談如何做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作

馬雯靖

摘 要：隨著企業(yè)辦公自動化、科研設(shè)計與生產(chǎn)無紙化、信息資源利用網(wǎng)絡(luò)化進程的加快，電子環(huán)境日益普遍，如何把檔案迅速而通暢地貫穿到企業(yè)生產(chǎn)、科研、管理工作的各個方面，以最佳的方式實現(xiàn)知識的共享、利用和增值，是我們亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)；意義；對策

引言

企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一，管好、用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責(zé)，為了更好提高企業(yè)檔案的利用率，為國家、為社會、為單位和為個人帶來經(jīng)濟效益和社會效益，就必須改變過去那種檔案手工保管方式，即紙質(zhì)的不利于查找利用的館藏方式，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，提高檔案管理效率和檔案利用率。

1檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的需要，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化是檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個重要標(biāo)志，是檔案工作現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。隨著計算機信息技術(shù)的開展，檔案信息化發(fā)展中出現(xiàn)了文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲數(shù)字化和文件管理動態(tài)化的發(fā)展趨勢，特別是各種現(xiàn)代化設(shè)備及數(shù)字技術(shù)的廣泛利用，大大增加了檔案信息的存儲量。而現(xiàn)代化管理手段儲存的檔案信息，更利于方便、快捷地提供利用和開發(fā)，從而拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，產(chǎn)生更廣泛的社會效益，從而推動檔案信息化建設(shè)的過程，加快融入信息社會的步伐。

2加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

2.1單位的重視和支持是檔案信息化建設(shè)的重要前提

檔案信息化是指以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機儲存、網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，最大限度達到檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟效益的過程。各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入到本單位現(xiàn)代化管理工作中，與本單位信息建設(shè)共同規(guī)劃、統(tǒng)籌安排、同步實施，在資金投入、軟硬件配置、技術(shù)培訓(xùn)方面給予大力支持，使檔案信息化建設(shè)與本單位科研、生產(chǎn)、管理同步進行。

2.2加強調(diào)研，構(gòu)建企業(yè)檔案信息化的管理機制

進行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，必須弄清楚企業(yè)檔案信息化的目的是什么，有沒有必要，有沒有可行性，然后在確定必要且可行的基礎(chǔ)上，再進行詳細的調(diào)查、分析、研究，確定企業(yè)檔案信息化的原則與管理體制，為企業(yè)檔案信息化的實際開展制定總體規(guī)劃與管理制度。一是建立組織機構(gòu)。要建立相對獨立的綜合企業(yè)檔案管理部門，使其能夠協(xié)調(diào)整個企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作，按照檔案管理的程序，對企業(yè)各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中產(chǎn)生的各類信息進行收集、管理。二是履行管理職責(zé)。企業(yè)檔案部門作為企業(yè)檔案管理的職能部門，應(yīng)負責(zé)實施檔案信息化的建設(shè)和后續(xù)管理、維護、升級以及服務(wù)工作。三是制訂考核制度。企業(yè)檔案信息化要作為一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，檔案信息管理的如何，直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理以及經(jīng)濟效益。因此，要制訂嚴格的考核制度，對信息的錄入、利用，流程的管理，權(quán)限和密碼等都要有規(guī)范的制度規(guī)定，凡是違反規(guī)定原則的必須有一定的考核制度加以約束，確保日常工作有序進行。

2.3加強對工作人員的培訓(xùn)

提高企業(yè)檔案工作者素質(zhì)，是加速企業(yè)檔案科技進步，推動企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。企業(yè)要積極開展對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能。要把培養(yǎng)檔案管理人才納入企業(yè)效益增長建設(shè)工作的一部分，積極開展學(xué)術(shù)研討會，增進不同工作人員之間的思想和觀點的交流?？茖W(xué)引進現(xiàn)代化的管理方法和相關(guān)設(shè)施，使檔案管理人員思想和業(yè)務(wù)水平能夠跟上時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)檔案管理的信息化，網(wǎng)絡(luò)化。工作人員自身也要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平，樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，解放思想，掌握最新技能。

2.4不斷豐富企業(yè)檔案信息資源庫

信息資源，是企業(yè)檔案工作的資本。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，歸根結(jié)底是企業(yè)檔案信息資源的數(shù)據(jù)建設(shè)，只有建立資源配置合理、特色突出、利用方便的企業(yè)檔案信息資源庫，才能有效地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)。為此，加強企業(yè)檔案信息資源庫的建沒，加強平時對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和各種活動記錄，高度重視檔案目錄資源庫和文本資源庫的建設(shè)，利用存儲軟件和數(shù)據(jù)庫管理企業(yè)檔案的原始數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表，將企業(yè)檔案信息全部以數(shù)字記錄方式存儲到數(shù)據(jù)庫中，完成現(xiàn)有的企業(yè)檔案館藏內(nèi)容信息向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化。要通過企業(yè)檔案管理的信息化，使企業(yè)管理人員在自己辦公室的計算機上，就能夠查找自已所需要的檔案資料。應(yīng)該說，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，是一項長期的、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)發(fā)展的客觀需求和實際情況，全面規(guī)劃，科學(xué)安排，有序推進。

2.5加強檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)推廣

檔案信息管理系統(tǒng)軟件應(yīng)具備以下幾個模塊：數(shù)據(jù)管理模塊、整理編目模塊、檢索查詢模塊、輔助實體管理模塊、安全保密模塊和系統(tǒng)維護模塊。目前由于軟件開發(fā)人員不熟悉檔案業(yè)務(wù)，檔案業(yè)務(wù)人員在軟件開發(fā)方面又欠水平，所以大多數(shù)檔案管理軟件在使用過程中都存在著這樣那樣的問題，很難順利實現(xiàn)其應(yīng)具備的上述幾個模塊的功能。因此，應(yīng)組織軟件開發(fā)人員與檔案業(yè)務(wù)人同共同研制開發(fā)檔案管理軟件，以使其既具有較高的控制能力又適用于檔案具體業(yè)務(wù)工作。

結(jié)束語

總之，企業(yè)檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們企業(yè)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。管理機制的進一步科學(xué)化和規(guī)范化，切實把檔案信息化建設(shè)落在實處。

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