新時(shí)期檔案管理工作的困境與改進(jìn)

胡立奇

摘 要：全媒體時(shí)代，人們對(duì)檔案管理工作提出了全新要求，而如何提高檔案管理的實(shí)效性也成為了新時(shí)期重點(diǎn)把握的方向。本文結(jié)合新時(shí)期檔案管理現(xiàn)狀，在簡(jiǎn)要闡述檔案管理工作現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，指出了新時(shí)期檔案管理工作存在的困境，并重點(diǎn)從三方面入手探討了具體的改進(jìn)對(duì)策，以期為相關(guān)主體提供有益參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)實(shí)意義；存在困境；改進(jìn)對(duì)策

1 新時(shí)期檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理方式單一，工作量大，且因檔案主要以紙質(zhì)媒介存在，因此為避免發(fā)生受潮、蟲害或火災(zāi)等問題，就需要投入大量的人力和財(cái)力，以確保檔案資料的安全使用。再加上傳統(tǒng)檔案資料查閱全部依靠人工，又無法進(jìn)行備份，所以管理難度非常大。但在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案的保存媒介發(fā)生了重大改變，檔案管理方式的電子化、智能化水平不斷提高，不僅有效解決了傳統(tǒng)檔案資料存放困難的問題，提高了檔案使用的安全性，而且提高了檔案資源的檢索率和利用率，充分發(fā)揮了其應(yīng)有的服務(wù)作用。也就是說，新時(shí)期做好檔案管理工作，對(duì)滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展要求，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步具有非常重要的價(jià)值。

2 新時(shí)期檔案管理工作存在的困境

2.1 重視度不夠

盡管我國(guó)制定出臺(tái)了《檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作提出了明確界定和要求，但許多企事業(yè)單位卻并沒有充分意識(shí)到檔案是重要的精神財(cái)富再加上對(duì)檔案管理重要性不是很明確，導(dǎo)致檔案管理各項(xiàng)措施得不到有效執(zhí)行和實(shí)施，使得檔案管理工作流于形式和表面，嚴(yán)重制約了檔案管理的健康發(fā)展。

2.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

就現(xiàn)狀來講，當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作相對(duì)薄弱，許多企事業(yè)單位盡管構(gòu)建了管理體系，但卻沒有構(gòu)建與之相應(yīng)的監(jiān)督體系以確保政策有效落實(shí)，最終造成檔案整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)，甚至部分企事業(yè)在法律允許范圍內(nèi)擅自銷毀本應(yīng)存檔保留的重要文件資料。

2.3 管理人員能力不足

目前，許多企事業(yè)單位檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，理論水平和管理素養(yǎng)相對(duì)較低，但檔案管理卻是一項(xiàng)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑢?duì)管理人員的綜合素養(yǎng)要求較高。再加上部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的理解不全面，信息處理能力不高，根本無法勝任新時(shí)期的檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理與開發(fā)的效率。

2.4 檔案資源利用率低下

許多企事業(yè)單位在檔案管理實(shí)踐中，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是檔案收集、整理和保管，完全沒有檔案管理的服務(wù)意識(shí)，忽略了檔案資源的現(xiàn)實(shí)效用，最終造成檔案資源利用率低下，無法充分發(fā)揮檔案資源服務(wù)于企事業(yè)單位發(fā)展的作用。另外，檔案資源管理信息化建設(shè)滯后，檔案檢索效率低下也是新時(shí)期檔案管理工作面臨的一大困境。

3 新時(shí)期檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

3.1 強(qiáng)化管理，提高規(guī)范性水平

檔案管理工作是關(guān)乎單位發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，管理規(guī)范化與否將直接決定檔案管理服務(wù)大局能力的強(qiáng)弱。因此，單位管理層必須提高檔案管理的重視度，采取有效措施提高檔案管理規(guī)范性水平。

首先，完善檔案工作制度。嚴(yán)格按照既定法律法規(guī)和規(guī)章程序，結(jié)合單位實(shí)際，構(gòu)建完善的檔案收集、整理、保管、鑒定、借閱、系統(tǒng)維護(hù)等管理體制，并明確相關(guān)部門的職責(zé)，確保管理制度的全面落實(shí)。

其次，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。單位要定期或不定期對(duì)相關(guān)檔案人員展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、操作標(biāo)準(zhǔn)等理論知識(shí)，同時(shí)鼓勵(lì)支持他們參加社會(huì)上的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案管理業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。

