現(xiàn)階段我國(guó)財(cái)務(wù)檔案信息化管理探索構(gòu)建

楊淑紅

摘要財(cái)務(wù)檔案是全社會(huì)各個(gè)企事業(yè)單位所有經(jīng)濟(jì)行為最真實(shí)的記錄，是反映各個(gè)經(jīng)營(yíng)單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)的重要信息數(shù)據(jù)。在信息化時(shí)代浪潮的帶動(dòng)下，我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理領(lǐng)域也進(jìn)入了信息化發(fā)展階段。本文主要結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)域存在的問(wèn)題，對(duì)其信息化管理構(gòu)建提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞財(cái)務(wù)檔案管理；信息化；問(wèn)題；建議

1現(xiàn)階段我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1財(cái)務(wù)檔案信息管理制度不夠健全

當(dāng)前，管理制度完善性的缺乏，造成檔案管理工作沒(méi)有系統(tǒng)性，這是現(xiàn)階段我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題。許多相關(guān)管理部門既沒(méi)有健全完善的相應(yīng)規(guī)章制度，也沒(méi)有系統(tǒng)性的指導(dǎo)協(xié)調(diào)機(jī)制。比較常見(jiàn)的一種情況是，因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案中賬本數(shù)量龐大、科目繁多，所以為數(shù)眾多的企業(yè)單位面對(duì)初級(jí)的財(cái)會(huì)事物往往依賴于過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)之談來(lái)處理，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中缺乏具有統(tǒng)一性指導(dǎo)，沒(méi)有形成系統(tǒng)化、流程化。事實(shí)上，憑借多年的工作經(jīng)驗(yàn)筆者認(rèn)為，財(cái)務(wù)檔案管理工作是極具程序化和規(guī)范性的，許多流程都是帶有統(tǒng)一共性的，例如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)帳簿以及財(cái)務(wù)報(bào)表等，它們都有很強(qiáng)的規(guī)范性。

1.2中小微企業(yè)沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息管理的重要性

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的活躍度得到前所未有的提高，經(jīng)濟(jì)體質(zhì)結(jié)構(gòu)更加健全，在改革發(fā)展的浪潮下，眾多中小微企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)，并加強(qiáng)市場(chǎng)資金的回籠和流動(dòng)。但是，在國(guó)內(nèi)很多中小微企業(yè)中，其管理方面公司財(cái)務(wù)檔案信息管理工作的重要性還沒(méi)有形成足夠認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有形成明確的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的相應(yīng)責(zé)任制。例如，財(cái)務(wù)檔案管理部門混亂，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作的可能是與這一項(xiàng)工作毫不相干的部門或崗位個(gè)人，相應(yīng)全責(zé)不明確，經(jīng)常導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)檔案信息遺失、不完整、錯(cuò)誤，或者在企業(yè)內(nèi)部無(wú)秩序地流動(dòng)，這也大大降低了公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的信息保密性。

2財(cái)務(wù)檔案信息化管理涉及的主要內(nèi)容

2.1構(gòu)建相應(yīng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)

將信息化管理引進(jìn)到財(cái)務(wù)檔案管理工作中，能夠使相應(yīng)財(cái)務(wù)信息的作用得到充分發(fā)揮，為各個(gè)單位投資、決策活動(dòng)提供更可靠的數(shù)據(jù)參考價(jià)值。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的不斷挖掘和進(jìn)一步整理，從而構(gòu)建相應(yīng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，讓傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息財(cái)務(wù)檔案管理，提供企業(yè)管理者所需要數(shù)據(jù)的采集平臺(tái)，其中主要涉及了相關(guān)財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)查詢以及數(shù)據(jù)信息的管理。

2.2加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息管理平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全性建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化改革，促使新時(shí)期的財(cái)務(wù)檔案管理呈現(xiàn)了管理信息化和管理的網(wǎng)絡(luò)化，成為一種便于查詢、存儲(chǔ)方便、信息準(zhǔn)確齊全的全方位電子化的現(xiàn)代化管理模式。而財(cái)務(wù)信息是企業(yè)的機(jī)密性信息資料，因此必須想辦法杜絕相關(guān)信息對(duì)外公開(kāi)和向外披露，嚴(yán)格把關(guān)，做好財(cái)務(wù)信息的安全保密工作。因此，完善財(cái)務(wù)檔案信息管理平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作是十分有必要的。

