企業(yè)檔案管理措施與效果研究

范天威

摘 要：檔案管理是企業(yè)在各類管理活動中所形成的具有保存價值的文獻、音頻、照片、影像等資料。企業(yè)檔案記錄著一個企業(yè)的發(fā)展歷程，是一個企業(yè)管理水平的象征，可見良好的檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。

關鍵詞：企業(yè)；檔案；措施；效果

企業(yè)檔案管理亦稱檔案工作，是檔案管理人員對企業(yè)內(nèi)部各類紙版文件、檔案信息、光盤文檔等提供管理服務的總稱，也是企業(yè)管理最基本的部分。本文就企業(yè)檔案管理措施與效果分析進行簡要闡述。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）管理人員后續(xù)對檔案管理工作管理乏力

企業(yè)在建立之初，管理者的管理積極性頗高，各項工作親力親為、嚴抓緊抓，對企業(yè)管理工作相對重視，而員工工作初期工作熱情度高，雙向結合，使企業(yè)檔案工作有序開展，而當企業(yè)運行到一定程度時，管理人員逐步將管理重點轉移到企業(yè)經(jīng)營的外部運營上，內(nèi)部管理缺乏持續(xù)推力，加之檔案管理工作性質枯燥，員工出現(xiàn)工作疲勞，管理人員后續(xù)對檔案工作管理乏力，檔案管理日漸懈怠，所謂“上層不抓，下層松懈”。

（二）管理制度不規(guī)范

檔案管理人員的專業(yè)技能低、管理制度建立不完善、管理工作缺乏重視度是企業(yè)檔案管理不規(guī)范的主要映射。首先企業(yè)管理人員片面的認為檔案管理就是將日常紙版信息分別歸檔，未能對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，導致人員專業(yè)技能過低。其次企業(yè)檔案部門未能制定統(tǒng)一的檔案管理制度，企業(yè)內(nèi)部制度多但不精簡，導致各檔案管理人員以個人意識為主導思想管理檔案，如未經(jīng)上層各主管人員許可隨意借閱、銷毀文件等問題層出不窮。各類文件管理、檔案管理等制度形同虛設。最后，歸根結底，管理制度不規(guī)范，主要問題在于企業(yè)上層管理者對檔案管理工作不夠重視，使得檔案工作過于混亂。

（三）檔案管理基礎設施落后

檔案管理人員主要負責檔案收集、整理、保管、編目、檢索、統(tǒng)計，檔案室需要多種設施來輔助檔案管理，而企業(yè)注重的則是企業(yè)外宣、廠區(qū)綠化、辦公區(qū)域建設等，忽視了檔案室的建設，檔案室內(nèi)僅放置幾組檔案柜和單機電腦，檔案室基礎設施過于落后，較多工作需要手工完成。如檔案管理人員手寫卷內(nèi)目錄、文件索引等，導致檔案盒外部既不美觀也不利于字體查閱辨認。而隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，各類檔案逐步增多，“簡陋”的檔案室已經(jīng)不能滿足企業(yè)存儲各類檔案的需求，急需增設先進設備及擴土建設。

二、企業(yè)檔案管理措施與效果分析

（一）完善管理制度，加大重視力度

針對企業(yè)檔案管理制度多而不精的現(xiàn)象，檔案部門召集企業(yè)各管理人員制定統(tǒng)一的檔案管理制度，制度一經(jīng)落地，全員培訓，從上到下遵照檔案管理制度辦事，形成統(tǒng)一管理模式。如檔案室只配發(fā)給檔案管理員鑰匙，無關人員不得隨意配置鑰匙，避免其他人員擅自進入檔案室翻閱文件；建立借閱登記表，人員借閱檔案時，在登記表上記錄借閱時間、人員姓名、借閱部門等有效信息，保證借閱的文件可以追溯到個人，及時追還檔案，避免重要檔案丟失等。同時上層領導要加大對檔案室的監(jiān)管力度，如每月巡查一次檔案室，檢查檔案管理人員是否嚴格按照規(guī)章制度辦事。上下齊心，力爭把檔案管理工作做到更好。

（二）擴大檔案管理基礎建設

檔案室是企業(yè)的一個重要組成部分，企業(yè)應不遺余力，加大資金投入，擴大檔案室基礎建設。隨著企業(yè)的不斷壯大，紙類文件、圖像文件、視頻文件等有保存價值的文件逐漸增多，檔案室需要增加檔案柜、打印機、掃描機、彩噴機等設施，提高檔案管理工作的效率，增加歸檔文件的美觀度。因檔案室內(nèi)保存的文件需要長期保存，故要保證檔案室的“七防”設施建設，避免文件損壞。

（三）加強人員培訓，提高人員素質

1.檔案管理是一門重要“學科”，企業(yè)管理者要摒棄以往對檔案管理的錯誤認知，要重視檔案管理人員的培訓工作。通過培訓，人員自我完善，提升專業(yè)技能，只有在不斷的培訓中，人員才能觸及到先進的檔案管理方式及管理理念，培訓中發(fā)現(xiàn)自身不足進行自我改進。如人員檔案的管理，起先是以姓氏為排列方式，檔案盒外部編寫數(shù)字序號，有新人員入職，需要重新編排數(shù)字序號，耗時耗力，通過培訓，學習新的歸檔方式，企業(yè)中存在多個姓氏相同的人，以姓氏為開頭搭配數(shù)字，編寫檔案名稱，以“李” 姓為例，L—1（李某），L—2（李某某）以此類推，新人員出現(xiàn)“李” 姓時，直接插入到“L”檔案序列中，并逐次標注L的序號即可。

2.制定檔案管理人員的工作職責，根據(jù)個人工作能力，劃分工作內(nèi)容，檔案管理人員各盡其責，在日常工作中，針對管理工作的不足相互探討，借鑒其他企業(yè)運行較好的管理方式，逐步完善自身不足，提升人員技能，總結好的管理經(jīng)驗，并運用到檔案管理中。

（四）引進信息化建設

“信息化建設”這個詞語，對于當下的我們并不陌生，網(wǎng)絡時代涉及到各個領域，一切領域都受到信息技術的影響，企業(yè)檔案管理也需要引進現(xiàn)代化信息技術，如人員檔案不再只停留在檔案袋中，引進軟件技術，將人員信息錄入到信息系統(tǒng)中，檔案管理人員可以通過人員信息系統(tǒng)查詢信息，不需要在案室翻閱人員檔案，省時省力，減少檔案管理人員的工作量，同時使原本枯燥的檔案管理工作變得有創(chuàng)新、有挑戰(zhàn)。

三、總結

檔案管理工作就其本身的性質來看，實際上就是一項輔助企業(yè)管理和服務的工作，是衡量一個企業(yè)管理水平的重要特征，是為企業(yè)發(fā)展提供堅實后盾的基礎保障，由此可見，檔案管理對企業(yè)蓬勃發(fā)展起到至關重要的作用。

參考文獻：

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[2]陳亞敏.推行檔案工作規(guī)范化與標準化淺談[J].商情（教育經(jīng)濟研究），2008（06）.

（作者單位：黑龍江北大荒種業(yè)集團有限公司）