淺談如何做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

文/廣東開陽(yáng)高速公路有限公司 何燕飛

淺談如何做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

文/廣東開陽(yáng)高速公路有限公司 何燕飛

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作涉及項(xiàng)目實(shí)施階段的全過程，要做好項(xiàng)目管理，必須在各個(gè)方面做好管理工作，而各方面的管理成果，除了能在實(shí)體工程中體現(xiàn)外，更多地體現(xiàn)在項(xiàng)目檔案中。那么，如何使高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作持續(xù)有效、按時(shí)、按質(zhì)、按量完成相關(guān)工作，達(dá)到既定目標(biāo)，本文從建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性、檔案的工作體系、制度建設(shè)、目標(biāo)管理、過程控制等方面做出分析，希望形成一套行之有效的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方式方法。

高速公路；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

一、充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性

根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

二、建立完整的檔案工作體系

根據(jù)相關(guān)文件對(duì)檔案工作的要求，項(xiàng)目建設(shè)初期，必須成立相應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理。因此，在項(xiàng)目正式開工前，業(yè)主單位（指建設(shè)單位）須明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門，并組織成立包括業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工（以下簡(jiǎn)稱：各參建單位）等單位在內(nèi)的各級(jí)檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

其次，各參建單位應(yīng)將檔案的形成、收集、整理和歸檔等相關(guān)工作納入各相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)，并將檔案工作納入部門及個(gè)人崗位日常工作考核，這是一項(xiàng)有利于各項(xiàng)檔案工作持續(xù)有效開展的重要手段。

三、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。高速公路建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就必須建立完善的檔案制度。1.業(yè)主單位應(yīng)在項(xiàng)目開工前制定項(xiàng)目的檔案工作總體規(guī)劃，按項(xiàng)目建設(shè)前期、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工階段等項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段進(jìn)行工作的具體規(guī)劃，再按年度、季度進(jìn)一步細(xì)化工作內(nèi)容，使整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的開展目標(biāo)明確、思路清晰。2.業(yè)主單位應(yīng)在項(xiàng)目開工前后，制定項(xiàng)目的竣工檔案編制辦法、實(shí)施細(xì)則等制度，并在開工后作為項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)性文件及時(shí)印發(fā)至各參建單位，并要求其嚴(yán)格按制度執(zhí)行。

四、設(shè)定明確的檔案管理總目標(biāo)

設(shè)定一個(gè)明確的檔案管理總目標(biāo)是整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的努力方向、前進(jìn)動(dòng)力。站在管理的角度，設(shè)定的目標(biāo)越高，人員的努力程度和工作積極性就會(huì)越高，所達(dá)到的管理目標(biāo)也就相對(duì)越高。業(yè)主單位可將項(xiàng)目檔案總目標(biāo)設(shè)定為：通過對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的組織與管理，確保項(xiàng)目竣工文檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，專項(xiàng)驗(yàn)收達(dá)95分及以上，爭(zhēng)取申報(bào)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”（目前廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理最高獎(jiǎng)項(xiàng)）。

五、嚴(yán)抓過程控制管理

（一）定期召開建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議。為順利開展項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理，在項(xiàng)目開工后，業(yè)主單位及時(shí)組織召開檔案工作交底會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目檔案管理的總目標(biāo)、管理及整理要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行工作交底。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，定期召集有關(guān)參建單位及檔案人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度及存在問題等，安排部署下階段工作。

（二）組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升各參建單位檔案人員的檔案業(yè)務(wù)水平，保障項(xiàng)目檔案工作的質(zhì)量及進(jìn)度要求，業(yè)主單位應(yīng)定期或不定期組織或要求各參建單位檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如上級(jí)文件的貫徹落實(shí)、管理制度的執(zhí)行、檔案編制的技術(shù)及要求，電子檔案的形成及歸檔要求等等。

（三）抓好各參建單位檔案質(zhì)量和進(jìn)度控制。高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像材料等?，F(xiàn)廣東省建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍主要包括八大類內(nèi)容（詳見下表）。抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和進(jìn)度管理，是日常檔案管理最基礎(chǔ)、也是最重要的工作。檔案的質(zhì)量主要是指文件資料形成的質(zhì)量及案卷的組卷質(zhì)量；檔案的進(jìn)度管理，是指各參建單位在項(xiàng)目實(shí)施各階段按要求完成各階段的檔案工作，保證檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步。

