學(xué)生組織活動經(jīng)驗小結(jié)

崔曦

前言：我自入學(xué)起加入北京農(nóng)學(xué)院學(xué)生會社團聯(lián)合會已有三年時間，現(xiàn)在即將離開這個組織。在這三年的時間里，我分別以宣傳傳媒中心干事、宣傳傳媒中心副主任、社聯(lián)副主席的身份深度參與社聯(lián)大大小小的各項活動，并且收獲頗豐，希望在這里簡單地做個總結(jié)。不同身份帶來的是不同的視角，越往上走就會看到的越多，越能更深刻的了解到一個活動要想成功的舉辦，絕對不會是碰巧或者一個隨機事件，同理，每個看似小失誤的地方，背后都是很大漏洞。這篇文章主要是個人的經(jīng)驗及感想，基于北京農(nóng)學(xué)院校學(xué)生社團聯(lián)合會過去三年所開展的工作所完成的，不具有絕對的普遍性，其內(nèi)容僅供參考。

對于大學(xué)校園而言，相比較于中學(xué)時期的繁重日程安排，大學(xué)給予同學(xué)們更多更自由的課余時間，讓同學(xué)們自行規(guī)劃安排。對于很多喜歡參與活動之中、希望提升個人能力的同學(xué)來說，加入學(xué)生組織、和志同道合的同學(xué)們一起舉辦各種類型的學(xué)生活動是非常棒的選擇。

學(xué)生組織對于大學(xué)生來講，是介于學(xué)校與社會的一個中間地帶。之所以這么定義它，是有如下原因的：同學(xué)們在學(xué)生組織里的活動不同于傳統(tǒng)的在校學(xué)習(xí)，它層級管理等特質(zhì)都宛如公司一般，同時學(xué)生在工作的過程中不會有薪水等金錢報酬；二是同學(xué)們在學(xué)生組織中工作一方面會擁有接觸校外社會的機會，如：與贊助商談活動贊助或聯(lián)系廠商準(zhǔn)備活動物資等。另一方面，學(xué)生組織的活動范圍還是在學(xué)校的保護下進行，在大學(xué)校園里，服從學(xué)校的安排，為學(xué)校的校園文化增光添彩，給予同學(xué)們更好更豐富的生活學(xué)習(xí)體驗是學(xué)生組織永恒的主題。

我堅信，學(xué)生組織是和利益無關(guān)的公益性組織。參與學(xué)生活動的組織工作，在其中得到的成長也是和利益無關(guān)的、純粹的、干凈的成長。在各項活動中學(xué)會的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)也許正是現(xiàn)代社會中很多人在學(xué)生時代沒能得到鍛煉的品質(zhì)，這對于同學(xué)們未來人生的發(fā)展也許是有一點點增益的。同時，沒有永遠(yuǎn)一帆風(fēng)順的人或事，對人對事的態(tài)度往往決定著很多問題的結(jié)果，在這樣的活動中學(xué)會的發(fā)現(xiàn)問題、面對問題和解決問題的方法更是可以讓人受用終身的東西。

大學(xué)中的由學(xué)生組織的活動對于校園也是有所益處的。優(yōu)秀的、社會反響好的學(xué)生活動往往對于和諧校園氛圍有極大的促進作用。顯而易見的是，大學(xué)校園是同學(xué)們學(xué)習(xí)與生活的地方，老師們教書育人往往已經(jīng)耗費心神，再讓教師們親自操刀組織和處理娛樂活動顯然是不可取的。此時，學(xué)生活動這種由同學(xué)們自主策劃、執(zhí)行，指導(dǎo)教師監(jiān)督的活動方式有效的在其中調(diào)和矛盾，有尺有度地裝點校園文化，為同學(xué)們服務(wù)、為校園增光添彩。

在意義這一方面著墨如此之多是因為這是所有學(xué)生組織活動的出發(fā)點與目的地，做事不忘初心方得始終，不論在日后是選擇離開還是繼續(xù)前行，不要忘了自己加入這個隊伍的意義，如此就永遠(yuǎn)不會迷失方向。我們的指導(dǎo)老師常對我們說：“學(xué)生干部要有犧牲精神”，這對我有很大啟發(fā)，同時也時刻提醒我不要忘了最初的目的。隨著進一步的前進，我想我對這句話也有了更深刻的理解，這從不僅僅是“犧牲”這樣單方面的付出，這還是一種相伴成長，社聯(lián)歷練了我，讓我擁有了太多以前不曾擁有的眼界與能力，而我的成長讓我更好的回饋社聯(lián)、回饋校園。

說明活動的意義這一前提內(nèi)容之后，活動本身的策劃、準(zhǔn)備、實施及后續(xù)工作都是活動的具體內(nèi)容。前期的工作準(zhǔn)備的是否詳盡基本上決定了一次活動的成功與否。

