中外合資企業(yè)人事檔案管理模式探析

趙麗娜

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院 沈陽 110136）

中外合資企業(yè)人事檔案管理模式探析

趙麗娜

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院 沈陽 110136）

中外合資企業(yè)因同時(shí)存在中方、外方兩種經(jīng)濟(jì)成分，不同的經(jīng)營(yíng)理念、管理模式，使得人事檔案管理也較為特殊。對(duì)中外合資企業(yè)人事檔案管理模式的研究，首先從中外合資企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，然后分析了現(xiàn)階段自我管理及委托管理兩種模式的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，并對(duì)新的管理模式進(jìn)行了初步探索，希望對(duì)中外合資企業(yè)的人事檔案管理工作有一定的借鑒意義。

中外合資企業(yè) 人事檔案 管理模式 創(chuàng)新探索

中外合資企業(yè)是國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作的一種重要形式，也是我國(guó)多種所有制經(jīng)濟(jì)形式的重要組成部分之一，隨著我國(guó)對(duì)外開放的不斷發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)科技水平的不斷進(jìn)步，中外合資企業(yè)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展。新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，如何科學(xué)、有效、系統(tǒng)地管理企業(yè)的人事檔案，是我們面臨的一個(gè)重要課題。

對(duì)于國(guó)內(nèi)的研究現(xiàn)狀，筆者查閱統(tǒng)計(jì)結(jié)果如下。

1.在中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）下的“中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫”“中國(guó)博士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫”以及“中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫”，采用篇名關(guān)鍵詞檢索的方式，檢索分類及結(jié)果為：

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（1）通過前三項(xiàng)的對(duì)比，可以看出，目前我國(guó)幾乎沒有專門針對(duì)“中外合資企業(yè)人事檔案管理模式”的研究，主要論述對(duì)象為中外合資企業(yè)檔案整體的管理工作。

對(duì)于檢索到的23篇文章，討論焦點(diǎn)則集中在怎樣加強(qiáng)和完善中外合資企業(yè)檔案管理工作上，其次是中外合資企業(yè)檔案特征。詳細(xì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果如下。

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（2）第四項(xiàng)檢索出的文獻(xiàn)數(shù)量急劇增加，可以看出我國(guó)對(duì)企業(yè)人事檔案管理的探討十分活躍，但限定為中外合資企業(yè)后則十分有限。筆者又嘗試將搜索的關(guān)鍵詞中“企業(yè)”的限定去掉，即主題關(guān)鍵字為“人事檔案管理”，結(jié)果僅期刊數(shù)據(jù)庫一項(xiàng)初步未篩選檢索文章竟有9666條之多，可見當(dāng)前的研究主要著眼點(diǎn)為人事檔案整體，但具體領(lǐng)域的針對(duì)性討論較少。

2.對(duì)于檔案管理模式（自我管理及檔案托管），通過檢索相當(dāng)數(shù)量的文章，本文認(rèn)為其探討焦點(diǎn)主要集中在對(duì)檔案托管的優(yōu)劣勢(shì)、問題、對(duì)策分析上。其中提倡檔案托管的代表專家是卞昭玲，她先后發(fā)表多篇文章分析了檔案托管的可行性、必要性及優(yōu)勢(shì)[1]。李詠娟闡述了檔案托管的可行性前景、問題及展望[2]。周永軍在《淺析業(yè)務(wù)外包在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用》中詳細(xì)分析了檔案外包托管的優(yōu)勢(shì)及必然性[3]。本文以此前研究為參考，針對(duì)中外合資企業(yè)的人事檔案，從以下三個(gè)方面進(jìn)行闡述。

一、中外合資企業(yè)人事檔案的特點(diǎn)

中外合資企業(yè)是指中國(guó)投資者和外國(guó)投資者根據(jù)中國(guó)有關(guān)法律，共同以股權(quán)方式在中國(guó)境內(nèi)投資建立的有限責(zé)任公司。其在從事生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的文件材料即為企業(yè)檔案[4]21。中外合資企業(yè)的人事檔案管理工作由于機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理理念等的不同，與我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作有著些許差異。

