規(guī)劃管理視頻會議系統(tǒng)及輔助軟件研究與實踐

郭志強

摘 要：隨著政府工作增效提速要求的逐步深化以及規(guī)劃管理工作的發(fā)展，提高會議效率成為規(guī)管工作中的一個迫切需求。本文針對規(guī)劃管理工作中所遇到的項目審查等會議效率偏低，會外時間消耗過大等問題，提出的基于具有鮮明規(guī)劃管理特色的視頻會議系統(tǒng)解決方案，并根據(jù)視頻會議建設中針對規(guī)劃管理會議特殊需求，分析各類相關(guān)因素，對視頻會議系統(tǒng)提出適應性調(diào)整的新思路，并在實際工作中進行嘗試和實踐，以圖找到更佳的解決辦法，助力規(guī)劃管理服務效能提升。

關(guān)鍵詞：視頻會議；規(guī)劃管理；規(guī)劃信息化；增效提速

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.20.208

隨著政府工作增效提速要求的逐步深化，規(guī)劃管理工作對信息化的輔助作用的要求進一步提升。針對會議效率提升的需要，視頻會議建設提上日程。但通過調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)普通視頻會議的傳達型會議模式難以滿足局系統(tǒng)實際需求。根據(jù)調(diào)研情況，多數(shù)視頻會議的會議模式均為單向傳達型視頻會議，即部分領(lǐng)導講話，其他人參會的模式。而規(guī)劃系統(tǒng)視頻會議的重要應用場景之一為項目審查會，此類會議為技術(shù)及管理混合討論型高頻次交互式會議，發(fā)言人多，交互性強，對系統(tǒng)要求遠異于普通視頻會議。根據(jù)實際需求，我局此次視頻會議系統(tǒng)建設，在標準視頻會議系統(tǒng)框架基礎上，結(jié)合實際需求，強化會場組織、語音交互、多會場文檔演示、會場互動等內(nèi)容，形成了以交互式討論模式為核心應用的規(guī)劃視頻會議系統(tǒng)。

1 建設具有規(guī)劃會議的鮮明特點的視頻會議系統(tǒng)

1.1 會場分布合理、組會方式多元、滿足多層次需求

我局視頻會議系統(tǒng)包括龍奧局機關(guān)會場、龍奧與各直屬單位會場和領(lǐng)導辦公終端三個層次。局機關(guān)主會場主要滿足召開局長辦公會、項目審查會和方案審查會等重要會議；局機關(guān)專題會場與各直屬單位會場既可以組織召開專題會，也可以作為主會場的參與者，參加會議匯報和列席會議等；領(lǐng)導辦公終端主要滿足領(lǐng)導直接通過視頻終端進行視頻會議或工作調(diào)度。多個會場既可統(tǒng)一組織會議，又可分別或同時組織多臺會議，可滿足實際工作中不同層次的會議需求。

1.2 交互式討論與會場互動有機結(jié)合

（1）以局項目審查會為例，針對局項目審查會會議特點，咨詢中心協(xié)同各部門/單位多次研討，結(jié)合會場條件，分別為主會場和分會場定制了交互式討論為核心的匯報模式畫面。主會場觀看匯報演示及各分會場畫面，聽取匯報的同時可觀看各分會場情況，并可通過激光教鞭與分會場互動。

（2）分會場匯報者觀看主會場三個攝像頭的組合畫面，其中以主會場大屏幕顯示的匯報演示畫面為主，可看到主會場激光教鞭指點信息，并通過鼠標與主會場互動。

（3）其他分會場可根據(jù)情況通過遙控器自行選擇觀看主會場信息或匯報畫面。

（4）主會場發(fā)言跟蹤。以局項目審查會為例，主會場參會人員多、語言互動多，分會場難以辨別發(fā)言人。針對這一問題，主會場定制攝像預置位，可迅速定位發(fā)言人，將發(fā)言人鏡頭發(fā)送至各分會場，從而解決了視頻會議中聲音與畫面的不協(xié)調(diào)感，提高分會場參會者的現(xiàn)場感。

1.3 會議發(fā)言管控機制的研究與制定

同樣以局項目審查會為例，因會場討論發(fā)言頻次高、互動多，部分發(fā)言具有不可預測性等特點，這決定了由視頻會議管理員來管控麥克的開閉將會帶來會議發(fā)言順暢性問題。而如果分會場麥克全程保持開啟，則會明顯提升會議背景噪音，影響會議進行?；趯嶋H使用中的調(diào)研和實踐，我們定制了由各分會場自行管控其麥克風的規(guī)則，在其發(fā)言前自行開麥。

