工程檔案在工程項目管理中的應(yīng)用研究

陳碧珠

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)后，我國工程檔案建設(shè)經(jīng)歷了從初步探索到不斷發(fā)展的過程。這不僅得益于檔案信息化大趨勢的到來，同時也得益于我國檔案工作在現(xiàn)實生活中所日益發(fā)揮的舉足輕重的作用。“十二五”期間，很多國家檔案館和企事業(yè)單位檔案部門都己將工程檔案建設(shè)納入到目標(biāo)任務(wù)當(dāng)中來。與此同時，“建設(shè)未動，標(biāo)準(zhǔn)先行”的思想也己經(jīng)逐步得到多方認(rèn)可。然而在目前，我國工程檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制修訂工作多由政府檔案行政管理部門主導(dǎo)，而與工程檔案建設(shè)直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系缺失，這便不可避免地出現(xiàn)當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系無法完全適應(yīng)工程檔案發(fā)展的矛盾，由此也引發(fā)了筆者對我國工程檔案標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)問題研究的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：工程檔案；工程項目；應(yīng)用

隨著大中型內(nèi)部檔案信息化程度的加速，為保障在現(xiàn)有環(huán)境下檔案館各項基礎(chǔ)工作的順利開展，同時支持中期目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)的實現(xiàn)，建立與檔案館同步運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案館各項工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，最終達(dá)到建設(shè)一流工程檔案的水平，既至關(guān)重要，又刻不容緩。

為加強(qiáng)系統(tǒng)各單位對檔案信息化工作的統(tǒng)一認(rèn)識，縮小現(xiàn)代化條件下各單位之間檔案業(yè)務(wù)和管理工作的差異化程度，提升系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的整體水平，最終實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作的一體化進(jìn)程，同時建立總部檔案館對下屬單位檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督、下屬單位支持和維護(hù)總部對檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)開展這樣一種責(zé)任和義務(wù)關(guān)系，必須建立和健全標(biāo)準(zhǔn)體系作為基礎(chǔ)保障。

目前在我國，電子文件的管理己經(jīng)上升到了國家戰(zhàn)略的高度，作為檔案部門，應(yīng)敏銳地意識到這種戰(zhàn)略的意義所在，充分地發(fā)掘自身工作的潛在價值，找準(zhǔn)時機(jī)，從戰(zhàn)略的高度來搭建具局意義的標(biāo)準(zhǔn)體系平臺，使檔案工作真正地服務(wù)中心工作，服務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展。這種具有全局意義的標(biāo)準(zhǔn)文件體系不僅是檔案館工作的實現(xiàn)規(guī)范管理的必要條件，同時也將是適應(yīng)一定時期內(nèi)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。

一、工程檔案組織模式設(shè)計原則

（一）短期與長期規(guī)劃并行

系統(tǒng)的重要特征之一是組織的內(nèi)外部條件的差異對組織運(yùn)作具有強(qiáng)影響力，使安穩(wěn)環(huán)境下組織發(fā)展的長期方案和預(yù)測會因外部環(huán)境的改變而不再有用。系統(tǒng)著重長時期預(yù)測的無效性，這與業(yè)務(wù)工程檔案市場導(dǎo)向性強(qiáng)特質(zhì)一樣。但工程檔案的長期規(guī)劃也是其持續(xù)發(fā)展的重要方針導(dǎo)向①。因而，業(yè)務(wù)驅(qū)動型工程檔案應(yīng)在提高短期能力的基礎(chǔ)上，發(fā)揮系統(tǒng)的非線性因果作用以影響組織長時期戰(zhàn)略規(guī)劃，使組織持續(xù)具有高度的應(yīng)變能力，同時關(guān)注外部長期協(xié)作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和短期協(xié)作方式的靈活性，以補(bǔ)償工程檔案資本有限性的制約影響。

（二）強(qiáng)調(diào)組織的能動作用

傳統(tǒng)組織理論傾向制度化、指令化管理作為組織最有效的控制方法，這使得組織內(nèi)部的能動作用被忽視或受到限制。理論認(rèn)為組織應(yīng)發(fā)揮其內(nèi)部的能動性，在組織機(jī)制的設(shè)計方面?zhèn)戎毓芾磉吔绲撵`活性，使其表現(xiàn)出動態(tài)可重構(gòu)的特征，具有“自組織”發(fā)展條件；同時在控制整體目標(biāo)的前提下采用分權(quán)自治的管理運(yùn)作方法，增強(qiáng)組織的反饋作用，從而充分發(fā)揮組織的能動性。因此，業(yè)務(wù)驅(qū)動型工程檔案組織管理環(huán)境要在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和權(quán)力配置層面增強(qiáng)靈活性，為組織活動的執(zhí)行留有自治空間，同時這種能動作用的有效發(fā)揮，也會增加組織創(chuàng)新靈活性和知識管理的系統(tǒng)性，以提升組織的創(chuàng)新效用進(jìn)而提升工程檔案業(yè)務(wù)績效。

