淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高

劉影

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)成為制約基層檔案管理工作效率的重要問題，只有不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，實施有效的檔案管理策略，才能提高檔案管理工作效能。

關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；人才素質(zhì)；工作策略

本文主要研究基層檔案管理工作存在的問題，以及檔案管理現(xiàn)代化的有效措施，提高檔案管理人員素質(zhì)的主要做法，從而有效應(yīng)對當(dāng)代檔案管理工作需要。

1 基層檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作重視不足

基層單位對檔案管理工作認(rèn)識不到位，沒能樹立起先進(jìn)的檔案管理工作意識，存在著檔案管理理念落后，檔案管理方式陳舊，檔案管理工作不符合形勢發(fā)展需要的問題。首先，基層檔案管理與其它工作不匹配，沒能發(fā)揮出檔案的服務(wù)作用和支撐作用，無法有效的給各項工作提供數(shù)據(jù)信息支援。其次，檔案管理工作普遍停留在數(shù)據(jù)信息的機(jī)械性收集方面，檔案管理關(guān)注紙制檔案較多，對數(shù)據(jù)信息和辦公自動化系統(tǒng)的電子文檔收集效率不高，檔案管理往往也只起到檔案保管的作用。第三，還有的些單位把檔案管理工作長期放置于次要的工作地位，不僅領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，而且也沒能配備必要的檔案管理人員與設(shè)施設(shè)備。

1.2 檔案管理制度不健全

制度化的檔案管理是保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的前提，有些單位檔案管理工作不注重制度建設(shè)，沒能設(shè)計出符合檔案管理工作實際要求的工作制度，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，檔案管理效率較低，而且檔案管理質(zhì)量低問題。首先，隨著檔案管理自動化與信息化時代到來，現(xiàn)有檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重不適應(yīng)時代的發(fā)展需要，基層單位檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重落后與現(xiàn)實工作需要。其次，基層單位現(xiàn)有檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案管理制度措施形同虛設(shè)，基層單位人員不按照檔案管理制度執(zhí)行，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，檔案數(shù)據(jù)被篡改等嚴(yán)重的問題。第三，檔案管理制度對檔案管理人員和相關(guān)人員缺乏必要的約束力，沒能起到督促和指導(dǎo)檔案管理人員的作用，檔案管理人員不重視檔案管理制度。第四，針對性的制度建設(shè)不足，例如，信息時代的檔案管理制度與收集信息制度都必須與單位的實際情況掛鉤，但是現(xiàn)有的檔案管理制度在制度針對性方面較低，沒能體現(xiàn)出單位檔案管理的特色。

1.3 檔案管理現(xiàn)代化水平不足

檔案管理是項與時俱進(jìn)的工作，必須站在時代的前沿，才能全面準(zhǔn)確的收集各種數(shù)據(jù)信息，保證檔案管理工作能夠全面反映和記錄單位工作的全貌，做到為歷史負(fù)責(zé)，為未來提供發(fā)展依據(jù)。但是，有些單位的檔案管理工作現(xiàn)代化不夠，沒能實現(xiàn)檔案管理與單位發(fā)展的緊密結(jié)合。首先，有些單位辦公自動化已經(jīng)實現(xiàn)，但是檔案管理自動化與信息化發(fā)展速度較慢，還沒有配備必要的信息化設(shè)施設(shè)備，存在著檔案管理工具落后的問題。其次，檔案管理日益依賴網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理軟件系統(tǒng)，但是基層單位檔案管理軟件系統(tǒng)往往只安裝了上級要求的基本軟件系統(tǒng)，沒能實現(xiàn)行業(yè)性的檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)，導(dǎo)致檔案管理軟件建設(shè)效率低。第三，在檔案數(shù)據(jù)日益多樣化，檔案文件類型多樣化的今天，檔案管理急需出臺有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)長期落后，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的實際需要。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)較低

信息化時代的到來，意味著檔案管理的專業(yè)化，只有配備專業(yè)的檔案管理人才，才能做好基層單位的檔案管理工作，保證實現(xiàn)檔案管理再上新臺階。首先，有些單位檔案管理人員素質(zhì)較低，缺乏專業(yè)的檔案管理工作能力，檔案管理人員多為兼職，從事日益繁重的檔案管理工作壓力較大。其次，基層單位檔案管理工作培訓(xùn)體系發(fā)展的速度較慢，但是現(xiàn)有檔案管理人員不能接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展欠缺，影響了檔案管理工作的效率。第三，當(dāng)前缺乏必要的檔案管理人員約束激勵機(jī)制，不僅無法調(diào)動檔案管理人員的積極性，而且無法提高檔案管理人員的責(zé)任意識，導(dǎo)致檔案管理工作效率長期較低。