2.3建立財(cái)務(wù)檔案的輔助系統(tǒng)

一個(gè)企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息在客觀上反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)轉(zhuǎn)，具有極大的參考價(jià)值，因此在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性方面要求極為嚴(yán)格。但是隨著市場(chǎng)的擴(kuò)大，僅僅依靠自然人的原有經(jīng)驗(yàn)是很難辦到的。這時(shí)候，就需要現(xiàn)代化的輔助系統(tǒng)來(lái)幫助完成，這樣不但能夠?qū)矩?cái)務(wù)管理漏洞進(jìn)行查找，還能增大財(cái)務(wù)檔案信息的決策參考價(jià)值。

3構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案信息化管理的相關(guān)建議

為了順應(yīng)時(shí)代的潮流、滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理勢(shì)在必行。

3.1建立健全相應(yīng)管理制度

為了更好地發(fā)揮信息化在財(cái)務(wù)檔案管理工作方面的優(yōu)勢(shì)作用，就必須建立相應(yīng)制度，實(shí)行制度化管理，例如建立公司電子閱覽室出入管理制度，建立檔案科信息查詢、調(diào)取與存儲(chǔ)權(quán)限的相應(yīng)管理制度等。財(cái)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全工作是財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要關(guān)口，為了確保信息安全，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進(jìn)行公司人員權(quán)限設(shè)置和進(jìn)入密碼設(shè)置，以防止機(jī)密信息的泄露，給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲得影響企業(yè)自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

3.2增強(qiáng)經(jīng)營(yíng)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的正確認(rèn)識(shí)程度

現(xiàn)階段我國(guó)是以公有制經(jīng)濟(jì)為主體的經(jīng)濟(jì)體質(zhì)結(jié)構(gòu)，其中，非公有制經(jīng)濟(jì)也是重要的組成部分。我國(guó)企業(yè)在企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)歷史等諸多方面都各不相同，但是它們?cè)谀承┓矫嬉泊嬖诠残蕴攸c(diǎn)，例如都是將產(chǎn)品與市場(chǎng)作為經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)，而卻在不同程度上忽略了公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作的重要性，在該領(lǐng)域的政策支持和資金投入方面還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足?；谶@一現(xiàn)狀，就必須努力轉(zhuǎn)變企業(yè)管理者的思想觀念，正確認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要性。

3.3加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息的存儲(chǔ)、管理工作

1）做好日常細(xì)節(jié)管理工作。每一天都會(huì)產(chǎn)生龐雜的數(shù)據(jù)信息，為了保證記錄信息的真實(shí)性和有效性，必須對(duì)每天產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行仔細(xì)整理和系統(tǒng)錄入，形成電子檔資料。如果不能及時(shí)處理相關(guān)數(shù)據(jù)、報(bào)表，很有可能造成企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息的丟失、不準(zhǔn)確，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策產(chǎn)生負(fù)面作用，影響企業(yè)效益。

2）備份電子化財(cái)務(wù)檔案并進(jìn)行妥善存放。前文已經(jīng)點(diǎn)名財(cái)務(wù)檔案信息對(duì)于一家企業(yè)、單位的重要性，為了做好財(cái)務(wù)信息安全工作，相關(guān)工作人員需要對(duì)電子化的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行備份，并予以妥善安放，一旦系統(tǒng)發(fā)生故障，可以依靠留存的拷貝數(shù)據(jù)進(jìn)行信息還原與恢復(fù)。

4結(jié)論

總之，我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理向信息化發(fā)展已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，帶有時(shí)代性和發(fā)展的必然性。信息化的引進(jìn)和發(fā)展，使我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理工作邁入了新的歷史階段。為了增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)管理水平，必須改變傳統(tǒng)觀念，正確認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，優(yōu)化企業(yè)管理方法，讓財(cái)務(wù)檔案信息的潛在價(jià)值得到充分利用。