民政局檔案規(guī)范化管理工作探究

張瑞

摘要：人事檔案是各個部門用人的依據(jù)，檔案管理工作是民政局中重要的工作之一。但是目前民政局檔案管理工作中還存在著不足，比如管理人員的思想意識不強(qiáng)、檔案資源沒有發(fā)揮自身的價值、相關(guān)的管理模式比較落后、沒有規(guī)范的管理制度等等，這些因素對民政局的檔案管理工作有著極大的影響。有關(guān)部門一定要重視檔案管理工作中的問題，并且采取有效的措施去處理，這樣才會促進(jìn)民政局檔案管理工作的規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：民政局；檔案；規(guī)范化管理；探究

一、民政局檔案管理工作中的存在的問題

1、思想重視不足

民政局中的檔案管理人員的對相關(guān)的檔案管理工作在認(rèn)知上存在一些不足，工作人員認(rèn)為檔案管理工作與其他的崗位工作不同，該項(xiàng)工作的好壞都不會引起領(lǐng)導(dǎo)人員的注意，也不會對單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，只要把日常的工作完成就可以了，這就會導(dǎo)致相關(guān)工作人員對待自己的工作不認(rèn)真，應(yīng)付了事。還有許多人員只注重個人利益，沒有意識到檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性，沒有對自己的工作盡到應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，影響了檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。

2、檔案作用弱化，

隨著時代的發(fā)展，人力資源逐漸成為各企業(yè)在發(fā)展過程中必可不少的資源，甚至是企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步和核心要素。因此，要求各企業(yè)應(yīng)該要重視對人才資源的收集。然而，目前我國社會人員的流動性較強(qiáng)，很多人才在企業(yè)待的時間并不強(qiáng)，這就給企業(yè)的人事檔案管理工作帶來了一定的困難。而這些困難卻也使更多的企業(yè)戶數(shù)檔案管理的作用。目前我國檔案管理人員對于人事檔案管理工作的認(rèn)識存在嚴(yán)重不足，他們并不清楚建立人事檔案，加強(qiáng)檔案管理的目的和作用是什么，也并不清楚應(yīng)該要如何進(jìn)行規(guī)范化管理。這些想法最終造成越來越多的人忽視人事檔案管理的中作作用，也使得檔案的作用無法得到有效發(fā)揮。而人事檔案作用沒有得到有效發(fā)揮則會給社會上人才的聘用帶來一定的難題，限制社會的發(fā)展。

3、管理手段滯后

民政局中檔案管理工作的重視程度不高，對檔案的管理方式也有一定的影響。在民政局的檔案管理工作中，大部分地區(qū)還是使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作人員對檔案資料進(jìn)行手動整理，沒有引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和信息技術(shù)，檔案管理工作手段比較落后，容易在整理的過程中出現(xiàn)疏忽，影響后續(xù)其他人員的查閱。還有一些地區(qū)的民政局沒有專門的人事檔案管理工作區(qū)域，與其他部門結(jié)合在一起，沒有相關(guān)的防盜措施，這對檔案管理工作的展開加大了難度。

4、管理素質(zhì)低下

檔案管理工作人員的責(zé)任意識和工作素養(yǎng)還有待提高，在進(jìn)行檔案管理工作時，管理人員的管理意識不強(qiáng)，這就導(dǎo)致部門對檔案管理工作重視程度不夠，對相關(guān)工作人員沒有進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，即使工作人員在管理過程中出現(xiàn)不規(guī)范的行為也無法進(jìn)行有效的管理和約束，同時也沒有制定相關(guān)的管理制度，影響了檔案管理工作的完成。另一方面，由于管理人員的素質(zhì)不高，在進(jìn)行檔案管理工作人員選擇的過程中沒有重視工作人員的素質(zhì)問題。許多工作人員都身兼數(shù)職，不能全身心的投入到檔案管理工作中；當(dāng)前民政局中的檔案管理工作人員沒有掌握相關(guān)的管理知識和專業(yè)技術(shù)，單位沒有對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和專業(yè)技能的培養(yǎng)，這對檔案管理工作的水平有著嚴(yán)重的影響。