活動的策劃是活動開始的第一步，萬事開頭難，這是非常難以攻克的一步。以我們社聯(lián)舉例說明，我們對自己有個不成文的規(guī)定“每月一個大型活動”，在學(xué)期初的規(guī)劃會議上我們一般都會按照這頻率安排每月工作，同時避開期末學(xué)生復(fù)習(xí)考試的時間，最大限度的減少對學(xué)習(xí)這一本職的影響。這是大體上活動時間的安排。針對每項活動的安排也都是有明確要求的，例如：普遍來講一份合適的策劃至少需要提前三個星期完成，如此才能留出足夠的時間去準(zhǔn)備活動的物資、人力、同校方申請及宣傳工作；如果是演出性質(zhì)活動，則需要更長的時間進行演出彩排等工作。

在策劃中，對于時間安排的細(xì)致程度與活動的成功率成正比的，對時間上的安排越細(xì)致的活動成功率越高。對于彩排時間、宣傳時間、物資準(zhǔn)備時間這樣具體時間點的規(guī)劃合理會直接影響活動的結(jié)果。避免將時間壓縮的過緊，要給自己留出發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的時間，這會很好的提升活動效果。同時，對時間的細(xì)致安排相當(dāng)于給各部門的工作設(shè)定了一個死線，如此可以有效的規(guī)避“拖延癥”問題?！巴涎影Y”這一問題是全人類都有的毛病，當(dāng)它的存在會影響到整體進度的時候，對于學(xué)生組織這種公益性組織來說，最好的辦法是規(guī)避風(fēng)險而不是事后處理。項目進度的時間規(guī)劃設(shè)定可以在一切開始之前為所有人敲響警鐘。

人員的安排與時間安排同理，越細(xì)致則互相推諉、陽奉陰違等不負(fù)責(zé)任行為出現(xiàn)的概率就會越低。在前期安排人員的時候，惰性往往會導(dǎo)致學(xué)生干部不會主動提出參與到活動當(dāng)中，此時工作的領(lǐng)導(dǎo)者可以通過由相關(guān)負(fù)責(zé)人整理同學(xué)們的課程表進行統(tǒng)一安排的方式來統(tǒng)籌規(guī)劃，避免由干事或主任（部長）自行組織引起的相互推脫情況。

責(zé)任到人是非常有效的人員安排原則。當(dāng)組織中的每一個人都可以清晰的認(rèn)識到自己的工作內(nèi)容及肩負(fù)責(zé)任具體是什么的時候，可以提升整體效率和工作完成度，減少需要用人時發(fā)現(xiàn)無人可用的尷尬情況發(fā)生。

在安排工作時避免任人唯親是對領(lǐng)導(dǎo)者的考驗。對于一個大型組織來說，龐大的人員隊伍是一大特點，在這樣的條件下總有熟悉或不熟悉的人，在工作安排的過程中，在自己相對熟悉的人身上給予更多的關(guān)注是不可忽視的問題，不論是過多的安排工作還是特意的減少工作量都會影響到整體組織的團結(jié)，導(dǎo)致人心渙散。均衡的、合理的、公平的工作安排會更加有利于組織的運行。然而事有緩急，工作也有重要和不重要之分。工作量的均衡不是工作重要程度的平均分配。將積極主動的人、細(xì)心認(rèn)真的人、責(zé)任性更強的人安排在更重要的崗位也是人員安排的重要技巧，其中的具體內(nèi)容需要因事而異，這里不做細(xì)述。

宣傳的力度往往決定了一個活動的影響范圍及其效果。普遍來講，只有增加宣傳力度才能吸引更多的人參與到活動之中。同時宣傳力方式方法是同學(xué)們、老師們對于活動的第一印象。宣傳內(nèi)容、形式以及時間的把握是決策者要慎重考慮的工作。

在我校社聯(lián)的工作中，張貼海報以及懸掛噴繪是最為常見的宣傳方式，持續(xù)時間常，受眾廣是它的優(yōu)勢。它不聲不響的宣傳活動，對于看到的人來說不會覺得受到打擾，不會感到吵鬧厭煩。同時它常常伴隨著設(shè)計失誤導(dǎo)致主要信息內(nèi)容不明顯的問題，有時也會因為只是靜態(tài)的張貼懸掛，不聲不響的被人們所忽略。這時與它互補的“設(shè)點宣傳”會被我們所采用。這種宣傳方式通過喊話等方式讓路過的人們可以注意到即將有活動舉行并直觀的了解到，但因為“喊話”這一形式帶來的吵鬧特點，需要謹(jǐn)慎的進行。同時網(wǎng)絡(luò)宣傳是必不可少的。當(dāng)畫面及聲音都被一遍玩手機一遍走路的同學(xué)們忽略的時候，簡潔明了且富有吸引力的微信平臺推廣就成了有效的宣傳渠道。同時，同學(xué)們的微信內(nèi)往往不只是本校學(xué)生，這樣的宣傳方式可以提升學(xué)校及組織在外校、在社會、在家長群體上的正面影響。

