如何做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的收集整理工作

阮文萍

摘 要：建筑施工技術(shù)水平不斷提高給建筑業(yè)帶來較大促進(jìn)作用，重點(diǎn)項(xiàng)目作為有利于社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步、促進(jìn)城市化進(jìn)程加快的工程建設(shè)，帶來較高經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。在重點(diǎn)項(xiàng)目快速發(fā)展階段，作為工程建設(shè)依據(jù)與資料，項(xiàng)目檔案的留存有利于為后續(xù)工程提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，因此我們必須要重視這類檔案管理工作，確保檔案收集工作的順利開展，促進(jìn)檔案效用充分發(fā)揮。本文針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案主要內(nèi)容進(jìn)行闡述，分析其收集整理工作中存在的問題，提出有效改進(jìn)措施，優(yōu)化收集整理方式，促進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案應(yīng)用價(jià)值提升，為重點(diǎn)項(xiàng)目工程發(fā)展提供有力保障。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)項(xiàng)目；檔案；收集整理

重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)項(xiàng)目工程的完整記錄，是重要的工程建設(shè)資料，在我國建筑工程發(fā)展中占有重要地位，通過應(yīng)用重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資料，能夠?qū)崿F(xiàn)工程質(zhì)量審查，為后續(xù)建設(shè)提供參考，有利于促進(jìn)建筑業(yè)可持續(xù)發(fā)展，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的有力保障。建筑業(yè)飛速發(fā)展以及人們思想意識(shí)提高使重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作逐漸受到重視，在建筑工程中逐漸發(fā)揮其真正作用。在建筑市場競爭更加激烈的形勢下，為了提高市場競爭力，提高重點(diǎn)項(xiàng)目工程質(zhì)量，需要做好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案收集整理工作，提高相關(guān)工作人員收集整理水平，緊跟市場發(fā)展形勢，不斷改進(jìn)與完善工作方式以適應(yīng)市場發(fā)展。重點(diǎn)工程檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，是工程從科研、立項(xiàng)、審批等工程前期到生產(chǎn)運(yùn)行、工程評(píng)優(yōu)、審計(jì)、后評(píng)價(jià)等全過程的真實(shí)記錄和全面反映，是工程建設(shè)的珍貴記憶和生產(chǎn)運(yùn)行的重要資料，是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件，同是也是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)。

1 重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作現(xiàn)狀

重點(diǎn)工程檔案是勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試和建設(shè)管理等所有參建者在工程一線各種活動(dòng)的直接記錄和原始記錄，是全體參建者勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶，也記錄了企業(yè)在工程建設(shè)過程中遇到的問題、面臨的困難、存在的矛盾、應(yīng)對(duì)的策略、解決的辦法和積累的經(jīng)驗(yàn)等，具有重要的史料價(jià)值。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集范圍重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工投產(chǎn)全過程中形成的，具有保存價(jià)值的，應(yīng)歸檔的各種載體的文件材料。其收集范圍主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）立項(xiàng)審批文件主要包括項(xiàng)目建議書及批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測評(píng)價(jià)報(bào)告，設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書等。（2）設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、技術(shù)材料、專利文件、設(shè)計(jì)計(jì)算書，關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)，總體規(guī)劃設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)，鑒定及審批等。（3）施工技術(shù)文件主要包括施工定位測量、地質(zhì)勘探資料、質(zhì)保書、試驗(yàn)報(bào)告，隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監(jiān)測記錄；圖紙會(huì)審、變更設(shè)計(jì)通知單等修改依據(jù)，工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理記錄，工程質(zhì)量檢查、評(píng)定資料，焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄，設(shè)備、管線、電氣、儀表施工安裝記錄，質(zhì)量評(píng)定、事故處理報(bào)告等等。（4）竣工文件主要包括建筑安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢查簽證、記錄、工程變更單、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告、已安裝設(shè)備明細(xì)表?？⒐D主要包括：總平面圖，建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖，大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖，電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監(jiān)控、電梯等專業(yè)竣工圖，建設(shè)用地范圍內(nèi)地下綜合管網(wǎng)圖（含管線接口位置）等等。（5）監(jiān)理文件主要包括監(jiān)理合同、備忘錄、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要，施工質(zhì)量簽證，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理三控制文件、協(xié)調(diào)文件等等。（6）設(shè)備文件主要包括設(shè)備、材料采購合同，出廠質(zhì)量合格證明，開箱記錄，設(shè)備圖紙使用說明書、材料裝箱單，設(shè)備安裝調(diào)試記錄等等。

