優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的可行性策略初探

王琰

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)得到了很大發(fā)展，在醫(yī)療條件和醫(yī)療技術(shù)上得到了很大的改善。但是目前，醫(yī)院的檔案管理方面，還處于較為落后的局面，這對醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)較為不利。本文將針對優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的可行性進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的策略，以期提高醫(yī)院檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；可行性；優(yōu)化策略

醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預(yù)防、科研、教學(xué)、人事及黨政管理等多方面內(nèi)容，它記錄著醫(yī)院各個(gè)時(shí)期形成的黨群管理、行政管理、人事管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療器械設(shè)備、基建工程、會計(jì)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的歷史，是領(lǐng)導(dǎo)決策、制定工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的科學(xué)依據(jù)，是指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視醫(yī)院檔案的管理，并不斷優(yōu)化管理措施?？茖W(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院檔案，展現(xiàn)醫(yī)院工作業(yè)績和管理水平，對醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展具有重要意義。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視。在目前大部分醫(yī)院中，醫(yī)院的高層人員和工作人員對醫(yī)院的檔案管理都不重視。首先在高層領(lǐng)導(dǎo)方面，高層人員把所有心思都花在了臨床醫(yī)療上，認(rèn)為檔案管理只是一個(gè)收集和存放材料的地方，并沒有多少實(shí)際意義。因此，醫(yī)院基本不投入資金去建設(shè)和管理醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案室沒有明確的規(guī)章制度，管理非常散漫；其次是在工作人員方面，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院檔案室的不重視，導(dǎo)致工作人員對醫(yī)院檔案室的管理意識淡薄，覺得管理工作可有可無，也不會去在意要怎么把工作做好，只要保證每個(gè)月能拿薪水就行。

（2）醫(yī)院檔案管理方面不夠嚴(yán)整。在部分醫(yī)院中，醫(yī)院檔案一直都沒有得到很好的管理，其主要原因有兩方面。其一是管理制度不明確；其二是檔案分類不明確。在管理制度上，有些醫(yī)院的管理制度甚至都是在建院時(shí)期留下來的，已不符合現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，甚至有的制度都早已遺失，也沒有新的制度補(bǔ)上。還有就是醫(yī)院缺少對醫(yī)院檔案管理建設(shè)資金的投入，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室在檔案收集、保存等過程中頗為不便，不僅降低了工作人員的工作效率，同時(shí)對檔案的利用率也降低很多。在檔案分類上，隨著醫(yī)院的發(fā)展壯大，各種醫(yī)療資料不斷增多，檔案種類和數(shù)量也隨之劇增。由于缺乏設(shè)施設(shè)備，工作人員在整理這些資料檔案過程中，難免會出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤、資料丟失、損壞等情況，導(dǎo)致醫(yī)院需要使用時(shí)不僅難以找到，甚至找到了也殘缺不全，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

二、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的可行性策略

（1）第一步，重視檔案的管理，加強(qiáng)對醫(yī)院檔案室的管理意識。要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理意識，首先必須從醫(yī)院管理的高層入手，醫(yī)院管理高層要自我反省，明白檔案管理的重要性，將其作為醫(yī)院管理和發(fā)展的重要內(nèi)容之一，提高檔案室管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的地位。其次是要加強(qiáng)檔案管理員的管理意識，重新分配和編排檔案人員的工作職責(zé)，提高管理員的管理水平和責(zé)任心，并定期展開對管理員的素質(zhì)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理員檔案管理的意識。

（2）第二步，建立和完善檔案的管理制度。①建立管理制度。針對檔案管理，要建立專門的管理制度，如果以前的管理制度不存在，則需要重新建立新的管理制度，從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)所有工作人員和醫(yī)院高層的建議和意見，制定出最科學(xué)、最合理、最實(shí)用的管理制度，并在后期不斷完善，接納他人的建議。如果管理制度存在，可以對原有的管理制度進(jìn)行完善，原則為“取其精華，去其糟粕”，整改缺補(bǔ)。新的制度是醫(yī)院檔案管理整頓的基礎(chǔ)。②建立責(zé)任制度。責(zé)任制度是對檔案室工作人員的職位安排和責(zé)任安排。首先要分配好所有工作人員的職位與職責(zé)，讓所有工作人員都能夠各司其職，保證管理工作有條不紊且有效實(shí)行。其次是讓每一個(gè)工作人員都有一個(gè)團(tuán)隊(duì)意識和合作意識，做到互相監(jiān)督、互相管理，保證管理工作的順利展開。③賞罰分明既是對工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)，亦是對工作人員的約束，一來可以提高工作人員的積極性，二來可以減少或防止工作人員偷奸?；?，不務(wù)實(shí)事。有了這些明確的制度，才能夠真正使檔案管理工作得到優(yōu)化，保證管理工作的有效性。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）