信息化破解企業(yè)內(nèi)控建設困局

王曉文

河南心連心化肥有限公司是一家以尿素為主導產(chǎn)品的企業(yè)，公司作為新加坡和香港兩地上市公司，能夠在短短幾年時間由一個內(nèi)地小尿素企業(yè)，順利走出國門實現(xiàn)在兩地上市，對接國際資本市場，得到摩根斯坦利、美林等眾多國際知名投行的青睞，與公司根據(jù)自身企業(yè)文化對所在行業(yè)準確定位是分不開的。同時，公司多年來堅持“對客戶誠、對經(jīng)銷商誠、對公眾誠”的誠信經(jīng)營文化理念，也為公司積聚了不斷發(fā)展的動力。本文欲通過借助ERP流程再造，通過強化法治弱化人治，突破公司多年在內(nèi)控建設管理中的困局，為健全國內(nèi)民營企業(yè)內(nèi)控建設為大家提供一點思路。

一、企業(yè)文化是內(nèi)控建設信息化的基礎

企業(yè)內(nèi)部控制是指一個單位為了實現(xiàn)經(jīng)營目標，保證會計信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、評價和控制的一系列措施。中國企業(yè)的內(nèi)控發(fā)展之路，大都是伴隨著經(jīng)濟體制改革和社會經(jīng)濟發(fā)展需要，而逐步建立和完善的。而心連心公司內(nèi)部控制機制的建立和發(fā)展歷程，是中國企業(yè)內(nèi)控發(fā)展的一個縮影。從改制前的國有企業(yè)性質(zhì)開始，把為社會和職工創(chuàng)造價值作為企業(yè)發(fā)展目標。從決定上市到上市成功心連心公司用了15個月時間，在當時中國海外上市案例中也是非?？斓模@與心連心公司始終把合法經(jīng)營作為公司立業(yè)興業(yè)之本是分不開的。談到企業(yè)管理總是避不開“法治和人治”之爭，在企業(yè)管理中人肯定是第一位的，法亦不過是為人所服務。智者講究相機而動、因地制宜，老祖宗留下的中庸之法，成為人們在復雜社會中化解難題的圣典。但在現(xiàn)實社會中有的人以為自己行方便的考慮，以下屬不會具體情況具體分析就無法開展工作的說教，自然而然為自己找到可以隨意實施人治的理由。在一些經(jīng)濟亂象中，法規(guī)、道德底線被屢屢突破。中國企業(yè)文化就是老板性格的體現(xiàn)，ERP通常被人們冠以一把手工程是有道理的。所以要想使信息化推動內(nèi)控建設在企業(yè)生根發(fā)芽，要看這個企業(yè)的文化是否支持。

二、內(nèi)控機制推動信息化建設的不斷完善

伴隨上市，心連心人的管理理念有了質(zhì)的提升，這種轉變一方面是由兩地上市公司身份帶來的各方面監(jiān)管壓力決定的。內(nèi)控節(jié)點涉及公司經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，單靠傳統(tǒng)會計核算控制系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足公司發(fā)展和風險管理對內(nèi)控的要求。目前心連心公司大致形成了由內(nèi)到外三重內(nèi)控監(jiān)督體系。

（一）內(nèi)部自我控制

公司內(nèi)部控制系統(tǒng)分三部分：會計核算系統(tǒng)控制體系、內(nèi)部審計控制體系和體系控制系統(tǒng)。財務部負責影響信息披露流程的真實規(guī)范和公司年度績效目標的跟蹤驗證。審計部門作為審計委員會的直接下屬部門，主要負責關聯(lián)方交易審計和內(nèi)部經(jīng)濟舞弊監(jiān)察。以質(zhì)量體系、環(huán)境體系、職業(yè)健康體系為核心內(nèi)容的體系控制系統(tǒng)，同樣是保證公司戰(zhàn)略目標的重要一環(huán)，公司企業(yè)管理部通過對各部門工作程序和相關支撐文件的審核，保證公司戰(zhàn)略目標實現(xiàn)過程中各環(huán)節(jié)的流程協(xié)調(diào)一致。心連心公司的內(nèi)控形成了一個數(shù)據(jù)控制系統(tǒng)和非數(shù)據(jù)控制系統(tǒng)并起的有機體系。

（二）審計委員會監(jiān)督

每個企業(yè)內(nèi)部都有一只無形的手在平衡著企業(yè)的各方面沖突，逐步趨向一種協(xié)調(diào)。長期以來代代相傳在公司形成一種無意識的潛規(guī)則。心連心公司為了打破這種潛規(guī)則，形成了在審計委員會統(tǒng)一領導下的外部審計制度。公司一切對外大的投資合作行為，都要先向董事會匯報征求其意見，除了通常的年度報告審計外，根據(jù)審計委員會年度審核計劃在四大會計師事務所中挑選一家，進行專題流程審計。該制度完善了公司自我控制中容易出現(xiàn)的各種弊端，對于公司糾錯防弊大有裨益，形成有力推動公司內(nèi)控完善的外力。

（三）兩地交易所監(jiān)督

公司的一切言行都要符合兩地交易所制定的規(guī)則。定期要向交易所匯報公司運行情況，對于媒體發(fā)表涉及公司的評論，要時刻做好接受交易所的質(zhì)詢。必須符合交易所關于信息披露方面的特別規(guī)定。

多重審核體系的構成，也構成了心連心公司自我完善內(nèi)控審核機制。為在生產(chǎn)經(jīng)營中不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷優(yōu)化ERP流程提供了源源不斷的內(nèi)外推力。每年安永都會派IT專業(yè)人員對公司ERP流程進行評審，每次都會提出改進意見。審計委員會主導下的第三方內(nèi)控審核機制，在從內(nèi)部推動部分流程有難度的情況下，成為推動內(nèi)控建設的有力助推器。