1.4 會場回聲問題及解決措施

在視頻會議初期，我們遇到了部分分會場導致主會場發(fā)言產(chǎn)生嚴重回聲，且時強時弱，時有時無。經(jīng)多方面反復咨詢和研究，我們發(fā)現(xiàn)導致這一問題的原因主要是：（1）我們使用的華為設備的自動噪音抑制功能是自學習功能，在開麥后，系統(tǒng)處于自學習階段，需對即有狀態(tài)學習后，噪音一直功能才逐漸起效，整個過程大概10秒種。（2）分會場全向麥克過于靈敏，主會場聲音從分會場音箱傳出后，未經(jīng)抑制又通過全向麥克回到主會場。（3）業(yè)務審查會的頻繁發(fā)言更換及麥克開關(guān)，導致頻繁出現(xiàn)系統(tǒng)噪音抑制學習過程重復啟動，從而產(chǎn)生會場回音。因華為視頻會議終端智能噪音抑制功能為固化功能，不可調(diào)試配置，我們采取更換分會場麥克為普通桌面麥克后完美解決。

2 會議配套軟件系統(tǒng)：圖紙位置信息標識及分發(fā)系統(tǒng)

2.1 圖紙位置信息的標識和分發(fā)需求

會議系統(tǒng)在經(jīng)過我們的針對性調(diào)整后，基本適用于局項目審查會等會議召開。但仍有一項需求滿足不太到位。在會議交流過程中，因項目審查以圖紙內(nèi)容討論為主，需要頻繁對圖紙中的不同位置的要素進行描述和傳達，因而帶來一個問題：因大屏幕自身特性原因，我們采用的激光筆指點的方式，在后攝像機的拍攝畫面中顯現(xiàn)不夠明顯，為項目審查帶來一絲困擾。我們經(jīng)多方咨詢和嘗試，發(fā)現(xiàn)激光筆的指點功能用于本應用場景下效果難以達到令人滿意的程度。這一問題在分局業(yè)務會等其他會議應用中也不同程度的存在。

鑒于這一問題給與會人員帶來的困擾，我們開發(fā)了配套軟件，來實現(xiàn)圖紙位置信息的標識和分發(fā)功能。當軟件運行時，可以用容易辨識的圖標來標識討論要素的具體位置，并將其發(fā)送到各分會場中。

2.2 配套軟件的開發(fā)思路

在軟件需求調(diào)研階段，我們可知通過鼠標等方式，可以實現(xiàn)本會場匯報時，顯示位置標識，并通過視頻會議系統(tǒng)發(fā)送到其他會場；但無法直接在其他會場的演示中加入位置標識。因此，需要實現(xiàn)當演示畫面為遠端會場的畫面時，本地會場的位置標識應可以發(fā)送到遠端計算機。因此，我們設計并開發(fā)了位置標識發(fā)送和接收軟件，主會場通過發(fā)送軟件發(fā)送位置標識信息，分會場通過接收端軟件來接收位置標識信息并從屏幕上顯示出來。

發(fā)送軟件核心代碼示例如下（限于版面，對代碼做了簡化）：endprint

X = Int（Windows.Forms.Cursor.Position.X * 1000）

Y = Int（Windows.Forms.Cursor.Position.Y * 1000）

Dim sendBytes As[Byte]（） = Encoding.ASCII.GetBytes（X &"|"& Y）

Dim udpClientB AsNewUdpClient（）

udpClientB.Send（sendBytes， sendBytes.Length， RemoteIP， 11000）

udpClientB.Close（）

接收軟件核心代碼示例如下：

Dim RemoteIpEndPoint AsNewIPEndPoint（IPAddress.Any， 0）

WhileTrue

Dim receiveBytes As[Byte]（） = udp.Receive（RemoteIpEndPoint）

Dim returnData AsString = Encoding.ASCII.GetString（receiveBytes）

Dim chrs（） AsString = returnData.Trim.Split（"|"）

XX = Int（Int（chrs（1））

YY = Int（Int（chrs（2））

EndWhile

2.3 配套軟件原型版本及升級版本

軟件原型版本開發(fā)完成后，在計算機上測試效果良好，在本地計算機上的鼠標位置可及時準確的顯示在遠端計算機上。

本軟件可用于項目審查會議場景，以及分局業(yè)務會場景。這就需要軟件本身能支持不同的會議模式。同時我們還要考慮分會場的接收端軟件可能需要接收來自各類會議的信息，必須有一定機制來避免多個程序之間帶來的相互影響。另外，為保證操作流暢性，信息發(fā)送頻率較高，還需考慮多個軟件是否會對分會場網(wǎng)絡專線帶來網(wǎng)絡負擔。因此，我們?yōu)榫诸I(lǐng)導定制專用的發(fā)送端軟件，他在收到接收端通知后才會讀取接收端信息，判定對方為正確會場后，才會開始發(fā)送信息。并且在接收端關(guān)閉一定時間后，自行停止發(fā)送信息。

