淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

趙紅莉

【摘要】檔案主要是指在各項工作中形成的歷史記錄，是進行科學研究和各種設施建設的可靠資料。檔案管理在領域發(fā)展中有很重要的意義，然而有些地區(qū)并不是十分重視檔案管理工作，只滿足于眼前工作的需要，不去追求先進的檔案管理理念。文章重點分析了檔案管理工作的重要性，也說明了只有力求檔案管理的科學化、規(guī)范化，完善檔案設施、建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理的重視度，才能實現(xiàn)檔案管理在社會發(fā)展中的價值最大化。

【關鍵詞】新形勢；檔案管理；思考

檔案管理資料是極其具有珍藏價值的，它是對往昔工作的查證，也代表著一個企業(yè)或者一個領域的領導決策，科學的檔案管理是度量一個企業(yè)管理與發(fā)展水平的標尺。舊有檔案管理模式缺乏與時俱進的精神，缺少配合社會發(fā)展的前瞻眼光，缺少把檔案管理與區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展結合起來的意識，大大降低了檔案管理的實用價值。在信息科技飛速發(fā)展的今天，圖文、影像的引入對檔案管理來說有重要的意義。新形勢下的檔案管理也要求工作者不斷地總結經(jīng)驗與堅持創(chuàng)新，借鑒前沿的檔案管理科學研究成果，應時代發(fā)展適應新形勢下的新局面，力爭做好檔案開發(fā)和檔案利用。只有真正立足于檔案管理的現(xiàn)狀，不斷地堅持創(chuàng)新，適應時代發(fā)展的需要，激發(fā)檔案管理人員的工作熱忱，提升檔案管理工作人員的責任感，提升國家對檔案管理的重視程度，健全檔案管理工作相關的法律、法規(guī)，實現(xiàn)檔案管理法制化，使檔案管理邁上科學化、規(guī)范化的新臺階，才能發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的價值，為國家經(jīng)濟發(fā)展推波助瀾。文章將對檔案管理工作的重要性和作用做簡要分析。

一、檔案管理工作的重要性

在企業(yè)與事業(yè)單位發(fā)展的過程中，會有很多重大事件發(fā)生，檔案就記錄著這些重大事件的發(fā)生，因此，檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作。企業(yè)在某個項目中，出現(xiàn)漏洞或者有什么優(yōu)勢等，詳細地記錄在檔案中，可以作為后續(xù)項目的借鑒，企業(yè)的發(fā)展才能更上一層樓。對于企業(yè)亦或是事業(yè)單位來說，檔案的類型有很多種，單位工作人員的檔案是人事檔案，這檔案記錄的是工作人員的主要經(jīng)歷、政治面貌還有思想品質等，企業(yè)和事業(yè)單位在聘用人才的時候，需要根據(jù)他們的檔案判斷其工作能力與人格品質，進而決定是否聘用。除去人事檔案外，還有企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案等，這些檔案中都包含了非常重要的信息，企業(yè)在工作中遇到問題的時候，需要借鑒之前項目中記載的資料，提高工作效率，因此做好新形勢下檔案管理工作是非常重要的。

二、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）在管理意識上

就目前來看，很多檔案管理人員在落實各項工作時都比較注重相應信息資料的保存，但卻很少會對其內容做出合理分類與整理，從而經(jīng)常會導致檔案管理工作陷入較為混亂的局面，且在管理層與相關工作人員需要查閱、利用相關檔案資料時，難以做到準確、及時地提供。同時，再加上一些領導未真正重視起各項檔案管理工作的落實，進而導致相應工作人員專業(yè)培訓活動也很少按時開展，無法及時更新自身專業(yè)知識結構，難以適應檔案管理工作的實際需求。

（二）在檔案收集與工作規(guī)范上

一些部門與工作人員為了給自身工作提供一定便捷，不及時上交或是不上交一些檔案信息，或者是未按照標準規(guī)范去開展各項工作，頻頻出現(xiàn)歸檔格式不統(tǒng)一，以及分類不準等問題，且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資源缺失等現(xiàn)象，導致相應檔案難以發(fā)揮其原有價值。

（三）在檔案鑒定上

由于管理層及其相關工作人員未給予足夠重視，進而導致檔案管理問題一直都難以得到妥善解決，再加上對相關鑒定工作的不重視，或者是一些工作人員太過小心，經(jīng)常會保存大量沒有用處的檔案，不論是在存儲空間，還是管理工作上都會增加一定難度，也會對檔案的權威性等方面帶來一定影響。因此，為了進一步提升檔案管理工作水平，必須要加強管理探究與創(chuàng)新。

三、檔案管理在各企業(yè)發(fā)展中所起的作用

很多企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，特別是企業(yè)領導缺乏對檔案管理工作的重視度，導致檔案管理工作跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，反而成了企業(yè)發(fā)展的阻礙。

（一）為企業(yè)的發(fā)展提供策略

管理好檔案信息是管理好企業(yè)的前提，一個企業(yè)的發(fā)展前景與檔案管理工作有十分密切的聯(lián)系。檔案信息為企業(yè)帶來的價值是不可估量的，它記錄了企業(yè)的發(fā)展信息，一個企業(yè)從發(fā)展初期到發(fā)展的黃金時期都需有既往經(jīng)驗的參考，它可以為企業(yè)提供強有力的一手資料，這些資料可以成企業(yè)對歷史經(jīng)驗的借鑒，為企業(yè)的發(fā)展提供策略、指明前行的方向。

（二）可以提升企業(yè)的競爭力

檔案信息也能提高企業(yè)在社會中的知名度和影響力，使社會各領域對該企業(yè)更加了解，為企業(yè)提供與其他企業(yè)合作的機會，使企業(yè)在同領域競爭中立于不敗之地。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新

檔案管理工作是在總結舊有經(jīng)驗、追求卓越發(fā)展的基礎上成長起來的。時代在發(fā)展，社會在進步，在全新的趨勢之下，重新審視檔案管理工作，應時代要求更新檔案管理模式變得尤為重要。檔案管理工作的創(chuàng)新應從以下幾個方面著手。

（一）理念的創(chuàng)新

第一，要在案管理人員心中樹立檔案就是資產(chǎn)的全新理念。各領域長久保存下來的圖、文、聲、像資料，都是該領域的智慧結晶和業(yè)績成果，這些寶貴的財富需要檔案管理人員精心保存，方便隨時查考。第二，時代的更新變化要求檔案管理人員不再是僅僅做好檔案保存工作，檔案管理人員要實地深入工作一線，清楚明白一線的工作流程，使檔案管理人員對所管理的檔案資料真正做到心中有數(shù)。

（二）體制的創(chuàng)新