企業(yè)檔案實(shí)體搬遷中應(yīng)注意的問題
——以云南招標(biāo)股份有限公司為例

文/云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院 廖可佳 李帥 王輝

企業(yè)檔案實(shí)體搬遷中應(yīng)注意的問題
——以云南招標(biāo)股份有限公司為例

文/云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院 廖可佳 李帥 王輝

隨著檔案數(shù)量的日益增加，舊檔案庫房逐漸無法滿足公司檔案部門的工作需求。檔案庫房的搬遷勢在必行，然而有關(guān)實(shí)體檔案搬遷過程的成果卻十分有限。筆者在2017年1月參加了云南招標(biāo)股份有限公司檔案實(shí)體搬遷工作，結(jié)合本次實(shí)體檔案搬遷的整個(gè)過程，對檔案實(shí)體搬遷過程中應(yīng)注意的問題進(jìn)行分析討論。

檔案搬遷；實(shí)體檔案；企業(yè)檔案

云南招標(biāo)股份有限公司（以下簡稱“云招”）由于舊檔案庫房的租期到期且面積有限，無法滿足云招檔案部門放置檔案的需要，因此租了新的檔案庫房。大量的檔案需要從舊檔案庫房搬至新庫房，主要包括招投標(biāo)檔案（科技檔案、文書檔案），還有一些配套的影像資料。云招對于檔案搬遷工作提出了更高的要求，不僅要保證檔案在搬遷過程中的完整與安全，還要充分做好應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急備案。云招本次的檔案搬遷工作主要由三個(gè)階段構(gòu)成，即前期準(zhǔn)備工作、中期搬遷工作、后期整理上架工作，本文主要討論三個(gè)階段中應(yīng)注意的問題以及采取的措施，以期對今后界內(nèi)的檔案實(shí)體搬遷工作有所啟示。

一、檔案實(shí)體搬遷應(yīng)注意的問題

（一）前期準(zhǔn)備工作。云招檔案部門所保存的檔案具有招投標(biāo)檔案固有的特點(diǎn)，即數(shù)量龐大、檔案附件多。除此之外，檔案門類繁多，新老庫房距離遠(yuǎn)等搬遷實(shí)況，也為云招檔案實(shí)體搬遷工作帶來了困難。為保證檔案在搬遷過程中完整與安全，提高檔案搬遷的效率，云招制定了周密的搬遷計(jì)劃。

1.組建檔案搬遷專門小組。成立專門的工作小組，對工作進(jìn)行統(tǒng)一的籌劃，才能避免出現(xiàn)工作局面混亂不堪、工作進(jìn)度不明確等問題。檔案搬遷專門小組要負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的搬遷計(jì)劃，例如：搬遷的具體時(shí)間，具體路線、車輛安排；工作的進(jìn)度安排；搬遷工作人員的雇用；突發(fā)事件應(yīng)急備案等等問題。檔案搬遷專門小組作為整個(gè)檔案搬遷工作的最為核心的領(lǐng)導(dǎo)部分，一定要注意明確分工，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，從而保證搬遷工作的順利開展。

2.新檔案庫房功能籌劃。云招在實(shí)現(xiàn)檔案有效搬遷的同時(shí)，為滿足云招檔案歸檔、查詢、借閱等多重工作需求，摒除舊檔案庫房布局弊端，對新的檔案庫房布局進(jìn)行科學(xué)化的設(shè)計(jì)。根據(jù)對新檔案庫房的功能定位，“云招”相關(guān)部門將其劃分為儲存區(qū)、借閱區(qū)、業(yè)務(wù)整理區(qū)、辦公區(qū)四個(gè)功能區(qū)。新庫房功能的劃分有利于確保今后檔案信息工作的便利，以此確定了新庫房運(yùn)行的基本規(guī)劃。

除此之外，還要確保新檔案庫房的衛(wèi)生條件與溫度條件，做好防災(zāi)準(zhǔn)備。庫房內(nèi)還應(yīng)配備專門的配套工具，便于檔案現(xiàn)場清點(diǎn)、記錄；檔案柜上要提前貼好功能區(qū)標(biāo)簽，便于后期檔案搬遷工作的有序進(jìn)行。

3.相關(guān)工作人員培訓(xùn)。檔案實(shí)體搬遷工作是一項(xiàng)繁重的體力工作，一般會雇請搬家勞務(wù)公司進(jìn)行檔案搬遷工作。但由于搬遷工人缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，對搬遷流程不熟悉，容易造成檔案的混亂與缺失，因此對相關(guān)工作人員的崗前培訓(xùn)至關(guān)重要。搬遷組一般定為四人一組，檔案工作人員與搬遷工混組，每組安排一名組長對全組人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，主要負(fù)責(zé)檔案清點(diǎn)、出庫、裝車、搬遷、卸車、上架工作，形成一套完整的工作模式，確保指令、回饋都能及時(shí)傳達(dá)。還應(yīng)當(dāng)填寫專門的“檔案搬遷工作表”，做到每車配一表，全方位監(jiān)控搬遷進(jìn)度。