1.非系統(tǒng)性。我國(guó)的檔案工作秉承“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，人事檔案的管理工作一般是在各級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)下開展的，無論是管理機(jī)構(gòu)還是制度辦法都比較完善。而合資企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中處處體現(xiàn)著精簡(jiǎn)、高效的原則，十分注重投入和產(chǎn)出的比例，因此對(duì)于與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沒有直接關(guān)聯(lián)的人事檔案管理工作，其重視程度往往并不高，一般也不會(huì)投入大量的人力和財(cái)力。人員配置上，數(shù)量素質(zhì)不足。中外合資企業(yè)往往只安排少量的人員管理人事檔案，且這些人員多屬兼職，主要負(fù)責(zé)的實(shí)際上是行政或人事工作，一般缺少檔案學(xué)相關(guān)理論知識(shí)。工作方式上，缺少統(tǒng)一的管理規(guī)范。實(shí)際工作中大多是按本企業(yè)的實(shí)際情況“各自為政”“按指示行事”，一般沒有科學(xué)、規(guī)范的檔案管理辦法，沒有固定的流程手續(xù)，甚至于檔案的分類、裝具都十分隨意，沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)。

2.多樣性。語種版本多。由于投資者國(guó)別的不同，在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的人事資料往往也會(huì)有英語、俄語、日語、法語等多種語言，文件的版本也會(huì)因國(guó)情、習(xí)慣的不同而有些許差異。介質(zhì)載體多。合資企業(yè)的辦公現(xiàn)代化程度一般比較高，辦公室普遍配有自動(dòng)化辦公設(shè)備，除了國(guó)內(nèi)企業(yè)常見的紙質(zhì)人事檔案，其他介質(zhì)載體的人事檔案也層出不窮，比如光盤檔案、磁介質(zhì)檔案、移動(dòng)硬盤檔案等。來源渠道多。人事檔案中的材料一般來源于投資主體的中方，也有外方，一些認(rèn)證或證明材料來源于對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易主管部門、地方政府或有關(guān)單位，甚至于一些特殊資料原存于某定向機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT負(fù)責(zé)人員[5]22。

3.動(dòng)態(tài)性。中外合資企業(yè)人員流動(dòng)大，不定期的入職、退職人員數(shù)量多，使得企業(yè)要經(jīng)常性的增進(jìn)、整理人員名單和檔案。國(guó)外科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代快，相應(yīng)的人員招聘、資質(zhì)考核、證書獲得也相對(duì)較多，加上中外合資企業(yè)一般實(shí)行定期或不定期人力資源考核制度，使人事檔案文件資料處于經(jīng)常性的補(bǔ)充、改變之中，波動(dòng)性較大。

二、中外合資企業(yè)人事檔案管理模式的現(xiàn)狀及問題

現(xiàn)階段中外合資企業(yè)的人事檔案管理模式主要有封閉式的自我管理以及社會(huì)化的檔案托管兩種方式，它們?cè)诠芾砝砟詈凸芾矸绞降确矫娲嬖诓町?，各自的?yōu)勢(shì)以及劣勢(shì)如下。

1.自我管理。封閉式的自我管理是我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式，即企業(yè)的人事檔案是由具有專門檔案管理能力的企業(yè)或者上級(jí)主管部門來管理的，這在特殊的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制時(shí)期以及防止人事檔案流失的管理觀念下是具有積極意義的。嚴(yán)格細(xì)致的管理方式保證了檔案信息的保密性、形式上的一致性，檔案管理的安全性和規(guī)范性大大提高。但是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及體制改革的不斷深入，企業(yè)的類型和組織形式不斷多樣化，封閉式管理的弊端不斷暴露出來。

（1）管理成本高。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)應(yīng)將有限的資源用于擴(kuò)大再生產(chǎn)，進(jìn)而獲得更多的利潤(rùn)，而自我管理需要企業(yè)配置專門的人員和設(shè)備來負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，人力物力的投入無形中提高了企業(yè)的成本，增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)。

（2）缺乏自主性。傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)人事檔案工作的開展以及運(yùn)行機(jī)制的形成主要依托于行政力量，各級(jí)檔案行政管理部門的有計(jì)劃管理往往比較死板，沒有考慮到各企業(yè)的特殊性，企業(yè)難以發(fā)揮自主能動(dòng)性，無法形成個(gè)性化的發(fā)展模式，也就不能充分實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源的開發(fā)和利用。

