基于云計算的會計信息化案例分析

黃愛明

[摘要]企業(yè)會計信息化建設(shè)是一個長期的動態(tài)過程?，F(xiàn)在企業(yè)通常是通過報表和過往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行財務(wù)分析，沒有專門的分析管理體系，所有的會計信息一般都是由人工進(jìn)行收集，收集處理的質(zhì)量不高，而且容易出錯，不能夠?yàn)槠髽I(yè)決策層進(jìn)行決策提供高質(zhì)量的信息。從大數(shù)據(jù)的視角來看，很多會計信息通過一定的方法進(jìn)行處理后都能夠成功獲得更有價值的信息。文章以Z公司會計核算存在的問題為背景，闡述了導(dǎo)入信息分析系統(tǒng)對于企業(yè)未來發(fā)展的重要性。

[關(guān)鍵詞]會計核算；云計算；信息化

[DOI]1013939/jcnkizgsc201729215

1Z公司背景介紹

Z公司是一家典型小型高新技術(shù)企業(yè)，主要的業(yè)務(wù)有形碼、RFID（射頻識別）等自動識別技術(shù)產(chǎn)品和移動終端產(chǎn)品等。公司于2009年在深圳成立，經(jīng)過多年發(fā)展，目前公司已經(jīng)發(fā)展到了現(xiàn)有員工80人，并在廣州與上海成立了兩家子公司，公司業(yè)務(wù)獲得了基建、酒店等領(lǐng)域的肯定。子公司在總公司監(jiān)管的基礎(chǔ)上擁有很大的自主權(quán)。因而子公司在原有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，拓展出了許多其他主流業(yè)務(wù)，提升了公司的綜合實(shí)力。

2Z公司面臨的問題

21會計核算問題

Z公司對財務(wù)缺乏管理監(jiān)控，核算制度與核算方式不統(tǒng)一。Z公司各個子公司都采用一套自己的財務(wù)核算系統(tǒng)，核算方式也有很多差異。互相之間信息交流匯總的時候就存在許多障礙，造成了財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸延遲、準(zhǔn)確性較差、報銷效率低，會計在處理掛賬時，容易發(fā)生失誤。

22財務(wù)信息孤島

Z公司沒有配置會計信息匯總系統(tǒng)，信息統(tǒng)計全部都是利用人力進(jìn)行完成的，進(jìn)行上交的會計信息的準(zhǔn)確性不能夠獲得保障，導(dǎo)致進(jìn)行會計分析也不能夠輕易察覺問題。由于會計工作與實(shí)際業(yè)務(wù)暫時并沒有完全結(jié)合在一起，導(dǎo)致會計信息不能同公司其他業(yè)務(wù)活動進(jìn)行相互聯(lián)系，產(chǎn)生信息孤島，如此一來，其便不能夠有效地提高Z公司的經(jīng)營管理水平。

23資金管控乏力

Z公司使用的資產(chǎn)管理模式是對資產(chǎn)予以集中控制，不過其兩家子公司都有賬戶，也會分散部分資金。同時由于Z公司缺少資產(chǎn)管理制度，因此不能夠?qū)ψ庸镜馁Y產(chǎn)運(yùn)作情況予以及時的控制，使得公司存在風(fēng)險。因?yàn)椴淮嬖谝?guī)范的結(jié)算制度，使得不同組織間進(jìn)行會計信息阻礙重重，對資金進(jìn)行周轉(zhuǎn)只可以利用郵箱、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等形式進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致總體的效率不高，同時還存在一定的滯后性。

24缺乏財務(wù)分析

Z公司目前的財務(wù)工作主要集中在會計核算和財務(wù)報表，與管理相關(guān)的職能如預(yù)算管理、決策支持等工作基本沒有涉及。從總的層面來看，財務(wù)職能的定位不清晰。

