電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用

鄒瑩瑩

【摘要】信息化建設(shè)是各個行業(yè)、各個領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢，檔案事業(yè)在發(fā)展的過程中，也需要跟隨時代發(fā)展的腳步，進行信息化建設(shè)。電子檔案的應(yīng)用和管理是檔案信息化建設(shè)的前提，其在推動檔案信息化建設(shè)中有著不可替代的作用。在目前的檔案工作信息化建設(shè)中，還存在著許多問題，相關(guān)單位在發(fā)展的過程中，要掌握這些問題，并采取針對性的措施去處理，以此促進檔案工作信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理檔案工作信息化建設(shè)

一、電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用前景

現(xiàn)代化的電子檔案管理手段對提高檔案工作信息化建設(shè)非常有利：現(xiàn)代化的電子檔案管理手段具有以下三個特點，第一，高效性，高效的檔案信息管理方式可以在很大程度上簡化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性，隨著企業(yè)對實用性的信息資源的需求量越來越大，實用性的檔案資源的管理已經(jīng)成為了檔案工作信息化建設(shè)工程的重要組成部分。第三，真實性，信息只有是真實可信的，才能在企業(yè)運行過程中發(fā)揮它應(yīng)有的價值，現(xiàn)代化信息管理手段保障了信息的真實性，因此對提高檔案管理工作水平是非常有幫助的。

信息時代下電子信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴充檔案資源提供了有利條件：首先，電子信息的傳播范圍更廣，可以擴充基礎(chǔ)性的檔案資源，為檔案管理工作提供豐富的“原材料”，利于對某一信息進行全面而系統(tǒng)的采集和整理工作。其次，電子信息的傳播范圍更快，可以有效的保障電子信息的有效性和真實性，從而提高檔案管理工作的工作效率。

二、電子檔案管理在推進檔案信息化建設(shè)中遇到的問題

（一）要求標準不統(tǒng)一

如果想推進檔案信息化建設(shè)，需要建立相對統(tǒng)一的要求標準。電子檔案因其對系統(tǒng)的依賴性和特殊的技術(shù)特性，在進行電子檔案管理的工作中，其涉及的范圍較傳統(tǒng)檔案相對復(fù)雜，要保證其信息數(shù)據(jù)原始性的特點，使數(shù)據(jù)處于一個安全的環(huán)境進行交換，還要對其格式、檢索方法等方面設(shè)計有針對性的、符合電子檔案特點的標準。由此可以看出，電子檔案管理工作相對傳統(tǒng)檔案管理更為煩瑣，若沒有一個統(tǒng)一的要求標準為基礎(chǔ)，將會導(dǎo)致工作出現(xiàn)一團糟的問題。

（二）提高人員業(yè)務(wù)能力

電子檔案管理工作需要通過相關(guān)技術(shù)人員的操作來實現(xiàn)價值，為了可以實現(xiàn)較好的管理效果，需要提高人員的業(yè)務(wù)能力。一方面，與傳統(tǒng)的模式有所區(qū)別，在電子檔案管理工作中，其面向?qū)ο笠呀?jīng)不是特指的某個人，因此就需要對其進行規(guī)范與要求，以便于需要的對象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術(shù)，需要對其進行一段時間了解之后，才可以將其運用于實踐，因此，就要求相關(guān)的業(yè)務(wù)人員具備操控此技術(shù)的能力，從而為用戶提供技術(shù)指導(dǎo)與說明。

（三）工作量大

電子文檔在應(yīng)用的過程中，要結(jié)合當前信息資料建立完善的電子檔案內(nèi)容，在建檔的過程中要利用數(shù)字化技術(shù)對其進行處理工作。電子文檔在傳輸和接收的過程中，一般都是以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺為基礎(chǔ)，想要完成這項工作，則需要對大量的信息數(shù)據(jù)進行處理。

三、電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的實際應(yīng)用

（一）統(tǒng)一規(guī)范標準

由于電子檔案工作涉及很多方面，為了可以保證其正常工作，所以需要對其進行要求規(guī)范。在開展工作的過程中，會涉及很多不同的部門。例如：計算機、檔案和信息管理等，需要通過大家的共同協(xié)作，合作推進信息化建設(shè)發(fā)展。

（二）保證檔案資源的安全性

雖然檔案管理工作中應(yīng)用了許多現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備，但是管理工作方面經(jīng)驗不足，在實際工作的過程中，不可避免的會遇到許多問題，比如沒有建立完善的法律法規(guī)，那么在進行電子檔案信息管理工作時，就會存在許多安全隱患，用戶在網(wǎng)絡(luò)平臺上進行操作時，不能保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，那么用戶的個人信息就可能出現(xiàn)泄漏的情況，長時間的積累下去，就會損失許多用戶，這就不利于管理工作的運行和發(fā)展。所以，一定重視管理工作中的信息安全問題，可以建立一個完整體系，在進行電子檔案的各項操作時，可以保證檔案資源的安全，才能促進檔案工作的信息化建設(shè)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)性技術(shù)人才

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)融入到了人們的日常生活和工作中，許多工作都離不開網(wǎng)絡(luò)。在檔案管理工作中，工作人員的作用是不可是替代的，只有保證工作人員對信息技術(shù)有一個正確的認知，可以熟練操作各項軟件技術(shù)和硬件設(shè)備，適應(yīng)時代的發(fā)展形式，才能提高檔案工作的效率，這需要相關(guān)單位重視專業(yè)性人才的培養(yǎng)。首先，在進行人員招聘時，不光要考慮人才在檔案方面的專業(yè)性，還需要重視人才的信息技術(shù)水平，要實現(xiàn)二者的有機融合，做好檔案管理工作的信息建設(shè)；其次，要對工作人員進行定期的培訓工作，每次培訓的內(nèi)容都要與當下檔案工作的發(fā)展形式和實際遇到的問題來進行講解，在條件允許的條件下，可以聘請專業(yè)性的技術(shù)人員來為工作人員進行培訓，使工作人員在培訓的過程中，完善和充實自己；最后，要重視對工作人員專業(yè)能力培養(yǎng)，對于不同能力的工作人員，結(jié)合工作內(nèi)容進行合理分配，保證工作效率。

四、結(jié)語

社會環(huán)境的深刻變革，為電子檔案管理工作帶了機遇以及挑戰(zhàn)。在推進檔案信息化建設(shè)的過程中，電子檔案管理成為其重要的工作步驟，電子檔案管理工作需不斷地發(fā)揮其潛在優(yōu)勢與價值，在標準要求統(tǒng)一、信息安全保障、人員業(yè)務(wù)能力等方面進行完善和提高，為推進檔案工作信息化建設(shè)提供有力支持。

參考文獻：

[1]王海波.推動檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作飛躍發(fā)展[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2014（16）：44.