淺談?wù)掌瑱n案的收集與整理

陳菲菲

摘要：檔案管理工作之所以具有相對(duì)較高的專業(yè)性要求，不僅僅是因?yàn)闄n案材料的數(shù)量繁多，從檔案材料的類型來看，檔案材料種類豐富，從存在形式來看，包括電子檔案與紙質(zhì)檔案，從檔案的內(nèi)容來看，可以將其劃分為物品檔案、人事檔案、活動(dòng)檔案等。而照片檔案是當(dāng)前極為重要的檔案材料，其存在價(jià)值并不低于文字型的檔案材料。照片檔案的獲取難度比較高，其載體為感光材料，管理人員需要根據(jù)保存需要，收集照片檔案，同時(shí)還要做好整理圖片檔案的工作，本文主要介紹收集以及整理現(xiàn)代照片檔案的方法。

關(guān)鍵詞：照片檔案；收集方法；整理方法；檔案管理

檔案材料在社會(huì)發(fā)展中一直具有獨(dú)特的作用，其最重要的價(jià)值就是記錄過去的信息，同時(shí)一些檔案材料還具有歷史性價(jià)值。照相技術(shù)問世之后，照片檔案被添加到現(xiàn)代檔案系統(tǒng)中，相比單純的文字型檔案，照片檔案的更具直觀性，雖然照片檔案具有極高的價(jià)值，但是收集照片檔案的工作卻更具難度，而在電力檔案管理模式被添加到檔案管理系統(tǒng)之中后，照片檔案的獲取難度降低，但是收集人員仍舊需要面對(duì)一些照片檔案帶來的收集問題，本文重點(diǎn)研究針對(duì)照片檔案開展的收集工作以及整理工作。

1 收集以及整理照片檔案工作開展現(xiàn)狀

1.1 信息管理部門沒有發(fā)揮作用

檔案信息管理部門在檔案收集工作中的主體地位受到嚴(yán)重的威脅。因?yàn)檎掌畔⑹怯袑ｉT的部門負(fù)責(zé)，一般是由宣傳部門和文化部門加以拍攝，并且照片出現(xiàn)之后主要是在相關(guān)的單位中展開一些公務(wù)性活動(dòng)。因此，對(duì)于檔案信息部門來說，這些行為對(duì)照片資料的收集和整理產(chǎn)生一些巨大的阻礙作用，極難對(duì)整個(gè)照片資料展開有效的管理和控制，無法有效的對(duì)文字檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理部門工作效率低下，不利于未來工作的開展。

1.2 照片檔案本身存在的問題

照片具體數(shù)量難以掌握。這在實(shí)際的工作中極為常見，在同一活動(dòng)中會(huì)有多種活動(dòng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行照片的拍攝，并且在同一時(shí)間或者不同時(shí)間將照片上交給檔案部門，這就容易帶來信息的混亂和自擾。另外，因?yàn)檎掌哂邪鏅?quán)的屬性，從而使得檔案資料管理中有許多版權(quán)費(fèi)的限制，使得檔案管理部門無法更好的進(jìn)行照片收集和整理的工作。

照片檔案資料中存在著分散特性。對(duì)于檔案管理部門來說，一般只負(fù)責(zé)所有部門上交的照片收集和整理，進(jìn)而進(jìn)行檔案的確立。但是因?yàn)閱挝徊块T十分的分散，并且無法主動(dòng)地展開照片收集工作，從而只能守株待兔的等待照片的上交，極難發(fā)揮整個(gè)檔案管理部門工作的主動(dòng)特性。

1.3 技術(shù)性問題

拍攝技術(shù)給檔案管理工作帶來了許多新的問題，主要表現(xiàn)在現(xiàn)階段我國圖片檔案主要是數(shù)碼照片的形式，而傳統(tǒng)的我國圖片都是對(duì)膠卷沖印的圖片。著不同種類的照片之中存在的信息傳輸工作存在著混亂，從而不利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。照片整體的比例失調(diào)，并且覆蓋面窄?，F(xiàn)代照片資料的內(nèi)容十分單一，多數(shù)反映的是當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)的各種工作之中，而很少有反映現(xiàn)階段我國一線工作人員面貌的圖片資料。多為重要性內(nèi)容的圖片資料，而反映重要事件的照片資料極少。另外，照片并不能真正表現(xiàn)出整個(gè)單位的優(yōu)秀面貌，從而使得照片缺乏必要的利用價(jià)值。

1.4 照片檔案欠缺完整性

缺乏文字說明解釋。照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中涉及到照片信息的解釋和說明，然而現(xiàn)階段我國檔案管理工作中的各種歷史照片檔案，缺乏必要的文字解釋說明，使得整個(gè)照片檔案價(jià)值大打折扣。