3Z公司會計信息化解決方案

31選擇云服務(wù)商

根據(jù)Z公司存在的主要問題，并在前期傳統(tǒng)模式分析的基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代化云計算模式完成對會計信息化的建設(shè)，通過實(shí)踐驗(yàn)證這一模式的可行性。在此過程中，必須首先選擇出恰當(dāng)?shù)脑品?wù)商，從云服務(wù)商的經(jīng)營規(guī)模、應(yīng)用行業(yè)、咨詢能力以及云產(chǎn)品的質(zhì)量與價格、安全性、拓展接口等方面考慮，認(rèn)為以公有云部署為基礎(chǔ)的SaaS模式最符合公司需求，并最終選擇了金蝶友商網(wǎng)的“在線會計+進(jìn)銷存”。

32產(chǎn)品試用

由于SaaS模式信息系統(tǒng)最大的特點(diǎn)是不用安裝一系列軟件即可直接在瀏覽器上完成操作，因此在產(chǎn)品試用過程中減少了一定工作量。金蝶友商網(wǎng)為Z公司安排了一個月的免費(fèi)試用，試用過程中發(fā)現(xiàn)其在線訪問速度很快、服務(wù)較穩(wěn)定、操作簡單便捷且售后服務(wù)質(zhì)量較好。

33功能完善

由于該公司業(yè)務(wù)發(fā)展速度較快，并且呈現(xiàn)出多變性的特點(diǎn)，因此在信息化過程中可能需要不定期改變系統(tǒng)的功能，所以，公司必須隨時與云服務(wù)商保持溝通，當(dāng)自身出現(xiàn)需改變模塊功能的業(yè)務(wù)需求時，共同和云服務(wù)商完成對系統(tǒng)的改善與升級。通過初步嘗試，Z公司主要采用了金蝶友商網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)的“在線會計”“在線進(jìn)銷存”兩個核心模塊，構(gòu)建出公司的信息化系統(tǒng)平臺，后續(xù)將會依據(jù)實(shí)際需求引入更多模塊。

34簽訂服務(wù)協(xié)議及售后保障

經(jīng)過產(chǎn)品功能完善階段之后，Z公司與金蝶友商網(wǎng)簽訂了服務(wù)協(xié)議，在協(xié)議中詳細(xì)規(guī)定兩方的職責(zé)與義務(wù)，其中專門羅列雙方商議并達(dá)成一致的服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用情況、產(chǎn)品安全性、違約賠償情況等事項(xiàng)。在這個過程中，Z公司應(yīng)明確強(qiáng)調(diào)服務(wù)商的售后服務(wù)內(nèi)容，確保在其使用系統(tǒng)的過程中可以隨時把問題反饋至服務(wù)商，并在最短時間內(nèi)完成對此類問題的解決處理，進(jìn)而在雙方間的友好合作中實(shí)現(xiàn)云計算會計信息系統(tǒng)的運(yùn)營與維護(hù)。

4基于云計算的會計信息化在Z公司的應(yīng)用效果

41云計算模式下的系統(tǒng)建設(shè)成本

如果采用傳統(tǒng)模式，企業(yè)通常需要花費(fèi)大量資源成本，在軟件、硬件、人員、配套設(shè)施及專業(yè)服務(wù)方面都需要資金投入。采用云計算模式的信息化系統(tǒng)，在建設(shè)過程中需要考慮的成本一般包括軟、硬件及服務(wù)成本，不需要再額外考慮建設(shè)完成后的運(yùn)營與維護(hù)成本及人力成本等。

Z公司采用的金蝶友商網(wǎng)提供的云計算會計信息化系統(tǒng)與傳統(tǒng)系統(tǒng)相比綜合成本較低，并且在其不斷發(fā)展的過程中還會從提升產(chǎn)品功能及減少租賃費(fèi)用的角度進(jìn)一步減少成本，而傳統(tǒng)系統(tǒng)則會隨著時間的增加不斷增加產(chǎn)品維護(hù)成本，兩種系統(tǒng)模式的成本差距會繼續(xù)變大。