（3）利用不充分。封閉的自我管理對(duì)于檔案的保密工作十分重視，人事檔案的使用范圍很小，員工本人甚至都不清楚自己的人事檔案內(nèi)容，對(duì)人事檔案的利用十分有限。封閉內(nèi)向的管理也限制了人才的流動(dòng)，一定程度上影響了人才的交流和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.委托管理。社會(huì)化的委托管理是現(xiàn)在很多企業(yè)采取的一種檔案管理模式，人事檔案的委托管理是指企業(yè)將員工的人事檔案交由外包機(jī)構(gòu)管理，外包機(jī)構(gòu)全盤負(fù)責(zé)檔案的整理、存放、調(diào)閱及其他的日常管理。

人事檔案委托管理最直接的現(xiàn)實(shí)意義就是節(jié)省了企業(yè)的投入成本，提高檔案利用效率，這種集約化、社會(huì)化、規(guī)?；墓芾砟Ｊ?，提高了對(duì)人財(cái)物的有效利用，加強(qiáng)了對(duì)社會(huì)資源的有效配置。此外，對(duì)于豐富檔案學(xué)理論、促進(jìn)檔案學(xué)人才培養(yǎng)也有著積極的意義。

檔案委托管理作為一種新生事物，雖然有其不可忽略的優(yōu)勢(shì)，但仍有一些問題亟待解決。

（1）托管機(jī)構(gòu)資質(zhì)問題。目前，市場(chǎng)上的委托機(jī)構(gòu)數(shù)量眾多，但良莠不齊，魚龍混雜，檔案管理的社會(huì)服務(wù)還沒有設(shè)立合法的準(zhǔn)入門檻，檔案托管服務(wù)的業(yè)務(wù)規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺(tái)，個(gè)別托管機(jī)構(gòu)管理落后，服務(wù)水平差，企業(yè)如何選擇一家經(jīng)驗(yàn)豐富、信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的外包機(jī)構(gòu)成為檔案外包的重中之重。

（2）信息保密問題。人事檔案是涉及員工切身利益的重要信息資料，提高托管機(jī)構(gòu)的安全保密意識(shí)，加強(qiáng)工作人員的安全保密教育十分重要。如何規(guī)避泄密風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)生泄密事件該如何處理，合資企業(yè)與委托機(jī)構(gòu)之間應(yīng)建立起職責(zé)明確、互相制約、程序分明的工作體系。

（3）監(jiān)管問題。對(duì)托管機(jī)構(gòu)的有效監(jiān)管，現(xiàn)在仍有一定的盲區(qū)，雖然國(guó)家和地方出臺(tái)了一些相關(guān)文件，但對(duì)于人事檔案托管中具體的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、約束標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等仍沒有系統(tǒng)的管理規(guī)范，對(duì)檔案托管機(jī)構(gòu)的背景和檔案保管條件等缺乏必要的審核把關(guān)，對(duì)到保管期限的檔案缺少監(jiān)銷程序，使檔案信息安全存在隱患[6]48。

三、中外合資企業(yè)人事檔案管理模式創(chuàng)新探索

1.云存儲(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)的普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來，檔案管理信息化、數(shù)字化已成為今后發(fā)展的必由之路，基于此，人事檔案的云存儲(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展成為一種新的管理模式。云存儲(chǔ)是指通過集群應(yīng)用、網(wǎng)格技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問功能的一個(gè)系統(tǒng)[7]290。中外合資企業(yè)的人事檔案管理也可以采取這樣的管理模式，利用掃描技術(shù)等將人事檔案電子化，電子化的信息存儲(chǔ)在云端，可利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快捷準(zhǔn)確的檢索，還可利用網(wǎng)絡(luò)傳輸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案郵寄，或者針對(duì)員工年齡、專業(yè)等進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析等。同時(shí)，原版的紙質(zhì)資料要妥善保管，以備查考。人事檔案云存儲(chǔ)可實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理和內(nèi)容管理的有效分離，提高了檔案的利用效率。

（1）云存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)。云存儲(chǔ)能節(jié)約企業(yè)軟硬件的投入。企業(yè)在檔案云存儲(chǔ)管理中，不再需要配備專業(yè)的服務(wù)器、終端、系統(tǒng)以及檔案應(yīng)用軟件等，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更新與維護(hù)也變得更加簡(jiǎn)單，降低了企業(yè)成本。云存儲(chǔ)提高了檔案的安全性。云存儲(chǔ)不同于傳統(tǒng)的管理模式，不是將檔案儲(chǔ)存在固定的地方，而是將網(wǎng)絡(luò)中大量不同類型的存儲(chǔ)設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，人事檔案被存放在不同的服務(wù)器上，出了故障的服務(wù)器可由其他服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，檔案安全性得以保障。紙質(zhì)檔案因時(shí)間、潮濕、火災(zāi)等產(chǎn)生的洇化、破損也可避免。