最后，推進(jìn)常態(tài)化檔案管理實(shí)施。根據(jù)檔案管理既定章程，合理編制各種檢索工具和檔案存放位置指引圖，完善檔案庫房的溫濕度記錄體制，制定檔案庫房巡檢體制，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的電子備份工作，以及定期更新電子檔案安全防護(hù)系統(tǒng)，以確保檔案的安全性。

3.2 創(chuàng)新方式，推進(jìn)信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是提高檔案管理效率的重要途徑，尤其是對(duì)提高檔案資源利用率具有重要作用，是新時(shí)期檔案管理方式創(chuàng)新的主流方向。

首先，全面推進(jìn)傳統(tǒng)紙媒檔案的電子化備份。傳統(tǒng)檔案管理方式單一、落后，且成本高、效率低，有時(shí)會(huì)直接影響生產(chǎn)。因此，企事業(yè)單位要對(duì)常用紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，成立專門的檔案全文數(shù)據(jù)庫，以全面提高檔案管理工作的效率。

其次，研發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。相關(guān)單位要結(jié)合自身實(shí)際，自主研發(fā)信息化辦公系統(tǒng)，以提高單位電子檔案的匯集效率和共享水平，而這也是新時(shí)期檔案資源利用最便捷的平臺(tái)單位。

最后，加強(qiáng)檔案輸入設(shè)備建設(shè)。相關(guān)單位要加強(qiáng)與檔案信息系統(tǒng)相配套的輸入設(shè)備建設(shè)，以不斷豐富檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。需要指出的是，要將各類設(shè)備說明書的全文信息、單位員工的個(gè)人信息同步傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫，并構(gòu)建相應(yīng)的權(quán)限管理體系，單位內(nèi)部員工可憑借自身權(quán)限自由登錄系統(tǒng)查閱相關(guān)檔案，這樣不僅能夠提高檔案資源的內(nèi)部共享率，而且能夠提高檔案資源的內(nèi)部利用率。

3.3 整合優(yōu)化，提高資源利用率

目前，“存量數(shù)字化，增量電子化”已經(jīng)成為新時(shí)期檔案管理的價(jià)值訴求和群體認(rèn)同，也就是說，相關(guān)單位要加快數(shù)字檔案館建設(shè)，依托檔案服務(wù)業(yè)務(wù)拓展單位業(yè)態(tài)空間，并為單位管理決策提供重要依據(jù)。

一方面，要轉(zhuǎn)變理念，拓展服務(wù)空間。檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)落后的服務(wù)理念，強(qiáng)化檔案管理“當(dāng)主角，有所為”的意識(shí)。隨著檔案管理信息化時(shí)代的全面到來，單位內(nèi)部人員可通過局域網(wǎng)、QQ群等方式隨時(shí)隨地獲取檔案部門提供的信息服務(wù)，同時(shí)要為單位的人事決策、體制革新、財(cái)務(wù)管理等提供重要依據(jù)，為單位管理層決策制定、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、問題處理等提供重要借鑒，為涉及單位切身利益而必須解決的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)矛盾等提供重要依據(jù)，全面發(fā)揮檔案管理服務(wù)單位發(fā)展的作用。

另一方面，要加強(qiáng)資源整合，創(chuàng)新服務(wù)方式。企事業(yè)單位檔案管理服務(wù)不僅要由以往被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)，而且要面向職工群眾，實(shí)施全天不間斷服務(wù)，以拓展檔案工作的業(yè)務(wù)觸角，真正做到單位發(fā)展到哪里，檔案管理和服務(wù)就延伸到哪里。具體來講，企事業(yè)單位可對(duì)檔案資源進(jìn)行集成化整合，采取跨類別、跨地域檢索方式，對(duì)所收集到的檔案信息展開深入挖掘與開發(fā)，在全面掌握檔案信息資源背后知識(shí)內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)檔案管理的共享性、有序性和高效性。

總而言之，在新時(shí)期檔案管理工作中，要采取有效措施突破現(xiàn)實(shí)困境，不僅要強(qiáng)化管理，提高規(guī)范性水平，而且要?jiǎng)?chuàng)新方式，推進(jìn)信息化建設(shè)，同時(shí)要整合優(yōu)化，提高資源利用率。只有如此，才能在充分釋放檔案管理正面效能的基礎(chǔ)上，不斷拓展檔案管理的發(fā)展空間。

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