人社局檔案管理的問(wèn)題與措施

張沖

摘要：現(xiàn)在我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度很快，越來(lái)越多的科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到人們的日常工作當(dāng)中，同時(shí)也給人們的生活帶來(lái)了很大的改變，提高了質(zhì)量。在這種背景之下，不僅人們對(duì)于信息總量的需求越來(lái)越大，同時(shí)人們的活動(dòng)行為也會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的信息。為了能夠讓這種要求得到滿(mǎn)足，人社局尤其應(yīng)該處理好這些工作的關(guān)系。對(duì)于現(xiàn)在的人社局來(lái)說(shuō)，檔案管理工作本身變得越來(lái)越復(fù)雜，應(yīng)該從各方面進(jìn)行協(xié)調(diào)和配合，同時(shí)也應(yīng)該重視加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)性。本文針對(duì)如何提高人社局檔案管理水平進(jìn)行了分析和論述。

關(guān)鍵詞：人社局；檔案管理；信息化

各種人類(lèi)活動(dòng)和人類(lèi)行為都能產(chǎn)生檔案，所以這樣看來(lái)，檔案本身具有一定的記錄功能，所以也是有價(jià)值和意義的，可以認(rèn)為檔案直接記錄和總結(jié)了各種人類(lèi)活動(dòng)。人社局的工作業(yè)務(wù)涉及到的范圍也是非常廣泛的，檔案管理工作對(duì)于該單位和相關(guān)部門(mén)就顯得尤其重要。但是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的調(diào)查研究我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段的檔案管理工作本身仍然存在著一定的問(wèn)題，有待于我們?nèi)ジ纳?，所以這就要求我們采取有效手段來(lái)改善現(xiàn)狀?，F(xiàn)在在全球范圍內(nèi)，信息技術(shù)都已經(jīng)越來(lái)越普及，然而人社局檔案管理工作仍然沒(méi)有順應(yīng)時(shí)代潮流，無(wú)論是檔案儲(chǔ)存還是檔案管理都仍然存在一些問(wèn)題。

一、人社局檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案處理效率差

其實(shí)這是一個(gè)非常普遍的問(wèn)題，現(xiàn)階段人社局檔案處理工作的效率普遍較低，其實(shí)造成這種現(xiàn)狀的最普遍因素就是管理人員和工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，并不具備高效管理的能力。管理工作方面也存在一些嚴(yán)重的問(wèn)題，舉例來(lái)說(shuō)是管理方法較為落后，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的要求?，F(xiàn)在很多人社局單位還在仍然使用舊有的管理方式來(lái)開(kāi)展管理，這大大降低了管理效率，在管理工作當(dāng)中墨守成規(guī)的現(xiàn)象非常普遍，不知變通也很容易降低檔案管理工作的效率。

除此之外，為了節(jié)約成本和開(kāi)支，很多單位在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中聘用的是兼職人員，這部分人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿(mǎn)足要求的同時(shí)對(duì)單位也缺乏了解，甚至基本的檔案分類(lèi)和歸檔都無(wú)法完成，這對(duì)于人社局的檔案管理和其他管理工作的開(kāi)展都是非常不利的。

（二）信息交互不同步

由于當(dāng)前的人力資源與社會(huì)保障局在處理檔案的時(shí)候沒(méi)有大量的使用現(xiàn)代化技術(shù)，導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局的檔案信息和與之相關(guān)的部門(mén)的信息交互并不同步。造成這種現(xiàn)象的主要原因是現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)在人力資源與社會(huì)保障局并不受到重視，對(duì)這部分的資金投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。由于嚴(yán)重缺乏資金投入致使工作人員的工作效率并不高，人工錄入檔案信息會(huì)導(dǎo)致信息交互出現(xiàn)時(shí)間差。由于缺乏相當(dāng)?shù)馁Y金投入致使人力資源與社會(huì)保障局檔案管理部門(mén)的信息化程度過(guò)低是信息交互不同步的主要原因。由于信息交互不同步會(huì)導(dǎo)致相關(guān)單位在調(diào)取有關(guān)檔案時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，所以對(duì)于這個(gè)問(wèn)題要給予高度的重視。

（三）檔案處理制度不完善

在人力資源與社會(huì)保障局中由于部分工作人員對(duì)于檔案的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，致使其在對(duì)檔案管理的時(shí)候不能正確的對(duì)有關(guān)檔案進(jìn)行處理。這種情況的出現(xiàn)主要是因?yàn)樵谌肆Y源與社會(huì)保障局中并沒(méi)有針對(duì)檔案管理制定出相應(yīng)的管理制度以及處罰措施。一旦沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格執(zhí)行的管理制度就會(huì)導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理工作因?yàn)檎J(rèn)為因素出現(xiàn)重大失誤，對(duì)某些人事造成嚴(yán)重的影響。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的價(jià)值