在接收端，我們加入頻道選擇功能，把當前準備接收的頻道發(fā)送到對應發(fā)送端，通知其開始發(fā)送位置標識信息。

2.4 視頻會議畫面延遲導致的體驗問題

在軟件開發(fā)完成后，在視頻會議場景中測試發(fā)現(xiàn)，因視頻會議自身視頻有1秒左右的延遲，而我們擬采用的空中飛鼠屬于鼠標類設備，其使用特點是操作需要視覺回饋。而視頻會議畫面延遲導致了視覺回饋的延遲，使其在實際應用場景下的使用體驗還無法達到激光筆的舒適度。

針對這一問題，經(jīng)多方考察研究，找出兩種可能的提升舒適度的解決辦法：

（1）將飛鼠更換為觸摸屏，通過使用無需視覺回饋的設備，解決延時導致的使用體驗問題。

（2）通過為主會場大屏幕的視頻輸入加入動態(tài)字幕卡，實現(xiàn)動態(tài)加入標識功能，由我們的軟件提供位置信息，在本地端實現(xiàn)即時視覺回饋，解決延遲問題。

其中，方案一同時適用于多種應用場景，而方案二只適用于主會場應用場景。

3 會議使用情況

3.1 局內(nèi)會議使用情況

截止到項目驗收，共計有48次局項目審查會、6次局黨委會、90余次局長專題會，共計減少局內(nèi)會議人員交通約900余人次，減少行車里程約9660車*公里，節(jié)省工作人員交通時間花費約2393人*小時，提升時間使用效率74%。（以上數(shù)據(jù)按照每單位每次平均2.5人參加會議，交通平均時速24公里，步行/等車/待會每次1小時計算）

3.2 跨國會議使用情況

截止到目前，通過視頻會議與美國瑞典等國家的多個團隊共進行過13次跨國會議，節(jié)省國外設計團隊交通時間195人*天，減少飛行里程26萬余人*公里。（按照國外團隊按每次5人，來回三天交通時間計算）。

3.3 視頻會議系統(tǒng)為局系統(tǒng)會議帶來新變化

普通會議因會場限制，參會人員人數(shù)和范圍受限。啟用視頻會議后，參會人員范圍不受限制。目前各類會議參會人數(shù)有明顯上升：跨國會議外方人數(shù)從4到5人上升為6到8人。局項目審查會每個分會場從原來2到3人上升為平均4到5人。局黨委會擴大會議等部分會議參會人數(shù)可多至一百余人，參會人員范圍大幅擴展，極大提升了會議效率。

4 結(jié)語

濟南市規(guī)劃局視頻會議系統(tǒng)建設是推進信息化應用中遠程辦公系統(tǒng)建設的一項重要內(nèi)容，是創(chuàng)新辦公方式，適應當前辦公形式新情況、滿足辦公新需求的一項具體舉措，是信息中心服務規(guī)劃管理，保障規(guī)劃工作高效、集約、經(jīng)濟運行的一項有力行動。此次視頻會議系統(tǒng)建設，通過網(wǎng)絡技術(shù)手段，突破時空制約，搭建覆蓋局機關(guān)和各直屬單位的視訊平臺，建立遠程、分布式會議場景，實現(xiàn)高效的業(yè)務溝通和會議調(diào)度，滿足局系統(tǒng)各個層面的會議需求，提高工作效率，提升服務質(zhì)量。

在視頻會議系統(tǒng)的實際使用過程中，我們發(fā)現(xiàn)了自身業(yè)務特點對視頻會議的特異性需求，并針對這些問題做了適應性改進。針對系統(tǒng)自身無法實現(xiàn)的需求，我們通過軟件開發(fā)和硬件改造相結(jié)合的方式實現(xiàn)。通過多方面的改進和完善，實現(xiàn)了適用于規(guī)劃管理業(yè)務的視頻會議系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]Dufe王彬 .C#UDP（接收和發(fā)送源碼）源碼完整[J].2013（10）：15.endprint