探討原材料采購價格內(nèi)部控制體系
——以套期保值在ZJ公司的應用為例

劉福清

（廣東培正學院，廣東 廣州 510830）

探討原材料采購價格內(nèi)部控制體系
——以套期保值在ZJ公司的應用為例

劉福清

（廣東培正學院，廣東 廣州 510830）

套期保值是為了避免現(xiàn)貨市場上的價格風險而在期貨市場上采取與現(xiàn)貨市場上方向相反的買賣行為，本文以ZJ公司為例，詳細分析了該公司現(xiàn)有采購體系存在問題的原因，提出了建立套期保值機制的原材料采購內(nèi)部控制體系，幫助ZJ公司規(guī)避價格風險帶來的虧損，從而有助于企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化.

原材料；套期保值；審計

1 研究背景

ZJ是一家生產(chǎn)環(huán)保增塑劑的民營企業(yè)，產(chǎn)品所需主要原材料是一級大豆油，每個月采購大豆油平均在4000噸以上.2016年12月豆油價格一路走高，公司領導層預判未來繼續(xù)上漲，在月底連續(xù)訂貨，采購量達到13000噸，平均價格每噸7450元，遠超平均每個月的采購量，公司囤貨達到歷史高位.而2017年1月豆油價格開始下滑，到2017年3月31日，每噸豆油價為5750元，該事項不僅導致公司在2017年第一季度出現(xiàn)巨虧，而且由于公司采購成本偏高，公司定價偏離市場，銷售業(yè)務受阻，導致客戶減少，另外，因虧損嚴重，公司現(xiàn)金流隨之受到影響，阻礙公司其它項目的進展.該事項表面上是偶然事件，分析其采購模式，該事件發(fā)生也是必然事件.為了防范該事件再次發(fā)生，很有必要對公司原材料采購價格建立套期保值機制的內(nèi)控體系，減少因盲目、錯誤行為而導致的損失，使企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展.

2 ZJ公司原材料采購存在問題的原因分析

ZJ公司出現(xiàn)上述事項，有其必然的內(nèi)在因素，以下從幾個方面進行分析：

2.1 原材料采購價格波動較大，采購人員難以掌握

原材料豆油現(xiàn)貨價格受多種因素的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）國外市場供求的影響；（2）國內(nèi)市場供求的影響；（3）宏觀因素（政策因素、通貨膨脹、匯率等）；（4）期貨市場的變化引起的聯(lián)動影響；（5）炒作資金的影響；（6）心理因素的影響（即交易者對市場的信心程度）.多種因素聯(lián)動情況下，導致豆油波動幅度大，采購人員容易顧此失彼，難以有效確定是否采購以及采購量的多少.

2.2 采購數(shù)量與銷售數(shù)量聯(lián)動性不強，贏虧風險難以預料

人們經(jīng)常使用“以銷定產(chǎn)，以產(chǎn)定購”理論來決定采購量，這種理論對于以豆油為主要原材料的ZJ公司來說，存在一些不適應性，因為ZJ當期采購量不能僅僅依賴于當期的銷售量和生產(chǎn)量的影響，而是受多方因素的影響，主要有：（1）當期訂單當期交貨的數(shù)量；（2）當期訂單中約定遠期交貨的數(shù)量；（3）采購人員對市場的預判；（4）公司當期的資金量，是否有閑置資金；（5）倉庫庫存情況；（6）外省客戶船運、汽運、鐵運的運輸選擇及預估到達需要的時間等.這些因素的綜合作用，經(jīng)常導致采購人員的采購數(shù)量與當期銷售數(shù)量相差較大，若當期采購數(shù)量高于當期銷售數(shù)量，未來市場采購價格走高，公司就贏利，若未來市場采購價格走低，公司就虧損，因而公司贏虧風險難以預料，容易導致采購人員押寶賭博的心理.

2.3 采購流程存在職責未分離現(xiàn)象

ZJ公司采購流程分三步：第一步，采購主管獲取采購、倉庫當日上午十點前的統(tǒng)計匯總情況，其中采購跟單人員向主管匯報前期采購未提貨數(shù)量以及各供應商當天現(xiàn)貨的報價，倉庫統(tǒng)計人員向采購主管匯報庫存情況；第二步，采購主管自身判斷當天的采購量，若采購量當天不超過300噸，采購主管決定采購量及選擇供應商，并自己執(zhí)行采購任務，決定權與執(zhí)行權集于一身，存在職責不分離現(xiàn)象，若采購量當天超過300噸，采購主管向總經(jīng)理請示，由總經(jīng)理審批采購數(shù)量以及供應商的選擇，第三步，采購主管安排訂單提貨進程表，交由跟單員具體負責.

