人事檔案管理信息化建設(shè)探析

李靜丹

摘要：當(dāng)前形勢(shì)下，企業(yè)要想在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中立足，必須使管理更加規(guī)范。本文對(duì)當(dāng)前人事檔案管理信息化的迫切性和意義做了闡述，指出當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在人事檔案信息化過程中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 問題建議

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2016）21-0134-01

隨著時(shí)代發(fā)展，新技術(shù)不斷衍生。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，其人事檔案管理的信息化改革勢(shì)在必行。對(duì)于企業(yè)而言，要想提升管理效率，信息化可謂是最有效的途徑。與此同時(shí)，信息資源對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性愈加突出，增加了人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性。

一、當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)不完善

眾所周知，在人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中。專業(yè)人才的質(zhì)量與該項(xiàng)工作開展的進(jìn)程是正相關(guān)的。同時(shí)也影響著一個(gè)單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。然而，我國(guó)眾多企事業(yè)單位的人事檔案管理從業(yè)人員中，專業(yè)水平普遍偏低，而且管理方式跟不上時(shí)代步伐，導(dǎo)致信息化管理工作的開展并不順利。更有一些單位的人事檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，由其他部門代勞，因此，其信息化建設(shè)毫無進(jìn)展。

（二）相關(guān)的管理制度不健全

總結(jié)我國(guó)當(dāng)前眾多的企事業(yè)單位人事檔案管理。發(fā)現(xiàn)他們往往將管理制度建設(shè)分配給檔案管理部門來完成。雖然有的單位也制作了相應(yīng)的規(guī)章制度。但是卻忽視了具體的管理方法等內(nèi)容。在人事檔案的管理中沒有具體方法可循。同時(shí)，受人事檔案管理制度不完善這一問題的影響，有的單位在檔案信息的錄入時(shí)丟失了很多信息。以至于在人事檔案的轉(zhuǎn)移工作中進(jìn)展并不順利。這一問題同時(shí)也導(dǎo)致了單位后期的人事變動(dòng)時(shí)檔案查找異常困難。

（三）人事檔案管理制度落實(shí)困難

近年來。我國(guó)的企事業(yè)單位改革正在如火如荼地進(jìn)行。其機(jī)構(gòu)組成正在逐漸適應(yīng)本單位的發(fā)展。但是，人事檔案管理工作的作用還無法體現(xiàn)出來。同時(shí)，在實(shí)際工作中，各部門不僅要處理自身的工作，還要做好相關(guān)的公共服務(wù)。如果做不好這些。都將嚴(yán)重阻礙人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升管理意識(shí)

要想提升企事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)水平。人才隊(duì)伍建設(shè)必不可少。可以通過以下幾個(gè)方式來實(shí)現(xiàn)：首先，加強(qiáng)宣傳，除了人事檔案管理從業(yè)人員，還應(yīng)該保證本單位所有人員都意識(shí)到本項(xiàng)工作的重要性，以便于人事檔案管理部門在開展工作時(shí)其他各部門都能夠積極配合。其次，在我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)允許的前提下，充分結(jié)合本單位的實(shí)際情況。建立健全單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)制，使人事檔案管理信息化建設(shè)有章可循。再次，建設(shè)一支專業(yè)化的信息人才隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)單位內(nèi)部已有的人事檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)。規(guī)范相關(guān)人員的操作。全方位提升管理人員的水平。

（二）推動(dòng)各單位內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在我國(guó)信息化這一背景下，很多企事業(yè)單位都逐步意識(shí)到了人事檔案管理信息化的重要性。紛紛推出各種措施，推進(jìn)其信息化建設(shè)的進(jìn)程。在這一過程中，必須意識(shí)到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ)。是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的根本保障。為此，應(yīng)該做出以下兩方面的改進(jìn)：一是為了確保人事檔案的電子信息存儲(chǔ)環(huán)境。必須對(duì)現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房條件做出改善。加大對(duì)信息化建設(shè)的資金投入，購(gòu)買該工作開展所必需的硬件設(shè)施。及時(shí)更新檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)于現(xiàn)代電子檔案，應(yīng)該著重加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境的建設(shè)。改善機(jī)房環(huán)境，為了提升安全性。還應(yīng)該加強(qiáng)相應(yīng)的軟件建設(shè)，避免不法分子對(duì)計(jì)算機(jī)的攻擊。二是注意到人事檔案管理的信息化過程中，計(jì)算機(jī)是必不可少的工具，因此，其運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)也是至關(guān)重要的。在網(wǎng)絡(luò)布線過程中，嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)其規(guī)范性及共享性，盡可能減少潛在的安全隱患。

（三）推進(jìn)人事檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)一步落實(shí)

在我國(guó)，人事檔案管理工作已有多年的歷史，該工作自發(fā)展之初，經(jīng)歷了由簡(jiǎn)到難的過程，最終發(fā)展成現(xiàn)代綜合檔案管理體系。人事檔案管理工作為本單位服務(wù)，隨著單位發(fā)展復(fù)雜程度的加深。傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代龐大復(fù)雜的人事檔案管理要求。我們知道，該工作是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)及產(chǎn)物。為此。在人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程中，離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，我們必須進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的自動(dòng)化水平。為了確保本單位能夠獲得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，真正推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，廣大企事業(yè)單位必須增加對(duì)這項(xiàng)工作的資金投入。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)人事關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，對(duì)于廣大企事業(yè)單位而言，要想提升管理效率，信息化可謂是最有效的途徑，通過人事檔案管理的信息化建設(shè)，其競(jìng)爭(zhēng)力得以顯著提升。我們必須意識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，加大資金投入，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理的自動(dòng)化及信息化建設(shè)。

責(zé)任編輯：楊國(guó)棟endprint