三、信息化在公司內(nèi)控建設中的具體應用

（一）背景分析

煤炭作為我們的主要原材料，其成本占公司尿素總成本的六成以上，所以煤炭的采購環(huán)節(jié)是公司經(jīng)營成敗的關鍵。但煤炭本身的塊、末共存狀態(tài)和不同碳種中眾多成分的差異化給我們實施個別定價帶來了諸多困難。煤炭的重要性和特性又促使我們必須堅持使用一車一化驗一定價的差異化定價方法。由于原煤的采購金額巨大，因此心連心公司過去在手工業(yè)務流程中已經(jīng)形成一套復雜的內(nèi)審牽制流程，但在以往的工作中由于工作量巨大，單據(jù)經(jīng)手人多，經(jīng)常出現(xiàn)工作積壓、單據(jù)遺失、計算錯誤，給企業(yè)帶來的不只是經(jīng)濟損失，也影響了企業(yè)的信譽和形象。原煤的計價一直是心連心公司難以破解的難題，主要有以下原因：每天原煤入廠的車輛很多，公司日均采購煤炭和煤末量在4000噸。為考慮內(nèi)控有效性需要設置過磅員、監(jiān)磅驗車員、取樣人、送樣人、化驗人、質(zhì)檢人、計價人等眾多人和環(huán)節(jié)來保證整個程序的公平可控。為了防止事前內(nèi)外策劃勾結進行舞弊，公司又制定了監(jiān)磅驗車員、化驗人、取樣人、送樣人、質(zhì)檢人的每日隨機抽樣上崗制度。另外，原煤計價要考慮的因素很多，包括水分、揮發(fā)分、含硫量、固定碳、粒徑比、含末量等，每個因素對應的數(shù)值不同時要扣除不同的系數(shù)，這就大大增加了原煤計價的計算難度和工作量。

（二）具體做法和取得成果

經(jīng)過實施顧問和企業(yè)員工共同分析，公司在煤計價中綜合考慮各要素，從而確定計算公式。同時，公司還設計業(yè)務流程和單據(jù)間的關聯(lián)，從而使得公司在客戶化階段為煤計價功能做了大量的工作，終于在系統(tǒng)中開發(fā)出了具有心連心公司自身特點的煤計價計算功能。將煤炭質(zhì)檢工作分解為內(nèi)在質(zhì)檢、外觀質(zhì)檢、現(xiàn)場質(zhì)檢三部分?，F(xiàn)場質(zhì)檢負責隨機抽人取樣本，進行煤炭直觀外在評價，外觀質(zhì)檢負責矸石、煤末、粒徑比大小的檢驗，內(nèi)在質(zhì)檢需要化驗室進行水分、揮發(fā)分、含硫量、固定碳的檢驗。為了避免內(nèi)外勾結損害公司利益，在ERP內(nèi)部涉及抽樣人、送樣本人、過磅人、各環(huán)節(jié)質(zhì)檢人，涉及過磅單、計價單、化驗單、車號、樣本號。這些單號都是在ERP中靠一種不斷變換的算法規(guī)則隨機對應的，在最終所有計價程序完成前，任何一個環(huán)節(jié)中的人是無法將車號、樣本號、單號聯(lián)系起來的。煤價計算自動完成，最大限度地減少人工干預煤價計算工作，同時歷史數(shù)據(jù)可以隨時查詢，方便對原煤供應商的考核評價和供應商對計價過程的查詢要求。在系統(tǒng)中實現(xiàn)了自動計算煤價后，過去因為認為計價不公平給供應商的合作積極性以很大挫傷，但現(xiàn)在你的煤炭各成分是什么等級應該以什么價格計價，都直接反饋到大屏幕上，各供應商都可以監(jiān)督對比發(fā)現(xiàn)問題鼓勵揭發(fā)。

ERP系統(tǒng)中含有磅房監(jiān)控系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用數(shù)字影像采集、比對等技術，可以實現(xiàn)對過磅車輛進行全面的檢測。通過實施ERP系統(tǒng)，公司就可以有效減少此前原煤運輸車輛司機私加水箱、重物等欺詐手段過磅稱重的情況，從而減少企業(yè)經(jīng)濟損失。同時采用二次過磅流程，為每輛車設置了重量允許誤差范圍報警系統(tǒng)，有效地遏制供貨單位的不法行為。這種做法又被推廣到成品的出廠誤差檢驗上，過去發(fā)現(xiàn)有保管員誤發(fā)或客戶故意偷裝尿素（每袋50公斤）的現(xiàn)象，在下班盤點發(fā)現(xiàn)少了幾袋?，F(xiàn)在執(zhí)行了出庫單、車號、地磅比對環(huán)節(jié)，出現(xiàn)50公斤以上誤差就會報警，有力杜絕了一部分危害公司利益行為。

四、企業(yè)財務管理信息化與內(nèi)部控制的關系

企業(yè)財務管理信息化與內(nèi)部控制二者相互影響、相互促進。加強內(nèi)部控制可以保障財務管理信息化的質(zhì)量，而財務管理信息化質(zhì)量的提高又可以促進內(nèi)部控制制度的有效實施。同時，成功的財務管理信息化建設能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)信息整合與資源配置，促進企業(yè)管理的現(xiàn)代化；有效的內(nèi)部控制則可以有效保證企業(yè)財產(chǎn)物資的完整，并保障企業(yè)經(jīng)營目標的順利實現(xiàn)。因此，企業(yè)財務管理與內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理中的關鍵環(huán)節(jié)。如何從流程控制、系統(tǒng)控制、管理控制和風險評估等四個方面將二者有機結合起來具有一定的現(xiàn)實意義。