2.4 沒有建立風險控制措施

豆油在國內(nèi)供應市場是隨行就市，每天各供應商公開報價，采購方根據(jù)自身情況按市場報價信息來確定是否購買，經(jīng)常上午報價與下午報價存在較大幅度，采購訂單可以約定在當天提貨、7天內(nèi)提貨、15天內(nèi)提貨、30天內(nèi)提貨、3個月內(nèi)提貨、6個月內(nèi)提貨等提貨模式，訂單雙方蓋章確認后，無論后市是漲還是跌，都必須按當天下單時的即時價格履行合約，而不是按提貨時間的價格執(zhí)行，因而每次采購均存在價格波動風險，ZJ公司的采購人員如果看高后市，會約定遠期提貨，但公司沒有遠期風險控制措施，只采用現(xiàn)貨交易形式，導致價格波動風險無法規(guī)避，一旦采購人員判斷失誤，將直接導致經(jīng)濟損失.

2.5 缺乏監(jiān)督機制

ZJ公司采購權力過于集中，決策者的行為是否恰當，公司沒有建立評價與監(jiān)督機制.決策者對于采購損失，總是以價格波動幅度大、難以掌握為客觀原因，卻不積極主動去尋求價格風險的控制方法，而公司也沒有對其行為作一個客觀評價，缺乏獎罰制度，因而采購人員的積極性、謹慎性、專業(yè)性都得不到提高，不能形成自己的分析判斷.本次事項的發(fā)生，主要原因有兩個：一是國家派出多個環(huán)保組赴全國各地檢查環(huán)保問題，南方的廣東、江西、福建和華北的山東、河北等地均有覆蓋，這些地區(qū)的部分油廠因環(huán)保問題停機限產(chǎn)，供應比以前略有下降，二是抄作資金因該事項的影響，大肆宣傳，哄抬豆油價，導致市場存在恐慌情緒，2016年12月各種小道信息都預測豆油價格要漲到每噸8000元以上，采購人員聽信這些信息，大手筆購入高價豆油囤貨，而最終市場走勢卻是價格一路下降，導致公司虧損嚴重，公司沒有對該事項進行評價，分析引起該事項背后的真實原因.

2.6 采購人員專業(yè)程度不夠，且人員數(shù)量不足

ZJ公司有1名主管，是主要原材料采購決策者，采購人員3人，1人負責原材料合同制訂與跟單（即跟單員），1人負責工程類及零星材料的采購.因人數(shù)數(shù)量不足，采購人員忙于日常工作瑣事無暇顧及對市場調(diào)研及市場分析，加上采購主管從行政主管崗位內(nèi)部調(diào)崗過來的，本身對市場的敏銳度不足，對原材料豆油采購的專業(yè)程度不夠，容易受市場炒作資金的影響，對市場分析判斷能力弱.

3 建立套期保值的采購價格內(nèi)部控制體系

從上述分析原因可以看出，ZJ公司主要原材料豆油的采購市場受影響的因素較多，一方面采購環(huán)境復雜，宏觀方面不僅受國外政策、供求關系、期貨市場走勢、國外大豆種植面積、天氣的影響，而且受國內(nèi)政策、供求關系、期貨市場走勢、國內(nèi)大豆種植面積、天氣、國內(nèi)榨油廠榨季的影響；微觀方面不僅跟公司管理理念和經(jīng)營風格、管理層授權和職責分工有關，還與人力資源、員工的誠信度和專業(yè)能力有關等.面對復雜的控制環(huán)境，公司領導層沒有積極參與，對人員職責分離及數(shù)量都沒有引起重視.另一方面公司風險識別、評估以及控制程序不到位，公司有價格風險的意識，但對風險評估不足，應對方式簡單，只通過現(xiàn)貨交易形式來應對未來價格的變動，沒有建立完整鏈條上的風險控制體系，本文針對該公司的現(xiàn)狀及原因，提出建立套期保值機制的價格風險內(nèi)控體系.