42財務(wù)部門變化

Z公司通過云計算會計信息化系統(tǒng)的應(yīng)用全面解決了以往會計核算過程中的難題，促進(jìn)了財務(wù)部門綜合工作效率的提升，這種變化主要體現(xiàn)在三個方面。

第一，在云計算會計信息化系統(tǒng)中的會計核算文件、核算方式、科目設(shè)置及內(nèi)部代碼都有統(tǒng)一規(guī)定，這種統(tǒng)一的模式可以減少不同部門間的會計核算矛盾。

第二，在云計算會計信息化系統(tǒng)中具有統(tǒng)一規(guī)定的財務(wù)報表格式，包括報表類型、行列數(shù)及報表提供時間，這樣可以確保財務(wù)核算工作的規(guī)范性。

第三，通過云計算會計信息化系統(tǒng)可以設(shè)置不同登錄者身份，確保公司財務(wù)管理者也能隨時查看各會計賬目信息，提高對會計工作的監(jiān)督作用，及時發(fā)現(xiàn)并解決會計工作中出現(xiàn)的問題，這樣也可以減少總公司財務(wù)管理人員對子公司的審計頻率，進(jìn)而節(jié)約部分出差開支。endprint

43業(yè)務(wù)流程的改變

引入了在線會計與進(jìn)銷存系統(tǒng)之后，Z公司構(gòu)建了初級信息化體系，提高了自身業(yè)務(wù)與財務(wù)信息的一體化進(jìn)展，大大促進(jìn)了公司的業(yè)務(wù)管理效率。這種改變主要體現(xiàn)在三個方面。

第一，采購管理方面。通過這一云計算會計信息化系統(tǒng)，Z公司能夠隨時查看產(chǎn)品庫存與銷售情況，進(jìn)而確定需采購物品的類型與數(shù)量，并實(shí)時針對采購部門確定訂單，促進(jìn)采購管理效果。

第二，庫存管理方面。應(yīng)用該信息化系統(tǒng)之后，Z公司可以全面了解倉庫內(nèi)的出貨情況與訂單情況，確保采購部門與業(yè)務(wù)部門都能實(shí)時了解庫存信息，進(jìn)而據(jù)此安排公司其他相關(guān)工作。與此同時，倉庫管理人員也可以利用這一系統(tǒng)完成對庫內(nèi)原料、半成品及成品等的查看與管理。

第三，銷售管理方面。Z公司的銷售人員能夠利用這一信息化系統(tǒng)瀏覽公司客戶相關(guān)信息，還可以即時查找公司產(chǎn)品類型與價格等信息，為產(chǎn)品銷售帶來更多市場機(jī)會，進(jìn)而為公司帶來更多利益。

44財務(wù)分析和決策支持的改變

Z公司應(yīng)用了云計算會計信息化系統(tǒng)之后，不僅實(shí)現(xiàn)了財務(wù)、銷售與庫存的一體化管理，還完成了對其他相關(guān)信息的進(jìn)一步開發(fā)。這一信息化系統(tǒng)在該公司財務(wù)分析與決策支持方面的改變主要表現(xiàn)在兩點(diǎn)：一是提高了對公司分散性財務(wù)與業(yè)務(wù)信息的集成性，將這類信息統(tǒng)一保存至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之后，通過本量利分析及資金流量分析等方式完成對其中關(guān)鍵信息的收集，并通過此類信息判斷公司運(yùn)營現(xiàn)狀。二是通過信息化系統(tǒng)的財務(wù)分析結(jié)果合理調(diào)整各方面的預(yù)算情況，再與不同子公司及不同部門間的實(shí)際業(yè)務(wù)情況制定責(zé)任考核表，通過此表查找不同子公司與部門間的決策執(zhí)行差異，針對其中存在的問題找出最佳解決途徑。

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