檔案管理信息化探究

張曉春

【摘 要】隨著當(dāng)前信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的不斷加速，檔案管理的模式逐漸的更新，并且各種新型檔案管理技術(shù)逐漸的深入，我國的傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前對檔案管理的要求。在日常的辦公室檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理的效率很低，并且對檔案的利用程度很低，導(dǎo)致實際的工作人員的工作的態(tài)度不積極，不能為企業(yè)創(chuàng)造應(yīng)有的價值。在這種形勢下，檔案的信息化是必然。

【關(guān)鍵詞】檔案；管理；信息化

一、檔案管理信息化及其內(nèi)容

檔案管理信息化的終極目標(biāo)是實現(xiàn)信息資源的社會共享。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：先制定好檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)出信息化管理的軟件；加強對檔案的電子文件的管理，做好在電子文件管理、利用、保管等中完善的網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，實現(xiàn)全國檔案的信息共享。檔案的信息化管理的主要內(nèi)容有：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

建設(shè)基礎(chǔ)的信息化檔案設(shè)施，以開發(fā)和利用信息檔案資源和信息化科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，建設(shè)信息化檔案網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）信息資源建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)的過程中，其作為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要的戰(zhàn)略資源，其使用價值和開發(fā)價值很高。當(dāng)前對其的開發(fā)和利用也是檔案信息化開展的核心任務(wù)之一。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息化管理系統(tǒng)是當(dāng)前檔案信息化開展的首要任務(wù)。在電子檔案興起的現(xiàn)在，應(yīng)重視檔案的信息化管理，實現(xiàn)檔案信息資源的重點的標(biāo)識，實現(xiàn)對當(dāng)前信息化資源的重點的描述、存儲、交換、管理等。建設(shè)規(guī)范化的體系。

（四）應(yīng)用體系建設(shè)

隨著當(dāng)前檔案化信息的開展，完善檔案的應(yīng)用體系建設(shè)是其建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)保障。

（五）人才隊伍建設(shè)

人才隊伍建設(shè)是檔案細(xì)信息化建設(shè)的根本。其對檔案信息化管理的各個方面都有著重要的影響。

二、辦公室檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）辦公室人員對檔案管理信息化重要性認(rèn)識不足，檔案管理仍存有“為保管而保管，重保管輕利用”的思想

（二）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

當(dāng)前在企業(yè)中檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只是在某一個行業(yè)或者是系統(tǒng)中有著一項規(guī)定或者是標(biāo)準(zhǔn)，不能全面在檔案的信息化管理的過程中進行實施。

（三）檔案管理的硬件條件薄弱

當(dāng)前在辦公室不同的部門檔案信息管理中，其所使用的內(nèi)存和軟件的大小不同，各種硬盤的使用量和擁有量也不同，這就表明了在檔案管理的不同辦公室各種硬件配備的程度不同，有的檔案管理部門硬件，沒有達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)。

（四）檔案管理人員信息化專業(yè)水平低

在當(dāng)前的信息化發(fā)展的過程中，各種信息化辦公室檔案管理人員的計算機實際的操作水平比較低，并且辦公室人員不能正確的使用相關(guān)的計算機的命令和技巧，這些就會導(dǎo)致在后續(xù)的紙質(zhì)管理方面電子化、檔案化信息化管理更加的需要專業(yè)型人才。

三、檔案管理信息化的必要性

辦公室檔案的信息化建設(shè)在公司的管理中起到了很重要的作用。在一個企業(yè)中，檔案管理是對館藏文檔的重點的保護，避免因為人為的操作失誤或者是自然的侵害導(dǎo)致檔案資料的損壞。檔案管理使其處在一個安全穩(wěn)定的狀態(tài)，這和公司、企業(yè)發(fā)展有著很重要的影響，這是企業(yè)發(fā)展的歷史，將作為企業(yè)歷史記錄的第一手材料。在企業(yè)的管理中有著很重要的作用。促進了企業(yè)的有效的管理，并且辦公室檔案在企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范化的建設(shè)方便企業(yè)的良好的發(fā)展，促進了企業(yè)建設(shè)的有序開展。

四、檔案信息化管理的對策

（一）提高對檔案信息化管理的認(rèn)識

在當(dāng)前檔案建設(shè)和管理的過程中，應(yīng)該建立辦公室檔案的信息化管理模式，提高檔案信息的時效性，節(jié)省整理檔案的時間。改變當(dāng)前檔案管理在投入、產(chǎn)出的比。改變的檔案管理經(jīng)費不足的現(xiàn)象。

（二）提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

在當(dāng)前檔案管理的過程中，應(yīng)該保證檔案信息的真實性和完整性。必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個環(huán)節(jié)，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序。

（三）提高安全意識和防范意識

檔案的安全關(guān)系到每一個人，在進行辦公室檔案管理的時候，應(yīng)該將檔案安全作為一項重要的內(nèi)容進行保護，做好對檔案的防火墻、數(shù)據(jù)備份方面的管理，同時提高檔案管理人員的安全意識，做好檔案保護工作，在檔案的管理過程中，防止因為人為造成的檔案的丟失或者是損壞。對檔案設(shè)置電子口令，防止被其他人盜用。定期對計算機進行殺毒，防止電腦病毒對檔案造成破壞。對一些可以永久性保存的檔案設(shè)置為只讀文件，這樣就可以防止一些不期而遇破壞對其造成損失。

（四）加大檔案資源開發(fā)力度

辦公室檔案建設(shè)的信息化是檔案建設(shè)的核心，這也是在進行數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)該重視對檔案信息的整合、加工，實現(xiàn)檔案信息的二次利用。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)

重視對檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升。檔案管理人員對檔案的實際的管理的技術(shù)和管理的水平影響到檔案信息的有效利用，對檔案的基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識的掌握會影響到檔案的后期的管理的安全和效率，這樣就會影響到檔案信息功效的發(fā)揮。所以，應(yīng)該加強對檔案管理的復(fù)合型人才的培訓(xùn)，就檔案管理、信息化知識等內(nèi)容進行現(xiàn)代化的培養(yǎng)。

辦公室檔案實際涉及的范圍也非常廣，信息量很大，所以事業(yè)單位在辦公室檔案方面的管理工作具有很強的專業(yè)性，應(yīng)該強化宣傳工作，從而促使辦公室在檔案管理方面的工作朝著科學(xué)化以及規(guī)范化的方向進步，為整個事業(yè)單位提供更好的、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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