3.1 管理層重視，組建采購綜合團隊

管理層要高度重視原材料采購價格，這是控制產(chǎn)品成本最直接最有效的方式之一，管理層自身的綜合素養(yǎng)要提高，不僅自身要懂采購的專業(yè)知識，而且要在采購團隊中建立以專業(yè)知識為基礎，以理性分析為關鍵控制鏈的采購綜合團隊，尋找適合自身企業(yè)采購定價的策略政策.在采購綜合團隊組建過程中，要關注幾點：（1）人員構成.因公司采購業(yè)務受綜合因素的影響，除采購部門的人員參與，還需要市場分析專員、期貨操作人員、銷售統(tǒng)計及分析人員、財務成本分析人員配合；（2）人員分工明晰.采購團隊人員職責要明確，工作日的每天上午九點及九點半時間段，收集整理各商家報價及跟單人員，將各報價信息傳遞給采購主管，并按主管指令進行跟單；市場分析專員獨立按自身專業(yè)知識體系及國外國外的基礎面進行分析，給出當天購買的策略及理由；期貨操作人員按期貨合約及期貨市場走勢的預判提出期貨操作方案，并按團隊決策方案執(zhí)行期貨的具體操作；銷售統(tǒng)計及分析人員每天及時提交銷售訂單情況，結合下游客戶的地理位置以及遠期提貨的概率情況把分析結果傳遞給采購主管；財務成本分析及期貨資金管理人員每天及時提交已下訂單的遠期合約在套期保值模式下即時盈虧分析及期貨操作資金使用情況；（3）信息溝通要及時.可以建立團隊Q群、微信群，不同職責的人員發(fā)布信息，讓團隊人員及時知曉情況，有助于快速作出應對措施，而且要建立例會制度，比如工作日每天上午九點半例會，針對各方信息進行集中決策，例會時間上控制在20分鐘之內(nèi)，不僅要避免采購主管獨斷專行引起的決策失誤，同是還要避免例會時間過長影響工作人員日常工作進程.

3.2 風險評估采用定量與定性相結合的方法

ZJ公司主要原材料采購價格風險的識別是行業(yè)特征，從事該行業(yè)的企業(yè)都有這種風險識別的認識，但針對這種風險所采取的應對措施各不相同，ZJ公司以前所采用的應對措施過于簡單，為避免盲目的賭博心理，應建立科學的風險評估，用定性與定量相結合的方法，用期望值與概率論的思維去評估風險，減少個人因素對公司產(chǎn)生的損失，可以按以下指標體系來構建：

3.2.1 定性描述的指標可設置

影響因素 對事件描 定性說明事件對后 擬采取的述性文字 市的影響程度 應對策略政策因素大豆種植面積變化天氣變化供求變化替代產(chǎn)品價格變化期貨市場的走勢判斷榨廠季節(jié)及開工情況

3.2.2 定量指標可設置以下兩方面

影響因素訂單價格當月現(xiàn)貨平均成本當月提貨概率遠期采購合約評估盈虧期望值擬采取的措施操作數(shù)量遠期銷售合約數(shù)量

3.3 建立套期保值的風險控制措施

風險評估后，應利用團隊各組成員的優(yōu)勢，采取套期保值應對價格風險，套期保值過程要規(guī)范化、程序化.套期保值是指把期貨市場當作轉移價格風險的場所，利用期貨合約作為將來在現(xiàn)貨市場上買賣商品的臨時替代物，對其現(xiàn)在買進準備以后售出商品或?qū)硇枰I進商品的價格進行保值的交易活動.在套期保值過程中，要堅持四項基本原則：（1）品種相同或相近的原則；（2）月份相同或相近原則；（3）方向相反原則；（4）數(shù)量相當原則.如4月28日現(xiàn)貨市場每噸豆油價格5800元，如果公司認為該價格較為滿意，預測6月份價格上漲，為了防范價格風險，對6月份采購的原材料1000噸豆油先進行套期保值操作，在4月28號在大連期貨市場買入100手（1手10噸），單價5800元.假設公司預測豆油價格上漲趨勢正確，公司在6月20號需要采購豆油1000噸，現(xiàn)貨市場每噸5850元，公司在現(xiàn)貨市場購入1000噸，每噸比4月28日價格高出50元，相比4月28日價格，公司虧損50000元，同時當天在期貨市場上賣出100手，單價5850元，相比4月28日價格每噸高出50元，公司盈利50000元，現(xiàn)貨期貨市場盈虧相抵（-50000+50000=0），按套期保值財務處理原則，公司6月20號采購的豆油綜合單價是5800元，使公司在原材料價格控制方面控制了價格上漲的風險.在利用套期保值操作時，一旦發(fā)現(xiàn)原來的分析錯誤，或局熱發(fā)生了與原先不一致的變化，就要及早平倉，等待新的機會，畢竟現(xiàn)貨與期貨價格波動風險并不是到交割月前一成不變的，即當預測價格變化對企業(yè)不利時，就進入期貨市場保值，如果預測價格變化對企業(yè)有利時，就在期貨市場進行平倉，企業(yè)可以隨著時間推移，預測的變化，多次在期貨市場上進行購入與賣出的操作，不斷修改預斷的錯誤，盡量降低公司的損失，在具體操作過程中要約束以下幾個方面：