4.做好檔案安全工作。檔案搬遷過程中一定要做好安全措施，以防止檔案失密或丟失。防泄、防竊、防失的意識要貫穿整個(gè)檔案搬遷工作，要加強(qiáng)檔案工作人員相關(guān)方面的意識教育。另外，在搬遷過程中，原有的監(jiān)控設(shè)施應(yīng)該維持正常運(yùn)行，確保搬遷工作按照程序有條不紊地進(jìn)行。

（二）中期搬遷工作。檔案實(shí)體搬遷的中期搬遷工作主要由清點(diǎn)打包檔案、搬遷檔案以及卸車后統(tǒng)計(jì)核對檔案三個(gè)步驟構(gòu)成。中期搬遷工作是整個(gè)檔案搬遷工作的重中之重，對于工作安排有特別高的要求。只有嚴(yán)控搬遷順序，才能有效保證檔案的系統(tǒng)分類，維系檔案內(nèi)在關(guān)系，促使搬遷工作盡快完成。云招牢牢抓住了三個(gè)工作的關(guān)鍵點(diǎn)，即詳細(xì)落實(shí)清點(diǎn)、對賬與裝箱任務(wù)、統(tǒng)一安排搬遷程序、準(zhǔn)確核對統(tǒng)計(jì)檔案，保障了中期搬遷工作的有效運(yùn)行。（見圖1）

圖1：中期搬遷工作示意圖

1.詳細(xì)落實(shí)清點(diǎn)對賬、裝箱任務(wù)。檔案清點(diǎn)對賬工作是檔案搬遷工作順利實(shí)行的大前提，檔案清點(diǎn)對賬工作主要是要求檔案工作人員對企業(yè)檔案進(jìn)行逐一核對，標(biāo)上流水號，對于外借未歸檔案，要放置“外借借條”，并在清點(diǎn)名冊上做好記錄。在檔案的清點(diǎn)過程中能夠?qū)n案進(jìn)行再梳理，對于之前因?yàn)椴僮鞑划?dāng)出現(xiàn)的錯(cuò)庫、錯(cuò)架、錯(cuò)類、錯(cuò)號案卷進(jìn)行錯(cuò)誤糾正。之后就是對檔案進(jìn)行裝箱。為了保護(hù)檔案的安全，云招定制了防震搬遷專用箱，按照清點(diǎn)順序進(jìn)行裝箱，每箱都配置一張“檔案裝箱表”，注明箱號、全宗號、目錄號等信息，核對無誤后由負(fù)責(zé)人簽字，之后進(jìn)行封箱，封箱時(shí)一定要封牢，以防在搬遷過程中散落給后期工作帶來不便。其次，對于封箱處理的檔案要做到專箱專放，不能與其他辦公物品一起混放，同時(shí)杜絕火災(zāi)、腐蝕等情況的出現(xiàn)。最后，封箱打包現(xiàn)場混亂，涉工人員復(fù)雜，因此要做好防盜措施，以防損失。

2.統(tǒng)一安排搬遷程序。按照“下架—打包—封裝—搬遷—開封—解包—上架—排序”的流程規(guī)范搬遷程序，確保環(huán)節(jié)無誤，這是確保檔案搬遷有序管理的關(guān)鍵，搬遷工作要緊緊依據(jù)安全原則進(jìn)行，統(tǒng)一調(diào)動，精確分配每日工作量。除此之外，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立安全保障體制，對搬遷途中可能發(fā)生的突發(fā)事件進(jìn)行備案處理，確保搬遷過程中，檔案不會出現(xiàn)破損、遺漏、丟失、泄密等問題。

3.準(zhǔn)確核對檔案。當(dāng)檔案搬遷至新庫房之后，檔案工作人員應(yīng)該按照清點(diǎn)名冊，對標(biāo)記有大流水號的檔案箱進(jìn)行逐一核對，并應(yīng)根據(jù)核對的情況，對檔案箱擺放位置標(biāo)上記號，并編制“檔案存放位置表”，以便于接下來的檔案上架工作。

（三）后期上架工作。后期上架工作是檔案實(shí)體搬遷工作最后一個(gè)步驟，這個(gè)步驟對檔案的搬遷順序要求同樣極高，因此在中期搬遷工作后，要對卸車的檔案進(jìn)行二次清點(diǎn)。如果順序沒有差錯(cuò)，則按序上架，并編制“檔案上架情況表”，給每個(gè)檔案實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確定位。為了確保檔案后期上架工作準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行，企業(yè)主要應(yīng)該在以下核心區(qū)域做到重點(diǎn)把握：

