高校檔案管理工作中信息化技術的應用

郭佳琪

[摘 要] 為在電大教育檔案工作中盡快實現(xiàn)施現(xiàn)代化管理，提出電大教育檔案信息化管理應采用的具體對策。緊緊抓住電大發(fā)展前所未有的機遇，籌集各方資金，實施重點建設，并運用網絡技術，強化電大教育中檔案信息管理質量，注重培訓檔案管理工作人員，這是實現(xiàn)電大檔案管理信息化的主要渠道。

[關鍵詞] 高校檔案管理；信息化技術；應用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 066

[中圖分類號] F271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0159- 02

0 前 言

電大學校中的檔案指的是“電大學校從事招生、科研以及管理等活動中直接形成的，對于學生和學校有著較強保存價值的歷史記錄”。電大學校檔案不但是在真實的記錄著全校教師和學生的能力、學習成績等內容，而且還對學校內職能活動有所反應，同時也反映著電大學校建校歷史的發(fā)展記錄。所以，應對電大教育中的檔案資料充分開發(fā)，并將電大學校檔案的功能充分發(fā)揮，這是促使電大學校檔案管理工作實現(xiàn)信息化前提，也是建設當前電大學校數(shù)字化趨勢的基礎。

1 電大學校實現(xiàn)檔案管理信息化的重要性

1.1 有助于滿足檔案管理工作服務需求

在電大學校檔案管理中，信息需求者搜索信息的方式是很復雜的，以前的檔案信息管理服務方式已經很難滿足現(xiàn)代人們使用檔案信息的需求。電大學校檔案信息實現(xiàn)信息化會為信息檢索者帶來很大的方便，使其能夠在短期內，投入最少的資源、運用最快捷的方式得到想要的信息數(shù)據(jù)。

1.2 有助于提高檔案管理工作效率

在信息量急劇增加的背景下，以前的學校檔案服務方式與操作手段已經遠遠不能滿足現(xiàn)代信息時代的需求，導致檔案信息效率較低，很難達到學校與社會有效、準確的新需求。在檔案實現(xiàn)信息化，收集和加工檔案信息，可大大縮短處理和報送檔案信息的時間，進而大大加強了信息管理的質量和效率。所以，電大學校檔案管理的信息化是強化管理質量強有力手段。

2 當前電大學校檔案信息化中的問題

2.1 信息化檔案管理不規(guī)范

目前，我國并未構建完善的電大學校信息化檔案管理體系，電大學校并未制定完善的、有效的信息化管理規(guī)范。所以，造成了學校信息化檔案管理水平較低。并且還對學校信息化檔案資源的共享和查詢功能的發(fā)揮有所影響，嚴重影響了電大學校檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。

2.2 缺乏完善的信息化檔案安全保障

在信息時代的今天，科學技術的迅猛發(fā)展極大的變革了學校檔案管理工作，打破了檔案查詢和共享信息的諸多限制，在帶來諸多便利性的基礎上也潛藏著很多安全隱患。首先，在越發(fā)復雜的網絡環(huán)境下，信息檔案會處在檔案專網、校園內網中，因為病毒、黑客技術等，嚴重影響著檔案信息資料的安全。其次，因為檔案管理人員并未有較強的安全意識，在工作中常常出現(xiàn)漏洞，造成檔案信息經常出現(xiàn)泄密問題。

2.3 信息化檔案建設投入力度低

當前電大學校并未意識到信息化檔案管理工作的重要性。所以，在檔案管理的硬件和軟件上人力、財力投入較低，造成檔案管理效率不高。在這一實際情況下，檔案管理管理只能運用不足的資金來建設檔案信息，再加上檔案管理辦公設備過于陳舊，沒有及時更新，也嚴重影響了檔案建設的信息化進程。

2.4 缺乏檔案管理現(xiàn)代化意識

當前，電大學校的檔案管理并沒有緊隨時代發(fā)展步伐，也沒有及時轉變以前的檔案管理理念以及方式，依然運用紙質化的檔案管理方式。檔案管理工作始終被人們忽視，學校領導也并未意識到建設現(xiàn)代化檔案信息的必要性，也沒有深入意識到檔案信息化管理在學校教研工作中的關鍵性。在建設檔案信息化管理進程中缺乏長遠的、具體的規(guī)劃，對嚴重影響學校信息化檔案管理的效率與進程。