廣東省建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍及分工表

1.文件資料形成質(zhì)量控制。在項(xiàng)目開工初期，業(yè)主單位須向各參建單位明確對(duì)文件資料形成質(zhì)量的要求，并在資料收集整理過程中聯(lián)合監(jiān)理單位定期或不定期對(duì)形成的文件資料進(jìn)行抽查，對(duì)不符合要求的，要求其整改和完善，直至達(dá)到組卷要求。2.案卷組卷質(zhì)量控制。案卷的組卷工作是整個(gè)檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，案卷的組卷質(zhì)量直接反映出檔案的整體質(zhì)量，并關(guān)系到今后檔案的保管和利用，因此，必須在案卷組卷時(shí)做好質(zhì)量控制。（1）實(shí)行工程計(jì)量與檔案質(zhì)量掛鉤。在項(xiàng)目施工過程中，因?yàn)榇嬖谑┕みM(jìn)度的壓力，施工過程中資料形成緩慢、錯(cuò)亂多，施工后資料交接脫節(jié)，又必然導(dǎo)致檔案工作的脫節(jié)。雖然可在合同中明確對(duì)檔案的各項(xiàng)要求及獎(jiǎng)罰措施，但從管理上來(lái)說，要根本杜絕這一問題，最好采取工程計(jì)量與檔案質(zhì)量掛鉤的方法。每月的計(jì)量支付，是最能調(diào)動(dòng)施工單位積極性的。通過在計(jì)量前引入檔案質(zhì)量確認(rèn)的環(huán)節(jié)，可以在很大程度上提高其做好檔案的積極性，同時(shí)也可以在施工過程中形成一個(gè)共識(shí)：只要資料不合格，就延期支付或不完全支付。通過在計(jì)量前引入資料的質(zhì)量檢查，可以將很多可能積累到最后才來(lái)解決的問題在日常就解決，防止“積小疾而成大病”，這對(duì)于項(xiàng)目的后期管理是非常有利的。（2）對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案人員應(yīng)納入管理受控范圍，對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案人員實(shí)行報(bào)備手續(xù)，不得隨意變更，出現(xiàn)變更時(shí)須向業(yè)主單位申請(qǐng)辦理變更手續(xù)，并納入合同制約條款，違者實(shí)施相應(yīng)處罰。以此保障施工、監(jiān)理單位檔案人員的穩(wěn)定性，避免因人員更替導(dǎo)致的工作脫節(jié)，從而保障檔案整理質(zhì)量和進(jìn)度。（3）充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，要求其對(duì)施工單位的檔案整理質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；同時(shí)，業(yè)主單位需聯(lián)合監(jiān)理單位定期開展項(xiàng)目檔案工作的階段性檢查。3.檔案整理工作的進(jìn)度控制。要抓好各參建單位檔案整理工作的進(jìn)度管理，首先應(yīng)將檔案工作納入各施工、監(jiān)理單位的合同管理，明確檔案工作進(jìn)度要求、違約責(zé)任等，對(duì)施工、監(jiān)理單位形成一定的制約。其次，業(yè)主及監(jiān)理單位要履行好各自的監(jiān)督職能，確保檔案工作進(jìn)度與工程進(jìn)度同步。抓好各參建單位檔案的質(zhì)量和進(jìn)度控制，還可采取一種更直接有效的辦法，那就是由業(yè)主單位編制印發(fā)項(xiàng)目檔案工作的綜合評(píng)比辦法，實(shí)行激勵(lì)機(jī)制，在項(xiàng)目實(shí)施過程中定期或階段性對(duì)監(jiān)理、施工單位進(jìn)行檔案工作綜合評(píng)比，對(duì)檔案質(zhì)量和進(jìn)度做得較突出的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)達(dá)不到要求的予以通報(bào)批評(píng)，提高他們對(duì)檔案工作的重視度和積極性。

（四）重視各參建單位檔案安全管理。檔案安全工作直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。要做好項(xiàng)目檔案的安全管理，應(yīng)主要抓好以下幾點(diǎn)工作：1.檔案的安全管理范圍包括對(duì)紙質(zhì)文件材料的安全管理、對(duì)電子文件材料的安全管理、對(duì)檔案存放環(huán)境的安全管理等。2.在各參建單位中宣貫檔案安全工作的重要性，加強(qiáng)檔案安全工作監(jiān)督管理，業(yè)主單位負(fù)責(zé)對(duì)施工、監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督，業(yè)主及監(jiān)理單位對(duì)施工單位進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)各參建單位應(yīng)在日常工作中加強(qiáng)自我監(jiān)督。3.根據(jù)高速公路建設(shè)項(xiàng)目施工點(diǎn)多、施工單位辦公場(chǎng)所分散、資料分散整理、存放環(huán)境簡(jiǎn)陋等特點(diǎn)，檔案在收集、整理及保管過程中較容易出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，各參建單位應(yīng)制定檔案搶險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，出現(xiàn)險(xiǎn)情時(shí)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，保障檔案的安全。

六、結(jié)語(yǔ)

本文從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理學(xué)習(xí)者的角度出發(fā)，對(duì)如何做好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作作出了初步分析，希望能給高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)一定的幫助，并請(qǐng)各建設(shè)項(xiàng)目檔案工作者共同探討、多提寶貴意見及建議。

[1]重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法(檔發(fā)﹝2006〕2號(hào)).

[2]廣東省交通運(yùn)輸廳.關(guān)于印發(fā)﹝廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理辦法〕的通知(粵交辦﹝2012〕406號(hào))[Z].

[3]關(guān)于加強(qiáng)廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作監(jiān)管的通知(粵檔發(fā)﹝2015〕61號(hào))[Z].

[4]宮曉東.企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運(yùn)行[M].北京:中國(guó)工商出版社,2016(4).