檔案管理工作從國(guó)家層面來(lái)說(shuō)，是國(guó)家秩序有效開(kāi)展的基本工作內(nèi)容，為社會(huì)各項(xiàng)工作開(kāi)展提供有效的人力資源保障。同時(shí)也對(duì)民生發(fā)展、黨與國(guó)家的事業(yè)、社會(huì)穩(wěn)定起著重要的保障作用。從個(gè)人角度而言，檔案管理相關(guān)工作與企事業(yè)單位員工個(gè)人的職位晉升，農(nóng)民就業(yè)、學(xué)生發(fā)展等起到一定輔助作用。隨著我國(guó)人事制度的不斷改革變化，經(jīng)濟(jì)的快速的發(fā)展，相關(guān)檔案管理工作也逐步受到重視與升級(jí)，在檔案管理的人員與技術(shù)上逐步的專(zhuān)業(yè)化與高科技化，同時(shí)也對(duì)相關(guān)從業(yè)人員來(lái)說(shuō)提出了更多的挑戰(zhàn)，但是對(duì)于民眾而言提供了更多的便捷性。

三、如何加強(qiáng)人社局的檔案管理工作

（一）增強(qiáng)工作人員的檔案處理能力相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)于檔案處理工作的管理工作，時(shí)刻對(duì)該工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，這樣可以在無(wú)形中增加相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的重視程度。相關(guān)的負(fù)責(zé)人也要端正對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，要清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，從而提高相關(guān)工作人員的檔案處理能力。

（二）大力普及信息化數(shù)據(jù)處理

信息化處理工作方式可以使工作人員的工作效率大大的提高。相關(guān)責(zé)任人對(duì)于信息化的重視程度要提高，加大對(duì)檔案信息化設(shè)備的資金投入。在人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作中使用信息化設(shè)備可以使檔案資料的存儲(chǔ)更加的方便，同時(shí)也可以提高事件檢索速度。使用檔案信息化設(shè)備可以降低人力資源與社會(huì)保障局相關(guān)檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)使得檔案的管理更加的趨近于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。使用檔案信息化設(shè)備不僅可以提高工作效率，降低工作強(qiáng)度，還可以加強(qiáng)各單位間的信息交互，避免了因?yàn)樾畔⒔换?wèn)題而產(chǎn)生的不良后果，具有著重要的意義。

（三）建立健全完整的檔案管理制度

檔案管理工作需要一個(gè)完善的管理制度，并依制度對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行規(guī)范，一旦發(fā)現(xiàn)其行為不符合相關(guān)規(guī)定就可以根據(jù)管理辦法對(duì)涉事人員進(jìn)行處理。在管理制度中還要對(duì)責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，力爭(zhēng)將責(zé)任落實(shí)到每一位工作人員身上，這樣可以保證在問(wèn)責(zé)的時(shí)候明確負(fù)責(zé)人。管理制度不僅對(duì)人的行為和責(zé)任人進(jìn)行規(guī)范，還要對(duì)檔案的狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。對(duì)檔案狀態(tài)進(jìn)行規(guī)范后可以明確人力資源與社會(huì)保障局中的每一份檔案的所屬狀態(tài)，檔案借出﹑入藏﹑銷(xiāo)毀等。在檔案管理制度實(shí)行之后，各級(jí)工作人員都應(yīng)該嚴(yán)格遵守，不要讓制度形同虛設(shè)。這樣就完全的違背了建立檔案管理制度的宗旨。

（四）資金投入增加，辦公環(huán)境改善

關(guān)于檔案管理的工作人員，他們不僅需要將檔案的信息進(jìn)行整理，還需要將其信息進(jìn)行門(mén)類(lèi)的劃分和存儲(chǔ)，所以為了將他們的工作度降低以及將信息更加便捷地存取，以及保密性的增強(qiáng)，就需要將現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用進(jìn)來(lái)。但是各地區(qū)處于不平衡的發(fā)展?fàn)顟B(tài)之中，其為提升自身的檔案管理技術(shù)，可以向政府申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，從而將檔案管理的技術(shù)運(yùn)用并且將辦公環(huán)境改善，從而在很大的程度上增強(qiáng)其檔案管理工作的速度以及強(qiáng)度。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)前文總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度還在不斷提高，這也就要求我們更好地做好這項(xiàng)工作。對(duì)于人社局來(lái)說(shuō)，檔案管理工作更為重要，要求我們針對(duì)現(xiàn)有的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)?，F(xiàn)在總體上來(lái)說(shuō)，人社局檔案管理工作還是不盡如人意，比較突出的幾個(gè)問(wèn)題就是檔案處理效率較低、相關(guān)制度也不夠完善等等，本文首先簡(jiǎn)要分析了現(xiàn)有的問(wèn)題，之后提出了一些可行的總結(jié)對(duì)策，例如提高相關(guān)工作人員的管理能力，大力推廣信息化管理技術(shù)，重視檔案管理工作并且列出具體的管理制度，這樣才能不斷提高檔案管理工作的水平，給其他工作的開(kāi)展提供有效的推動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳桂清. 加強(qiáng)人社局民生檔案管理工作的一些看法[J]. 經(jīng)濟(jì)，2016（8）：00178-00178.

[2]辛晨，王云. 論新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理[J]. 科學(xué)中國(guó)人，2015（11）.

[3]李在江. 探討人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施[J]. 西部皮革，2016，38（2）：153-153.

[4]胡曉林. 新時(shí)期背景下人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理策略分析[J]. 魅力中國(guó)，2016（17）.

[5]張耀鋒. 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效措施探討[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者，2016（35）.