淺析企業(yè)檔案管理中的數(shù)據(jù)安全管理

趙洪涌

摘要：企業(yè)檔案在企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)當(dāng)中發(fā)揮著重要作用，是企業(yè)發(fā)展當(dāng)中產(chǎn)生的重要財(cái)富，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的相關(guān)檔案和數(shù)據(jù)也是越來(lái)越多，這就對(duì)檔案管理的安全性提出了更高的要求，如何有效保證檔案的安全性是當(dāng)前企業(yè)檔案管理當(dāng)中的重點(diǎn)。本文主要對(duì)檔案的數(shù)據(jù)安全管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)；安全管理；企業(yè)檔案

檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理當(dāng)中扮演著重要角色，是企業(yè)基礎(chǔ)管理當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容，隨著近年來(lái)企業(yè)快速發(fā)展和信息技術(shù)應(yīng)用的推廣，使得企業(yè)當(dāng)中產(chǎn)生的檔案數(shù)量和門類也在不斷增加，如何有效地對(duì)這些檔案實(shí)施管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全，是企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)，也是促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。

一、增強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理意識(shí)

企業(yè)檔案的管理工作并不僅僅是一個(gè)部門的責(zé)任，也是各個(gè)部門和員工的共同責(zé)任，因而強(qiáng)化企業(yè)整體的檔案安全管理意識(shí)就顯得非常必要。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的寶貴的無(wú)形財(cái)產(chǎn)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性是管理部門的主要責(zé)任，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)發(fā)展管理中所起的重要作用，在企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全宣傳，增強(qiáng)企業(yè)員工對(duì)于檔案數(shù)據(jù)安全的管理意識(shí)，普及檔案數(shù)據(jù)安全方面的知識(shí)，讓企業(yè)內(nèi)的全體員工都能夠參與到檔案安全管理的工作當(dāng)中。同時(shí)，積極采取多種方法對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全加以保護(hù)，從企業(yè)的日常工作上入手，讓每位員工都能夠切實(shí)感受到檔案數(shù)據(jù)安全的重要性，自覺(jué)在日常工作當(dāng)中注意保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，樹(shù)立起檔案數(shù)據(jù)安全第一的概念，認(rèn)真落實(shí)有關(guān)檔案數(shù)據(jù)安全管理的責(zé)任制度。另外，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全方面的宣傳力度，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行安全宣傳教育，提升員工在檔案數(shù)據(jù)安全方面的意識(shí)，讓檔案人員能夠從細(xì)節(jié)入手，自覺(jué)維護(hù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

二、制定合理的安全管理措施

針對(duì)于當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)安全管理不僅僅需要從員工思想層面入手，還需要配合具體的相應(yīng)對(duì)策和管理措施，以便切實(shí)有效維護(hù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全，具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）建立健全檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)制度

檔案數(shù)據(jù)的安全離不開(kāi)有效保管和存儲(chǔ)制度的支持，科學(xué)的保管和存儲(chǔ)才能夠保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性。企業(yè)檔案管理部門可以在企業(yè)管理層的支持下，結(jié)合我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理工作實(shí)際建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)檔案管理工作當(dāng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，對(duì)不同類型檔案的管理進(jìn)行規(guī)定。并且可依據(jù)相關(guān)檔案法建立檔案安全保密制度、保護(hù)制度、檔案利用制度、保管制度等等，對(duì)檔案的鑒定、借閱、保密等級(jí)、銷毀等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，從而有效保證檔案數(shù)據(jù)的安全，最大程度地對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全進(jìn)行管理。另外，檔案管理部門可依據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定檔案安全體系管理指南，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理方法和規(guī)范進(jìn)行明確，對(duì)檔案的保密等級(jí)進(jìn)行具體規(guī)定，對(duì)電子檔案系統(tǒng)的訪問(wèn)瀏覽進(jìn)行權(quán)限控制，并且對(duì)于電子檔案系統(tǒng)需要建立相應(yīng)的入侵檢測(cè)技術(shù)和防火墻技術(shù)等，保證電子檔案系統(tǒng)的安全性。在實(shí)施檔案數(shù)據(jù)安全管理措施時(shí)力求從多個(gè)方面對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面管理，包括數(shù)據(jù)的安全控制、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全、個(gè)人計(jì)算機(jī)的安全和外設(shè)管理等等方面，從而確保檔案數(shù)據(jù)能夠得到全方位的安全管理，切實(shí)有效地對(duì)檔案進(jìn)行安全防控，為檔案數(shù)據(jù)安全工作提供有力保障。

（二）制定檔案數(shù)據(jù)應(yīng)急管理制度

應(yīng)急管理制度是在檔案部門發(fā)生緊急情況時(shí)采取的一系列措施，能夠有效降低檔案災(zāi)害的一種制度，減少突發(fā)性災(zāi)害對(duì)檔案造成的破壞，包括自然災(zāi)害、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)和人為風(fēng)險(xiǎn)等，這些都有可能給檔案帶來(lái)毀滅性的破壞，因而需要從日常防范和應(yīng)急預(yù)案上入手，堅(jiān)持預(yù)防為主的原則，將檔案數(shù)據(jù)的損失降到最低，發(fā)生災(zāi)害的時(shí)候能夠有效保證檔案的安全性。在建立相關(guān)預(yù)案之后，應(yīng)該組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，并可定期組織進(jìn)行演習(xí)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案人員的應(yīng)急意識(shí)，在發(fā)生應(yīng)急情況時(shí)不會(huì)慌亂，減少災(zāi)害對(duì)檔案的破壞，建立防災(zāi)減災(zāi)的安全體系，加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的技術(shù)研究，不斷引入先進(jìn)技術(shù)來(lái)確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理的監(jiān)督工作

企業(yè)應(yīng)該建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案進(jìn)行統(tǒng)籌和組織管理，對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并定期對(duì)企業(yè)的檔案工作情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，擴(kuò)展檔案管理部門的工作范圍，將其擴(kuò)展到整個(gè)企業(yè)各個(gè)類別和各種載體檔案的管理，讓企業(yè)當(dāng)中的檔案工作都能夠得到管理部門的監(jiān)督，以便能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中保存。同時(shí)能夠從源頭上入手，對(duì)各個(gè)部門當(dāng)中的檔案收集、管理進(jìn)行監(jiān)督管理，減少了檔案在源頭上的丟失或泄露的可能性。再者，對(duì)企業(yè)的各類檔案在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)定，實(shí)施統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，方便檔案管理部門對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督檢查。而且，專業(yè)的管理部門當(dāng)中人員素質(zhì)也較高，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的管理更加專業(yè)，也能夠有效降低檔案數(shù)據(jù)管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴資源，一旦丟失對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)是有重大影響的，因而應(yīng)該重視企業(yè)的檔案管理，尤其是檔案數(shù)據(jù)的安全管理工作，積極采取相應(yīng)的措施，不斷提升檔案數(shù)據(jù)安全管理等級(jí)，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的完整性，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，這也是當(dāng)代檔案工作者的重要使命和責(zé)任。

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