基于優(yōu)化人力資源配置的視閾談人事檔案管理

黃保華

[摘 要] 傳統(tǒng)的人事檔案管理主要職責(zé)在于對各個人事檔案進行管理或托管，保障檔案管理的完整性。這種人事檔案的管理方法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求，人事檔案的重要作用未被充分激發(fā)。在持續(xù)缺乏與時俱進的發(fā)展優(yōu)勢的情況下，人事檔案的管理在時代的發(fā)展中將會面臨更大的危機與挑戰(zhàn)。在當(dāng)前人事檔案管理日漸成為人力資源管理的重要組成部分的情況下，如何積極探索從人力資源配置的角度來加強人事檔案管理，成為了人事檔案管理領(lǐng)域的重要研究課題。據(jù)此，先從人事檔案管理中優(yōu)化人力資源配置的意義出發(fā)，再分析基于優(yōu)化人力資源配置的角度下做好人事檔案管理的措施，以期研究結(jié)論能為人事檔案管理部門提供一些參考性建議。

[關(guān)鍵詞] 優(yōu)化；人力資源；配置；檔案；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 071

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0167- 02

1 前 言

我國經(jīng)濟發(fā)展的不平衡問題已經(jīng)是老生常談的話題，東部沿海地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的迅速性，使得中西部地區(qū)的勞動力還是向東遷徙。無論是體力勞動者，還是腦力勞動者在人才的區(qū)域流動性上都呈現(xiàn)類似的特點。在人才不斷流動，而地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展卻急缺人才的情況下，人才的不合理利益和不合理分配便成了較為常見的問題。對于當(dāng)?shù)厝瞬诺呐渲煤烷_發(fā)，人事檔案管理部門可以以其所掌握的數(shù)據(jù)的形式給予相關(guān)部門一定的參考建議。人事檔案部門是對當(dāng)?shù)厝瞬艃?、分配和流動情況掌握最為緊密的單位，能夠為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確、全面、科學(xué)的人才管理數(shù)據(jù)，指導(dǎo)相關(guān)部門合理的分配人才資源，掌握地方人才流動現(xiàn)狀。

2 在人事檔案管理中優(yōu)化人力資源配置的意義

2.1 提高人事檔案利用效率

在人事檔案管理中融入優(yōu)化人力資源配置的理念，能夠讓人事檔案管理機構(gòu)清晰明了地掌握人事檔案的宏觀信息和微觀信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理，在于妥善地保管或托管相關(guān)人員的人事檔案，對人事檔案的內(nèi)在信息或重要信息了解較少。新時期的人事檔案不應(yīng)該成為躺在檔案室里的檔案柜上的陳列品，而應(yīng)該充分發(fā)揮人事檔案的信息作用，為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)和人才發(fā)展提供科學(xué)的、可靠的、及時的、全面的、系統(tǒng)的人才數(shù)據(jù)信息。當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門能夠通過人事檔案管理部門提供的第一手資料，了解本地區(qū)的人才儲備、人才分配和人才流動情況，根據(jù)這些信息及時掌握當(dāng)?shù)亟?jīng)濟建設(shè)中存在的一些隱含的問題，了解本地區(qū)的發(fā)展留不住或吸引人才的根本性原因，從而更好地指導(dǎo)招商引資和加快當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)等。

2.2 利用檔案開發(fā)人才資源

人才不合理的利用，不合理的分配成為了地方經(jīng)濟建設(shè)中人才結(jié)構(gòu)性缺乏的因素之一。當(dāng)前各地方在政策的號召下，開始加快當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)，而經(jīng)濟建設(shè)和項目的開展需要相關(guān)對口人才的支持。地方相關(guān)部門在人才引進等方面，需要進入大型招聘市場，面向所有人才進行對口人才的招聘，但往往因為招聘單位地理位置和非一線或省會城市等原因，缺少了一定的吸引力。進而出現(xiàn)以高薪吸引人才加入，但人才穩(wěn)定性卻不足的現(xiàn)象。人事檔案管理單位是對當(dāng)?shù)厝瞬欧峙浜土鲃有畔⒄莆兆顬榫o密的單位，對當(dāng)?shù)厝耸聶n案的管理與統(tǒng)計，能夠為當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門的人才招聘和人才建設(shè)提供一定的參考信息，讓相關(guān)部門能夠通過人才檔案有針對性的開發(fā)和培養(yǎng)穩(wěn)定性較強的相關(guān)人才。

2.3 合理促進人力資源流動

各個單位在工作的過程中，因為編制的增加，或因為工作需要而進行人手的借調(diào)，均需要相關(guān)人員的人事檔案作為相關(guān)聘用或借調(diào)的依據(jù)。不同的單位個人在日常工作的表現(xiàn)中，所表現(xiàn)出來的優(yōu)秀潛質(zhì)，或做出的優(yōu)秀成績，均會被其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)記錄在其個人檔案中，以警察隊伍為例，交警序列中的警察同志在日常工作中所表現(xiàn)出來的盡職盡責(zé)、任勞任怨、機警勇敢等優(yōu)秀品質(zhì)，在日常檔案中記錄后，在刑偵警察序列中如果需要具備這樣品質(zhì)的同志來臨時參與某項大型治安活動，那么刑偵警察便可以通過對人事檔案的了解，來判斷是否借調(diào)這樣的同志加入該項活動。人事檔案在基于優(yōu)化人力資源配置的角度進行管理，會讓人事檔案成為指導(dǎo)各個崗位用人、調(diào)人，或促進人才合理流動的重要參考信息。

