關(guān)于企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的思考

范天威

摘要：文章簡(jiǎn)單介紹了檔案管理的重要性，羅列出了在企業(yè)檔案管理中存在的不足，并針對(duì)不足制定出了一定的改進(jìn)措施，推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作步入新的臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理模式；創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)檔案管理工作也在進(jìn)行不斷的改革與創(chuàng)新，利用現(xiàn)代科技手段對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行合理的改革已經(jīng)是現(xiàn)階段企業(yè)刻不容緩的問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新關(guān)乎企業(yè)發(fā)展

在企業(yè)順利發(fā)展過(guò)程中企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中點(diǎn)點(diǎn)滴滴，其中包括企業(yè)人力資源、產(chǎn)品信息、采購(gòu)數(shù)據(jù)以及銷售數(shù)據(jù)等等，企業(yè)檔案真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中企業(yè)檔案起著舉足輕重的管理作用。

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科技的發(fā)展，檔案管理趨于電子數(shù)據(jù)化、智能自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)互動(dòng)化、信息集成化趨勢(shì)發(fā)展，有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展，保存企業(yè)檔案并科學(xué)管理，是推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的必要手段。

二、企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理模式相對(duì)落后

由于企業(yè)檔案管理幾乎涉及企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)重要環(huán)節(jié)，但是在實(shí)踐過(guò)程中依然存在人工記錄手動(dòng)保存的現(xiàn)象，這在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理工作，并且對(duì)檔案的準(zhǔn)確度會(huì)造成一定的不良影響，在使用過(guò)程中會(huì)造成管理檔案出現(xiàn)一定的誤差。

（二）工作模式存在一定的誤差

一般情況下企業(yè)檔案管理都會(huì)執(zhí)行分總模式，就是考慮工作的難易程度會(huì)進(jìn)行先局部后總體的管理模式，這樣就避免了總體規(guī)劃的繁瑣程序，減低了檔案管理工作的難度，但是也伴隨著一系列的問(wèn)題，那就是局部各項(xiàng)部門檔案無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一，在溝通方面也存在一定的偏差，這樣的工作模式在一定程度上阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考

我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，也熟知現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作存在的不足問(wèn)題，為了提高工作效率，減低企業(yè)檔案管理工作誤差，一定要科學(xué)的對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行改革，并要進(jìn)行創(chuàng)新，經(jīng)過(guò)實(shí)踐與驗(yàn)證一般從以下幾方面著手進(jìn)行改革：

第一，針對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，利用企業(yè)管理制度將企業(yè)檔案管理落實(shí)在企業(yè)各個(gè)管理人員身上，制定相應(yīng)的治理措施與獎(jiǎng)罰制度，一旦企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)紕漏就要做出相應(yīng)的懲罰，當(dāng)然了對(duì)那些促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的先進(jìn)做法也會(huì)相應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)他們繼續(xù)保持良好心態(tài)不斷進(jìn)步發(fā)展。

第二，清楚企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，在發(fā)展過(guò)程中要逐漸規(guī)避重新制定管理工作模式，重新制定企業(yè)檔案管理模式，依據(jù)現(xiàn)代化科技手段有效對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行改革，根據(jù)企業(yè)核心業(yè)務(wù)依次建立企業(yè)檔案管理模塊，推進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著科學(xué)、信息、數(shù)字化方向發(fā)展，有效促進(jìn)企業(yè)各大模塊之間聯(lián)合互動(dòng)，幫助企業(yè)檔案管理提升到新的管理高度。

第三，注重企業(yè)檔案管理的過(guò)程，站在企業(yè)發(fā)展的角度，一般管理者比較注重企業(yè)檔案管理中關(guān)鍵崗位的輸入與輸出工作，但是要想有效提高企業(yè)檔案管理的全面工作還應(yīng)該注重企業(yè)檔案管理的過(guò)程，只有全方位對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理才能真正的做好企業(yè)檔案管理工作。

第四，不斷完善企業(yè)檔案管理中不足問(wèn)題，在管理工作實(shí)施過(guò)程中一定要及時(shí)總結(jié)工作的不足并及時(shí)改進(jìn)，要有效采取措施將不足與缺陷問(wèn)題扼殺在管理的萌芽狀態(tài)，用全新的工作方式與管理手段進(jìn)行下一個(gè)階段的管理工作。

第五，借鑒各個(gè)時(shí)期國(guó)內(nèi)以及國(guó)外企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕，不斷的推陳出新，全方位的提升企業(yè)檔案管理水平不斷提升。

四、利用創(chuàng)新手段進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作

（一）加快檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)

隨著科技手段的不斷革新，企業(yè)檔案管理也在逐漸趨向電子形式，越來(lái)越多的企業(yè)采用無(wú)紙化辦公，企業(yè)檔案的管理也在不斷走向數(shù)字化，在管理過(guò)程中要及時(shí)利用電子數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)企業(yè)檔案管理采用輸入、管理與輸出，利用現(xiàn)代化分析模式與手段對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效分析，更加全面的提升企業(yè)檔案管理的利用效率。

（二）推進(jìn)企業(yè)檔案管理自動(dòng)化進(jìn)程

在利用科學(xué)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的同時(shí)要加快企業(yè)檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程，在科學(xué)技術(shù)的支持下，有效運(yùn)用檔案管理技術(shù)中身份識(shí)別與自動(dòng)掃描技術(shù)，有效對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，要借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的對(duì)檔案進(jìn)行整理、收集、輸錄、輸出，現(xiàn)代化手段大大的提升了企業(yè)檔案的利用效率，并且大大節(jié)省了企業(yè)人力資本。

（三）加快檔案信息的集成化建設(shè)

檔案信息管理工作相對(duì)的集中以及系統(tǒng)，一般情況下就是有效的將企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)各個(gè)部門的檔案管理工作組織聯(lián)系起來(lái)，檔案管理工作者可以通過(guò)一站式查詢系統(tǒng)有效的對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行查詢，在查詢過(guò)程中，由于管理的合理性，可以有效避免對(duì)企業(yè)其他系統(tǒng)的破壞，保證了信息的完整與安全。

（四）加快企業(yè)檔案管理的互動(dòng)化

企業(yè)管理涉及企業(yè)各個(gè)部門，要不斷完善企業(yè)各部門之間的互動(dòng)，加強(qiáng)企業(yè)、員工、部門的信息共享與有效溝通，如此進(jìn)行檔案管理工作有效提升了企業(yè)之間交流的順暢性以及全面性，提高了企業(yè)檔案信息的利用效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)最大經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力與水平。

五、結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代大背景下，企業(yè)檔案管理工作也要不斷進(jìn)行創(chuàng)新改革，在管理過(guò)程中要不斷利用現(xiàn)代化科技手段，提升企業(yè)檔案管理的核心技術(shù)水平，推進(jìn)企業(yè)各部門之間相互溝通，合理運(yùn)用各項(xiàng)資源，推進(jìn)企業(yè)不斷向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王彥芳，王金才.關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)管理檔案創(chuàng)新的思考[J].企業(yè)檔案工作聚焦，2012（06）.

[2]張靜怡.現(xiàn)代化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].昆明：云南大學(xué)，2013.

（作者單位：黑龍江北大荒種業(yè)集團(tuán)有限公司）