（2）云存儲(chǔ)類型。云存儲(chǔ)有公共型、私有型以及混合型三個(gè)種類。公共型是把數(shù)據(jù)放在公共、共享的儲(chǔ)存空間中，來訪和下載數(shù)據(jù)的用戶需要通過客戶端來進(jìn)行獲取。私有型一般是建立在組織或團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，其中的數(shù)據(jù)也只是組織內(nèi)部人員共享。混合型是結(jié)合上述兩種方式的一種存儲(chǔ)方式，結(jié)合了二者的優(yōu)勢(shì)，但成本較高[8]38。各企業(yè)可根據(jù)自身情況，選擇適合自己的云存儲(chǔ)模式。

2.檔案行業(yè)協(xié)會(huì)。當(dāng)企業(yè)檔案管理社會(huì)化條件成熟時(shí)，可以成立行業(yè)協(xié)會(huì)。按照一定標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的方法，對(duì)檔案管理中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)成果、效益等進(jìn)行測(cè)評(píng)，從而促進(jìn)這些中介機(jī)構(gòu)之間的友好競(jìng)爭(zhēng)。檔案行業(yè)協(xié)會(huì)還可以加強(qiáng)各外資企業(yè)間的管理經(jīng)驗(yàn)以及思想交流，協(xié)助國(guó)家有關(guān)外資企業(yè)檔案管理法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)的制定和推行實(shí)施，促進(jìn)檔案人員和檔案部門有效地溝通協(xié)作，從而提高整體的檔案管理水平。

科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)著人事檔案管理不斷走向正規(guī)化、規(guī)范化、科學(xué)化，中外合資企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，如何更有效地管理人事檔案，也將是一個(gè)不斷發(fā)展不斷進(jìn)步的課題。

[1]卞昭玲.關(guān)于“檔案托管機(jī)構(gòu)的設(shè)想”[J].檔案學(xué)通訊，2001（4）.卞昭玲.企業(yè)檔案的托管機(jī)構(gòu)[J].中國(guó)檔案，2002（11）.卞昭玲.論我國(guó)國(guó)土資源數(shù)字信息托管模式的可行性[J].檔案天地，2004（1）.卞昭玲.論中小商業(yè)銀行數(shù)字信息的托管[J].河北大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2004（2）.

[2]李詠娟.談企業(yè)檔案的托管[J].中國(guó)檔案，2017（5）.

[3]周永軍.業(yè)務(wù)外包在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].云南檔案，2010（5）.

[4]羅功堂,沈曉星.外商投資企業(yè)檔案管理初探[J].湖北檔案，1994（2）.

[5]蔡盈芳.檔案托管安全第一[J].中國(guó)檔案，2014（4）.

[6]謝靖.檔案托管機(jī)構(gòu)的幾點(diǎn)思考[J].上海房地，2015（12）.

[7]徐鑫.大數(shù)據(jù)和云計(jì)算云儲(chǔ)存在未來內(nèi)部審計(jì)中的應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（26）.

[8]尹寶坤,李志強(qiáng),劉昳.高校信息化建設(shè)中云存儲(chǔ)的應(yīng)用分析[J].教育現(xiàn)代化，2016（29）.

Analysis of Personnel Archives Management Modes in Sino-Foreign Joint Ventures

Zhao Lina
(History School of Liaoning University,Shenyang 110136,China)

The Sino-foreign joint venture has two economic sectors both at home and abroad in which there are different management ideas and modes,leading to the particularity of the personnel archives management in such ventures.This paper starts from the features of personnel archives management modes in Sino-foreign joint ventures,and then analyzes the advantages and disadvantages of self-management and entrusted management at present.Finally,it makes a primary exploration on new management modes and it's hoped that this paper can have certain reference value to the management of personnel archives in Sino-foreign joint ventures.

ino-foreign joint venture;personnel archives;management mode;innovation exploration

趙麗娜，遼寧大學(xué)歷史學(xué)院檔案學(xué)碩士研究生。

G275.9

A

2017-07-06