不論是活動道具、宣傳物資的準(zhǔn)備都離不開各部門的通力合作和財務(wù)部門的預(yù)算。物資需要準(zhǔn)確、及時并且留有一定的緩沖份額，做好正常損壞的準(zhǔn)備。學(xué)生活動受資金限制是不可避免的問題。沒有收入，純粹的投入導(dǎo)致資金緊張，如此決不可大手大腳、不及后果的支出。

當(dāng)準(zhǔn)備工作遇到困難的時候，適當(dāng)借助來自校外的力量也是非常明智的選擇。對外部門在此時往往也發(fā)揮著重要的作用。在活動前期，為組織尋得合適的贊助，或資金、或物資，是對外部門工作的重點與難點。贊助商的支持屬于錦上添花，在條件允許的情況下應(yīng)給予重視，以求促進我們活動的展開。但是對于贊助商的身份也要進行深思熟慮的選擇。贊助商的形象會使得人們對活動產(chǎn)生潛在定位。贊助商的資質(zhì)問題、品牌形象問題要經(jīng)過慎重考察，不可輕易簽訂合同，避免發(fā)生后續(xù)不可調(diào)和的矛盾。在合同簽訂的過程中，要注意是否有霸王條款，是否有明確的付款信息等內(nèi)容，防止被騙。

校方工作被放在前期工作的最后來說，并不是因為它重要程度最低，恰恰相反是因為它很重要。對于學(xué)生組織的活動來說，獲得校方的支持是最為重要的一環(huán)。當(dāng)然這也是學(xué)生組織活動的優(yōu)勢所在：校方支持即可展開。抓緊這機會，按照相關(guān)的規(guī)章制度，即可順利的完成工作。值得注意的是，安全問題是獲得校方支持的關(guān)鍵。從安全的角度來說，只有0和100的概念，安全是不可以打馬虎眼的問題。從策劃者、組織者的內(nèi)心深處注意安全問題，并在現(xiàn)場管理方案、安全方案中真正注意這些問題是保障安全的關(guān)鍵。

活動進行的過程是按照原定人員安排及物資安排進行的過程。其中非常值得注意的關(guān)鍵點在于前面提到的安全問題。在前期提出的現(xiàn)場管理方案、安全方案是我們要在現(xiàn)場實施的東西，關(guān)于方案內(nèi)容的前期培訓(xùn)就變得格外重要。經(jīng)過培訓(xùn)，并確保同學(xué)們可以向人員安排部分中所說的責(zé)任到人、各司其職，我們就可以說我們的活動已經(jīng)成功了一大半。

當(dāng)然，活動的現(xiàn)場可能會遇到各種各樣的突發(fā)情況，遇到嚴(yán)重的問題，我個人不推薦把問題的解決權(quán)放在當(dāng)事人身上。當(dāng)事人出現(xiàn)問題時，或慌亂或規(guī)避責(zé)任的潛意識往往會把問題變得更加難以解決。在發(fā)生問題的時候，尋求上一級別的人的幫助會很有效的降低不成熟的解決方法帶來的風(fēng)險。對于上一級別的人來說，克制發(fā)脾氣也是很重要的部分，出現(xiàn)問題解決問題是面對困難時相對合理的態(tài)度，如果難以克制自己，在活動現(xiàn)場出現(xiàn)爆發(fā)式情緒，可能會導(dǎo)致矛盾激化。

需要注意的是，在活動的最后，及時的打掃會場是個不起眼的工作，但它更是一個活動組織方、執(zhí)行方責(zé)任心的體現(xiàn)，絕對不可忽視的部分。

活動的結(jié)束后的后期收尾也是不可忽視。它是組織的加分項、增進項。

活動的收尾需要對外的后續(xù)報道和對內(nèi)的活動總結(jié)。對外的后續(xù)報道是指在學(xué)校的官網(wǎng)上登載活動的相關(guān)新聞，以非常正式嚴(yán)肅的形式告訴校內(nèi)的大家，我們成功的舉辦活動。而在微信平臺上的推廣相對氛圍輕松，合理的運用自媒體，以同學(xué)們喜聞樂見的方式與同學(xué)們分享成功舉辦活動的喜悅。對外的活動反饋可以增加組織的影響力，提升組織名譽，為組織的下一次活動做奠基。

對內(nèi)各部門、個人的經(jīng)驗總結(jié)是必不可少的。無論是于組織還是于個人而言，進行工作總結(jié)，才能更好的意識到在其中的成長與失誤，做到有則改之無則加勉。同時思考改善的方案，爭取在下次活動中避免這樣的失誤才是應(yīng)取之道。

進行工作總結(jié)，反思工作過程對于一個組織來說還有一個非常重要的目的：人員精簡。人力在精不在多，“人多蓋塌房”話糙理不糙，這是自古以來的經(jīng)驗教訓(xùn)。學(xué)生組織的工作是雙向選擇的過程，在過去的工作中，如果已經(jīng)發(fā)現(xiàn)有的人不可完全信任，或者說他已經(jīng)選擇放棄了這個學(xué)生組織，相應(yīng)的，組織也行該對他進行放棄，把機會留給有心繼續(xù)前進的人。