3 基于優(yōu)化人力資源配置視閾的人事檔案管理策略

3.1 建立動態(tài)性人事檔案管理制度

人事檔案管理中心對人事檔案的管理還處于固定化模式管理階段，檔案管理缺乏動態(tài)性和靈活性。對于檔案的接受和轉(zhuǎn)移手續(xù)繁雜，需要檔案相對人根據(jù)自身所提供的相關(guān)信息，進行程序繁雜的資料提供和各種證明。在部分檔案相對人對自身檔案重要性認識不足，或缺乏充足的時間去處理檔案的轉(zhuǎn)移和接受工作時，往往會造成檔案的轉(zhuǎn)移和管理效率低下，地方檔案管理部門無法及時接受相關(guān)人才的檔案信息，進行造成檔案信息的延遲性，給當(dāng)?shù)厝瞬诺男畔⒔y(tǒng)計造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問題。對此，檔案管理部門應(yīng)該建立動態(tài)的人事檔案管理制度，將所有可能出現(xiàn)的檔案轉(zhuǎn)移和接受問題進行全面預(yù)測，提前告知檔案相對人做好檔案轉(zhuǎn)移的資料準(zhǔn)備，從而提高檔案轉(zhuǎn)移和管理效率，既保障了檔案被及時轉(zhuǎn)移和接受，也保障了檔案的完整性和真實性。

3.2 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)掌握人才信息

檔案管理部門通過對人才檔案的統(tǒng)計與分析，為當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)部門提供相應(yīng)的人才儲備、分配等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。這個工作過程需要大數(shù)據(jù)技術(shù)來予以支持。在檔案管理進入信息化階段后，人才檔案的接受、調(diào)閱、管理、儲備和流動等，均會通過信息系統(tǒng)進行及時記錄。同時檔案信息中所出現(xiàn)的轉(zhuǎn)移單位等信息也會相應(yīng)的顯示出來，單位在對人事檔案進行管理的過程中，為便于檔案的分類和查找，可以對檔案按照學(xué)歷層次、單位層次、畢業(yè)學(xué)校等指標(biāo)進行劃分，這樣的分類和管理能夠讓大數(shù)據(jù)信息，及時根據(jù)這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息對人才檔案進行信息的提取、分類、統(tǒng)計與分析，最終得出相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析結(jié)論，這些結(jié)論對于當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門而言是一種人才信息的預(yù)測，能夠判斷出當(dāng)?shù)厝瞬诺暮诵男畔?，以及人才流動的動向特點，從而有的放矢地進行人才的開發(fā)和培養(yǎng)。

3.3 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理崗位的技術(shù)含量較低，檔案管理人員在面對新時期的發(fā)展要求時，應(yīng)該積極提高檔案管理的服務(wù)水平，對檔案相對人的服務(wù)水平，相關(guān)信息技術(shù)能力和其他相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前情況下，檔案管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)能力還存在一定的不足，被動工作的狀態(tài)較多，主動服務(wù)的狀態(tài)較少。在檔案轉(zhuǎn)移、交接和管理工作中，往往會因為自身的信息預(yù)判能力不足，導(dǎo)致檔案相對人需要反復(fù)地奔走于各個機關(guān)之間，使得檔案無法如期進行轉(zhuǎn)移。對此，檔案管理部門應(yīng)定期培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高各檔案管理人員的服務(wù)水平和信息技術(shù)使用能力等，使檔案管理人員既能適應(yīng)新時期人們對政府服務(wù)意識的要求，也能適應(yīng)新時期下新的工作方式。

4 結(jié) 語

綜上所述，人事檔案的管理應(yīng)在基于人才優(yōu)化配置的角度下進行管理，需要充分利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將人事檔案中的相關(guān)信息進行提取、整合與分析，從而從人事檔案大數(shù)據(jù)中得出具有預(yù)測價值的人才信息。讓相關(guān)部門能夠通過人事檔案信息及時了解到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤ㄔO(shè)和留置人才的不足之處，從而及時找出相應(yīng)的解決辦法，提高人才的利用率。

主要參考文獻

[1]郝淑紅，人事檔案管理與人力資源開發(fā)的關(guān)系[J].赤子，2016（24）：120.

[2]吳瑩，論如何提升人事檔案管理效能[J].蘭臺世界，2014（54）：150.

[3]郭大偉，人事檔案管理優(yōu)化配置的實踐探索[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012（2）：58-59.

[4]戴云云，關(guān)于人事檔案利用價值的思考[J].蘭臺世界，2015（35）：184.