(yīng)充分開(kāi)發(fā)警用數(shù)據(jù)庫(kù)各項(xiàng)功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案等相關(guān)處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公安部門(mén)間跨地域遠(yuǎn)程查詢(xún)和瀏覽服務(wù)。并加大對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)和加密技術(shù)的研究，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行全面保護(hù)。嚴(yán)格根據(jù)用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行檔案信息的調(diào)取、同時(shí)應(yīng)提供非加密信息的全文檢索等功能。徹底擺脫原有的人工查找模式，提高民警工作

效率。

總結(jié)

檔案基礎(chǔ)工作是檔案作用得以發(fā)揮的保證，只有堅(jiān)持基礎(chǔ)工作先行，把提供利用主體范圍內(nèi)的準(zhǔn)備工作做好，堅(jiān)持長(zhǎng)久規(guī)范的管理機(jī)制，才能有條件、有能力、高效能地位民警服務(wù)，實(shí)現(xiàn)公安機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的根本目的，不讓信息化建設(shè)流于形式。文章主要從基層公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)、人員、技術(shù)幾個(gè)方面去探究檔案部門(mén)信息化建設(shè)具體方法和策略。但觀點(diǎn)缺乏實(shí)踐環(huán)節(jié)反饋，也存在較多的不足和有待改進(jìn)的環(huán)節(jié)。需要未來(lái)進(jìn)一步的探索和研究。

參考文獻(xiàn)：

[1] 潘亞.鐵路公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索——以上海鐵路公安局為視角[J].鐵道警察學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，27（03）：16-19.

[2] 胡陽(yáng). 刑事偵查卷宗檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].大連理工大學(xué)，2015.

[3] 王雙.淺談縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理[J].檔案天地，2015（S1）：38-39.

[4] 修中建.檔案管理與情報(bào)信息是公安業(yè)務(wù)教學(xué)的基礎(chǔ)[J].出國(guó)與就業(yè)（就業(yè)版），2010（12）：97-99.