5、管理規(guī)范缺乏

人事檔案管理工作中，出現(xiàn)了越來越多的人為的重復(fù)勞動，檔案內(nèi)容不完整、檔案材料不全面、收集歸檔不及時等現(xiàn)象屢見不鮮。尤其是歸檔材料不真實(shí)不準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了單位管理工作的開展?？陀^、歷史的記載單位人員的真實(shí)情況，是人事檔案的本質(zhì)，人事檔案最為突出的特點(diǎn)就是真實(shí)性和唯一性。但在查看實(shí)際檔案中，不少鑒定、考核和評價材料中，卻不能夠準(zhǔn)確反映個人真實(shí)情況，這些都嚴(yán)重影響了人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，甚至阻礙了單位“量才使用”。

二、新時期民政局檔案管理工作的新對策

1、多方并舉抓重視

思想決定行動。提高人們對人事檔案工作的重視程度，首先要解決觀念問題。從單位領(lǐng)導(dǎo)開始，要把人事檔案管理工作放在人才隊伍建設(shè)的高度去認(rèn)識，納入日常工作，納入議事日程。在領(lǐng)導(dǎo)層面成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對人事檔案工作進(jìn)行檢查督導(dǎo)；并以此帶動提高整個單位對人事檔案管理工作的認(rèn)識，真正把人事檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。還要強(qiáng)化檔案管理人員自身的服務(wù)意識和市場意識，順應(yīng)當(dāng)前市場形勢發(fā)展，針對單位工作實(shí)際，變管理為服務(wù)，從而推動人事檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。

2、狠抓自身強(qiáng)素質(zhì)

人事檔案管理工作，政策性和業(yè)務(wù)性都較強(qiáng)，集服務(wù)性與保密性于一身，對人事檔案管理工作人員提出了很高的要求。因此，各個單位要把人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)作為一件重要工作任務(wù)，切實(shí)選那些思想過硬、作風(fēng)正派、甘于扎根本職默默奉獻(xiàn)的人員擔(dān)任人事檔案管理工作。并注重從抓好工作人員自身入手，切實(shí)抓好多層次、多形式的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。尤其是各種法律法規(guī)、規(guī)章制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等法規(guī)性文件的學(xué)習(xí)、人事檔案管理中各個環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能鍛煉等等，使得從業(yè)人員在業(yè)務(wù)強(qiáng)化中增強(qiáng)責(zé)任心，在自身素質(zhì)逐步過硬中提高人事檔案管理水平。

3、突出整體硬隊伍

要在“三個強(qiáng)化”中不斷增強(qiáng)人事檔案管理隊伍的事業(yè)心責(zé)任感，不斷提升業(yè)務(wù)水平和工作能力。強(qiáng)化責(zé)任意識，真正熱愛人事檔案管理事業(yè)，始終立足本職、忠于職守，始終默默無聞、一絲不茍，始終嚴(yán)守制度、恪盡職守；強(qiáng)化法律意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)，依法執(zhí)檔、用檔，堅守原則維護(hù)檔案真實(shí)，嚴(yán)守規(guī)定保存檔案材料不泄密；強(qiáng)化奉獻(xiàn)意識，用默默無聞體現(xiàn)對單位的無限忠誠，用不計名利展現(xiàn)對事業(yè)的執(zhí)著追求，踏踏實(shí)實(shí)、埋頭苦干、不求索取，真正耐得住寂寞、經(jīng)得起考驗(yàn)。

4、堅強(qiáng)硬件求創(chuàng)新

一方面是加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，建立專用檔案庫房、配置鐵質(zhì)的檔案柜，達(dá)到防火、防潮、防蛀、防盜的基礎(chǔ)性要求，加大相應(yīng)的資金投入，配備先進(jìn)計算機(jī)管理設(shè)備。另一方面，要積極主動的推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，充分利用電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變過去手工管理人事檔案的滯后狀態(tài)，進(jìn)而大大提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

結(jié)語：

新時期民政局要做好檔案管理工作需要單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)人員對檔案管理工作的重視，并加大對檔案管理的資金和技術(shù)等投入，創(chuàng)新信息化檔案管理模式，同時要求單位能夠提供更多培訓(xùn)的機(jī)會，提高管理人員的綜合素質(zhì)。

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