淺析建立現(xiàn)代檔案管理制度的重要性

戚穎欣

摘要：文章首先明確了檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位，并從檔案制度發(fā)展的背景出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下突出問(wèn)題展開(kāi)說(shuō)明，而后在此基礎(chǔ)之上就建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的合理性加以深入分析，對(duì)于切實(shí)推進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義。

關(guān)鍵詞：檔案工作；現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理制度

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息己成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科研等各項(xiàng)活動(dòng)和成果的記錄，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，不僅反映了企業(yè)過(guò)去和現(xiàn)在的狀況，而且具有為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)的潛能。

一、發(fā)展背景

企業(yè)檔案資料是長(zhǎng)期在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技活動(dòng)、黨政工作等活動(dòng)中，不斷積累的原始記錄，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富，應(yīng)該通過(guò)科學(xué)檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動(dòng)認(rèn)真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業(yè)檔案管理制度在某些方面失去了應(yīng)有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的損失，是促進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展的需要，也是企業(yè)檔案部門面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

二、問(wèn)題分析

（一）思想認(rèn)識(shí)不到位

檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案部門工作人員思想認(rèn)識(shí)不到位。雖然檔案部門對(duì)加強(qiáng)制度建設(shè)，保障檔案工作順利開(kāi)展有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但還沒(méi)有真正從思想深處得以轉(zhuǎn)變，并貫徹到每一個(gè)崗位、每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中去。在領(lǐng)導(dǎo)方面在管理中自律意識(shí)較差，往往把規(guī)章制度只作為制約其下級(jí)而非對(duì)自身的制約。有時(shí)只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強(qiáng)單位基礎(chǔ)管理工作的一件大事長(zhǎng)期落實(shí)下去。在檔案人員方面缺乏工作的積極性和責(zé)任感，加之制度制定時(shí)不夠完善，執(zhí)行難以配套、銜接，導(dǎo)致制度不能較好執(zhí)行或執(zhí)行困難。從檔案部門出現(xiàn)的問(wèn)題和發(fā)生的事件看，絕大多數(shù)并非偶然，與制度中的漏洞不無(wú)關(guān)系。同時(shí)檔案管理監(jiān)督作用疲軟也是造成管理制度執(zhí)行難的一個(gè)重要原因，即使是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽(yù)，怕影響關(guān)系，最終是不了了之。

因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。石油企業(yè)基建檔案的完整性，直接關(guān)系到基建項(xiàng)目在未來(lái)的維護(hù)工作整體效果以及安全性等方面特征，因此必須引起足夠重視。針對(duì)這一方面的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)面向整個(gè)企業(yè)展開(kāi)對(duì)于檔案管理和建設(shè)工作意識(shí)的加強(qiáng)培訓(xùn)，需要在這一方面加強(qiáng)意識(shí)的并不僅僅只有檔案管理工作人員，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)包括對(duì)應(yīng)的，與基建工程會(huì)有所接觸的工作人員以及技術(shù)人員。他們會(huì)幫助發(fā)現(xiàn)基建工程運(yùn)行過(guò)程中的細(xì)微變化與特征，并且加以記錄，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)將維護(hù)工作本身的過(guò)程和操作細(xì)節(jié)包括在內(nèi)。除此以外，對(duì)于相關(guān)接觸到基建項(xiàng)目的工作以及技術(shù)人員，還應(yīng)當(dāng)對(duì)其展開(kāi)宣傳，培養(yǎng)他們使用檔案信息的習(xí)慣，并且為其留出對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢接口，方便數(shù)據(jù)查詢。

（二）運(yùn)行機(jī)制不健全

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行，關(guān)鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。所謂運(yùn)行機(jī)制可以理解為在一定社會(huì)條件企業(yè)檔案工作內(nèi)外各要素之間互作用、自我調(diào)節(jié)和控制的功能和過(guò)程。這種機(jī)制涉及的范圍較廣，例如企業(yè)制度、與周邊機(jī)構(gòu)關(guān)系、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、利益結(jié)構(gòu)等，但歸納起來(lái)主要是動(dòng)力機(jī)制和約束機(jī)制。

動(dòng)力機(jī)制是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的基礎(chǔ)和動(dòng)力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動(dòng)力機(jī)制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力，關(guān)鍵是企業(yè)自身缺乏活力。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，由于缺少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)產(chǎn)品多年不創(chuàng)新、設(shè)備改造缺乏資金、生產(chǎn)技術(shù)陳舊，在低水平發(fā)展中對(duì)檔案很少有回溯性利用，體現(xiàn)不出檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案工作當(dāng)然也就缺乏動(dòng)力。因此，為構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求，對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求，對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動(dòng)力為企業(yè)檔案工作的動(dòng)力，在主動(dòng)參與信息服務(wù)上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動(dòng)力機(jī)制，對(duì)檔案部應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)權(quán)利機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制、職績(jī)考核機(jī)制等也是十分必要的。

（三）管理制度不嚴(yán)格

企業(yè)有章不循，違章操作，管理不嚴(yán)，是當(dāng)前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級(jí)檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機(jī)制簡(jiǎn)單理解為多少項(xiàng)業(yè)務(wù)管理制度的相加和匯總，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到管理制度是一種機(jī)制，因此出現(xiàn)了制度制定是一回事，執(zhí)行監(jiān)督檢查和考核又是另一回事的現(xiàn)象。如檔案鑒定不及時(shí)現(xiàn)象就普遍存在，但對(duì)不及時(shí)進(jìn)行鑒定造成檔案保管費(fèi)用的增加怎樣處理就無(wú)具體限定，致使責(zé)、權(quán)、利脫節(jié)，使檔案管理的最終目標(biāo)無(wú)法得到較好實(shí)現(xiàn)。同時(shí)檔案管理制度雖多，但未體現(xiàn)內(nèi)部管理上相互制約的原則，總認(rèn)為違反了制度沒(méi)有造成惡劣后果，更沒(méi)有構(gòu)成犯罪，沒(méi)有必要嚴(yán)厲懲戒，甚至片面地認(rèn)為對(duì)違反管理制作的人和進(jìn)行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過(guò)不去，只要下不為例就行，或者給一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)處罰了事。這種行為的結(jié)果只能使?jié)撛诘碾[患越來(lái)越大。

因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步建立健全基建檔案管理體制。參建部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)以及檔案管理的需求建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備專職人員進(jìn)行管理，同時(shí)確保專職檔案管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)技術(shù)領(lǐng)域的知識(shí)有所了解，保證與技術(shù)人員的順暢溝通。除此以外，還應(yīng)當(dāng)注重基建檔案在形成和使用等多個(gè)方面的及時(shí)性、規(guī)范性和有效性。為保證基建檔案管理工作順利開(kāi)展，可將基建檔案管理工作納入工程項(xiàng)目管理中，明確規(guī)定資料移交、資料歸檔的時(shí)間，對(duì)于超出規(guī)定時(shí)間的單位，依據(jù)規(guī)定進(jìn)行處罰。唯有賞罰分明才能切實(shí)推動(dòng)基建檔案管理工作體系的發(fā)展與成熟。

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