2 基層檔案管理現(xiàn)代化的途徑

2.1 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，滿足當(dāng)代檔案管理工作的需求，必須注重引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，依靠強(qiáng)有力的技術(shù)保障推動檔案管理工作再上新臺階。首先，相關(guān)部門必須重視檔案管理工作，保證檔案管理工作的人力物力支持，提高檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備水平，大力引進(jìn)現(xiàn)代信息化和現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施設(shè)備，配備良好的檔案管理工作辦公環(huán)境，滿足檔案管理現(xiàn)代化的基本條件。其次，開發(fā)先進(jìn)的而且符合行業(yè)需要的檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理軟件系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的對接，這樣可以對基層往來的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的收集，而且可以提高檔案管理的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效傳遞，滿足檔案使用的實際需求不，例如，根據(jù)檔案管理需要，開發(fā)自動編程和自動檢索目錄系統(tǒng)。第三，全面提高檔案管理人員的信息化與現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化培訓(xùn)，使檔案管理走向良性發(fā)展軌道。

2.2 建立現(xiàn)代檔案安全管理模式

為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須保證檔案資源的安全，有效應(yīng)對新形勢下檔案管理出現(xiàn)的安全問題，著力在信息媒介環(huán)境下保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全性。首先，圍繞著檔案管理現(xiàn)代化要求，改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理安全模式，圍繞檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)檔案管理的安全保護(hù)體系，形成依靠防火墻，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、殺毒軟件為綜合體系的檔案管理防護(hù)系統(tǒng)，切實保證檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)行使用安全。其次，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作，保證信息化環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)資源的存儲可靠安全，保證原始數(shù)據(jù)的安全性。第三，實現(xiàn)紙制檔案管理與現(xiàn)代化檔案管理方式相結(jié)合，這樣才能滿足傳統(tǒng)向現(xiàn)代的過渡需要，符合基層檔案管理發(fā)展趨勢。

3 檔案管理人員素質(zhì)提高策略

3.1 豐富檔案管理人員學(xué)習(xí)途徑

為了全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案管理人員可以有效的提高自身能力素質(zhì)，必須使用多種途徑來提高檔案管理人員的能力水平。首先，形成完善的檔案管理人員的培訓(xùn)體系，注重制度科學(xué)的檔案管理人員培訓(xùn)計劃，實現(xiàn)長期培訓(xùn)與短期針對性培訓(xùn)相結(jié)合，有計劃的全面提高培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)。其次，注重使用網(wǎng)絡(luò)慕課教學(xué)環(huán)境，為檔案管理人員訂購知名大學(xué)的檔案管理專業(yè)慕課資源，引導(dǎo)檔案管理員運(yùn)用零散時間自覺。第三，實現(xiàn)課題式檔案管理技能技巧的研究工作，在課題帶動下促進(jìn)檔案管理人員圍繞基層檔案管理業(yè)務(wù)需要深入研究業(yè)務(wù)知識。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員的管理

為了做好基層單位的檔案管理工作，有效防止檔案管理人員出現(xiàn)工作疏忽大意問題，必須全面提高檔案管理人員責(zé)任意識，使檔案管理人員深入做好本質(zhì)工作。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識和安全意識，使檔案管理人員具備高度的責(zé)任感。其次，注重結(jié)合檔案管理工作的正反面經(jīng)驗，加強(qiáng)對檔案管理人員的績效考核，使檔案管理人員的工作業(yè)績得到及時反饋，這樣可以促進(jìn)檔案管理人員更主動的完成具體工作。第三，加強(qiáng)引進(jìn)專業(yè)人才的力度，實現(xiàn)檔案管理崗位的輪換制度，給檔案管理人員提供必要的發(fā)展空間，全面提高檔案管理人員的積極性。

4 結(jié)論

基層檔案管理現(xiàn)代化必須從基層檔案管理工作的實際情況出發(fā)，按照現(xiàn)代化的檔案管理事業(yè)工作原則，依靠先進(jìn)的檔案管理人才，全面提高檔案管理效率，解決檔案管理工作中的問題，實現(xiàn)檔案管理的高效性目標(biāo)。

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