2.5 檔案管理意識淺薄

在實際工作過程中，人們還并未意識到建設電大檔案管理信息化對于促進學校發(fā)展的重要性，對檔案管理信息化建設也沒有一定的思考，對檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)管理理念與方式，缺少創(chuàng)新和發(fā)展意識，難以實施創(chuàng)新實踐，忽視了開發(fā)和充分運用檔案信息資源。

3 電大檔案管理中有效應用信息技術的對策

我國電大學校檔案管理依然使用以前的管理方式，收集、保管和整理對于學校發(fā)展有用的信息。但在科學技術發(fā)展下，特別是在普遍運用信息技術下，以前的學校檔案工作模式暴露出很多問題，所以，在檔案信息管理中充分運用信息技術是刻不容緩的。

3.1 加大對信息化檔案管理的投入力度

加大對軟件和硬件設施的投入，并投入更多的建設資金，這是確保有效開展信息化檔案管理的前提。在信息化時代的今天，檔案管理工作的內部與外部環(huán)境都有著很大變化，電大學校應結合信息化檔案管理實際情況，針對性、有目的投入資金，并將傳統(tǒng)的、落后的設備及時淘汰，并在第一時間內升級改造檔案管理軟件，極大程度上達到檔案管理信息化的多樣需求。

3.2 加強建設信息化檔案管理隊伍

想要加強信息化檔案管理實際質量，應打造一支專業(yè)素質高、技能水平強的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。想要加強建設信息化檔案管理隊伍，需要從如下兩個方面進行：首先，要在各種方式下，大力培訓檔案管理隊伍，既需要強化檔案管理整體人員的專業(yè)素養(yǎng)，并還要強化檔案管理人員的計算機使用能力；其次，還需要結合檔案管理隊伍實際狀況，從其他領域中引入專業(yè)能力強、素質素養(yǎng)高的檔案管理人員，對檔案管理隊伍結構進行大力優(yōu)化。

3.3 加強有關人員檔案管理意識

在促進電大學校教育現(xiàn)代化進程過程中，要意識到檔案管理信息化對于電大學校發(fā)展的實質性作用，并強化檔案管理意識。作為電大的領導應在學校發(fā)展戰(zhàn)略中融入信息化檔案管理工作，強化宏觀指導信息化檔案管理工作，逐步的加大對檔案管理的信息化人力、物力和財力等資源的投入。

3.4 健全信息化檔案管理制度

隨著信息技術的完善和發(fā)展，信息化檔案管理工作越發(fā)復雜化，所以應有標準化、合理化的管理工作準則進行大力規(guī)范。電大應結合學校檔案管理實際情況，通過各種方式調研，對現(xiàn)代化檔案管理工作流程加以明確，并構建完善的信息化檔案管理制度，并構建完善的獎懲制度，進而大大提高檔案管理工作人員工作的積極性，并切實將各項制度落實到實處。

3.5 構建信息檔案管理安全保障機制

在電大信息化檔案管理工作過程中，安全問題是首要重視的問題。所以，要加強建設信息化檔案管理安全保障體系，應從如下方面上進行：首先，應運用數(shù)字證書、加密等方式，并在存儲方式上運用遠程存儲和熱冷備份的方式來保存檔案信息，保證檔案系統(tǒng)即便受到攻擊后，也能夠在最短時間恢復；其次，設置跟蹤檔案數(shù)據(jù)和信息來源的機制，并切實落實和執(zhí)行；最后，需要一種完善合理的防黑客掃描工具，經常掃描網絡設備，確保網絡的安全。

4 結 語

電大想要促進檔案管理的信息化，就必須要轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，做到積極創(chuàng)新和與時俱進，在學校檔案管理中充分運用信息化技術，切實強化檔案管理人員整體素質水平，并加大對檔案現(xiàn)代化管理的資金投入力度，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化做好各方面工作。

主要參考文獻

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