2 重點(diǎn)項(xiàng)目檔案收集整理中常見問題分析

1.一人兼多職，檔案管理員不專職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實(shí)行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職其他工作或者說其他工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對(duì)檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料不充沛等問題

2.檔案管理員工作能力有限，不利于電子檔案的收集與管理

當(dāng)前的檔案管理人員大多年紀(jì)較大，對(duì)電腦的應(yīng)用不熟練，不善于使用電子檔案，對(duì)收集與管理存在一些滯后管理。一些檔案人員對(duì)檔案工作不重視、不細(xì)心，導(dǎo)致的資料散失、不完整、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞。

3.檔案的收集沒有統(tǒng)一要求，自成一體

由于事業(yè)單位沒有對(duì)檔案的收集工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，也沒有給出固定的要求。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案從數(shù)量到形式上都發(fā)生了變遷，原有的制度中的條款沒有增刪，已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案的工作了，因此，自成一體，百花齊放是現(xiàn)代檔案資料存在的現(xiàn)狀。

3 如何做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作

1健全檔案管理制度

科學(xué)合理的檔案管理制度是保證重點(diǎn)項(xiàng)目檔案收集與整理工作效用發(fā)揮的基礎(chǔ)條件，有利于建立系統(tǒng)完整的檔案資料。建設(shè)單位必須堅(jiān)決改變重施工輕管理、重進(jìn)度輕檔案的工作方式，根據(jù)工程檔案在工程建設(shè)中環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)，堅(jiān)持以過程管理為重點(diǎn)，提出工程必須以檔案為基礎(chǔ)的管理思路，形成提前介入、對(duì)口管理、跟蹤監(jiān)督、同步驗(yàn)收、合同制約、經(jīng)濟(jì)保證等一套形之有效的管理辦法。明確各參建單位在項(xiàng)目檔案管理中的職責(zé)，才能保證工程項(xiàng)目檔案工作的順利推進(jìn)。必須從建設(shè)項(xiàng)目開始，就建立科學(xué)、合理、適用和可操性強(qiáng)的一整套建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方制責(zé)、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面做出明確的規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等重要問題，提出具體要求，使其有章可循。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位的管理規(guī)范化，從而有效地控制檔案的形成質(zhì)量。

2對(duì)檔案工作人員的要求

檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)與完整是保證檔案管理效用充分發(fā)揮的基礎(chǔ)，是工程建設(shè)的依據(jù)，因此需要提高工作人員專業(yè)水平，促進(jìn)工作人員責(zé)任心與工作積極性提升，要求工作人員對(duì)實(shí)際施工現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)查，確保數(shù)據(jù)符合事實(shí)；加強(qiáng)與相關(guān)施工人員交流，宣傳檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案收集整理與工程現(xiàn)場銜接緊密，提高施工人員配合度，使所收集數(shù)據(jù)資料更具有完整性并符合管理標(biāo)準(zhǔn)，使相關(guān)收集整理工作量降低。當(dāng)工程施工結(jié)束，進(jìn)入驗(yàn)收階段時(shí)，需要管理人員與施工單位以及質(zhì)量監(jiān)管部門進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)竣工后資料收集整理，確保檔案具有整體性與系統(tǒng)性。

3科學(xué)化管理

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使各行各業(yè)工作方式得到轉(zhuǎn)變，重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的收集與整理同樣能夠利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，促進(jìn)檔案收集整理準(zhǔn)確性提升，帶來更高工作效率，減少占用空間、提高儲(chǔ)存容量。

4 結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建筑業(yè)飛速進(jìn)步，重點(diǎn)項(xiàng)目得到提升，社會(huì)逐漸意識(shí)到重點(diǎn)項(xiàng)目檔案收集與整理工作在重點(diǎn)項(xiàng)目工程中的重要地位。促進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案收集與整理工作效率提高，需要完善檔案管理制度，提高相關(guān)工作人員專業(yè)水平，加強(qiáng)與工程各部門間聯(lián)系溝通，提高檔案收集整理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度。只有保證收集與整理工作水平提高，才能促進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)水平進(jìn)步，從而為建設(shè)單位提供更多經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)社會(huì)效益提升并提高建筑業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力，為其他行業(yè)提供有效參考。

參考文獻(xiàn)

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