（1）嚴格賬戶管理.規(guī)范授權期貨操作人員和財務資金調(diào)撥人員相互獨立，相互制約，建立嚴格的賬戶操作內(nèi)控制度.

（2）規(guī)范報告制度和程序.期貨操作人員應定期向期貨業(yè)務主管領導報告建立頭寸狀況、持倉狀況、交易量、持倉風險、保證金使用狀況、累計結算盈虧、套期保值計劃執(zhí)行情況等，市場分析專員應向期貨主管領導定期書面報告市場分析匯總情況；財務期貨資金管理人員應定期向財務主管匯報結算盈虧狀況、持倉風險狀況、保證金使用狀況等.

（3）規(guī)范套期保值的操作

作為生產(chǎn)型企業(yè)，為保證原材料滿足生產(chǎn)的需要，必須考慮購買原材料到企業(yè)所需時間以及生產(chǎn)的周期，還得考慮未來購買原材料的價格波動引起市場現(xiàn)貨緊俏而提不到現(xiàn)貨的風險，因而企業(yè)需要備一定的現(xiàn)貨供生產(chǎn)所需，在期貨市場上操作的主要目的是防御性特征，不是企圖用套期保值來獲取厚利，操作上主要考慮是平倉，而不是交割，在期貨市場操作套期保值都涉及兩筆操作，買入與賣出，若先買后賣，稱為買入套期保值，若先賣后買稱為賣出套期保值.在具體操作過程中，要形成書面文檔，有據(jù)可查，規(guī)范操作步驟：

第一步：整理倉庫、銷售、采購各部門現(xiàn)有數(shù)據(jù)以及運輸能力，分析生產(chǎn)需求及提貨計劃的可行性

第二步：評估原材料價格風險

第三步：依價格風險作出套期保值的操作指令，形成書面文字，明確責任

第四步：每天例會上匯報指令執(zhí)行結果及依據(jù)影響價格的因素變化對前期套期保值作出是否平倉、是否建倉的新指令

第五步：每月資料進行歸檔，總結經(jīng)驗教訓，形成獎懲制度

3.4 風險監(jiān)督

風險措施是否有效，執(zhí)行力是否到位，風險控制的目的是否達到等問題都依賴于后期對風險的監(jiān)督機制是否存在以及是否執(zhí)行.在風險監(jiān)督方面，首先得保證信息溝通渠道的有效性，有關信息能夠及時而恰當?shù)南蛳嚓P人員溝通，其次，開展上級對下級的評價工作，對下級人員職業(yè)道德、工作能力、工作業(yè)績和工作效率進行總結與評價，并通過激勵薪酬進行獎懲；最后建立綜合評價制度，由業(yè)務部門、內(nèi)部審計部門對其進行程序、制度、執(zhí)行等方面的定期原材料采購價格綜合評價，直接向董事會匯報評價結果，從而促使風險管理能力得到進一步的提升.建立健全的原材料價格風險監(jiān)督機制，評價其運行是否規(guī)范、有效等，有利于內(nèi)部控制制度得到有效執(zhí)行，防范風險，從而使企業(yè)最終利潤最大化.

〔1〕姚曉霞.企業(yè)供應鏈審計應用探討——以一汽豐田汽車有限公司為例[J].財會通訊，2017（10）：81-84.

〔2〕俞春來.合同審計為切入點推動采購項目內(nèi)部控制體系搭建與應用[J].審計與理財，2016（3）：26-29.

〔3〕陳同舟.商品期貨合約套期保值的一種賬務處理構想[J].會計之友，2014（9）：103-106.

F275.13

A

1673-260X（2017）09-0109-03

2017-07-02