1.合理分布上架空間。檔案庫房上架空間的合理分布主要涉及兩個(gè)方面，首先要對現(xiàn)存檔案進(jìn)行合理布局，按照年度分類對現(xiàn)有檔案進(jìn)行上架處理。除此之外，檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)充分考慮到檔案庫房剩余空間的承載量，對之前外借的檔案，應(yīng)該預(yù)留出相應(yīng)的位置。雖然說這樣做會給搬遷工作帶來許多不便之處，但是如果因?yàn)橐粫r(shí)的方便，將檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系打破，今后檔案的管理容易造成混亂。因此檔案工作人員要熟悉企業(yè)現(xiàn)存檔案的具體情況，對檔案上所需空間在宏觀層面有整體的把握。

2.重新確定檔案柜架標(biāo)識。新舊檔案庫房在面積大小、功能區(qū)分布上存在顯著差異，原有的各類檔案都需要重新進(jìn)行組合排列。新檔案庫房檔案架需要就現(xiàn)存檔案的實(shí)體長度以及存放空間進(jìn)行測量，并預(yù)計(jì)出未來檔案可能的發(fā)展空間。從而對檔案庫房的存儲區(qū)進(jìn)行合理劃分。依據(jù)分布結(jié)果，應(yīng)當(dāng)事先在新庫房的檔案架上貼上新標(biāo)識，以便清楚地指導(dǎo)工作。

3.檔案上架后的調(diào)整工作?，F(xiàn)存檔案上架完畢后，還需要進(jìn)行一定的調(diào)整工作。檔案實(shí)體搬遷工作中難免會出現(xiàn)一些問題，以云招為例，因?yàn)樵跈n案打包環(huán)節(jié)中檔案捆綁不扎實(shí)，搬運(yùn)工人在搬運(yùn)過程中沒有輕拿輕放，導(dǎo)致有些檔案包散架，檔案找不到匹配的流水號，成為無身份的“僵尸檔案”。能否解決這些問題，直接關(guān)系到新檔案庫房何時(shí)才能投入運(yùn)行。因此檔案搬遷專門小組需要待現(xiàn)存檔案上架完畢后，安排工作人員逐一核對，對于在上架過程中因?yàn)闄n案暫失而出現(xiàn)架標(biāo)不一致又無法調(diào)整的情況，應(yīng)按照現(xiàn)有順序，給檔案重新貼上位置標(biāo)簽，接著按重置的標(biāo)簽將檔案位置信息錄入數(shù)據(jù)庫，以保證后續(xù)的檢索查閱服務(wù)能夠有序進(jìn)行。

4.做好防火、防蟲、防潮措施。全部檔案上架完成，也意味著檔案實(shí)體搬遷工作拉下帷幕。然而，檔案多為紙制品，由于其獨(dú)特的性質(zhì)，要求我們對后續(xù)的防火、防蟲、防潮工作一定要嚴(yán)肅對待。

二、結(jié)語

云南招標(biāo)股份有限公司基本按計(jì)劃無差錯(cuò)地完成了本次檔案實(shí)體搬遷工作。由此可知，要想確保檔案實(shí)體搬遷工作的有效完成，要事先成立檔案搬遷專項(xiàng)小組，編制周全嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌徇w計(jì)劃。其次，要注意工作人員之間的合理調(diào)配，使得工作分配明確，責(zé)任落實(shí)在人。最后，在搬遷環(huán)節(jié)和上架環(huán)節(jié)，要按照準(zhǔn)則編制《檔案登記表》，確保全程跟蹤。

此外在整個(gè)搬遷過程中，云招沒有停止對公司各部門提供檔案借閱服務(wù)。云招事先編制了清點(diǎn)名冊與檔案登記表，面對查檔需求，檔案部門通過登記表進(jìn)行索引，準(zhǔn)確找到檔案位置提供服務(wù)。對于出借的檔案，檔案工作人員會預(yù)留位置，使得搬遷工作與檔案服務(wù)功能不發(fā)生矛盾。

當(dāng)然，面對龐大繁瑣的搬遷工作，再嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饔?jì)劃也會出現(xiàn)錯(cuò)誤。譬如上文提到，因?yàn)闄n案捆綁不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案在搬運(yùn)過程中散落，使得一些檔案成為“僵尸檔案”。又如，在清點(diǎn)檔案時(shí)沒有采用耐磨耐久的黑色馬克筆，造成部分編號在搬運(yùn)過程中因?yàn)槟p而模糊不清，給后期檔案上架工作帶來了不小的麻煩，拖延了搬遷進(jìn)度，這些都是企業(yè)檔案搬遷時(shí)需要特別注意的。

云南招標(biāo)股份有限公司在本次檔案實(shí)體搬遷工作中的優(yōu)點(diǎn)與不足均為企業(yè)實(shí)體檔案搬遷工作提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)，希望今后企業(yè)在組織檔案實(shí)體搬遷工作時(shí)，能夠以此為指導(dǎo)，受到一定啟發(fā)。