1.5 保管問題分析

照片檔案安全保管中存在著問題。現(xiàn)階段我國照片檔案一般是附屬在整個(gè)紙質(zhì)檔案的后面，并且因?yàn)闄n案用力具有一定的特殊性，并且存在著許多特殊的內(nèi)容，從而使得整個(gè)資料中存在著許多元素，容易對(duì)整個(gè)檔案中照片產(chǎn)生一定的腐蝕性，從而不利于照片資料的保管。

2 合理的收集照片檔案的方法

2.1 增強(qiáng)對(duì)于照片檔案價(jià)值的宣傳力度

負(fù)責(zé)管理照片檔案的人員可以通過宣傳來對(duì)企業(yè)其他的工作部門忽視照片檔案價(jià)值的問題進(jìn)行解決，使企業(yè)工作人員可以重視照片檔案，隨著拍照技術(shù)逐漸發(fā)達(dá)，人們可以通過手中的移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)拍照，而對(duì)于照片檔案的重視度也在降低，而管理人員有義務(wù)向企業(yè)員工傳達(dá)出照片檔案作為重要檔案材料具有的重要性，在所有員工都能有意識(shí)地重視照片檔案的同時(shí)，也要使其能夠按照一定的標(biāo)準(zhǔn)拍攝出標(biāo)準(zhǔn)、可用照片檔案。管理人員自身也要重視照片檔案，更加負(fù)責(zé)認(rèn)真地完成管理照片檔案的工作任務(wù)。

2.2 增加檔案收集方法

為了更為全面地獲取照片檔案，管理人員需要借助檔案科技的力量看來改進(jìn)并增加收集檔案的方法，從更多的渠道來獲取照片檔案，原有的照片檔案收集工作只需要收集實(shí)體化的照片檔案即可，而在電子檔案進(jìn)入到檔案系統(tǒng)之后，管理人員要借助可靠的方法來完成電子照片檔案的收集工作，在收集環(huán)節(jié)中，管理人員可以對(duì)其進(jìn)行編輯，將格式統(tǒng)一的照片檔案提供給整理人員，減輕其檔案管理負(fù)擔(dān)。為了獲取更具有價(jià)值的照片檔案，收集人員可以采用有償?shù)姆绞綌U(kuò)大照片檔案的收集范圍，在獲取一手照片的同時(shí)，還可以積極獲取翻拍照片，使照片檔案更具清晰度。

2.3 完善收集制度

建立健全照片檔案管理制度。一是要制定《照片檔案管理制度》，將照片檔案材料的歸檔范圍、照片檔案的收集、整理、歸檔、移交、借閱、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)納入此制度中，建立照片檔案專兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)和工作職責(zé)，以文件形式下發(fā)，舉辦照片檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，通過一系列相關(guān)制度的出臺(tái)、培訓(xùn)的實(shí)施，使照片檔案的管理工作得到規(guī)范有序地推行，從而實(shí)現(xiàn)照片檔案的科學(xué)管理。

3 可行的整理照片檔案的方法

3.1 優(yōu)化照片檔案的管理模式

在管理方面，應(yīng)嚴(yán)格制定管理要求，改變管理模式如，檔案工作人員應(yīng)采用新的管理模式，改變照片附屬地位，把照片檔案按照事件發(fā)生順序進(jìn)行集中排列管理；對(duì)電子照片檔案與相關(guān)說明要素有楊結(jié)合，使照片屬性能夠自動(dòng)提取，推動(dòng)照片檔案的利用工作；對(duì)照片進(jìn)行纏上時(shí)，建立電子計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，建立網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，形成系統(tǒng)的電子照片檔案庫，等等。

3.2 改進(jìn)照片檔案的存放環(huán)境

在技術(shù)方面應(yīng)做好管理和技術(shù)更新照片檔案與其他檔案相比，其保管的要求更高一些，如，應(yīng)在人庫前對(duì)照片和底片進(jìn)行嚴(yán)格檢查，把好照片檔案人庫關(guān)；對(duì)已存檔的照片檔案進(jìn)行定期檢查，避免照片發(fā)生霉變、卷曲現(xiàn)象；保持檔案庫適宜的溫度和濕度，做了防塵、防潮、防火工作；對(duì)檔案中的照片進(jìn)行翻拍備份并集中保管，等等。

4 結(jié)束語

照片檔案與文字檔案不僅僅存在著外在形式上的差異，兩種檔案在收集與整理兩個(gè)管理環(huán)節(jié)時(shí)采用的方法不同。因此對(duì)于照片檔案不了解或者欠缺照片檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員會(huì)出現(xiàn)一些整理或者收集照片檔案的工作問題，本文先對(duì)照片檔案管理問題一一列舉，而后又分別給出了合適的收集方法以及整理方法。工作人員需要處理好照片檔案的分散性問題，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集，在整理照片檔案時(shí)，可以按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來給照片檔案分類，在規(guī)范科學(xué)的管理體系之中管理照片檔案可以高效解決管理問題，管理人員還需要研讀并熟記相關(guān)的照片型檔案管理制度，規(guī)范化管理照片檔案。

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