紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作探索

習(xí)白羽

摘 要：信息化程度的不斷深入和擴(kuò)大，以電子信息技術(shù)在成為檔案管理的一種方式后，隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也在不斷深入到檔案管理工作當(dāng)中的各項(xiàng)應(yīng)用中。由于電子管理本身具有的快捷、保存時(shí)間長(zhǎng)、保存效果好等特點(diǎn)，在各個(gè)部門(mén)的檔案管理方面都具有較大的應(yīng)用。盡管電子檔案的應(yīng)用已經(jīng)逐漸擴(kuò)大和深入到各個(gè)部門(mén)之間，但是仍然不能忽略在檔案管理當(dāng)中紙質(zhì)檔案的作用。以紙為載體的檔案以及其管理工作是較為傳統(tǒng)的檔案管理，也是目前我國(guó)很多企事業(yè)單位仍在沿用的檔案管理方式，通過(guò)在紙張當(dāng)中記錄信息，并管理保存紙張的方式來(lái)保存檔案。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；借閱；保護(hù)工作

一、 對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理保護(hù)工作的重要性

檔案對(duì)于任何一個(gè)機(jī)構(gòu)來(lái)講都是十分重要的一項(xiàng)設(shè)施，檔案的管理和保護(hù)工作也成為了整個(gè)機(jī)構(gòu)工作當(dāng)中較為重要的一部分。尤其是紙質(zhì)檔案的管理，一些年代較為久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案當(dāng)中，由于在那個(gè)時(shí)代中并沒(méi)有電子檔案作為輔助，因此紙質(zhì)檔案就成為了唯一的記錄方式，還有一些檔案，由于本身具有較為重要的地位，因此需要進(jìn)行著重的管理與保護(hù)。若果在此過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和保護(hù)工作中出現(xiàn)失誤，那么就很有可能對(duì)答案本身造成影響，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的記錄方式這些影響通常也是不可逆轉(zhuǎn)的，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，那么對(duì)這些檔案進(jìn)行的修復(fù)工作會(huì)十分復(fù)雜和繁瑣。而且在單位機(jī)構(gòu)當(dāng)中所保存管理的檔案，有一些較為機(jī)密的文件或檔案，如果管理不當(dāng)在引起文件或檔案損壞的同時(shí)也可能泄露這些機(jī)密文件中的信息，對(duì)工作造成諸多不便。盡管如此，由于人們已經(jīng)形成的行為習(xí)慣，或者一些需要進(jìn)行人工操作驗(yàn)證的文件保管（例如需要使用簽字或蓋章等驗(yàn)證方式的文件），紙質(zhì)檔案仍然在檔案管理工作當(dāng)中占有一定的重要地位，因此在檔案管理的工作中對(duì)于紙質(zhì)檔案管理方面的保護(hù)工作仍然十分重要。

二、 紙質(zhì)檔案的管理與保護(hù)工作當(dāng)中的問(wèn)題

以紙張為載體進(jìn)行的檔案管理工作與檔案保護(hù)工作當(dāng)中，重點(diǎn)仍然要落腳在紙張構(gòu)成的檔案上，以書(shū)寫(xiě)或打印形成的紙質(zhì)檔案，在信息的記錄上也是通過(guò)文字和閱讀的方式進(jìn)行信息的保存。在保存的時(shí)間上，由于紙質(zhì)檔案本身的性質(zhì)，通常情況下管理和保存工作的效果還要受限于管理人員工作的規(guī)范以及管理人員的工作態(tài)度。

1、 管理人員在紙質(zhì)檔案管理和保護(hù)方面工作態(tài)度問(wèn)題

從流程中來(lái)看，我國(guó)目前進(jìn)行的紙質(zhì)檔案管理工作通常是將檔案進(jìn)行收集整理后，對(duì)檔案當(dāng)中記錄的信息資料進(jìn)行整理編輯，之后從保護(hù)紙張的角度上，對(duì)檔案進(jìn)行除塵除害工作，最后是將完成上述工作的紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔入庫(kù)，以此形成完整的紙質(zhì)檔案。以目前的檔案管理人員來(lái)看，根據(jù)工作人員的工作態(tài)度和其他綜合條件中的分析結(jié)果，我們可以看到，真正能夠執(zhí)行，并嚴(yán)格遵守檔案管理單中各項(xiàng)細(xì)節(jié)的工作人員已經(jīng)很少了。此外，紙質(zhì)檔案的管理當(dāng)中都要配備有對(duì)空氣中溫度與濕度的監(jiān)測(cè)設(shè)備和管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)室內(nèi)溫濕度的監(jiān)測(cè)和控制，保證紙質(zhì)檔案的正常存放。而在實(shí)際的操作過(guò)程當(dāng)中，本身對(duì)溫度與濕度的管理調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)用較少，再加上很少有工作人員能夠根據(jù)室內(nèi)情況正確調(diào)整溫度濕度，這也就給紙質(zhì)檔案的管理帶來(lái)了難度。此外，由于在檔案的借閱當(dāng)中，部分單位中并不能夠進(jìn)行很好的管理，也給紙質(zhì)檔案的管理帶來(lái)了極大的不便。