（三）發(fā)揮內(nèi)部聯(lián)結(jié)柔性化

注重內(nèi)部各部分的相互作用聯(lián)系，傳統(tǒng)組織對專業(yè)分工和等級制度的注重加強(qiáng)了筆直方向的聯(lián)系，但對橫向交流依靠聯(lián)系構(gòu)成了阻止。動態(tài)可變的組織構(gòu)造著重功用和業(yè)務(wù)流程的完整性，表現(xiàn)各專業(yè)的互補(bǔ)作用和協(xié)作效果；同時經(jīng)過多元化的信息交流與禍合方法，使外部環(huán)境的變化敏捷在組織內(nèi)部構(gòu)成有用反響。工程檔案的方案流程運(yùn)作系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)其內(nèi)部聯(lián)合方法的柔性化和系統(tǒng)化構(gòu)建，經(jīng)過PMO的構(gòu)建和PM的錄用提高縱向操控與橫向和諧的靈活性，使組織內(nèi)各類資本能夠有用集成，業(yè)務(wù)化的管理需要，且組織環(huán)境的柔性化演化，可提高方案系統(tǒng)的全面性和資本和諧效率，進(jìn)而對業(yè)務(wù)管理需要做出及時反饋，提高業(yè)務(wù)績效。

二、工程檔案在工程項目管理中的應(yīng)用

（一）工程檔案可促進(jìn)政府管理科學(xué)化、民主化和高效化

工程檔案提供的數(shù)字化的檔案信息資源真實地記錄了歷史，通過工程檔案利用這些檔案信息資源可以讓政府在行政決策、行政執(zhí)行和行政監(jiān)督時及時借鑒過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)，可以從根本上改變過去一貫的陳舊工作模式，使政府在決策中參謀和咨詢的系統(tǒng)工作變得更加簡單，在執(zhí)行中更加有保障，在監(jiān)督時更加有根據(jù)。同時，由于工程檔案的信息資源都可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享共用，因而也會使政府工作變得更加全面、便捷、從而促進(jìn)政府管理科學(xué)化，民主化和高效化。

（二）工程檔案可以為各級政府提供個性化信息服務(wù)

在電子時代檔案事業(yè)要實現(xiàn)真正意義上的革命，除了政治力量的推動外，技術(shù)力量的推動也是不可缺少的。我們在信息安全和工程檔案建設(shè)的過程中，千萬不能忘記國際上正在悄然興起的一種信息化新技術(shù)—網(wǎng)絡(luò)。在信息化的前兩次浪潮中，因特網(wǎng)把一臺臺計算機(jī)連了起來，萬維網(wǎng)把一個個網(wǎng)頁連了起來，然而不僅沒有給檔案事業(yè)帶來重大轉(zhuǎn)機(jī)，反而讓人們在“信息孤島”面前顯得是那樣的無奈。今天，當(dāng)網(wǎng)格帶領(lǐng)人們實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式互通互連的時候，我們不能再坐等機(jī)會的消失，要開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)研究，從解決實際問題的理念出發(fā)，利用網(wǎng)格技術(shù)推動檔案信息資源建設(shè)和工程檔案的發(fā)展。

檔案部門在檔案信息資源建設(shè)時，需要處理大量的數(shù)據(jù)，由于現(xiàn)有技術(shù)條件、經(jīng)濟(jì)條件的限制和檔案信息安全的制約，現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)無法對各個數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行連通和數(shù)據(jù)交換，各個檔案館之間的檔案信息資源還處于分散和孤立狀態(tài)，沒有能夠?qū)崿F(xiàn)全面關(guān)聯(lián)，“信息孤島”、“信息煙囪”現(xiàn)象嚴(yán)重，在很多情況下用戶并不知道檔案信息資源存儲位置，不利于檔案信息資源跨地區(qū)、跨部門之間的利用，極大地影響用戶的利用需求②。本單位電子檔案的利用、上下級單位之間電子檔案的利用、全國不同地區(qū)不同部門之間電子檔案的利用都存在一些問題，目前我國有多少個部委，就可能有多少個系統(tǒng)。這些檔案信息資源各自為政、互不相通，造成了十分嚴(yán)重的人力、物力、財力浪費(fèi)。

（三）實現(xiàn)信息資源共享，履行真正意義上的工程檔案功能

這個階段是利用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將單個工程檔案聯(lián)接起來，進(jìn)行整合、延伸，組成完全意義上的工程檔案。在高層協(xié)議管理下實現(xiàn)工程檔案的全部功能，進(jìn)行全國檔案信息的傳播、使用和管理。

計算機(jī)技術(shù)在各個領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，技術(shù)文件，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印、發(fā)放，這樣，對于降低文件歸檔、利用、查閱等工作，發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

三、結(jié)論

經(jīng)過對文獻(xiàn)的閱讀整理，現(xiàn)有研究關(guān)于組織要素的提出和模型構(gòu)建都是基于不同的研究角度針對一種或幾種要素研究其與組織績效的關(guān)系，由于研究的側(cè)重各不相同，缺乏較為系統(tǒng)全面的關(guān)鍵要素模型。本文根據(jù)組織理論的演化發(fā)展、組織研究的要素歸納研究結(jié)果，通過系統(tǒng)的分析和整合，總結(jié)出一種較為通用的組織管理環(huán)境要素模型。

注釋：

①葉彩霞.淺議電子檔案面臨的問題與對策[J].科技致富向?qū)?2010（20）

②孫培毅，徐雪松，鄭立明.基于ssPc模型的客戶關(guān)系導(dǎo)向型工程檔案組織設(shè)計[J].華東經(jīng)濟(jì)管理.2006.20：24

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