論信息化數(shù)據(jù)化背景下的檔案管理工作

陳冬花

摘要：本文主要對(duì)檔案管理工作應(yīng)用信息化、數(shù)據(jù)化所具有的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，并針對(duì)提高檔案管理工作水平和效率提出了相關(guān)建議及改革措施，以期為相關(guān)的檔案管理人員提供借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)化

科技水平的進(jìn)步使信息化和數(shù)據(jù)化被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。而檔案管理工作在信息化及數(shù)據(jù)化的背景下，使電子檔案在現(xiàn)實(shí)中得以實(shí)現(xiàn)，并以其具有的優(yōu)勢(shì)將逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案成為發(fā)展主流。如何更好的利用信息化、數(shù)字化提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，成為了眾多檔案管理人員值得思考的問題。

一、檔案管理工作在信息化、數(shù)學(xué)化背景下所具有的優(yōu)勢(shì)

（一）使檔案管理信息保存的周期得以延長(zhǎng)

傳統(tǒng)的檔案管理需要將所有的檔案信息都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行體現(xiàn)并保存，但因紙質(zhì)檔案很容易受到環(huán)境、溫度、濕度及天氣等多種因素影響，導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案易出現(xiàn)受潮發(fā)霉，使檔案信息遭到破壞，對(duì)查詢信息帶來一定困難，使保管周期大大縮短，直接影響了檔案管理質(zhì)量。目前利用信息化、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、集成化、大規(guī)模的管理，有效提高了信息查詢效率，且受外界環(huán)境影響小，不僅能節(jié)約存儲(chǔ)空間，且能延長(zhǎng)保管周期。

（二）使檔案信息查詢、提取工作更加便捷

傳統(tǒng)的檔案信息是以紙質(zhì)作為媒介，信息量大，在查詢時(shí)只能按照時(shí)間等相關(guān)檢索信息在大量紙質(zhì)檔案中進(jìn)行逐本翻找，并且由于傳統(tǒng)檔案保管難度大，保管周期短，使很多久遠(yuǎn)的信息很難進(jìn)行查詢提取，為信息查詢、提取工作帶來極大難度。而信息化、數(shù)據(jù)化促使了檔案管理都被完整、系統(tǒng)的保存在檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，在查詢所需信息時(shí)，只需要搜索關(guān)鍵詞就可以獲取系統(tǒng)中所有相關(guān)聯(lián)的信息內(nèi)容，能避免因時(shí)間久遠(yuǎn)而出現(xiàn)查詢困難的情況，使檔案管理、查詢等相關(guān)工作更具便利性[1]。

（三）有利于檔案信息價(jià)值得到提高

由于傳統(tǒng)檔案采用紙質(zhì)媒介進(jìn)行保管，很大程度上使信息查詢及索引頻率受到影響。而應(yīng)用信息化和數(shù)據(jù)化的檔案管理可以使信息查詢不受時(shí)間、條件等限制，使信息利用率得到提高，使保管的檔案信息價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。

二、信息化、數(shù)據(jù)化背景下提高檔案管理質(zhì)量和效率的相關(guān)措施

（一）提高信息化檔案管理工作的重視程度及過渡工作

在傳統(tǒng)檔案向信息化檔案過度期間，需對(duì)原始數(shù)據(jù)安全進(jìn)行保護(hù)，安排專人進(jìn)行妥善監(jiān)管，以此來使檔案管理的安全性得到保證，而當(dāng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理后就可以使檔案信息安全通過網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)。

（二）對(duì)傳統(tǒng)管理過渡到信息化管理形成足夠重視

將傳統(tǒng)檔案管理過渡到信息化管理過程中需要循序漸進(jìn)的開展推進(jìn)工作，在過渡階段的工作中，需要將信息化技術(shù)逐步應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，并對(duì)檔案保管工作人員進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施的相關(guān)培訓(xùn)工作。使先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)能夠逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理當(dāng)中，通過熟練掌握信息化、數(shù)字化管理方法，使相關(guān)工作人員能夠避免在今后的管理工作中因?yàn)楣ぷ魉讲桓邔?dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏洞和弊端。

（三）建立健全科學(xué)的檔案管理制度

在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，為了保證檔案管理工作能夠在信息化、數(shù)據(jù)化背景下順利開展有序的工作，由于每個(gè)企業(yè)、單位都具有獨(dú)特的工作流程和特點(diǎn)，所以需要建立與企業(yè)、單位相配套的檔案管理制度。

首先應(yīng)當(dāng)從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，將績(jī)效考核、責(zé)權(quán)劃歸以及職稱評(píng)定等方面與檔案信息管理相結(jié)合，將整個(gè)企事業(yè)單位員工參與檔案管理制度積極性充分調(diào)動(dòng)起來，只有通過將員工的切身利益與企業(yè)相關(guān)聯(lián)，才能夠使檔案管理制度成為全員參與建設(shè)的一項(xiàng)活動(dòng)，也只有全員端正對(duì)檔案管理制度信息化、數(shù)據(jù)化的工作態(tài)度，才能更好的開展制度建立工作[2]，只有建立一套合理、科學(xué)、嚴(yán)格并且符合本單位管理的信息化檔案管理制度，才能夠?qū)π畔⒒母锕ぷ鞯捻樌麑?shí)施起到積極促進(jìn)作用。

（四）完善檔案信息化的相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)

良好的基礎(chǔ)設(shè)施決定了高層建筑的質(zhì)量，因此要使檔案管理工作能更好的實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化，就必須要做到且做好基礎(chǔ)制度建設(shè)工作的相關(guān)準(zhǔn)備工作，也就是實(shí)施數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作。

具體的方式是將原始的文字信息、視頻音頻資料以及相關(guān)的數(shù)據(jù)資料等檔案信息都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式并傳輸?shù)狡髽I(yè)獨(dú)有的局域網(wǎng)中，以此作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，保證信息能夠得到完整、長(zhǎng)久的保存，使信息查詢更具便利性。通過建立數(shù)字化檔案館后，企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員就可通過網(wǎng)絡(luò)查詢到自己所需的信息，且不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，為廣大基層的工作人員提供了便利。在建立數(shù)字化檔案館的同時(shí)需要由相關(guān)技術(shù)人員提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，避免企業(yè)重要的機(jī)密信息被竊取、泄露。

三、結(jié)束語

當(dāng)前，我國(guó)的各企事業(yè)單位需要儲(chǔ)存保管的數(shù)據(jù)量在持續(xù)增多，數(shù)據(jù)處理的工作量也越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，致使檔案信息的保存利用工作進(jìn)行的越發(fā)困難。在數(shù)據(jù)化、信息化時(shí)代背景的促進(jìn)下，利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)建立數(shù)字化檔案管理可以很好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存和利用，不僅可以提高查詢效率，還可以使保存周期得到有效延長(zhǎng)，使企事業(yè)單位提高檔案管理質(zhì)量和水平的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉金華.淺談信息化數(shù)據(jù)化背景下的檔案管理工作[J].農(nóng)技服務(wù)，2015（3）：126-126.

[2]馮興蘭.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理信息化[J].菏澤學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，38（3）：138-139.

（作者單位：國(guó)網(wǎng)福建南安市供電有限公司）