2、 借閱者與管理者對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)意識(shí)不足

以紙質(zhì)檔案自身的角度來(lái)講，與檔案本身有接觸的人員是造成紙質(zhì)檔案損壞的一個(gè)重要風(fēng)險(xiǎn)源，在檔案的借閱和管理工作當(dāng)中，對(duì)檔案進(jìn)行操作時(shí)需要注意對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，一般在查閱過(guò)程當(dāng)中，與檔案接觸的人員都不會(huì)有戴手套保護(hù)檔案的意識(shí)，對(duì)于閱讀檔案當(dāng)中防止檔案的桌子或其他位置，也不在乎是否整潔或者是否存在污漬。在借閱的過(guò)程中也不注意對(duì)借閱過(guò)程中的注意事項(xiàng)進(jìn)行了解，這也就導(dǎo)致在節(jié)約的過(guò)程當(dāng)中容易出現(xiàn)借閱人員對(duì)紙張?jiān)斐傻膿p傷。而在檔案管理當(dāng)中對(duì)于檔案的管理人員來(lái)件，管理人員與紙質(zhì)檔案的接觸更為頻繁和密集，因此如果檔案管理人員當(dāng)中出現(xiàn)類(lèi)似的問(wèn)題，對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞則會(huì)更為嚴(yán)重。同樣，在借閱的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管注意事項(xiàng)，管理人員也缺少對(duì)于借閱人員的傳達(dá)和表述，對(duì)檔案的借閱工作相應(yīng)的記錄也不完善，這些都是由于檔案的管理人員沒(méi)有重視在檔案管理當(dāng)中的工作態(tài)度所造成的，對(duì)于紙質(zhì)的檔案不僅造成了破壞甚至也會(huì)引起檔案的丟失。

三、 紙質(zhì)檔案的管理與保護(hù)措施

1、溫度

控制紙質(zhì)檔案室的溫度，使其保持在一個(gè)穩(wěn)定的溫度上，最好是在14度與18度之間，這是最理想的紙質(zhì)檔案存放溫度，當(dāng)夏季溫度過(guò)高時(shí)，要采用一些物理辦法將溫度降低，平時(shí)要注意檔案室的通風(fēng)換氣，經(jīng)常不定期的測(cè)量檔案室的溫度，密切觀察檔案室的環(huán)境。

2、 光照

盡量避免光照對(duì)紙質(zhì)檔案的影響，將檔案擺放在光照相對(duì)少的地方，而且盡量不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光下照射，對(duì)于一些重要的檔案要特別的保管，放在暗處地帶或者放在絕對(duì)安全的地方，以免造成其損壞。

3、 整潔與除真菌

防止過(guò)多的灰塵落在紙張上，檔案管理的工作人員要定期的清理檔案室的衛(wèi)生，但是在清理的過(guò)程中，要注意對(duì)檔案的管理與保護(hù)，清理的時(shí)候要細(xì)心謹(jǐn)慎，在入室口要放一些防止灰塵進(jìn)入的隔離網(wǎng)；要定期為檔案消毒，防止霉菌和生物的衍生，在檔案室內(nèi)放一些不利于生物繁殖和衍生的東西，例如油漆，若發(fā)現(xiàn)有生物衍生的現(xiàn)象，要及時(shí)處理，把危害縮減到最小。

4、 人員素質(zhì)培訓(xùn)

要定期對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，并讓其明白檔案管理的保護(hù)工作的重要性，增強(qiáng)其對(duì)工作的自覺(jué)性，使其養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，熱愛(ài)工作，才能盡心盡力的做事，才能真正的做好紙質(zhì)檔案管理與保護(hù)這一項(xiàng)艱巨而又復(fù)雜的工作。

結(jié)語(yǔ)：在紙質(zhì)檔案的保管工作中，以現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)的整體情況來(lái)看仍然需要加強(qiáng)。在日常的檔案管理中，承載和收錄的信息不論是通過(guò)書(shū)寫(xiě)打印的紙質(zhì)檔案還是通過(guò)計(jì)算機(jī)收錄儲(chǔ)存的電子檔案，在系統(tǒng)的工作當(dāng)中都具有無(wú)法忽視的作用，因此對(duì)于檔案的保護(hù)管理工作還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，使檔案工作也能夠像其他形式的工作那樣服務(wù)于眾。

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